Workforce-Management-Software ist ein leistungsstarkes Tool. Es hilft Unternehmen nicht nur, deutsche Vorschriften, Gesetze und interne Best-Practice-Standards einzuhalten, sondern bietet auch eine Reihe zeitsparender Funktionen. Diese Software bewältigt effizient die administrativen Aufgaben bei der Verwaltung einer modernen Belegschaft, wie Planung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Personalwesen.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse erfahren Unternehmen eine gesteigerte Produktivität, weniger Fehler und ein vereinfachtes Onboarding und Recruiting. Das Ergebnis? Effiziente Abläufe, erhöhte Produktivität und ein geringeres Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften.

In Deutschland geht es bei der Compliance um mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Standards im Arbeitsrecht und in der Steuergesetzgebung. Sie ist ein Schutzschild, das Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken, Reputationsschäden und finanziellen Verlusten aufgrund von Nichteinhaltung bewahrt. In diesem Zusammenhang werden wir untersuchen, wie Workforce-Management-Software Ihr Verbündeter bei der Aufrechterhaltung der Compliance sein kann, unabhängig von der Größe oder Branche Ihres Unternehmens.

Compliance verstehen

Compliance am Arbeitsplatz ist der Prozess der Einhaltung von Regeln und Vorschriften bezüglich des Arbeitsplatzes in Deutschland. Sie umfasst verschiedene Aspekte der Arbeit, von Gesundheit und Sicherheit bis hin zu Datensicherheit, Steuern und Ethik. Compliance stellt sicher, dass Unternehmen ihre Geschäfte legal und ethisch korrekt führen und schützt somit Mitarbeitende und Arbeitgeber vor rechtlichen Risiken. Hier sind einige Beispiele für wesentliche Compliance-Anforderungen:

  • Arbeitsschutz: Arbeitgeber müssen sichere Arbeitsplätze gewährleisten und für angemessene Beleuchtung, Sauberkeit und Hygiene sorgen (gemäß Arbeitsschutzgesetz - ArbSchG).
  • Datensicherheit: Unternehmen sind verpflichtet, sensible Daten der Mitarbeitenden gemäß den Datenschutzgesetzen (wie DSGVO und BDSG) zu schützen.
  • Arbeitsverträge: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Arbeitsverträge konform sind (BGB, Teilzeit- und Befristungsgesetz - TzBfG).
  • Chancengleichheit: Unternehmen müssen Fairness und Transparenz bei der Einstellung gewährleisten und dürfen nicht gegen Minderheiten oder Menschen mit Behinderung diskriminieren (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz - AGG).
  • HR-Richtlinien: HR-Teams benötigen robuste interne Richtlinien bezüglich Elternzeit, Trauerurlaub und Disziplinarverfahren (BEEG, BUrlG).
  • Finanzamt: Alle Unternehmen müssen sich beim Finanzamt für Körperschaftssteuer anmelden. Die Anforderungen hängen von Ihrer Unternehmensform ab (z.B. Einzelunternehmer, GmbH oder Partnerschaft).
  • Buchführung: Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung und Daten der Mitarbeitenden sowie gesetzliche Register zu führen (HGB).
  • Steuererklärung: Unternehmen sind verpflichtet, jährliche Abschlüsse und Körperschaftsteuererklärungen einzureichen.

Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung der Compliance

Deutsche Unternehmen benötigen Hilfe bei der Compliance. Komplexe Vorschriften in mehreren Geschäftsbereichen, einschließlich Arbeitsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz sowie Steuer- und Gehaltsabrechnungsregeln, stellen große Herausforderungen dar. Diese Herausforderungen schaffen rechtliche Komplexitäten, gegen die Unternehmen leicht verstoßen können, unabhängig von ihren guten Absichten oder wie genau sie die Regeln befolgen.

Die Folgen der Nichteinhaltung in Deutschland sind schwerwiegend und stellen eine erhebliche Bedrohung für Unternehmen dar. Rechtliche Schritte, behördliche Untersuchungen und Betriebsprüfungen des Finanzamts sind ressourcenintensiv und führen zu negativen Reputationsrisiken. Wiederholte Nichteinhaltung führt zu negativer Presse und einem Vertrauensverlust in das Unternehmen, was das Wachstum behindert.

Die Rolle von Workforce-Management-Software bei der Gewährleistung der Compliance

Workforce-Management-Software ist der einfachste Weg, diese Risiken zu mindern. Sie optimiert viele der mit der Compliance verbundenen Prozesse durch benutzerfreundliche Workflows, die potenzielle Probleme erkennen und Arbeitgebern absolute Kontrolle über ihre Abläufe bieten.

Es ist ein elegantes Tool für Unternehmen, insbesondere für solche mit komplexeren Personalbedürfnissen, wie verteilte und Remote-Teams. Es ist ein zentralisiertes System zur Verwaltung aller Aspekte der Personalverwaltung, von der Zeiterfassung bis zur Gehaltsabrechnung und Urlaubsanträgen. Mit integrierten Compliance-Funktionen haben HR-Teams Sicherheit und genaue Einblicke in die Produktivität und Compliance des Unternehmens.

ADPs Workforce Manager bietet eine ständige regulatorische Überwachung und automatische Updates, um sicherzustellen, dass Ihr System vollständig konform ist. Automatisierte Compliance-Prüfungen helfen Ihnen, Mitarbeiterdaten in Echtzeit zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie auf der richtigen Seite des Arbeitsrechts stehen, zum Beispiel bei Überstunden und Mindestlohn. ADPs Lösung integriert nahtlos Zeit- und Anwesenheitserfassungstools und erfasst präzise die Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden der Mitarbeitenden. Diese Daten helfen Ihnen, präzise Compliance-Aufzeichnungen mit einer detaillierten Prüfspur zu führen, die die ordnungsgemäße Einhaltung der Arbeitsvorschriften zeigt.

Vorteile der Nutzung von Workforce-Management-Software für die Compliance

Ob Sie ein kleines oder ein globales Unternehmen sind, die kosteneffektive Planung Ihrer Teams an verschiedenen Standorten und die Sicherstellung, dass sie wie geplant arbeiten, kann ein logistischer Albtraum sein. Große Organisationen können unter Leistungseinbußen, ungeplanten Überstundenkosten und kostspieligen Bußgeldern wegen Nichteinhaltung leiden.

Workforce-Management-Software ist entscheidend für die Verwaltung einer Belegschaft, die nicht anfällig für Nichteinhaltung ist. ADP Real Time und ADP Workforce Manager bieten intuitive, integrierte Compliance-Funktionen und automatisieren Compliance-bezogene Aufgaben, die manuell schwer zu verfolgen sind. Das stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden, innerhalb der gesetzlichen Vorgaben bezüglich Überstundengrenzen arbeiten und richtig klassifiziert sind.

Echtzeitmonitoring und -berichterstattung reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Die Software berücksichtigt automatisch lokale Arbeits- und Steuergesetze für verstreute Teams, die in verschiedenen Ländern oder Gebieten remote arbeiten, und rationalisiert den Prozess mit einer unglaublichen Leichtigkeit.

Fallstudien oder Beispiele

Die in London ansässige Unternehmensberatung Bray Leino litt unter einem ineffizienten manuellen HR-System, das aus handgefertigten und zusammengestellten Tabellenkalkulationen bestand. Das System generierte konsequent ungenaue Informationen und inkonsistente Datenlogs, was Bray Leino dem Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften aussetzte. Da die Firma eine kleine Personalabteilung betreibt, konnte sie keine Zeit für Kern-HR-Aktivitäten aufwenden und Mitarbeitende verbrachten Stunden pro Woche mit der manuellen Dateneingabe.

ADPs HR-Lösung erfüllt alle Anforderungen: Sie funktioniert auf allen Plattformen, bietet Selbstbedienung für Mitarbeitende und Führungskräfte und hat eine leicht anpassbare Benutzeroberfläche. "Als wir die Auslagerung unserer Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterüberprüfung in Betracht zogen, war die Möglichkeit, die Lösungen an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen, wirklich wichtig", sagt Gemma Churchill, HR-Managerin.

Die richtige Workforce-Management-Software auswählen

Die Wahl der richtigen Workforce-Management-Software hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Branche und den spezifischen Anforderungen ab, die Sie an die Arbeitsweise Ihrer Teams haben. Hier sind einige Schritte, die Sie durch den Auswahlprozess führen:

  • Definieren Sie Ihre aktuelle Workforce-Management-Landschaft: Erfassen Sie bestehende Prozesse und die für jede WFM-Aufgabe verantwortlichen Stakeholder. Dies wird Ihre Auswahl beeinflussen, da Sie Ihre Anforderungen klar erkennen und sehen können, wie diese Prozesse optimiert oder automatisiert werden könnten.
  • Führen Sie ein WFM-Audit durch: Identifizieren Sie die Arbeitsprozesse, die gut für Sie funktionieren, sowie die Ineffizienzen und Compliance-Risiken, die behoben werden müssen.

ADP bietet zwei führende Workforce-Management-Lösungen:

  • ADP Real Time ist eine cloudbasierte Zeit- und Anwesenheitslösung, die sich am besten für Unternehmen eignet, die mittelgroße bis große Teams verwalten. Sie optimiert die Planung von Zeit und Anwesenheit, Arbeitszeitnachweis und Berichterstattung, während sie effizient alle Diskrepanzen handhabt.
  • ADP Workforce Manager ist eine elegante Zeit- und Workforce-Management-Lösung für globale Unternehmen, die ADP Global Payroll verwenden. Sie ermöglicht Ihnen, die Zeit und Anwesenheit, Schichten und Abwesenheit Ihrer Mitarbeitenden von jedem Gerät aus zu verwalten, und alle Daten werden mit der Gehaltsabrechnung für optimierte Effizienz synchronisiert.

Beide Lösungen bieten eine Fülle von Berichtsfunktionen und automatisieren den Datenaustausch mit Ihrem HR-Management-System, um Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen. Sie ermöglichen es Ihrem Unternehmen, das Beste aus Ihrer Belegschaft herauszuholen, indem Sie die Kostenkontrolle optimieren und die Risiken der Nichteinhaltung in allen Bereichen reduzieren.

ADP ist die bevorzugte Workforce-Management-Software, die von globalen Unternehmen wie Amazon, Cisco und PayPal verwendet wird. Sie gewährleistet die Einhaltung der Finanzamtsvorschriften, ermöglicht Teams, vollständig konform mit dem Arbeitsrecht zu bleiben, und handhabt Berichterstattung und Prüfungen mit Leichtigkeit.

ADPs Workforce-Management-Tools bieten integrierte Compliance-Funktionen, sodass Sie wissen, dass Ihre Daten immer genau und prüfungsfreundlich sind. Der Fokus von ADP liegt auf den sich häufig ändernden deutschen Steuer- und Arbeitsgesetzen, was sich in den ständig aktualisierten Systemen widerspiegelt. Zudem kann ADP Ihnen mit einem integrierten Planungstool, Abwesenheitsmanagement, Gehaltsabrechnung, Analysen und Compliance in einer All-in-One-Lösung helfen, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden geschützt sind und dass Sie ein faires, funktionales Personalsystem mit absoluter Transparenz und Übersicht verwalten. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie ADP Unternehmen Ihnen dabei helfen kann, effizient zu bleiben und Compliance-Risiken zu reduzieren.