Schritt-für-Schritt-Anleitung zur perfekten Lohnabrechnung

1. Einleitung

Die Lohnbuchhaltung ist ein Prozess, den Unternehmen aller Branchen abbilden müssen – denn sie stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich Lohn und Gehalt erhalten. Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung fördert nicht nur das Vertrauen und die Moral der Belegschaft, sondern stellt auch sicher, dass Unternehmen und Selbstständige geltende Steuergesetze und Arbeitsvorschriften einhalten. Dies verringert nicht zuletzt das Risiko kostspieliger Fehler oder Rechtsstreitigkeiten. Für Unternehmer, Personalabteilungen (und auch Freiberufler) liegt im Verständnis der Lohnabrechnung nicht nur eine finanzielle Verantwortung, sondern ein strategischer Vorteil für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz (etwa durch eine gute Lohnabrechnungssoftware) und Rechtssicherheit. Dieser Artikel geht genauer auf die wichtigsten Aspekte der Lohnabrechnung für Unternehmer, Personalabteilungen und Freiberufler ein. Für letztere gelten dieselben Anforderungen, sie arbeiten aber in der Regel alleine und erstellen eine jährliche Steuererklärung, bei der die fälligen Abgaben berechnet werden – für sie ist der Prozess also weniger komplex im Vergleich zu Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden Arbeitnehmenden, für die monatliche Lohnabrechnungen angefertigt werden müssen.

2. Grundlagen der Lohnabrechnung

Ausgangspunkt jeder Lohnabrechnung ist der Lohn bzw. das Gehalt, das Mitarbeitende (in Deutschland in der Regel monatlich) erhalten. Als Gehalt bezeichnet man einen festen Betrag, der unabhängig von der Anzahl der geleisteten Stunden ist. Der Lohn wird dagegen auf Grundlage der im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Stunden berechnet. Man spricht daher auch von Lohn- und Gehaltsabrechnung.  Bei der Lohnabrechnung geht man zunächst vom Bruttolohn aus (also dem im Arbeitsvertrag vereinbarten Lohn ohne Abzüge), der um weitere Zusatzleistungen erweitert sein kann (Reisekosten, geldwerte Vorteile, Dienstwagen etc.). Von diesem Ausgangsbetrag werden nun Beträge abgezogen, die sich für jede/n Mitarbeitenden individuell unterscheiden: Lohnsteuer (basierend auf Einkommen und Steuerklasse), Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung oder ggf. Kirchensteuer sind einige Beispiele. Dazu kommen Versicherungsprodukte wie eine betriebliche Altersvorsorge, die steuerlich begünstigt werden, indem auf bestimmte Anteile des Bruttogehalts keine Lohnsteuer erhoben wird. Die Lohnabrechnung verrechnet jetzt Abzüge und Boni, sodass für alle Mitarbeitenden auf transparente Weise das Nettogehalt errechnet wird, also der Betrag, der am Ende auf dem Konto eingeht.

Bei der Lohnabrechnung sind zudem gesetzliche Vorgaben zu beachten, dazu gehören Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden, die Steuer- und Versicherungsnummer des Arbeitgebers, das Eintrittsdatum der Arbeitnehmenden oder auch das Vorliegen eines Arbeitsvertrags oder einer Arbeitserlaubnis. Für die Abrechnung müssen außerdem die Sozialversicherungsnummer der Arbeitnehmenden sowie die Steuer-ID bekannt sein, denn mit ihr können die Steuerdaten über eine Lohnabrechnungssoftware abgerufen werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnung online Lösungen

Profitieren Sie von Services für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Fachwissen und modernster Technologie.

Mehr erfahren 

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vor dem Hintergrund dieser Überlegungen ergibt sich folgender Prozess für die Lohnabrechnung:

1. Erfassung der Stammdaten:
   Wenn Unternehmen neue Mitarbeitende einstellen oder Selbstständige ihre Geschäftstätigkeit beginnen, sind für die Lohnabrechnung einige grundlegende Daten und Informationen erforderlich. Dazu gehören persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Bankverbindung und Religionszugehörigkeit. Zusätzlich sind Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und die Mitgliedschaftsbescheinigung der Krankenversicherung notwendig, damit Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und weitergeleitet werden können. Eine Lohnabrechnungssoftware führt durch die notwendigen Schritte, fragt die wichtigsten Informationen ab und arbeitet mit Plausibilitätsprüfungen (identifiziert etwa fehlerhafte Sozialversicherungsnummern, Bankverbindungen etc.), um Fehler möglichst schon bei der Eingabe zu vermeiden. Neben den Stammdaten, die bei der Lohnabrechnung für alle Arbeitnehmenden abgefragt werden müssen, gibt es solche, die individuell ganz unterschiedlich sein können, aber wichtig für eine korrekte Abrechnung sind. Etwa: gibt es Versicherungen oder eine private Altersvorsorge? Liegen andere Beschäftigungsverhältnisse vor? Ist die Person in Mutterschutz oder Elternzeit? Liegt eine betriebliche Wiedereingliederung nach Krankheit vor? Bei vielen dieser Punkte sind Unternehmen darauf angewiesen, dass Arbeitnehmende ihnen die nötigen Informationen zur Verfügung stellen, um die Lohnabrechnung korrekt durchführen zu können.
   
   
2. Berechnung des Bruttolohns
   Liegen alle erforderlichen Stammdaten und Ausgangsinformationen vor, die für die Lohnabrechnung erforderlich sind und Abzüge bzw. Gutschriften beeinflussen, muss der Ausgangsbetrag für die Abrechnung ermittelt werden: der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt. Hierfür werden alle Beträge auf der Habenseite addiert: das vertraglich vereinbarte Grundgehalt bzw. der Lohn und eventuell andere Beträge, die für Überstunden, Boni, Zuschläge (etwa für Arbeit am Wochenende), Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Reisekosten, Mobilität oder sonstige Leistungen anfallen können. Sind diese Posten steuerfrei, werden sie auf den Lohn addiert, aber nicht in den zu versteuernden Betrag eingerechnet.
   
   
3. Berechnung der Abzüge
   Dieser Schritt ist der eigentliche Kern der Lohnabrechnung, denn nun sind sowohl das Bruttogehalt als auch die individuellen Merkmale der Arbeitnehmenden bekannt, sodass die Abzüge berechnet werden können. Die Lohnsteuer errechnet sich je nach Bundesland, in dem der Arbeitgeber abrechnet, und der Höhe des Gehalts, das auch ausschlaggebend für die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) ist. Hierfür sind weitere Details relevant (je nach gesetzlicher Krankenkasse unterscheiden sich etwa die Zusatzbeiträge), was für eine gute Lohnabrechnungssoftware spricht, die diese Details in ihrer aktuellen Form berücksichtigt. Für die Lohnsteuer ist zudem die Steuerklasse entscheidend, die über die Steuer-ID in der Lohnabrechnungssoftware hinterlegt wird. In diesem Schritt wird (falls zutreffend) auch die Kirchensteuer berechnet und abgezogen. Der Arbeitgeber führt die Abzüge für die Arbeitnehmenden ab, überweist also die Lohnsteuer an die Finanzverwaltung und die jeweiligen Krankenkassenbeiträge an die Versicherungen, bei denen die Arbeitnehmenden versichert sind.
   
   
4. Ermittlung des Nettolohns
   An diesem Punkt der Lohnabrechnung sind sowohl Bruttolohn als auch Abzüge bekannt. Die Ermittlung des Nettolohns – also des Betrags, der Arbeitnehmenden ausgezahlt wird – ist nun eine relativ einfache Rechnung: Bruttolohn – Abzüge = Nettolohn. Dieser Endbetrag steht in der Regel unten rechts auf der Lohnabrechnung.
   
   
5. Berücksichtigung von Sonderfällen
   Wie bereits erwähnt, gibt es viele Sonderfälle bei der Lohnabrechnung, die teilweise in unerwarteten Kombinationen auftreten können – denn Lohnabrechnungen sind so individuell wie Arbeitnehmende und ihre unterschiedlichen persönlichen Verhältnisse. Ist ein Arbeitnehmer kein EU-Bürger, ist eine Arbeitserlaubnis erforderlich und es gelten womöglich Einschränkungen. Sachleistungen oder der sogenannte geldwerte Vorteil müssen beim Bruttolohn in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden (etwa, wenn der Arbeitgeber eine Wohnung stellt oder sonstige Vorteile gewährt, die sich direkt durch eine Zahlung ausdrücken – für diese Leistungen muss auch ein Betrag ermittelt werden, der in die Lohnabrechnung einfließt und als Teil des Bruttogehalts versteuert wird). Ebenfalls relevant sind Einmalzahlungen wie Boni, Abfindungen oder steuerfreie Bezüge, hierbei kann es sich um Zuschüsse zur Altersvorsorge oder Weiterbildungen handeln. Sonderfälle können komplex sein und seltene Konstellationen werden schnell übersehen, da sie nicht Teil des Alltagsgeschäfts sind. Daher empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung oder einem professionellen Dienstleister.
   
   
6. Dokumentation und Auszahlung
   Neben dem Vorgang der Lohnabrechnung gibt es auch das Dokument Lohnabrechnung, das in der Regel monatlich angefertigt und Arbeitnehmern zugänglich gemacht werden muss. Hier wird genau aufgeschlüsselt, wie genau das Nettogehalt zustande kommt. Dies dient Informations- und Dokumentationszwecken, da Arbeitnehmende selbst eine Steuererklärung anfertigen müssen, für die diese Zahlen relevant sind. Auch können sie so ggf. Fehler erkennen und korrigieren lassen. Für Arbeitgeber ist es wichtig, dass sie Nettogehälter fristgerecht (also wie im Arbeitsvertrag vereinbart) an Arbeitnehmende auszahlen und sie einen Nachweis in Form von Übertragungsprotokollen darüber haben, dass sie Lohnsteuer, Krankenkassenbeiträge und andere Abgaben korrekt abgeführt haben.

4. Tipps für eine fehlerfreie Lohnabrechnung

Es ist vielleicht deutlich geworden, dass die Lohnabrechnung für jeden Arbeitnehmer individuell ist und viele variable Teile hat. Zudem ist die Lohnabrechnung kein Selbstläufer, selbst wenn alle Stammdaten vorliegen und Arbeitnehmende vielleicht schon mehrere Jahre im Unternehmen sind. Anpassungen können jederzeit erforderlich sein, und dafür gibt es in der Regel drei Gründe: eine Änderung seitens der Arbeitnehmenden (etwa Kircheneintritt oder -austritt, Änderung der Steuerklasse durch Hochzeit/Scheidung etc.), eine Änderung seitens des Unternehmens (etwa Gehaltserhöhung, Kurzarbeit, eine neue betriebliche Altersvorsorge etc.) oder eine Änderung des gesetzlichen Rahmens (Steuerreform, Abschaffung oder Einführung von Abgaben oder Subventionen wie Pendlerpauschale, Beitragsänderung bei der Sozialversicherung usw.).  Wenn das nach einer komplizierten Lohnabrechnung klingt, sollte man noch bedenken, dass Unternehmen diesen Prozess für mitunter Tausende Mitarbeitende jeden Monat durchlaufen müssen. Um hier das Fehlerpotenzial zu minimieren und die Arbeit durch Automatisierung zu erleichtern, empfiehlt sich die Nutzung einer Lohnabrechnungssoftware. Diese unterstützen unter anderem dabei, dass rechtliche Änderungen automatisch berücksichtigt werden und weisen auf eventuelle Unstimmigkeiten oder Probleme hin. Auch kleinere Unternehmen profitieren von einer Lohnabrechnungssoftware, da sie den Datenbestand immer aktuell aufbereitet und den Austausch mit einer externen Steuerberatung deutlich erleichtert.

5. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Zu häufigen Fehlern bei der Lohnabrechnung gehören z. B. die falsche Berechnung der Steuerklassen, das Übersehen von Freibeträgen oder Sachleistungen oder eine fehlerhafte Berechnung der Sozialabgaben. Viele dieser Fehler lassen sich durch den Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware vermeiden, zumindest lässt sich durch Einsatz einer solchen Software das Fehlerrisiko deutlich reduzieren. Denn die Steuerklassen werden von einer Lohnabrechnungssoftware in der Regel digital abgerufen und automatisch berechnet, genau wie Steuerfreibeträge. Voraussetzung dafür sind korrekte Stammdaten. Bei manchen dieser Fehler liegt die Ursache häufig in mangelnder Kommunikation: Auch die beste Lohnabrechnungssoftware kann nur die Daten verarbeiten, die sie hat. Informiert ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber nicht über einen Wechsel der Krankenkasse oder wird versäumt, unternehmensintern zu kommunizieren, dass ein Arbeitnehmer in einer Werkswohnung wohnt, die als geldwerte Sachleistung in den Bruttolohn einfließen muss, kann eine Lohnabrechnungssoftware keine korrekten Abrechnungen erstellen. Dafür erleichtert sie die Korrektur der Lohnabrechnung, wenn ein Fehler erkannt wurde. Zudem bieten Lohnabrechnungssoftwares häufig Self-Service-Portale, über die Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung abrufen und Stammdaten anpassen können.

6. Fazit

Zusammengefasst ergeben sich folgende Schritte für die Erstellung der Lohnabrechnung:

• Erfassung der Stammdaten von Arbeitnehmenden
• Berechnung des Bruttolohns
• Berechnung von Boni und Abzügen
• Berechnung des Nettolohns
• Auszahlung des Nettolohns sowie Überweisung der Steuern und Abgaben an Finanzbehörden und Krankenkassen
• Übermittlung der Lohnabrechnung als Dokument an die Arbeitnehmenden

Bei allen Schritten ist Präzision erforderlich, damit sich keine Fehler einschleichen. Fallen diese  ggf. erst bei einer Betriebs- oder Sozialversicherungsprüfung erst Jahre später auf und müssen dann aufwendig korrigiert werden,  kann das zu erheblichen Nachzahlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmende führen.  Einen besonderen Stellenwert hat zudem die Compliance, da sich der gesetzliche Rahmen häufig ändert und es viele Details zu berücksichtigen gilt. Es empfiehlt sich daher, regelmäßige Weiterbildungen zu etablieren und/oder externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen.