Überstundenmanagementsoftware ist ein Tool zur optimierten Erfassung und Verwaltung der Überstunden von Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens. Die Software kann automatisch erfassen, wann Mitarbeitende länger als geplant arbeiten, und so Genauigkeit und Compliance mit Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien gewährleisten.
Da diese Software einen Echtzeit-Einblick in Überstunden bietet, können Unternehmen potenzielle Planungsprobleme proaktiv lösen und eine gesunde Work-Life-Balance für ihre Belegschaft sicherstellen. Außerdem können Vorgesetzte dank dieses besseren Einblicks Mitarbeiterkosten einfacher überwachen und die gesamte Produktivität der Belegschaft steigern.
Die Funktionen von Überstundenmanagementsoftware können je nach Produkt oder Anbieter variieren, aber die nachfolgenden sind allgemein gängig.
Mit der Software können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit – reguläre Stunden und Überstunden – genau erfassen. Dabei stehen ihnen zahlreiche Methoden wie die manuelle Eingabe, Stempeluhren oder die Integration in andere Systeme zur Verfügung.
Die Software berechnet Überstunden automatisch auf Grundlage der vom Unternehmen festgelegten Regeln und Richtlinien. Dabei werden Faktoren wie geleistete Arbeitsstunden, Überstundengrenzwerte und die entsprechenden Stundensätze berücksichtigt.
Vorgesetzte und Administratoren können die Arbeits- und Überstunden von Mitarbeitenden in Echtzeit überwachen. Das ermöglicht es ihnen, schnell auf Planungsprobleme zu reagieren und übermäßige Überstunden zu verhindern.
Dank der Software kann die Einhaltung von Überstundenrichtlinien und Arbeitsgesetzen gewährleistet werden. Somit werden potenzielle rechtliche Probleme verhindert und eine faire Vergütung für Mitarbeitende sichergestellt.
Die in der Software integrierten Berichtsfunktionen ermöglichen einen Einblick in die Entwicklung der Überstunden, Arbeitskosten und Mitarbeiterleistung innerhalb eines Unternehmens und unterstützen Vorgesetzte dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Überstundendaten können nahtlos in Entgeltabrechnungssysteme integriert werden, was die genaue Vergütung von Mitarbeitenden für die geleisteten Überstunden erleichtert.
Mitarbeitende können auf ihre Zeit- und Anwesenheitserfassungsdaten zugreifen, geleistete Überstunden prüfen und Urlaub beantragen. Das fördert die Transparenz und ermutigt Mitarbeitende, ihre Pläne effizient zu verwalten.
Die Software kann automatische Warnungen an Vorgesetzte und Mitarbeitende senden, wenn Überstundengrenzwerte erreicht werden oder Planungskonflikte auftreten.
Überstundenmanagementsoftware kann häufig angepasst werden, um den bestimmten Anforderungen unterschiedlicher Branchen gerecht zu werden, und ist oftmals skalierbar, sodass sie sich für Unternehmen verschiedener Größe eignet.
Viele Lösungen umfassen mobile Apps und ermöglichen es Mitarbeitenden und Vorgesetzten somit, unterwegs auf Überstundeninformationen zuzugreifen.
Die Implementierung von Überstundenmanagementsoftware bietet zahlreiche Wege zur Optimierung der Organisation. Gehen wir etwas genauer darauf ein.
Die Software automatisiert die Zeiterfassung und Berechnung der Überstunden, wodurch manuelle Fehler reduziert werden und Mitarbeitende sowie die HR-Abteilung Zeit sparen. Dank dieser Optimierung wird die Produktivität gesteigert und Ressourcen können effizienter zugewiesen werden.
Dank der Echtzeit-Überwachung von Überstunden und ihren verbundenen Kosten können Unternehmen Bereiche mit potenziell übermäßigen Ausgaben identifizieren und proaktiv handeln, um die Arbeitskosten zu kontrollieren.
Überstundenmanagementsoftware trägt dazu bei, dass das Unternehmen Arbeitsgesetze und internationale Überstundenrichtlinien einhält. Somit wird das Risiko von Strafen und Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Compliance-Verstößen verringert.
Indem Vorgesetzte einen klaren Überblick über die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden haben, können sie fundierte Entscheidungen beim Erstellen von Plänen treffen. Das heißt, sie können Überstunden nach Möglichkeit vermeiden und in Stoßzeiten eine angemessene Vergütung gewährleisten.
Die Software ermöglicht es Mitarbeitenden, auf ihre Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubsanfragen zuzugreifen. Diese Transparenz fördert das Vertrauen, steigert die Motivation und trägt zu einer besseren Work-Life-Balance bei.
Robuste Berichterstattungs- und Analysefunktionen bieten wertvolle Einblicke in Muster der Belegschaft und helfen Unternehmen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen, um den Betrieb und die Ressourcenzuweisung zu verbessern.
Indem Unternehmen Überstunden effektiv verwalten und sicherstellen, dass Mitarbeitende nicht überlastet werden, können sie für eine bessere Gesundheit und Motivation der Belegschaft sorgen, was zu höherer Produktivität und Arbeitsqualität führt.
Wenn Überstundendaten in Entgeltabrechnungssysteme integriert werden, erfolgen weniger Einträge manuell und das Risiko von Fehlern in der Entgeltabrechnung wird gemindert. Das trägt zur genauen und pünktlichen Vergütung der Mitarbeitenden bei.
Überstundenmanagementsoftware kann skaliert werden, um sich an das Wachstum des Unternehmens anzupassen, und individuell gestaltet werden, um bestimmte Branchenanforderungen zu erfüllen – sie ist eine vielfältige Lösung für verschiedene Organisationen.
Insgesamt kann durch die Einführung von Überstundenmanagementsoftware die Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. All diese Faktoren tragen zu einem insgesamt verbesserten Betrieb und gesteigerten Erfolg des Unternehmens bei.
Das Unternehmen ISTOBAL wurde im Jahr 1950 in Valencia, Spanien gegründet und ist auf Lösungen für die Fahrzeugreinigung und -pflege spezialisiert. Das Unternehmen ist bereits in dritter Generation familiengeführt und agiert als multinationaler Konzern mit mehr als 900 qualifizierten Fachkräften. Als international etabliertes Unternehmen umfasst ISTOBAL zehn Tochtergesellschaften sowie vier Fertigungs- und Endmontagewerke, die strategisch auf Europa, Amerika und Asien verteilt sind. ISTOBAL bietet Produkte und Services an, die auf die Nachfrage in den Bereichen Automobile, Transport und Mobilität zugeschnitten sind. Das Unternehmen arbeitet eng mit wichtigen nationalen und internationalen Ölkonzernen sowie einigen Marken aus der Automobil- und Transportbranche zusammen.
Nachdem ISTOBAL sich zur Compliance mit der EU-Richtlinie 2014/95/EU (Angabe nichtfinanzieller Informationen) verpflichtet hatte, erkannte das Unternehmen, dass einige Änderungen erforderlich waren. Damals waren in jeder Tochtergesellschaft unterschiedliche regionale HR-Dienstleister tätig. Anstelle einer solchen logistischen Komplexität sollte eine neue globale Software zum Vereinfachen der Berichterstattung und Informationsbeschaffung eingeführt werden, die den täglichen Betrieb, Audits und die EU-Richtlinie unterstützt. Die Lösung sollte folgende Kriterien erfüllen:
Im Dezember 2019 arbeitete ISTOBAL zusammen mit uns an der Einführung von ADP Celergo, um die effiziente Verwaltung der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Ein Jahr später – im Dezember 2020 – unterzeichnete ISTOBAL eine Vereinbarung, zusätzlich ADP iHCM einzuführen. Dabei handelt es sich um eine umfassende Lösung, die globale Entgeltabrechnungs- und HR-Funktionen kombiniert. Diese Erweiterung wurde in allen ISTOBAL-Tochtergesellschaften mit Standorten wie dem Vereinigten Königreich, Dänemark, Österreich, Schweden, Italien, Portugal, China und Brasilien eingeführt.
Heute können die Vorgesetzten und HR-Mitarbeitenden von ISTOBAL Prozesse automatisieren, die ehemals viel Zeit und Papier erforderten, und problemlos den Überblick über die Mitarbeiterdaten behalten. Dazu zählen die Erfassung von Beförderungen und Gehaltserhöhungen sowie die Verwaltung von Überstunden. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden unterstützt, da sie auf das cloudbasierte, mit Mobilgeräten kompatible System zugreifen und einfach ihre Daten, beispielsweise die geleisteten Arbeitsstunden, die Entgeltabrechnung oder Zusatzleistungen, anzeigen können. Dank dieser Lösung kann ISTOBAL außerdem die Compliance mit der DSGVO besser sicherstellen.
„Bei ISTOBAL gilt es, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen – mit diesen Lösungen können wir Prozesse automatisieren, den administrative Arbeitsaufwand verringern und die Verwendung von Excel-Dateien zur Verwaltung von Prozessen reduzieren. Dank dieser Lösungen können wir bessere Entscheidungen treffen, die Transparenz von Informationen gewährleisten, Daten einfacher standardisieren und unsere Reaktionszeit auf interne und externe Änderungen von Vorschriften (bezüglich Audits) verbessern.“
- Begoña de Torres, ISTOBAL, HR-Abteilung.
Weitere Informationen zum Überstundenmanagement von ADP.
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