Alles, was Sie über das Auslagern der Lohnbuchhaltung wissen sollten
Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexer Prozess, der neben der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch die Führung von Lohnkonten oder die Meldung von Sozialversicherungsbeiträgen umfasst. Das Auslagern der Lohnbuchhaltung kann für Unternehmen aller Größenordnungen eine sinnvolle Maßnahme sein, um die Organisation zu verschlanken oder Ressourcen für strategische Aufgaben freizusetzen.
Definition: Was bedeutet das Auslagern der Lohnbuchhaltung?
In Deutschland sind alle Unternehmen, die Mitarbeitende beschäftigen, zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Sie müssen in wöchentlichem, zweiwöchentlichem oder monatlichem Rhythmus Gehaltsabrechnungen erstellen, die Personalstammdaten aktuell halten, Jahreslohnkonten führen, die Gesamtbezüge der Mitarbeitenden ermitteln, alle gesetzlichen Meldeerfordernisse befolgen sowie alle Vorgänge mit der Finanzbuchhaltung koordinieren. Beim Auslagern der Lohnbuchhaltung werden diese Prozesse teilweise oder komplett an einen externen Dienstleister vergeben, der über optimierte Prozesse und Systeme sowie Fachleute verfügt, um das Auslagern der Lohnbuchhaltung bestmöglich umzusetzen. Beim auftraggebenden Unternehmen werden Kapazitäten frei, die für das eigentliche Geschäft genutzt werden können.
Die Vorteile des Auslagerns der Lohnbuchhaltung
Unternehmen, die sich für ein Auslagern der Lohnbuchhaltung entscheiden, profitieren untern anderem von den folgenden Vorteilen:
Das Auslagern der Lohnbuchhaltung steigert die Effizienz durch eine zentrale Verwaltung
Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung werden Aufgaben wie die Berechnung von Löhnen und Gehältern, Abzügen, Steuern und Sozialleistungen in einem einheitlichen System zentralisiert, das von Fachleuten verwaltet wird. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass mehrere Abteilungen verschiedene Aspekte der Lohnbuchhaltung bearbeiten, was den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Da der gesamte Prozess von einem einzigen Anbieter abgewickelt wird, gibt es eine klare Struktur, die Doppelarbeit reduziert und einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleistet. Zudem sind Anbieter für Lösungen zum Auslagern der Lohnbuchhaltung auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert. Ihre Expertise stellt sicher, dass die Prozesse korrekt und in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften abgewickelt werden. Durch die Zentralisierung dieser Funktion bei Fachleuten müssen Unternehmen ihre internen Mitarbeitenden nicht mehr zu häufig wechselnden Steuergesetzen, Software-Lösungen oder Verfahren schulen, wodurch Fehler und Ineffizienzen reduziert werden.
Das Auslagern der Lohnbuchhaltung führt zu Kosteneinsparungen durch Standardisierung
Die interne Verwaltung der Lohnbuchhaltung erfordert in der Regel spezialisiertes Personal, kontinuierliche Weiterbildung dieses Personals sowie spezielle Software und weitere Ressourcen. Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung an einen externen Anbieter werden diese Aufgaben zentralisiert und standardisiert. Dadurch ist nur noch ein kleineres internes Team für die Lohnbuchhaltung erforderlich (oder es entfällt ganz), wodurch die damit verbundenen Kosten für die Einstellung, Schulung und Betreuung von entsprechenden Mitarbeitenden reduziert werden. Dies führt zu erheblichen Einsparungen bei den Arbeitskosten.
Das Auslagern der Lohnbuchhaltung verringert das Risiko mangelhafter Compliance
Anbieter von Lösungen für das Auslagern der Lohnbuchhaltung sind darauf spezialisiert, immer auf dem neuesten Stand der aktuellen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Compliance-Anforderungen zu sein. Diese Anbieter beschäftigen Fachleute, die kontinuierlich über Änderungen der Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze informiert werden bzw. entsprechende Änderungen genau verfolgen, einschließlich Steuersätze, Lohngesetze, Überstundenregelungen, Sozialleistungen und Berichtspflichten. Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung können Unternehmen auf dieses Fachwissen zurückgreifen und so sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten, ohne sich intern mit komplexen und veränderlichen Vorschriften befassen zu müssen.
Das Auslagern der Lohnbuchhaltung spart Zeit
Die Lohnbuchhaltung umfasst zahlreiche repetitive Aufgaben, wie die Berechnung von Löhnen, Steuerabzügen, Überstunden und Sozialleistungen. Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung müssen Unternehmen diese zeitaufwändigen Aufgaben nicht mehr manuell erledigen. Anbieter für das Auslagern der Lohnbuchhaltung verwenden automatisierte Systeme, um Daten schnell und effizient zu verarbeiten und so den manuellen Arbeitsaufwand für HR und Finanzbuchhaltung zu reduzieren.
Warum ADP ein idealer Partner für das Auslagern der Lohnbuchhaltung ist
ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Lohnbuchhaltung und bietet verschiedene Optionen für das Auslagern der Lohnbuchhaltung an:
Bei Payroll Processing Services von ADP behalten Unternehmen die Kontrolle über die wichtigsten Abrechnungsprozesse. Kunden erhalten einen Zugang zur ADP-Plattform, über die sie ihre Abrechnungen verwalten. ADP steht ihnen mit Empfehlungen, bewährten Verfahrensweisen, Kundendienst sowie Services zur Überwachung und Compliance zur Seite.
Legen Sie los
Bei Payroll Managed Services kümmert sich ADP um alle Prozesse der Lohnbuchhaltung, sodass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Auf dieser Stufe wird ein vollständiges Auslagern der Lohnbuchhaltung realisiert.
Legen Sie los
Diese höchste Stufe des Auslagerns der Lohnbuchhaltung durch ADP umfasst neben der vollständigen Bearbeitung der Lohnabrechnungen weitere Leistungen wie einen Zugang zum Personalinformationssytem (HRIS) sowie Beratung durch Experten, die Antworten auf alle Anfragen zum Thema Lohnbuchhaltung geben können.
Außerdem ist ADP durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anerkannt, was zusätzliche Sicherheit beim Thema Compliance bietet.
Legen Sie los
Harmonisierung von Prozessen und Systemen durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung
Die Harmonisierung von Prozessen und Systemen durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung bezieht sich auf die Standardisierung und Integration von Funktionen der Lohnbuchhaltung über verschiedene Abteilungen, Standorte oder sogar Länder innerhalb einer Organisation. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Prozesse bei der Lohnbuchhaltung konsistent und effizient sind sowie alle Compliance-Anforderungen erfüllen, und zwar unabhängig davon, wo auf der Welt das Auslagern der Lohnbuchhaltung erfolgt und auf welchen Betrieb es sich bezieht. Eine solche Harmonisierung durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung ist besonders vorteilhaft für multinationale Konzerne oder Organisationen mit dezentralen Standorten.
Wenn Prozesse und Systeme rund um das Auslagern der Lohnbuchhaltung harmonisiert werden, kommt es außerdem zu einer erheblichen Reduzierung von Doppelarbeit. Denn dann muss nicht mehr jede Abteilung oder jeder Standort lokale Systeme zur Lohnbuchhaltung vorhalten – stattdessen nutzen alle ein einziges, einheitliches System. Dies optimiert die Datenerfassung und -verarbeitung sowie die Berichterstattung und alle Prozesse werden durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung effizienter. Durch die Harmonisierung wird außerdem der Verwaltungsaufwand für die Wartung mehrerer Lohnabrechnungssysteme oder Softwarelösungen reduziert.
Fallstudie für das Auslagern der Lohnbuchhaltung
PTC ist ein international operierendes Softwareunternehmen mit Sitz in Boston und beschäftigt weltweit über 7.000 Mitarbeitende. PTC hatte sich an ADP gewandt, um das System für die Lohnbuchhaltung zu optimieren:
Über 28 unvernetzte Einzelsysteme sollten in einer einzigen, effizienten Lösung zusammengefasst werden. Bevor PTC mit dem Auslagern der Lohnbuchhaltung begann, nutzte es Excel für die Lohnbuchhaltung. Mit der Hilfe von ADP konnte PTC die Lohnbuchhaltung auf einer einzigen Plattform konsolidieren. Während der Implementierung lieferten die Experten von ADP wertvolle Unterstützung, um das Auslagern der Lohnbuchhaltung ohne Unterbrechungen und in Übereinstimmung mit der lokalen Gesetzgebung durchzuführen. Durch Self-Service-Optionen können Mitarbeitende ihre Daten jetzt selbst direkt auf der ADP-Plattform aktualisieren, was zu einer erheblichen Entlastung des HR-Teams führte. Insgesamt hat das Auslagern der Lohnbuchhaltung zu Effizienzgewinnen, größerer Standardisierung und verbesserter Compliance geführt. Auch von den Mitarbeitenden kommt positives Feedback – insbesondere diejenigen, die in anderen Ländern arbeiten, können sich jetzt selbstständig in das Portal einloggen, um Informationen zu erhalten. Strategisch bedeutet das Auslagern der Lohnbuchhaltung für PTC, dass das Unternehmen bessere Voraussetzungen für zukünftiges Wachstum sowie eine breitere Datenbasis als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen hat.
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