Drei Schritte zur Kostensenkung mit Entgeltabrechnungssoftware

Angesichts der COVID-19-Pandemie können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, bei der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Kostensenkung und Produktivitätssteigerung die Entgeltabrechnung zu ignorieren. Laut einer aktuellen Studie von CIO Dive „haben 66 Prozent der Entscheidungsträger aufgrund von COVID-19 ihr Augenmerk auf die Kostenoptimierung gerichtet, während 34 Prozent die operative Effizienz in den Vordergrund stellen.“[1]

Vielleicht ist es verwunderlich, dass gerade die Entgeltabrechnung in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielt – aber die Zeiten, in denen die Entgeltabrechnung lediglich eine Back-Office-Funktion einnahm, sind vorbei. Die Entgeltabrechnung wird immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt zukunftsorientierter Unternehmen und verbindet HR, IT, Finanzen und andere wichtige Funktionen. Die Antwort auf diese neue strategische Funktion der Entgeltabrechnung liegt in Lösungen, die eine leistungsstarke cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware nutzen. Unternehmen können damit Kosten senken, indem sie die manuelle Verwaltung automatisieren, papierbasierte Aufgaben digitalisieren und die Daten ihrer Belegschaft konsolidieren.

Wie Entgeltabrechnungssoftware funktioniert

Cloud-basierte Lohnabrechnungssoftware automatisiert und rationalisiert sich wiederholende und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben, die bei manueller Ausführung fehleranfällig wären.  Dadurch werden die HR-Teams von der Beantwortung von Routineanfragen entlastet, sodass sie sich auf  strategischere Maßnahmen konzentrieren können, z. B. auf die Gewinnung und anschließende Bindung von Mitarbeitern.

Die beste Software für die Entgeltabrechnung in der Cloud lässt sich problemlos in Ihr HR-System integrieren, sodass Sie einen vollständigen Überblick über alle Personaldaten haben und Ihre Entgeltabrechnungsprozesse kosteneffizienter werden. Die Entgeltabrechnungssoftware von ADP zieht zum Beispiel für Sie Steuern ab und unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Ihre Mitarbeiter können jetzt über ihr Mobiltelefon online auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen und persönliche Daten aktualisieren.

Vorteile einer Entgeltabrechnungssoftware

Die Automatisierung Ihrer Entgeltabrechnung mithilfe von Cloud-Software bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Dazu zählen:

• Verringerung der Belastung durch Compliance und Steuergesetzgebung
• Integration von Entgeltabrechnung und HR zur Rationalisierung der Verwaltungsprozesse
• Verbesserung der Mitarbeitererfahrung durch eine einheitliche Lösung
• Senkung der Systemkosten durch einen nahtlosen Daten- und Workflow-Prozess

Die Argumente für eine cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware sind überzeugend, doch viele Unternehmen machen weiter wie bisher und verwenden eine lokal installierte Software.

Warum Unternehmen Software für die Lohnabrechnung in der Cloud brauchen

Die lokale Entgeltabrechnung ist für viele Unternehmen zu einem teuren und umständlichen Unterfangen geworden, weil die laufenden Kosten so hoch sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Unternehmen gerade eine schwere Pandemie hinter sich haben, die die Wirtschaft erschüttert und deutlich gemacht hat, dass viele Entgeltabrechnungssysteme, die so lange ignoriert und unzureichend finanziert wurden, nicht mehr zweckmäßig sind. Multinationale Firmen verfügen zum Beispiel im Durchschnitt über 32 verschiedene Entgeltabrechnungssysteme – das führt zu enormen Personalkosten, komplexen Systemen und unzureichender Integration.[2]

Trotz der anfänglichen Investitionen sparen Unternehmen durch den Wechsel von lokaler zu cloudbasierter Entgeltabrechnungssoftware im Durchschnitt zwischen 15 und 35 Prozent.[3]  In einer kürzlich von ADP in Auftrag gegebenen Studie stellte Forrester Consulting fest, dass Unternehmen bei der Bewertung der wirtschaftlichen Gesamtauswirkungen der Umstellung auf ADP Global Payroll Software von einer Kapitalrendite (ROI) von 134 Prozent profitieren, die sich innerhalb von 12 Monaten amortisiert.[4]

Drei Wege zur Kostensenkung mit Entgeltabrechnungssoftware

Nehmen wir an, Sie haben sich entschlossen, den Schritt zu wagen und in eine cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware zu investieren. In einem kürzlich erschienenen Leitfaden zur Umstellung der Entgeltabrechnung hat ADP drei Schritte zur Optimierung Ihrer Entgeltabrechnung aufgezeigt, die zu einer Kostensenkung führen können:[5]

Wie Sie die Entgeltabrechnungskosten in Ihrer eigenen Organisation senken können

Die Frage, wo Sie bei der Umgestaltung Ihrer Entgeltabrechnung anfangen sollen, kann sich schwierig gestalten. Wenn Sie jedoch den folgenden Zielen Priorität einräumen, können Sie erste operative und finanzielle Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen:

• Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben – stellen Sie sich vor, Ihre Softwarelösung für die Entgeltabrechnung könnte den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter und Manager verringern. Dank künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen ist es heute ein Leichtes, eine Vielzahl von Entgeltabrechnungs- und HR-Aktivitäten zu automatisieren, einschließlich Datenerfassung und Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Terminplanung. Die Automatisierung ermöglicht Berichte, Analysen und Prognosen in Echtzeit, sodass Ihre Unternehmensleiter Einblicke in die Belegschaft erhalten, um das Personal besser zu verwalten.
• Digitalisieren Sie papierbasierte Aufgaben – ein Unternehmen stellte fest, dass 40 Prozent der Zeit seines Entgeltabrechnungsteams offline [6],  für das Scannen und Drucken von Dokumenten aufgewendet wurde. Die Digitalisierung dieser Prozesse spart Kosten, die mit der Lagerung und Sicherung von Papierdokumenten verbunden sind.
• Die Integration weiterer Funktionen in Ihr Entgeltabrechnungssystem – durch die Integration von Richtlinien wie Auslagenerstattung und bezahlter Urlaub können Ihre Teams wertvolle Zeit sparen, da keine separaten Systeme verwaltet werden müssen.
• Konsolidieren Sie Ihre Berichte und Analysen – anstelle mehrerer Anbieter ermöglicht eine cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware einen zuverlässigen, konsolidierten Überblick über Ihre Entgeltausgaben auf allen Gebieten, in denen Sie tätig sind. Eine einzige, einheitliche Ansicht ist wichtig, um Einblicke in die Muster der Belegschaft zu erhalten, die für Berichte und Analysen entscheidend sind und die strategische Entscheidungsfindung unterstützen.[7]

Die Vorteile der Konsolidierung

Die Konsolidierung Ihrer Entgeltabrechnungsplattformen erhöht nicht nur die Transparenz Ihrer gesamten Kosten im gesamten Unternehmen. Durch die Möglichkeit, auf Trends und Erkenntnisse zu reagieren, wird die Entgeltabrechnung zu einer Quelle strategischer Erkenntnisse. Darüber hinaus zahlen Sie mit konsolidierten Daten an einem zentralen Ort nicht mehr für Software, die Sie gar nicht nutzen.[8]

Die Konsolidierung bietet noch viele weitere kostensparende Vorteile, darunter:[9]

Vereinfachung Ihrer Systeme, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Ihr Ergebnis zu verbessern

• Sparen Sie Zeit und Geld
• Reduzieren Sie die Kosten und die Komplexität des Betriebs mehrerer Dienste
• Reduzieren Sie Kosten und behalten Sie die Kontrolle
• Einfachere Überwachung und Datenerfassung
• Profitieren Sie von einer einfacheren, aktuellen Berichterstellung
• Sie halten mit den sich ändernden Vorschriften für die Entgeltabrechnung Schritt und vermeiden kostspielige Strafen

Sie stärken Ihre Prozesse, um die betriebliche Flexibilität zu erhöhen und die Ausgaben zu optimieren

• Verwalten Sie Ressourcen effektiver
• Gewinnen Sie Einblicke in die Entgeltabrechnung und HR, indem Sie Anwendungen zu einer offenen Plattform für den Datenaustausch hinzufügen.
• Skalieren Sie je nach Bedarf nach oben und unten
• Verbessern Sie das strategische Kostenmanagement
• Reduzieren Sie die Personalkosten und vereinfachen Sie die Verwaltung
• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick, um überhöhte Ausgaben zu erkennen und das Risiko der Einhaltung von Vorschriften zu mindern

Skalieren Sie Ihren Betrieb, um die Rentabilität zu steigern und die Entscheidungsfindung zu verbessern

• Erschließen Sie die Chancen auf Wachstum
• Entwickeln Sie finanzielle Flexibilität durch optimierte Kosten und Leistung
• Erweitern oder reduzieren Sie den Personaleinsatz nach Bedarf
• Treffen Sie bessere Entscheidungen auf der Grundlage besserer Informationen
• Erhalten Sie volle Transparenz über Ihre Entgeltabrechnung und Ihre gesamte Belegschaft – ob in einem Land oder in mehreren Ländern
• Entwickeln Sie ein tieferes Verständnis für die Anforderungen an die Belegschaft und mögliche Probleme

Fragen, die Sie einem seriösen Anbieter von Entgeltabrechnungssoftware stellen sollten

Bei der Umstellung von manuellen Entgeltabrechnungssystemen oder lokaler auf cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware gibt es sicherlich viele Fragen zu klären. Wichtig ist, dass Sie nichts überstürzen, ohne sich vorher gründlich informiert, geplant und vorbereitet zu haben. Erstellen Sie zunächst eine Liste mit Fragen, die Sie Drittanbietern stellen möchten, und sorgen Sie dafür, dass alle Entscheider im Unternehmen in die Erstellung dieser Liste einbezogen werden.

Zu den Fragen könnten gehören: Ist die Gehaltsabrechnungssoftware von Teams mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen leicht zu bedienen? Ist die Software mit den gesetzlichen Vorschriften konform? Aktualisiert die Software Ihr Unternehmenssystem regelmäßig bei Änderungen? Wie leicht können Sie vor, während und nach der Implementierung auf fachkundige Unterstützung zurückgreifen?

Der richtige Anbieter von Entgeltabrechnungen wird zu Ihrem strategischen Partner bei dieser wichtigen Umstellungsphase und muss daher sorgfältig ausgewählt werden.

ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Entwicklung innovativer Entgeltabrechnungssoftware. Wir unterstützen große und kleine Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Abläufe und der Senkung ihrer Kosten durch Outsourcing von Entgeltabrechnungsdiensten. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten möchten, um Ihre Entgeltabrechnungskosten zu senken und die allgemeinen Vorteile von Entgeltabrechnungssoftware zu entdecken, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.