Januar 2024
Im Februar 2024 startet ein Pilotprojekt für die Vier-Tage-Woche in Deutschland.[1] Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen folgen dabei dem sogenannten 100-80-100-Modell, bei dem die Arbeitszeit bei gleichem Gehalt von fünf auf vier Tage reduziert wird. Das wissenschaftlich begleitete Projekt ist nur ein Beispiel für flexiblere Arbeitsstrukturen. Wie relevant es für Unternehmen ist, die eigenen Modelle zu hinterfragen, zeigt auch eine Analyse von Statista, wonach neue Arbeitsformen und Flexibilität immer wichtiger werden. Auch, weil Firmen versuchen, mit attraktiven Angeboten Talente zu gewinnen – und zu binden.[2] Zu den aktuell wichtigsten HR-Themen gehört laut Statista nach der Mitarbeiterbindung (45 %) die Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen (30 %), gefolgt von der Gewinnung neuer Mitarbeitenden (29 %).[3] Das ifo Institut hat Ende 2023 eine Befragung unter 9.000 Unternehmen in Deutschland durchgeführt und herausgefunden, dass über alle Wirtschaftszweige hinweg etwa 64 Prozent der Unternehmen Homeoffice nutzen. Dabei profitierten die Beschäftigten von mehr Flexibilität und gesparten Pendelwegen an den Homeoffice-Tagen, während die Firmen eine gleichbleibende Produktivität und höhere Mitarbeiterbindung erzielten.[4]
Variabel zur Win-win-Situation
Damit Flexibilität erfolgreich ist, müssen Arbeitsbedingungen und Prozesse also so angepasst werden, dass sich eine Win-win-Situation ergibt. Das bedeutet, dass die Bedürfnisse und Anforderungen sowohl der Arbeitnehmenden als auch der Arbeitgebenden berücksichtigt sind. Eine One-Fits-All-Lösung kann es deshalb nicht geben. Um flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Job-Sharing, projektbasiertes Arbeiten oder die Zusammensetzung virtueller Teams erfolgreich zu installieren, sind individuelle Anpassungen nötig und es braucht eine sorgfältige Planung von Seiten der Unternehmensführung und von HR. Die Mitarbeitenden müssen geschult und flexiblere Modelle schrittweise eingeführt werden. Es braucht also Zeit auf Seiten von HR und es braucht eine konsequente Analyse, welche Aufgaben von der To-do-Liste gestrichen gehören.
An dieser Stelle kommen digitale Tools ins Spiel. Sie können die Einführung flexibler Arbeitsstrukturen unterstützen und beschleunigen. Hier ein paar Beispiele, welchen Beitrag die Digitalisierung im HR-Bereich leisten kann:
- erleichtert die Verwaltung flexibler Arbeitszeiten: Digitale Tools können Gleitzeit, Vertrauensarbeit oder Teilzeit erfassen und ermöglichen den Mitarbeitenden mehr Transparenz über ihre geleisteten Stunden.
- schafft eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung: Eine EU-Richtlinie gibt eine verpflichtende, systematische Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in der EU vor. Mit digitalen Tools wird diese unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden im Büro oder remote arbeiten, erhoben.
- ermöglicht flexible Zahlungsmodelle: Dazu gehören variable Vergütungen, Leistungsprämien oder Boni. Die Entlohnung lässt sich einfacher individuell anpassen.
- vermeidet Fehler bei der Abrechnung: Die herkömmliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durch die Komplexität der hereinspielenden Faktoren anfällig für Fehler. Das ist nicht nur unangenehm für alle Beteiligten, HR muss auch viel Zeit aufwenden, um Fehler zu korrigieren.
- unterstützt die Einhaltung von Vorschriften: Steuerliche und rechtliche Anforderungen werden automatisiert berücksichtigt. Damit ist gewährleistet, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, unabhängig von den Arbeitsstrukturen.
- ist ein Datenschatz: Digitale Tools bieten – im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz – Informationen und Funktionen zur Analyse von Daten. Daraus lassen sich fundierte Entscheidungen (beispielsweise über flexible Arbeitsstrukturen) ableiten.
- gewährleistet den Datenschutz: Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung garantieren die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten.
Die Digitalisierung administrativer Aufgaben sollte gut geplant und den Bedürfnissen und der technischen und personellen Ausstattung eines jeden Unternehmens entsprechen. Denn es kommt auf die Mischung aus Technologie, Menschlichkeit und strategischer Ausrichtung an. Nur so kann HR seine Stärken voll entfalten.
[1] https://www.intraprenoer.de/4tagewoche
[2] https://de.statista.com/presse/p/trend_report_neuearbeitswelt_2023/
[3] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/682236/umfrage/umfrage-unter-fuehrungskraeften-zu-den-wichtigsten-hr-themen/
[4] https://www.ifo.de/pressemitteilung/2023-12-07/freitag-und-montag-sind-haeufigste-homeoffice-tage
