Mai 2024
So oder ähnlich könnten die Small-Talk-Fragen beim nächsten Branchentreff lauten. Denn das Thema Nachhaltigkeit ist nicht mehr nur bei großen Unternehmen präsent. Ab 2026 wird auch für kleine und mittelständische Unternehmen ein ESG-Reporting Pflicht, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.[1] Es ist deshalb schon jetzt für die meisten Firmen spannend zu sehen, an welchen Stellschrauben gedreht werden kann. Denn es geht nicht mehr um die Frage des „ob“, sondern des „wie“, analysiert die Bertelsmann Stiftung im Rahmen ihres „Sustainability Transformation Monitor 2024“.[2]
Es lohnt sich also, schon jetzt einzelne Prozesse umzustellen, bei denen sich mit überschaubarem Aufwand messbare Erfolge erzielen lassen. Wo also anfangen? Bei ADP Deutschland arbeiten wir beispielsweise seit Jahren weitestgehend papierlos – und fahren sehr gut damit. Nicht nur, dass wir durch die Einführung des ADP ePayslip jährlich bis zu 30 Tonnen der wertvollen Ressource einsparen. Durch die Digitalisierung entfällt außerdem die manuelle Verteilung der Abrechnung, Logistikprozesse wie das Versenden und damit die Auslieferung über die Post. Außerdem ist die Zustellung garantiert, denn die Papiere können nicht verloren gehen. Nicht zu vergessen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind jederzeit abrufbar. Weitere Vorteile für unsere Kunden: Die Arbeitsprozesse werden dadurch optimiert und sind transparenter, die Archivierung ist effizienter und die Datenverwaltung durch Zugriffssysteme und Back-ups sicherer. Nicht zu vergessen all der Stauraum und damit die Mietkosten, die eingespart werden können.
Ausdrucken, abheften, vergessen – papierlose Büros schonen Ressourcen
Zum papierlosen Arbeiten gehören die intelligente Dokumentenverwaltung und eine digitale Buchhaltung über Cloud-Systeme, digitale Unterschrift, ePost, digitale Kalender und digitale Kommunikation, Whiteboards statt Flipcharts und natürlich die digitale Entgeltabrechnung. Vor allem ist die Umstellung auf papierlose Prozesse ein bedeutender Schritt, um den CO2-Fußabdruck zu reduzieren. Wie einfach das geht, zeigt der Verzicht auf unnötige E-Mails. Längere Mails erzeugen bereits 17 Gramm CO2. Laut einer Prognose sollten sich die Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2022 auf 333,2 Milliarden belaufen.[3] Statt datenschwere Anhänge zu versenden, könnte auch auf Cloudlösungen zurückgegriffen werden, wo Dokumente zur gemeinsamen Nutzung abliegen.
Für Unternehmen sind Optimierungen Teil einer Strategie, mit der Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden können. Das fängt schon im Kleinen an, denn wer möchte noch Aktenberge durchforsten, um Personaldaten abzugleichen oder Zahlenkolonnen zu überprüfen. Intelligente Programme erledigen das schneller und machen dabei weniger Fehler. Das ist gelebte Arbeitserleichterung. Insgesamt ist bei der Umstellung auf digitales Arbeiten allerdings noch viel Luft nach oben. Eine Analyse des Branchenverbandes Bitcom hat ergeben, dass sich je 43 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen als Nachzügler bei der Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse sehen.[4]
Ganz oder gar nicht? Digitalisierung funktioniert auch in Schritten
Für eine entsprechende Strategie sollte gezielt geschaut werden, welche Bereiche ohnehin ein zeitgemäßes Update benötigen. Mit der passenden Software lassen sich Geschäftsprozesse abbilden und schrittweise automatisieren, flexible Arbeitsmodelle einführen, Services optimieren oder im Unternehmen vorhandene Daten effektiv nutzen. Dabei lassen sich die digitalen Tools passgenau auf die Größe und Anforderung des jeweiligen Unternehmens zuschneiden. Moderne HR- oder Entgeltabrechnungslösungen verarbeiten jede Art von Beschäftigungsverhältnis und erfassen auch Einstellungen innerhalb eines Entgeltabrechnungszyklus. Wichtig für HR ist natürlich, dass alle Prozesse gesetzeskonform ablaufen und der Datenschutz gewährleistet ist. Welche Maßnahmen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, lässt sich am besten durch eine Beratung klären.
Zufriedene Mitarbeitende machen HR glücklich
Ein gut ausgestatteter digitaler Arbeitsplatz erhöht zu einer großen Wahrscheinlichkeit die Employee Experience innerhalb der Belegschaft.[5] Außerdem werden durch die Umstellung auf digitale Prozesse Kapazitäten freigesetzt. Unternehmen können die Mitarbeitenden für neue Aufgaben schulen. Denn wer versteht, warum etwas verändert wird, übernimmt die neuen Abläufe bereitwillig.
- Betonen Sie die Vorteile: Informieren Sie die Mitarbeitenden über die Auswirkungen auf die Umwelt und heben Sie Vorteile wie etwa gesteigerte Effizienz, bessere Übersicht und schnellere Prozesse hervor.
- Heben Sie die ökologische Sinnhaftigkeit heraus: Durch das papierlose Büro werden weniger Bäume gefällt und weniger Wasser und Energie verbraucht. Durch hybrides Arbeiten wird der Pendelverkehr deutlich reduziert.
- Bieten Sie Schulungen an: Helfen Sie den Mitarbeitenden, sich an digitale Arbeitsabläufe anzupassen und digitale Tools effektiv zu nutzen.
- Nutzen Sie das Engagement für Ihr Employer Branding: Integrieren Sie Nachhaltigkeitsinitiativen in die Mission und Vision des Unternehmens. Positionieren Sie das Unternehmen, indem Sie das Bemühen zur Nachhaltigkeit herausstellen.
- Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit: Mehr Digitalisierung und der Wegfall anachronistischer Prozessschritte zahlen auf die Attraktivität des Unternehmens ein. Es wirkt modern, flexibel und nachhaltig. Wer sich sicher sein kann, dass die Lohnabrechnung stimmt und das Gehalt pünktlich auf dem Konto landet, ist automatisch zufriedener.
- Nutzen Sie Incentives: Integrieren Sie Anreize, mit denen nachhaltiges Verhalten gefördert wird. Zu kompliziert? In Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die entsprechenden Regeln zum geldwerten Vorteil beispielsweise fürs Job-Fahrrad oder das Deutschlandticket rechtssicher angewendet.
[1] https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/csrd-pflicht-zur-nachhaltigkeitsberichterstattung-fuer-kmu_76_582222.html
[2] https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/themen/aktuelle-meldungen/2024/februar/sustainability-transformation-monitor-2024#link-tab-243498-12
[3] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/
[4] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Unternehmen-wollen-Digitalisierung-vorantreiben
[5] https://www.campana-schott.com/media/user_upload/Downloads/Brochure/DE/2023/Broschuere_DSC-Studie_2023_DE_final_Web.pdf
