November 2022
Werden wir jetzt alle überwacht? Gibt es keine Freiräume mehr und was wird mit der Vertrauensarbeitszeit? Wenn ich mich in diesen Tagen über das Thema Zeiterfassung unterhalte, treffe ich auf sehr unterschiedliche Wahrnehmungen. Anlass genug, ein bisschen Ordnung in das Thema zu bringen…
Zeiterfassung ist Pflicht – und es gibt Lösungen
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seiner Entscheidung vom September 2022 unterstrichen, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Diese Pflicht leitet das BAG aus dem Arbeitsschutzgesetz (Az. 1ABR 22/21) ab. Wir von ADP weisen bereits seit einem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs von 2019 darauf hin, dass eine gesetzliche Regelung zur elektronischen Zeiterfassung kommen wird und haben entsprechende Lösungen entwickelt, die für Unternehmen jeder Größe anwendbar sind. Hier finden Sie Informationen dazu.
Für wen gilt die Pflicht?
Eigentlich für alle, aber es besteht eine Art Übergangsphase, bis es ein Bundesgesetz gibt. Allerdings gibt es auch Arbeitsrechtler, die Unternehmen, die keine Lösungen zur umfassenden Arbeitszeiterfassung haben, in einem „rechtswidrigen Zustand“[1] wähnen. Klar ist, dass vor allem die Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, die Zeiten dokumentieren müssen. Dazu zählen der Bau, Gaststätten und Hotellerie, die Personenbeförderung, Speditionen, Transport- und Logistikunternehmen, die Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und die Fleischwirtschaft. Auch Paketzusteller und Minijobber müssen ihre Zeiten erfassen. Ab gewissen regelmäßigen Verdiensten entfällt die Dokumentationspflicht.
Wie schnell müssen Unternehmen reagieren?
Es steht noch kein fester Termin für die tatsächliche Einführung der Zeiterfassungspflicht fest. Auch die Regelungen für die Arbeitszeiterfassung sind noch offen, aber das Bundesarbeitsministerium arbeitet mit Hochdruck an einem entsprechenden Gesetz. Diese Übergangszeit sollten Firmen nutzen, um sich konkret mit Lösungen auseinanderzusetzen und diese anzustoßen, denn es muss ausreichend Zeit für die Implementierung eingeplant werden. Deshalb gilt, so bald wie möglich loszulegen!
Ist dies das Ende der Vertrauensarbeitszeit und flexibler Modelle?
Es ist noch nicht klar, wie Homeoffice & Co. geregelt werden sollen. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) hat angekündigt, Lösungen finden zu wollen, „die in der betrieblichen Wirklichkeit handhabbar sind“.[2] Es gibt Befürchtungen, dass zu stark reglementiert wird, denn in der Arbeitswelt hat sich in puncto Flexibilität zuletzt viel getan. Hier müssen wir abwarten, wie lebens- und praxisnah der Gesetzgeber die Anforderungen ausformuliert.
Wie wird Zeit erfasst?
Hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die auch von der Branche, der Größe des Unternehmens und dem Digitalisierungsgrad abhängen. Lösungen können Terminals am Eingang des Unternehmens sein, die allerdings mit großen Anschaffungskosten verbunden sind, oder sichere Systemzugänge über das Smartphone oder den Computer. Von der Rückkehr zur Stechuhr möchte ich an dieser Stelle dringend abraten – auch, weil Sie damit die junge, technikaffine Generation garantiert verschrecken. Außerdem decken digitale Lösungen die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem besser ab. Das EuGH-Urteil von 2019 verlangt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem „verlässlichen, objektiven und zugänglichen System“ vollständig erfassen müssen.
Wie teuer sind Zeiterfassungslösungen?
Kommt darauf an… Die Kosten hierfür stehen im Zusammenhang mit den individuellen Bedürfnissen. Die Modelle reichen von Clock-in & Clock-out über Einsatzplanung bis hin zur Auswertung von Mehrarbeit. Gerade Letzteres ist dringlicher, als man denken mag. Unsere People at Work 2022-Studie hat ergeben, dass Deutschland mit knapp 10 unbezahlten Überstunden pro Woche eine traurige Spitzenposition einnimmt.
Was spricht gegen Excel-Tabelle und Stundenzettel?
Die Anfälligkeit für Fehler. Das Bundesarbeitsministerium arbeitet an einem Gesetzesentwurf, der möglicherweise auch analoge Zeiterfassung weiter gelten lässt und sich darauf konzentriert, dass Anfang, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit bei regelmäßiger mobiler Arbeit aufgezeichnet werden. Für manche Betriebe mag die Zettelwirtschaft Sinn machen. Je größer das Unternehmen und je komplexer die Struktur, desto weniger eignen sich analoge Verfahren. Zudem sah ein Urteil des Arbeitsgerichts Emden von Anfang des Jahres den Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven Systems zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.
Was, wenn die Mitarbeitenden Überwachung befürchten?
Hier ist eine klare, transparente Kommunikation wichtig und die enge Zusammenarbeit zwischen HR und dem Betriebsrat oder Mitarbeitenden, die im Unternehmen Ansehen genießen. Klar ist, dass neben dem Arbeitszeitgesetz die Unternehmen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten müssen. Denn digital dokumentierte Zeiten sind personenbezogene Daten. Um Missbrauch zu vermeiden, gibt es bei hochwertigen digitalen Lösungen Zugangskontrollen, die unbefugte Weitergabe wird verhindert, es gibt eine Eingabekontrolle und die Daten müssen vor Verlust geschützt werden.
Was ist jetzt zu tun?
Sie sollten sich schnell über Lösungen informieren, die für Ihre Anforderungen geeignet sind. Das kann die Gelegenheit sein, administrative Aufgaben zuverlässig und rechtssicher zu automatisieren. Workforce Management Software (WFM) verfügt über entscheidende Funktionen wie Arbeitsplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung. Sie können damit auch Zukunftsthemen in Richtung Personalbedarfsermittlung angehen und vor allem sind die Anwendungen rechtssicher. Das ist gerade mit Blick auf die Zeitwirtschaft wichtig. WFM erleichtert die Arbeit durch nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation der Arbeitszeit.
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