Ein HRIS ist ein Personalinformationssystem, also ein für die automatische Abwicklung der HR-Prozesse ausgestattetes Computersystem. Mithilfe eines HRIS können HR-Fachkräfte die auf die Mitarbeitenden bezogenen Daten, zu denen personenbezogene Daten, beruflicher Werdegang und Aufzeichnungen zu ihren Schulungen gehören, von der Zusammenstellung bis zum Abruf auf einer einzigen Plattform verwalten.
Andere Namen für ein HRIS sind: HRMS, steht für Human Resource Management System (Personalverwaltungssystem), oder HCM, was Human Capital Management (Humankapitalmanagement) bedeutet. Im Grunde bezeichnen sie die gleiche Sache.
Wenn ein Unternehmen im Lauf der Zeit wächst, kann dies dazu führen, dass Systeme uneinheitlich und fragmentiert werden, weil zum Schließen von Lücken schnelle Lösungen implementiert oder neue Komponenten zur bestehenden Kombination hinzugefügt werden. Das daraus entstehende Bild sind nicht-kompatible und widersprüchliche Daten, die nicht miteinander verbunden sind.
Dies erklärt, warum sich viele Unternehmen für eine Umstrukturierung und Aufwertung ihrer Dienstleistungen entscheiden, indem sie eine moderne, cloudbasierte Lösung, nämlich ein HRIS, einsetzen.
Mit einem HRIS können HR-Teams Zeit gewinnen, weil mühsame, wiederholte Aufgaben entfallen und sie sich dadurch auf ihre eigentliche Rolle, die Verwaltung der Mitarbeitenden, konzentrieren können, was wiederum zu einer zufriedenen und produktiven Belegschaft beiträgt. Lassen Sie uns die Vorteile genauer erkunden.
Damit HR-Fachkräfte auf Fakten basierende Entscheidungen treffen können, enthalten manche HRIS-Systeme Analysen, mit denen Modelle und Prognosen für Unternehmen erstellt werden können.
Ein zeitgemäßes HRIS, das die Benutzererfahrung in die Konzeption einbezieht und über benutzerfreundliche Oberflächen verfügt, könnte zur Verbesserung der Benutzererfahrung der Mitarbeitenden und der potenziellen Mitarbeitenden beitragen. Eine solche Benutzeroberfläche könnte Stellenbewerbungen, die Teilnahme an Zusatzleistungsprogrammen und die Beteiligung an anderen HR-Funktionen erleichtern.
Dank der für Personalinformationssysteme typischen Funktionen könnten Unternehmen Kosten in Bereichen sparen, die vor Implementierung des HRIS manuelle Arbeiten eine Menge Zeit in Anspruch genommen haben. Zu ihren Merkmalen gehören Analysen, KI und Automatisierung – diese leisten Unterstützung bei Aufgaben wie der Anwesenheitserfassung und der Abwicklung der Entgeltabrechnung.
Anstatt sich neuer Anbieter und Systeme bedienen zu müssen, um das Unternehmenswachstum zu meistern, bietet die cloudbasierte HRIS-Technologie häufig die Möglichkeit, die Expansion in Echtzeit voranzubringen, einschließlich neuer Mitarbeitender, Regionen, Verträge und Datenmengen.
Durch die konsistente Verwendung von cloudbasierten und vernetzten Systemen können einige Anbieter von Personalinformationssystemen Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance auf dem Laufenden halten und gleichzeitig für Sicherheit bei der Vermeidung von Datenverstößen sorgen.
HRIS versorgt Unternehmen mit All-in-One-Lösungen für HR in Form von maßgeschneiderten Tools und skalierbaren Funktionen, die darauf eingestellt sind, alle mit dem Wachstum einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen. Lassen Sie uns die typischeren Funktionen erörtern, die Sie erwarten können.
Ein HRIS könnte Recruiter bei der Durchsicht von Lebensläufen, der Durchführung von Bewerber-Screenings und Hintergrundprüfungen unterstützen.
Viele der verfügbaren HRIS automatisieren die obligatorischen und optionalen Abzüge von den Personalgehältern, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Verarbeitung entfällt und Zeit sowie potenzielle Fehler eingespart werden. Manche HRIS bieten auch Optionen wie flexible Vergütungen.
Wenn ein HRIS die Arbeitszeitüberwachung für eine HR-Abteilung automatisch erledigt, kann das System mit der Entgeltabrechnung kommunizieren, und so zu mehr Genauigkeit bei den überaus wichtigen Gehältern der Mitarbeitenden beitragen.
Die von Arbeitgebern angebotenen betrieblichen Zusatzleistungen können in der Regel über HRIS verwaltet werden, von der Altersvorsorge bis zu verschiedenen Krankenversicherungen.
Es stehen HRIS zur Verfügung, die Unternehmen bei Änderungen von Steuern und Arbeitsgesetzen rechtzeitig informieren und ihnen dabei helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Methoden zur Messung der HR können durch einige HRIS automatisiert werden. Diese Systeme können auf Wunsch Daten bereitstellen und Meldungen, Berichte und empfohlene Maßnahmen an Entscheider senden.
Viele HRIS bieten ein einziges System, welches die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, die betrieblichen Zusatzleistungen und die Entgeltabrechnung in ein einheitliches System integriert. Es gibt Systeme, die mit anderen Systemen synchronisiert werden können, oder die es den Endnutzern ermöglichen, maßgeschneiderte Integrationen zu erstellen, die zu ihrer jeweiligen Konfiguration passen.
Heritage Bank ist eine der bedeutendsten Gemeinschaftsbanken in der Nordwestlichen Pazifikregion der USA und wird von einem Team geleitet, dem auch Shannon Carson angehört, Assistant Vice President und HRIS Officer des Unternehmens. Die Bank wurde 1927 gegründet, und Shannon trat zu einer Zeit ein, als das Unternehmen gerade einmal 150 Mitarbeiter zählte.. Im Jahr 2014 waren es dank neuer Verträge, organischem Wachstum und Fusionen bereits 800. Das schnelle Wachstum verursachte gewisse Wachstumsschmerzen, auf die wir noch genauer eingehen werden.
„Ich betrachte ADP als Partner. Unser Erfolg liegt ihnen am Herzen. Es ist ihnen wichtig, uns bei der strategischen Zusammenarbeit mit unserem Vorstandsteam zu unterstützen. Ihr Bestreben ist es, der HR-Abteilung die Verwaltungsarbeit abzunehmen und diese Instrumente in die Hände der Benutzer zu legen. ADP hat unsere besten Interessen im Sinn und möchte uns mit allem ausrüsten, was wir für unsere Arbeit brauchen.“
- Shannon Carson, Heritage Bank, HRIS Officer
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