Zeitfresser erkennen und eliminieren: Wie HR die Produktivität im Unternehmen steigert

„Manche Leute arbeiten hart, andere arbeiten clever – und manche arbeiten gar nicht, sehen aber so aus, als ob”, das könnte ein Spruch aus der Bürowelt der Serie „Stromberg” sein und ist damit ein klarer Fall von Polemik. Aber auch weniger überspitzt ausgedrückt beschäftigen sich Führungskräfte und HR im Alltag mit Fragen, die auf den ersten Blick nicht in Einklang zu bringen sind: Der Ruf danach, weniger, aber fokussierter zu arbeiten auf der einen Seite und am anderen Pol die Überzeugung, dass mehr Stunden mehr Output bringen würden.

Produktivitätskrise: 750.000 Vollzeitstellen durch Überstunden

Das fällt zusammen mit einer Debatte, wonach die Deutschen „mehr arbeiten“ sollten.^[1] Dabei zeigen Auswertungen, die sich auf Daten des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) stützen, dass die Zahl an Überstunden in Deutschland (2024: 552 Mio. bezahlte, 638 Mio. unbezahlte Mehrarbeit) in etwa 750.000 Vollzeitstellen entspricht.^[2] Gleichzeitig sinkt die Produktivität pro Stunde.

Befürworter der 4-Tage-Woche halten dagegen, dass weniger Stunden mit höherem Fokus zu gleichbleibender oder sogar besserer Produktivität führen können. HR befindet sich mitten in diesem Spannungsfeld: Einerseits Effizienz- und Kostendruck, andererseits Erwartungen nach Flexibilität oder besserer Work-Life-Balance.

Wie also umgehen mit Fachkräftemangel, strategischen Zielen wie mehr Effizienz/weniger Kosten, unterschiedlichen Bedürfnissen der Beschäftigten und den Shopfloor-Realitäten im Unternehmen?

Was ist Fake Work und warum schadet es Unternehmen?

Fake Work ist nicht zu verwechseln mit Quiet Quitting (bewusstes Zurückziehen). Es geht vielmehr um Tätigkeiten, die zwar Zeit füllen, aber wenig bis keinen Wert stiften: endlose Abstimmungsschleifen, unnötige Reportings, Meetings ohne Entscheidung oder Aufgaben, die weit unter den Qualifikationen der Mitarbeitenden liegen. Die Folge: Beschäftigte arbeiten – aber nicht an den Dingen, die Produktivität und Wertschöpfung wirklich steigern. Das verursacht Stress, demotiviert und schwächt das Unternehmen.^[3]

HR-Maßnahmen für ein besseres Arbeiten

• Ziele definieren: Führen Sie OKRs oder SMART-Ziele für die Teams ein.
• Meetings entschlacken: No-Meeting-Tage und Maximallänge von beispielsweise 30 Minuten festlegen.
• Transparenz schaffen: Fortschritte bei Key Results sichtbar machen.
• Führungskräfte schulen
• Präsenzkultur ändern: Keine Mails nach 18 Uhr, interne Kampagnen

Und ja, auch die Maßnahmen der Personalabteilung müssen messbar sein. So lassen sich die Zielwerte über spezielle Tools dokumentieren und bewerten. Die Reduktion unnötiger Meetings ist über Dashboards abrufbar, dabei werden Routinen mit wenig Mehrwert sichtbar und können reduziert werden. Die Zielerreichungsquote lässt sich über einschlägige OKR-Software ermitteln, die Senkung der Überstunden dokumentieren Zeiterfassungssysteme, die Mitarbeiterzufriedenheit kann mithilfe Umfrage-Tools eingeholt werden und über die Fluktuation geben HCM-Lösungen wie die von ADP Auskunft.

5-Punkte-Checkliste: So erkennen Sie Fake Work in Ihrem Unternehmen

• Zeitfresser durch Datenanalyse aufdecken: Durch Datenanalysen lassen sich ineffiziente Prozesse, überflüssige Meetings oder längst überholte Routinen aufdecken. „Wer Fake Work erkennen will, darf eine Aufgabe nicht nur isoliert betrachten, sondern muss auch einschätzen, wie wertvoll sie im Verhältnis zu den anderen Aufgaben und in Relation zu den vorhandenen Ressourcen ist”, rät Leadership-Coach Karin Lausch.^[4]
• Meetingkultur optimieren und Effizienz steigern: Oft können Frequenz und Dauer von Meetings reduziert werden, wichtig ist eine klare Agenda und Entscheidungsziele. Um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, führten Unternehmen in einer Pilotstudie digitale Tools ein. Im Ergebnis zeigt die Studie der Uni Münster, dass über 60 Prozent der teilnehmenden Unternehmen ihre Effizienz durch die oben genannten Optimierungen steigern konnten.^[5]
• Von Präsenzkultur zu ergebnisorientiertem Arbeiten: „In vielen Unternehmen wird noch immer die Person belohnt, die als Erste im Büro ist und als Letzte geht – nicht die, die die besten Ergebnisse liefert“, ist in einer Vierteljahresschrift des IW Köln aus dem Jahr 2025 zu lesen.^[6] Die IW-Ökonomen sehen in einer Präsenzkultur, in der Arbeitszeit statt Ergebnisse bewertet werden, einen maßgeblichen Grund für ineffizientes Arbeiten. Maßnahmen für mehr Ergebnisorientierung sind klare Output-Ziele, statt Stunden zu zählen; Meetings und Prozesse auf Ergebnisse zu prüfen; und mehr Vertrauen statt Kontrolle. Hier ist HR gefordert, diese Kultur im Unternehmen zu verankern und mit Leben zu füllen.
• Produktivitätslücken schließen: Nicht zuletzt aufgrund des demografischen Wandels muss die Arbeit in den kommenden Jahren von weniger Menschen erbracht werden. „Ob die Wirtschaft und der Wohlstand – gemessen an den Pro-Kopf-Einkommen – so wie bisher wachsen können, hängt dann von der Entwicklung der Arbeitsproduktivität ab, also der preisbereinigten Wirtschaftsleistung je Erwerbstätigen(stunde)”, schreibt das Institut der deutschen Wirtschaft (iwd).^[7] Denn Produktivitätslücken kosten Unternehmen Zeit und Geld und sie behindern auch ihre Innovationsfähigkeit.
• Digitale HR-Tools: Der Schlüssel zur Produktivitätssteigerung: Durch Digitalisierung könnten bis zum Jahr 2030 rund 30 Prozent der aktuellen Arbeitsstunden automatisiert und das Produktivitätswachstum gesteigert werden.^[8] Dabei müssen natürlich die Prinzipien aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO eingehalten werden. Dazu gehören „Zweckbindung”, also dass Daten, die zu einem bestimmten Zweck erhoben werden, auch nur für diesen verwendet werden dürfen. „Datenminimierung” besagt, dass die Datenverarbeitung verhältnismäßig und auf das notwendige Maß beschränkt sein muss. „Speicherbegrenzung” stellt sicher, dass Daten nicht unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen.^[9]Lassen Sie sich deshalb über die Spielräume durch den Einsatz digitaler Lösungen oder das Auslagern von Prozessen wie der Zeiterfassung oder von Payroll-Aufgaben beraten. Denn wo digitale Tools zur Analyse eingesetzt werden können, lassen sich Engpässe im Unternehmen erkennen und beseitigen. Werden routinemäßige Aufgaben in der Folge automatisiert, entlastet die Arbeitskräfte und setzt sie für komplexere Tätigkeiten frei.

Praxisbeispiel: Payroll-Outsourcing als Fake Work-Lösung

• Zeit- und Kosteneinsparung: Unternehmen können durch Payroll-Outsourcing Kosten sparen, weil kein internes Know-how oder der Kauf von Lizenzen und Updates mehr nötig ist und Skaleneffekte der Dienstleister genutzt werden können.
• Risikominimierung und Compliance: Zertifizierte externe Anbieter kümmern sich darum, gesetzliche Änderungen in ihren Prozessen zu berücksichtigen. Sie sorgen dafür, dass die Abrechnungen korrekt und pünktlich erfolgen und die Compliance-Regeln eingehalten werden. Das reduziert die Risiken für Unternehmen.
• Fokussierung auf strategische HR-Themen: Die Personalabteilung kann Ressourcen aus der Administration gezielt auf Themen wie Talentbindung, Weiterbildung, Unternehmenskultur und Change Management umschulen. Also auf das, was HR tatsächlich wertschöpfend macht.

Mehr Arbeitsstunden allein werden die Produktivitätslücke nicht schließen. Entscheidend ist, wie gearbeitet wird – ob wertschöpfend oder in Pseudo-Aufgaben. HR kann hier zum Gamechanger werden: durch klare Ziele, Transparenz mithilfe digitaler Lösungen, einer Kultur der Ergebnisorientierung und dem Mut, Routinen kritisch zu hinterfragen. Erfahren Sie, wie HCM-Lösungen von ADP Ihnen dabei helfen können. Kontaktieren Sie unsere HR-Experten für eine kostenlose, unverbindliche Beratung.

^[1] https://www.tagesschau.de/inland/innenpolitik/debatte-arbeitszeit-deutschland-100.html

^[2] https://index-gute-arbeit.dgb.de/++co++6ff847ea-d8b9-11ef-ad1a-2f5860950bb9

^[3] https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/10690727211018977?

^[4] https://www.haufe.de/personal/hr-management/fake-work-und-was-unternehmen-gegen-scheinarbeit-tun-koennen_80_658768.html

^[5] https://www.wiwi.uni-muenster.de/tow/de/4DW-Executive-Summary

^[6] https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/IW-Trends/PDF/2025/IW-Trends_2025-01-03_Hammermann.pdf

^[7] https://www.iwd.de/artikel/produktivitaetsluecke-ist-schwer-zu-schliessen-661090/

^[8] https://www.mckinsey.com/mgi/our-research/a-new-future-of-work-the-race-to-deploy-ai-and-raise-skills-in-europe-and-beyond

^[9] https://www.datenschutzexperte.de/blog/zeiterfassung-und-datenschutz-in-unternehmen