Januar 2023

Die Welt um HR herum digitalisiert sich - wo stehen Sie?

Wissen Sie noch, was Sie sich für sich und Ihr Team in 2023 vorgenommen haben? Oder wühlen Sie sich bereits wieder durch Anträge, Mails und Formulare, statt sich ums Wesentliche zu kümmern – Ihre Mitarbeitenden. „Die Gewinner von morgen müssen sich noch intensiver auf den Faktor Mensch konzentrieren.“ Dieser Satz stammt aus einer Studie von Bain & Company, die sich damit beschäftigt, wie Unternehmer Talente entwickeln können.[1] Doch um sich auf den Faktor Mensch konzentrieren zu können, braucht man Zeit, Ruhe und Übersicht.

Nicht zuletzt die Digitalisierung sollte Luft verschaffen und Prozesse verschlanken. Denn, so das Versprechen, wenn Sie Ihre HR-Aufgaben so weit wie möglich automatisieren, sorgen das für eine Entlastung der Personalabteilung – und Abrakadabra, schon läuft es mit Recruiting, Onboarding, Talent-Entwicklung und Fortbildung der eigenen Mitarbeitenden. In dem Versprechen steckt eine Menge Wahrheit.

Elektronische Krankschreibung (eAU) statt gelber Schein

Fakt ist, die Digitalisierung macht keine Pause. Seit Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Damit ersetzt Digitales das gelbe Papier. Künftig meldet der Arzt die AU an die Krankenkasse, die/der erkrankte Arbeitnehmende informiert den Arbeitgeber und dieser ruft die Daten bei der Krankenkasse ab. Das bedeutet eine Menge Arbeit, denn die Workflows zur Zeiterfassung und Entgeltabrechnung müssen darauf ausgerichtet sein, dass HR bei Krankmeldungen proaktiv tätig wird. An Übung, um die neuen Prozesse einzuspielen, dürfte es nicht mangeln, denn laut GKV-Spitzenverband stellen Ärztinnen und Ärzte rund 77 Millionen Krankmeldungen im Jahr aus.[2]

Das bringen digitale Tools und automatisierte Prozesse

Die eAU oder die elektronische Zeiterfassung zeigen, dass HR mitten in der digitalen Transformation steckt. Die Welt wird digitaler. Und darauf müssen Unternehmen reagieren. Hier ein paar Argumente, weshalb die Automatisierung gerade von standardisierten Prozessen das Arbeitsleben leichter macht:

Strategie statt Bürokratie: Welche Abläufe sind immer wiederkehrend und lassen sich standardisieren? Welche Arbeiten haben mit den strategischen Prozessen zu tun? Wer hier eine klare Unterteilung treffen kann, ist im Vorteil. Frei nach Aschenputtel: „Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen.“ Mit kreativen Aufgaben, die Wissen, Empathie, Weitblick und HR-Kompetenz benötigen, beschäftigen Sie sich selbst. Die Standards wie die Lohnabrechnung kommen ins Kröpfchen und werden outgesourct. Das schont die Nerven und zahlt sich aus.

Innovationen nutzen: Für nahezu alle HR-Themen gibt es mittlerweile innovative Lösungen. Personalbeschaffung, Weiterbildung, Personalplanung oder Vergütung und Prämien sind Bereiche, bei denen sich bestehende Prozesse digitalisieren und damit effizienter gestalten lassen. Die Mitarbeitenden oder Bewerberinnen und Bewerber erwarten, dass die Abläufe zügig und reibungslos funktionieren.

Unterstützung durch KI: Die Marktforscher von Gartner haben ermittelt, dass im Jahr 2020 gut 30 Prozent der Unternehmen ein KI-Tool innerhalb der HR-Technologie verwendet haben. Das waren fast doppelt so viele Unternehmen wie im Jahr davor.[3] Gut, es waren Unternehmen in den USA – und die sind uns in ihrer Freude an technischen Anwendungen (iPhone, Tesla & Co.) stets voraus. Die Zeitschrift Personalwirtschaft schreibt, in Deutschland verwenden erst 9 Prozent der Arbeitgeber eine KI.[4] Bisher nutzten die Firmen die KI vor allem im Marketing (81 %) und zur Kundenbindung (61 %), aber nur 23 Prozent setzten sie in der Personalabteilung ein. Dabei helfen KI-Anwendungen wie die ADP® DataCloud den Unternehmen, Entwicklungen und Trends in den Daten ihrer Mitarbeitenden zu erkennen und zu verstehen.

Hier helfen digitale Lösungen konkret

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Nutzen Sie Entgeltabrechnungsdienste und HR-Lösungen für schnelle, einfache, präzise Entgeltabrechnungs- und Steuerberechnungen.

Human Capital Management (HCM): Führen Sie die Daten aus den Bereichen Entgeltabrechnung, HR-Services sowie Talent-, Zeit- und Mitarbeitermanagement in einem System zusammen. Das bringt mehr Transparenz, beschleunigt die Abläufe und erhöht die Sicherheit.

Zeit- und Anwesenheitserfassung: Das geht auch einfach. Arbeitskosten und Compliance lassen sich mit einfachen Tools zur Zeit- und Anwesenheitserfassung steuern.

Personaleinsatzplanung: Überraschende Ausfälle, neue Aufträge? Tools helfen nicht nur beim Planen, sondern auch dabei Arbeitsprognosen und -budgets zu erstellen oder die Urlaubszeiten zu verwalten.

Talentmanagement: Professionalisierung durch Automatisierung der Prozesse bei Recruitment bis Performance-Monitoring.

Erinnern Sie sich noch an Ihre Vorsätze, wie Sie die Arbeit fürs Team erleichtern wollen, wie Sie den Service für die Mitarbeitenden verbessern und die Arbeitskosten senken wollen? Ehe die Ideen vom Arbeitsalltag verdeckt werden, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, welche SaaS-Lösung für Ihre Belange in Frage kommt, welche Tools Sie brauchen und wie Sie Anwendungen bei Bedarf skalieren können.