Ein ausgewogenes Leben ist ein glückliches Leben. Deshalb müssen Organisationen Überstunden effektiv managen, um ihren Mitarbeitenden eine gesunde Work-Life-Balance zu ermöglichen.

Das Überstundenmanagement ist der Prozess der Verwaltung und Regulierung von Überstunden. Dies sind Stunden, die über den Rahmen der regulären Arbeitszeit hinaus geleistet werden, wie z.B. abends, am Wochenende und an Feiertagen.

Eine erfolgreiche Überstundenmanagementstrategie strafft den Prozess der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterüberstunden. Sie ermöglicht Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen und dabei die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Die Planung und Überwachung von Überstunden kann zusätzliche Einblicke liefern, die die Produktivität maximieren und die Gefahr von Mitarbeiterburnout reduzieren. In diesem hilfreichen Leitfaden führen wir Sie durch bewährte Praktiken und Lösungen des Überstundenmanagements.

INHALTSÜBERSICHT

Verständnis der Überstundenvorschriften

In Deutschland werden Überstundenregelungen durch Arbeitsgesetze geregelt, die eine faire und angemessene Vergütung sicherstellen sollen. Sie stellen sicher, dass ein Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben besteht und das Wohlergehen der Mitarbeitenden Priorität hat. Die Personalabteilung muss mit diesen Gesetzen vertraut sein. Es handelt sich um eine Zweifrontenstrategie: die Vermeidung rechtlicher Konsequenzen und der Aufbau einer respektvollen, positiven Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden.

Um die Compliance zu gewährleisten, sollten Sie folgende Aspekte des Überstundenmanagements berücksichtigen:

  • Anspruchsberechtigung: Legen Sie fest, wer aufgrund der Vertragsbedingungen und Stellenprofile zu Überstunden berechtigt ist.
  • Überstundenvergütungssatz: Setzen Sie einen Überstundenvergütungssatz fest, der in der Regel höher als der reguläre Stundenlohn ist.
  • Erfassung der Arbeitszeiten: Führen Sie stets aktuelle Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, einschließlich etwaiger Überstunden.
  • Ruhepausen: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ihre gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen am Arbeitsplatz einhalten.

Grundlagen des Überstundenmanagements

Nachdem Sie die Grundlagen durchgegangen sind, lohnt es sich, die verschiedenen Faktoren zu berücksichtigen, die die Überstundenberechtigung beeinflussen. Arbeitsverträge sollten die Kriterien für die Überstundenberechtigung eindeutig definieren.

Beachten Sie, dass einige Positionen branchenübliche Überstundenregelungen haben, wie etwa in der Werbung und im Bereich der schnelldrehenden Konsumgüter (FMCG).

In der Regel verwenden wir diese Maßstäbe, wenn wir Überstundenarten definieren:

  • Reguläre Überstunden: Dies ist der Fall, wenn Mitarbeitende außerhalb ihrer festgelegten Arbeitszeiten arbeiten, die mit einem höheren Stundenlohn berechnet werden.
  • Überstunden zu ungünstigen Zeiten: Jede Arbeit außerhalb der normalen Arbeitszeiten (Abends, Nächte und Wochenenden).
  • Überstunden an Feiertagen: Wenn ein Mitarbeitender während des Jahresurlaubs oder an gesetzlichen Feiertagen arbeiten muss.

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden einstufen, macht einen Unterschied bei Ihren Überstundenansprüchen: Dies sieht für Vollzeit-, Teilzeit- und befristete Mitarbeitende unterschiedlich aus.

Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsanforderungen und sich ändernde Arbeitsbelastungen: Überstunden sind oft in Spitzenzeiten wie Weihnachten oder beim Abschluss eines Projekts erforderlich.

Vorteile eines effektiven Überstundenmanagements

Das Überstundenmanagement ist entscheidend für die korrekte Haushaltsführung. Indem Sie sich der Überstunden bewusst sind und sie nach Möglichkeit minimieren, können Sie Ihre Lohnkosten senken. Ein gut organisiertes Überstundensystem trägt zu einer Kultur der Mitarbeiterzufriedenheit bei, in der Mitarbeitende für ihre zusätzlichen Anstrengungen gerecht und korrekt entlohnt werden, was die Mitarbeiterbindung fördert und die Fluktuation reduziert.

Ein korrektes Überstundenmanagement hilft, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten. Durch die Führung aktueller Aufzeichnungen und die Erfassung von Überstunden können Sie Strafen vermeiden und die rechtlichen und ethischen Vorgaben einhalten.

Was it Überstundenmanagement?

Schlüsselkomponenten des Überstundenmanagements

Im Jahr 2024 sollten alle über Unternehmen robuste Systeme zur Erfassung von Überstunden verfügen. Ein gut geöltes Überstundenmanagementsystem ist ein Segen für jede Organisation und ihre Belegschaft.

Überstundenmanagementsysteme können Ihnen dabei helfen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über die traditionellen Stunden hinaus zu erfassen und sicherzustellen, dass Überstunden korrekt abgerechnet werden. Es hilft Ihnen auch, Muster zu erkennen, die angegangen werden müssen.

Wenn ein Manager  zum Beispiel für die Erfüllung der Projektanforderungen überdurchschnittlich viele Überstunden genehmigt, andere Mitarbeitende, die an ähnlichen Projekten arbeiten, jedoch innerhalb des Budgets bleiben, könnte es ein Problem mit der Art und Weise geben, wie der Manager die Anforderungen und Fristen handhabt.

Eine genaue Erfassung der Überstunden ist unerlässlich. Legen Sie klare interne Regeln zu Überstunden fest: Listen Sie die Berechtigungskriterien, zulässigen Stunden und Überstundenvergütungsstrukturen auf.

Ein erfolgreiches Überstundenmanagementsystem erfordert offene und transparente Kommunikation. Informieren Sie Mitarbeitende über Überstundenmöglichkeiten und Zeitplanänderungen und stellen Sie sicher, dass sie die Richtlinien verstehen. Transparenz fördert das Vertrauen, was für die Bindung der Mitarbeitenden entscheidend ist.

Werkzeuge und Software für das Überstundenmanagement

Überstundenmanagementsoftware ermöglicht es Ihnen, Probleme bei der Arbeitszeitplanung anzugehen und eine gesunde Work-Life-Balance für Ihre Belegschaft zu gewährleisten. Dank Echtzeit-Einblicken in die Überstunden bietet es zusätzliche Erkenntnisse und verbessert die Arbeitsproduktivität.

Verschiedene Tools bieten unterschiedliche Funktionalitäten. Eine wünschenswerte Überstundenmanagementsoftware sollte Ihnen folgende Funktionen zur Verbesserung Ihrer Organisation bieten:

  • Zeiterfassung
  • Überstundenberechnung
  • Echtzeitüberwachung
  • Compliance- und Richtliniendurchsetzung
  • Berichterstattung und Analysen
  • Integration in Lohnabrechnungssysteme
  • Mitarbeiter-Self-Service
  • Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

ADPs Überstundenmanagement ist eine umfassende Lösung, die globale Lohn- und Personalabteilungsfunktionen für einen reibungslosen Weg zur Gehaltsabrechnung und Compliance kombiniert.

Implementierung des Überstundenmanagements

Bevor Sie Ihre Überstundenmanagemementstrategie festlegen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Schmerzpunkte zu identifizieren. Diese können sich auf die Ressourcenallokation und Probleme mit veralteten manuellen Systemen beziehen. Sie können auch sozial bedingt sein, wie z.B. geringe Moral aufgrund von zuvielen Überstunden. Es könnte auch mit Skalierbarkeit zusammenhängen und Lösungen, die nicht leistungsfähig genug sind.

Nachdem Sie Ihre Schmerzpunkte identifiziert haben, suchen Sie nach einer Überstundenmanagementsoftware-Lösung, die für Sie funktioniert. Wählen Sie sie basierend auf den Funktionen aus, die Sie benötigen - einige Lösungen sind fortschrittlicher als andere und bieten Full-Service-Integrationen mit HR und Lohnabteilung. Das Wichtigste ist eine genaue Aufzeichnung, Berichterstattung und Echtzeitübersicht, um auf Kurs zu bleiben.

Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, ist es wichtig, Mitarbeitende und Stakeholder  einzubeziehen und die Vorteile mit ihnen zu besprechen. Schulen Sie Ihre Teams in der Anwendung und bieten Sie Schulungen an. Beurteilen Sie den Erfolg und messen Sie die Effizienzgewinne im Vergleich zur Mitarbeiterzufriedenheit, sobald das System implementiert ist.

Überwachung und Berichterstattung im Überstundenmanagement

Eine effektive Überwachung und Berichterstattung sind im Überstundenmanagement unerlässlich. Mit Echtzeit-Einblicken in verschiedene Standorte (Büro, Remote oder Hybrid-Arbeit) können Organisationen potenziellen Problemen bei der Arbeitszeitplanung proaktiv begegnen und eine gesunde Work-Life-Balance für ihre Belegschaft anstreben. Nutzen Sie Berichte und Analysen, um die Ressourcenverteilung zu optimieren und Ihre Kosten zu kontrollieren.

Herausforderungen im Überstundenmanagement

Organisationen sehen sich einer Reihe von Herausforderungen beim Überstundenmanagement gegenüber. Dies sind einige der häufigsten:

  • Hohe Kosten: Eine übermäßige Abhängigkeit von Überstunden erhöht die Lohnkosten und belastet die Rentabilität.
  • Mitarbeiterburnout: Fehlmanagement von Überstunden führt zu Mitarbeitermüdigkeit und -burnout, was die Produktivität senkt und die Fluktuation erhöht.
  • Compliance-Fehler: Fehlmanagement von Überstunden verstößt gegen geltende Arbeitsgesetze und führt zu hohen Strafen und rechtlichen Problemen.
  • Planungsfehler: Komplexe Arbeitsmuster werden unbeherrschbar und die Schichtplanung kann zu einem aufwendigen, komplexen Prozess werden.
  • Schlechte Kommunikation: Mangelnde Transparenz und unklare Überstundenrichtlinien führen zu Mitarbeiterunzufriedenheit.

Glücklicherweise gibt es leistungsfähige Systeme und Strategien, die Ihnen beim Überstundenmanagement helfen. Sie müssen Aufgaben immer gleichmäßig auf Ihre Belegschaft verteilen, um den Bedarf an Überstunden zu reduzieren.

Erfassen Sie alles genau, damit Sie einen genauen Einblick in das haben, was vor sich geht. Seien Sie bei Ihren Arbeitsplänen flexibel und ermöglichen Sie es Mitarbeitenden, Schichten zu tauschen oder remote zu arbeiten.

Regelmäßige Besprechungen und Überprüfungen können 360-Grad-Einblicke in Überstundenstrategien liefern, die dann entsprechend angepasst werden können.

Praxisbeispiele für Überstundenmanagement

ISTOBAL ist auf Fahrzeugwaschanlagen- und Pflegelösungen spezialisiert. Die Firma wollte neue globale Software, um die Berichterstattung und Informationssammlung zu rationalisieren und den Tagesbetrieb und Audits zu unterstützen. Die Lösung musste die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Den Lohnprozess auf lokaler Ebene durchführen.
  • Transparenz über monatliche Mitarbeiterdaten, einschließlich Überstundenmanagement, bieten.
  • Standardisierte Lohnberichte erstellen, um 100%ige Datenzuverlässigkeit zu garantieren.
  • Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleisten.
  • Der Finanzabteilung den Zugriff auf Buchhaltungsdaten und Zahlungsdateien ermöglichen, gleichzeitig aber sensible Informationen schützen.

ADP erstellte eine umfassende Lösung, die globale Lohn- und Personalabteilungsfunktionen an mehreren internationalen Standorten kombiniert. ISTOBAL hat nun die zeitaufwendigen manuellen Prozesse automatisiert und kann Mitarbeiterdaten mühelos abrufen. Dazu gehören die Erfassung von Beförderungen und Gehaltserhöhungen bis hin zum Management von Überstunden. Dank der Self-Service-Funktionalität können Mitarbeitende das cloudbasierte System überall aufrufen und ihre Informationen auf einem benutzerfreundlichen Dashboard einsehen. Darüber hinaus stärkt die Lösung die DSGVO-Compliance von ISTOBAL.

Fazit

Überstundenmanagement kann sehr komplex sein und Unfairness und Mitarbeiterburnout mit sich bringen. Es gibt technologische Lösungen, die dieses Risiko mindern und den Prozess einfach, transparent und konform mit Arbeitsgesetzen gestalten.

ADPs Lösung ist ein bewährtes Instrument zur Rationalisierung des Überstundenmanagements mit Echtzeit-Überwachung und automatischer Berechnung. Erfahren Sie, wie ADP Ihr Überstundenmanagementsystem heute optimieren kann.