HR trifft IT: Gemeinsam die Zukunft gestalten

2025 markiert einen Wendepunkt in der Arbeitswelt: Die EU-Gesetzgebung macht KI-Schulungen zur Pflicht, der Mindestlohn steigt auf 12,82 Euro, und digitale Arbeitsverträge werden zum Standard. Diese Entwicklung verändert nicht nur Arbeitsprozesse, sondern revolutioniert auch die Zusammenarbeit zwischen HR und IT. Aktuelle Studien zeigen: Nur 20 Prozent der deutschen Unternehmen haben ihre HR-Prozesse vollständig digitalisiert - hier liegt enormes Potenzial.

Die digitale Transformation verändert nicht nur die Art, wie wir arbeiten, sondern auch die Rollenverteilung in Unternehmen. Besonders deutlich wird dies in der sich wandelnden Beziehung zwischen HR und IT. Der Bundesverband der Personalmanager*innen (BPM) beobachtet eine klare Verschiebung: „Die HR-Funktion hatte viele Jahre lang einen unschlagbaren Vorteil: Personaler und Personalerinnen waren physisch im gesamten Unternehmen präsent und konnten entsprechend struktur- und formgebend wirken. Seit einigen Jahren läuft die IT ihnen den Rang als strukturgebende Instanz ab – noch dazu, ohne einen einzigen Mitarbeitenden in entlegene Unternehmensteile zu entsenden.”^[1] Eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und IT ist nötig, um zukunftsweisende Strukturen zu schaffen. Immerhin zeigt eine Untersuchung von Kienbaum, dass nur knapp jedes fünfte der teilnehmenden Unternehmen alle ihre HR-Prozesse in Tools und Suiten abgebildet hat.^[2]

Zusammenarbeit auf Augenhöhe und Investition in Technologien

HR braucht Kapazitäten für ihre Aufgaben. Wer IT-Expertinnen & -Experten als Partner sieht, entwickelt gemeinsam Software, verbessert Prozesse und gestaltet neue Services. Besonders KMU suchen maßgeschneiderte, flexible Lösungen, die leicht zu implementieren sind. Unterschiedliche Systeme wie Recruiting oder Entgeltabrechnung müssen kompatibel sein, was oft durch fehlende Schnittstellen erschwert wird. In cross-funktionalen Teams bringt HR-Prozesswissen ein, IT liefert technische Expertise.^[3]

Um den gemeinsamen Erfolg bewerten zu können, werden gemeinsame KPIs festgelegt. Dazu gehören die Verfügbarkeit des Systems, die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer und natürlich die Prozesseffizienz. Regelmäßige Reportings machen Ergebnisse transparent und ermöglichen Verbesserungen.

Gemeinsam zu mehr Effizienz: Beispiel Payroll oder Zeiterfassung

Der Fokus kann auf automatisierten Prozessen im Payroll-Bereich oder der Integration von HCM-Systemen und digitaler Zeiterfassung liegen. Die Effekte sind messbar:

• Beschleunigte Prozesse durch Automatisierung
• Geringere Kosten durch ePayslip-Systeme
• Weniger Fehler bei Gehaltsabrechnungen
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Services
• Proaktive Compliance-Updates
• Sicherheit durch DSGVO-konforme Datenspeicherung und Verschlüsselung sensibler Daten.
• Der Return on Investment (ROI) ist positiv; bei einer Erhebung in Kanada haben wir einen ROI von 136 % ermittelt.^[4]

Bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems definiert HR die Anforderungen, also Überstundenregelung, Pausenzeiten oder Gleitzeitmodelle. IT prüft technische Möglichkeiten und die Systemkompatibilität. Gemeinsam stimmen sie Schnittstellen mit Anbietern wie ADP ab. Nach der Implementierungs- und Pilotphase wird das System ausgerollt. Das Monitoring übernehmen HR und IT gemeinsam.

Digitale Transformation und Fachkräftemangel bleiben drängende Aufgaben

HR muss die digitale Transformation vorantreiben – auch die eigene. Dafür gilt es, enger mit der IT zusammenzuarbeiten, um weiterhin aktiv Unternehmensstrukturen und -prozesse zu gestalten, zu entwickeln und anzupassen. Wer Technologien versteht und gezielt einsetzt, kann Abläufe effizienter machen. So bleibt mehr Raum für strategische Aufgaben, die nicht an die IT delegiert werden können. Und diese Aufgaben sind zahlreich, wie das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner in einer aktuellen Prognose zeigt.^[5]

Wie eng Innovation und klassische HR-Arbeit verknüpft sind, zeigen diese Beispiele:

• Ab Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme nutzen, ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI schulen (EU AI Act). „Unternehmen sollten sicherstellen, dass das Schulungsmaterial alle relevanten rechtlichen Aspekte abdeckt. Wer die Vorgaben beim KI-Einsatz ignoriert, riskiert Bußgelder“, warnt ein Experte einer Wirtschaftskanzlei.^[6]
• Auch die Suche nach Nachwuchs bleibt entscheidend. Zwar sagt ein Mangel an Auszubildenden nicht direkt etwas über die Innovationskraft eines Unternehmens aus, doch das ifo Institut hat untersucht, wie ein vorübergehender Rückgang an Berufseinsteigern die Investitionen beeinflusst. Können Firmen weniger junge Talente einstellen, investieren sie auch weniger in neue Technologien.
  
  
  „Unsere Studien zeigen: Unternehmen brauchen ausreichend Nachwuchs, um vor allem neue Technologien einzuführen. Junge Mitarbeitende bringen nicht nur digitale Kompetenzen mit, sondern sind auch offener, sich neues Wissen anzueignen.“^[7]

Die erfolgreiche Zusammenarbeit von HR und IT wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die jetzt in digitale Transformation investieren und beide Abteilungen eng verzahnen, sind für die Herausforderungen optimal aufgestellt.

^[1] https://www.bpm.de/news/hr-thesen/?utm_source=chatgpt.com

^[2] https://cache.pressmailing.net/content/fef40ecf-d0c1-4c9e-b1f1-1df87a61902f/Kienbaum-Performance~ent-Studie-2024.pdf

^[3] https://www.haufe.de/personal/hr-management/hr-application-management/hr-und-it-demokratisierung_80_633768.html

^[4] https://www.adp.ca/en/resources/articles-and-insights/articles/p/payroll-and-hr-roi.aspx

^[5] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2025-01-08-gartner-identifies-top-nine-workplace-predictions-for-chros-in-2025

^[6] https://www.personalintern.de/artikel/pflicht-zur-ki-schulung-von-personal-seit-2-februar-worauf-es-ankommt/

^[7] https://www.cesifo.org/de/publikationen/2024/working-paper/no-teens-no-tech-how-shortages-young-workers-hinder-firm