HR-Outsourcing bedeutet, einen Dritten damit zu beauftragen, eine Personalaufgabe oder Ihre gesamte Personalabteilung zu übernehmen. Es bringt unschätzbare Vorteile mit sich: Es kann Ihre HR-Kosten deutlich reduzieren, Zugang zu Fachwissen bieten und die Effizienz optimieren, damit Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Typischerweise umfassen ausgelagerte HR-Funktionen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Leistungen, Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern, Schulungen, Compliance und die Beziehungen zu Mitarbeitenden. Was Sie auslagern möchten, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Es ist jedoch durchaus üblich, dass Unternehmen einige spezifische Aufgaben auslagern und den Rest mit HR-Software verwalten, während andere sich dafür entscheiden, ihre gesamte Personalabteilung auszulagern. Dieser Leitfaden untersucht, wie die Auslagerung der Lohnabrechnung durch Steigerung der Produktivität und Straffung der HR-Prozesse Kosten spart.

Kostensenkung durch HR-Outsourcing

HR-Outsourcing bietet enorme Produktivitätssteigerungen. Ihr Unternehmen kann den Bedarf an internem Personalwesen gänzlich eliminieren. Durch Einsparungen bei den Personalkosten können Sie Ihre internen Ressourcen optimieren und Lohn- und Lohnnebenkosten reduzieren. Und mit einer vertrauenswürdigen Drittanbieter-Lösung können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalabteilung effizient und konform verwaltet werden.

Laut einer Studie von ADP stieg die Produktivität durch die Auslagerung der Lohnabrechnung und Personalverwaltung in Frankreich, Italien, Spanien, dem Vereinigten Königreich, den Niederlanden und Deutschland um 55 Prozent. Dies ermöglichte es den Personalabteilungen, die für die Verwaltung benötigten Ressourcen zu halbieren und sich auf essenzielle HR-Funktionen zu konzentrieren.

Die Auslagerung Ihrer HR-Funktionen hilft Ihnen, Ihre Personaldienstleistungen basierend auf Ihren spezifischen Bedürfnissen zu skalieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Während Ihr Unternehmen wächst, können Ihre HR-Funktionen mit ihm mitwachsen, aber Sie können gezielt die Dienstleistungen auswählen, die Sie benötigen, anstatt in eine interne Personalabteilung oder vollständig ausgelagerte Lösung investieren zu müssen.

Reduzierte Rekrutierungs- und Schulungskosten

Die Auslagerung von Personalwesen ermöglicht es Teams, effizienter zu arbeiten, indem die Verwaltungslast bei der Einstellung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitender reduziert wird. Outsourcing-Anbietende können die richtigen Talente identifizieren, Vorstellungsgespräche führen und den Prozess mit effizienten Abläufen managen. Outsourcing reduziert die übliche Arbeitslast, die die Rekrutierung mit sich bringt, spart Kosten und schafft Zeit, damit Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Die Auslagerung von Rekrutierungsfunktionen beseitigt den Bedarf an einem internen Personalteam. Folglich können Unternehmen von Kosteneinsparungen bei Personal, Büroräumen und aufwändiger Verwaltung profitieren. So benötigte AO World im Vereinigten Königreich eine Outsourcing-Lösung, die mit dem schnellen Wachstum Schritt halten und verschiedene technische und strategische Ziele erfüllen konnte. Sie sahen sich in ihrer Rekrutierungsfunktion erheblichen Herausforderungen gegenüber:

  • Neue Mitarbeitende schnell und korrekt einzustellen
  • Steigende Mengen an digital zu verarbeitenden Daten
  • Straffung von Prozessen und separaten Systemen

Die cloudbasierte HR-Software ADP iHCM ist eine skalierbare, konforme Lösung, die Lohnabrechnung und Personalmanagement in einer Lösung vereinfacht. Sie ermöglichte es AO, ein einziges, in Echtzeit integriertes System für Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Rekrutierungsfunktionen zu schaffen – was eine reibungslose Einarbeitung und zügige Bezahlung der Mitarbeitenden sicherstellte.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Risikomanagement

Die interne Verwaltung Ihrer HR-Funktionen kann erhebliche Risiken für die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen und Steuervorschriften des Finanzamts mit sich bringen. Ungeschulte HR-Teams können die Quelle kostspieliger Fehler sein, wie z.B. Voreingenommenheit im Rekrutierungsprozess oder schlecht verwaltete Lohnbuchhaltung, die gegen Gesetze verstößt. Die Auslagerung an einen Drittanbietenden stellt sicher, dass alle Bereiche abgedeckt sind: Sie kennen die Fachsprache der Finanzbehörden und bleiben über Steueränderungen auf dem Laufenden, wodurch Ihr Risiko kostspieliger Bußgelder oder Klagen reduziert wird.

Ausgelagertes Personalwesen bringt jahrzehntelange Erfahrung in der Handhabung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit, was potenzielle Risiken für Ihr Unternehmen mindert. Im Falle einer Prüfung stehen Experten zur Seite, die Sie durch den Prozess führen und direkt mit den Finanzbehörden kommunizieren, wodurch Ressourcen gespart und potenzielle Strafen für Nichteinhaltung reduziert werden.

Technologie und Innovation

Wie sieht der Technologie-Stack Ihres Unternehmens aus? Eine ausgelagerte HR-Firma investiert erhebliches Kapital, um die beste Technologie und Lösungen für die Automatisierung von HR-Prozessen zu erhalten und so Zeit und Geld zu sparen.

Sie können von modernster HR-Software und Lohnabrechnungstechnologie profitieren, ohne signifikante Vorabinvestitionen tätigen zu müssen. Drittanbietende für Personaldienstleistungen profitieren von Skaleneffekten: Sie können HR-Services für eine breite Palette von Kunden anbieten, wodurch sich ihre Kosten besser verteilen lassen. Somit profitieren Unternehmen wie Ihres von hoch spezialisierten Technologien und Lösungen zu erschwinglicheren Preisen, als Sie realistischerweise im eigenen Haus erreichen könnten.

Fokus auf Kerngeschäftsaktivitäten

Die Auslagerung von Personalwesen schafft mehr Zeit, die sonst für die Verwaltung von Rekrutierung, Lohnbuchhaltung und den damit verbundenen Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden müsste. ADPs eigene Outsourcing-Forschung zeigt, dass HR-Teams in mittelgroßen Unternehmen 45 Prozent ihrer Zeit mit repetitiven Verwaltungsaufgaben wie Lohnabrechnung (18 Prozent), Urlaubsverwaltung (13 Prozent) oder allgemeiner Personalverwaltung (14 Prozent) verbrachten.

Die Übertragung routinemäßiger Verwaltungsaufgaben wie Lohnbuchhaltung oder Krankenstandsverwaltung an einen Dienstleistenden ist eine bewährte Methode zur Senkung der Kosten. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihr Geschäft.

Die Auslagerung von Personalwesen insgesamt steigert die Produktivität und das Umsatzwachstum. Die durch ausgelagerte HR-Funktionen erzielten Kosteneinsparungen können anderweitig im Unternehmen reinvestiert werden - sei es in Marketinginitiativen, verbesserte Mitarbeiterschulungen oder Initiativen zum Wohlbefinden, die sich positiv auf die Gewinnspanne auswirken.

Herausforderungen und Überlegungen zum HR-Outsourcing

Bei der Auslagerung Ihrer HR-Funktionen werden Sie zwangsläufig einen Teil der Kontrolle über den Prozess verlieren. In der Implementierungsphase ist es wichtig, klar mit Ihren Teams und dem Drittanbieter zu kommunizieren, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Die Übertragung von Mitarbeiterdaten auf neue Systeme birgt auch Sicherheitsrisiken, die gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen verstoßen könnten. Ein guter Anbietender wird Sie durch diesen Prozess führen und sicherstellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.

Bei der Auswahl von HR-Outsourcing-Anbietenden ist es entscheidend, einen Partner zu finden, der Ihre Kosteneinsparungen durch Compliance-Unterstützung, genaue Lohnberechnungen, fachliche Beratung und eine zentralisierte Technologielösung maximiert.

ADP ist die erstklassige Lösung, der globale Unternehmen wie Amazon, Cisco und PayPal vertrauen. Wir verfügen über 70 Jahre Erfahrung in der Lohnabrechnung und übernehmen die komplexen, routinemäßigen Verwaltungsaufgaben für Sie. Im Gegensatz zu Wettbewerbern übernehmen wir zeitaufwändige Aufgaben wie die Berechnung von Krankengeldern und rechtliche Umfragen. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, sodass Sie sich auf Ihre strategischen Geschäftsinitiativen konzentrieren können. Um zu sehen, wie unsere HR-Lösungen funktionieren, vereinbaren Sie noch heute eine Demonstration.