Entgeltabrechnung besser verstehen

Einleitung

Die Entgeltabrechnung ist eine Abrechnung über das gezahlte Arbeitsentgelt. Sie wird vom Arbeitgeber erstellt und in Textform ausgehändigt. Wer in Deutschland Mitarbeitende beschäftigt, sollte also wissen, wie eine rechtskonforme Entgeltabrechnung auszusehen hat. Sie wird in der Regel monatlich gezahlt und ist ein Nachweis dafür, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das vereinbarte Gehalt bzw. den vereinbarten Lohn zahlt. Die Entgeltabrechnung ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag. Die Entgeltabrechnung besteht aus allen Bezügen und allen Abzügen und zeigt, welche Beträge der Arbeitnehmer erhalten hat und warum.

Grundlagen der Entgeltabrechnung

Was ist ein Entgelt?

Beim Entgelt kann es sich um Lohn oder um Gehalt handeln: Der Lohn richtet sich nach der Anzahl an Arbeitsstunden oder nach dem Leistungsumfang, zumeist bei Arbeitenden. Dagegen ist das Gehalt immer gleich hoch, da es vertraglich festgelegt ist. In der Regel spricht man bei den Gehaltsempfängern von Angestellten.

Wichtige Begriffe

Brutto- und Nettogehalt

Brutto nennt man das Gehalt bzw. den Lohn ohne Abzüge, also wie das Entgelt im Vertrag vereinbart wurde. Es müssen jedoch jeden Monat Steuern und Sozialabgaben bezahlt werden und das Arbeitsentgelt wird nicht komplett ausgezahlt. Neben Steuern gehen auch Teile davon an Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung sowie eventuell Kirche. Dagegen bezeichnet man mit Netto den Betrag, der Ihnen nach Abzug von Steuern und weiteren Abzügen schlussendlich ausgezahlt wird.

Sozialabgaben

Jeder deutsche Staatsbürger muss Beiträge in die Sozialversicherung einzahlen und auch die Arbeitgebenden finanzieren die Sozialversicherung mit. Wenn wir von Sozialabgaben sprechen, meinen wir damit den Geldanteil, der vom Bruttoentgelt für die Sozialversicherung abgezogen wird. Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung machen zusammen die Sozialversicherung aus: Diese Abgaben sichern das deutsche Sozialsystem, das errichtet wurde, damit auch bei Krankheiten, Unfällen oder im Alter vorgesorgt ist.

Steuern

Die Einkommenssteuer richtet sich nach den Steuerklassen. Dabei kennt das Einkommensteuergesetz sechs Lohnsteuerklassen, die vor allem vom Familienstand abhängen. Zusätzlich gilt in Deutschland: Wer mehr verdient, zahlt auch mehr Steuern. So liegt der Steuersatz zwischen 14 und 45 Prozent des Einkommens.

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Komponenten einer Entgeltabrechnung

Hält man am Ende des Monats die Entgeltabrechnung in der Hand, erscheint sie oft recht komplex – umfasst sie doch die verschiedenen Lohnarten (z. B. Grundlohn, Überstunden, Boni etc.), die Abzüge (also die Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge) und schließlich auch die Berechnung des Nettolohns. In Abhängigkeit von der individuellen Situation des Arbeitnehmers können weitere Angaben erforderlich sein. Es handelt sich bei der Entgeltabrechnung um ein wichtiges Dokument, das Arbeitnehmende als Einkommensnachweis benötigen – etwa für die Steuererklärung.

Die Struktur einer Entgeltabrechnung

Eine Gehaltsabrechnung ist in drei Teile gegliedert:

Im Kopfteil der Abrechnung finden Sie folgende Angaben: Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Bezugsdatum und Datum der Erstellung der Abrechnung, Steuerinformationen (Steuer-ID und Steuerklasse) und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers, außerdem persönliche Daten, Vertragsdaten und Urlaubsdaten der Arbeitnehmenden.

Im Hauptteil werden Bruttolohn oder -gehalt, Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile, vermögenswirksame Leistungen und Beiträge zur Altersvorsorge ausgewiesen. Auch Steuerfreibeträge, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, persönliche Abzüge, mögliche Aufwandsentschädigungen und der Auszahlungsbetrag gehören in diesen Abschnitt.

Im Schlussteil werden die Kontodaten des Arbeitnehmers, die Gesamtsumme, die Verdienstbescheinigung sowie ein Hinweis auf die gesetzliche Grundlage aufgeführt.

Häufige Fragen zur Entgeltabrechnung

Wie oft erfolgt die Abrechnung?

Der Abrechnungszyklus in Deutschland ist in der Regel monatlich. Dabei ist es wichtig, dass die Entgeltabrechnung fristgerecht erfolgt, um die Einhaltung gesetzlicher Fristen sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Versäumnisse können mit Bußgeldern sowie möglichen rechtlichen Schritten von Arbeitnehmenden oder Aufsichtsbehörden sanktioniert werden.

Was tun bei Unstimmigkeiten?

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung kann diverse Fehlerquellen aufweisen, die sich auf verschiedene Aspekte beziehen. Dazu zählen etwa das Gehalt, die gewährten Urlaubstage, die anzuwendende Steuerklasse, gewährte Zuschüsse, die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge, gewährte geldwerte Vorteile oder Sachbezüge. Auch die persönlichen Angaben der beschäftigten Person können betroffen sein. Sollten die Mitarbeitenden Widerspruch einlegen, muss dieser anhand der entsprechenden Unterlagen geprüft und eventuell abgeändert werden – andernfalls droht Ihnen möglicherweise eine Klage vor dem Arbeitsgericht. Häufig kann es bei Unstimmigkeiten hilfreich sein, sich auch außergerichtliche Möglichkeiten anzusehen, zum Beispiel Mediation oder Schlichtung. Außerdem arbeiten viele Unternehmen mit Entgeltabrechnungssoftware, da so komplexe Vorgänge automatisiert und erleichtert werden.

Wichtige gesetzliche Grundlagen

Das deutsche Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht verpflichtet Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung zu einer umfassenden Berichterstattung sowie zur Einhaltung bestimmter Compliance-Richtlinien.

Die gesetzlichen Vorschriften verlangen lückenlose, transparente und nachvollziehbare Aufzeichnungen zu Löhnen und Gehältern, regelmäßige Meldungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger sowie die Bereitstellung entsprechender Belege im Falle von Betriebsprüfungen durch die Behörden.

Auch der Datenschutz spielt bei der Lohnabrechnung eine entscheidende Rolle, da dabei sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Für Unternehmen mit einer größeren Beschäftigtenzahl gelten erweiterte Berichterstattungspflichten. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind folglich verpflichtet, jährlich über das geschlechtsspezifische Lohngefälle zu berichten. Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten besteht diese Berichtspflicht alle drei Jahre.

Da die Entgeltabrechnung sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von großer Bedeutung ist, sollten Sie sich über die aktuell geltenden Richtlinien für die Lohnabrechnung in Deutschland sowie die damit verbundenen Steuer- und Sozialversicherungsgesetze stets genauestens informieren. Geeignete Möglichkeiten bieten dabei entsprechende Publikationen, die Teilnahme an Seminaren oder die Hinzuziehung von Lohnsachverständigen.

Klare Regeln, regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen sind unerlässlich. Schließlich sollten Sie immer darauf achten, dass die Daten korrekt sind.

Um Fehler zu vermeiden und gleichzeitig für effiziente Abläufe zu sorgen, sollten Sie eine Entgeltabrechnungssoftware in Erwägung ziehen. So können Sie komplizierte Prozesse automatisieren. Die Einführung eines umfassenden Compliance-Management-Systems für die Lohnabrechnung ist empfehlenswert, um sämtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Schließlich ist die korrekte Einhaltung von Compliance- und Berichterstattungspflichten für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Verstöße gravierende rechtliche sowie finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können.

Eine lückenlose Dokumentation ist ebenfalls von großer Wichtigkeit, um die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge in der Personalabrechnung zu gewährleisten.

Schließlich sollten alle Beteiligten darauf achten, dass eine offene Kommunikation herrscht, um etwaige Probleme schnell zu erkennen und gemeinsam zu lösen.

Fazit

Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Deutschland ist für Unternehmen eine Herausforderung. Für Unternehmen mit Mitarbeitenden in Deutschland ist eine korrekte Lohnabrechnung von essenzieller Bedeutung. Eine Vielzahl an Aspekten ist zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Einhaltung aller Vorschriften sicherzustellen. Fehlerquellen lassen sich vermeiden, wenn Sie Experten zurate ziehen, die Ihnen bei der Umsetzung helfen und Ihnen eine geeignete Entgeltabrechnungssoftware zur Verfügung stellen. Mit einer effektiven Strategie in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner wie ADP sind Unternehmen in der Lage, Herausforderungen zu meistern und für reibungslose Abläufe zu sorgen.