Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen durch organisches Wachstum oder durch Fusionen und Akquisitionen größer wird, müssen Sie in der Lage sein, Ihre neuen Mitarbeitenden im betreffenden Land von Anfang an unter vollständiger Compliance zu bezahlen.
Es kann jedoch schwierig sein, qualifiziertes Payroll-Personal zu finden und einzustellen, um dies zu ermöglichen. Einundsechzig Prozent geben an, dass der erbrachte Payrollservice durch Personalmangel beeinträchtigt wird oder wurde.1
Unterschätzt Ihr Unternehmen beim Planen einer Expansion womöglich den Wert, den ein kompetentes Entgeltabrechnungsteam für Ihr Unternehmen und die erfolgreiche Etablierung im Ausland bedeutet?
Entgeltabrechnung: eine Aufgabe, die einem zufällt, oder ein Beruf, den man anstrebt?
In (auffallend wenigen) Ländern wie Frankreich und Italien gilt die Entgeltabrechnung als interdisziplinärer Beruf. Hochschulen bieten Bachelor- und Master-Abschlüsse für HR-Management und Entgeltabrechnung an. Unternehmen verlangen solche Qualifikationen für höhere Positionen in der Entgeltabrechnung, und manche Bewerbende entscheiden sich für eine Spezialisierung auf Bereiche wie Sozialversicherung.
Trotz der mit der Entgeltabrechnung verbundenen Komplexität neigt man in anderen Ländern dazu, es als eine „unbeabsichtigte“ Laufbahn zu betrachten. Mitarbeitende finden sich vielleicht im Entgeltabrechnungsteam wieder, nachdem sie zum Beispiel für einen länger abwesenden Kollegen eingesprungen oder aus einer anderen Abteilung versetzt worden sind.
Dass die Entgeltabrechnung als zufälliger Karriereweg angesehen wird, ist teilweise auf die Art zurückzuführen, wie Unternehmen in der Vergangenheit an diese nicht zentrale Geschäftsfunktion herangegangen sind. „Es ist immer noch üblich, dass Firmen Personal für die Entgeltabrechnung einstellen und im Rahmen eines Personalabbaus wieder entlassen, nur um dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder Mitarbeitende einzustellen“, sagt Melanie Pizzey, CEO der Global Payroll Association.
In herkömmlichen Unternehmensstrukturen unterstehen die Entgeltabrechnungsteams der HRoder Finanzabteilung (oder in zunehmendem Maße gemeinsamen Servicezentren, die ihrerseits der HR- oder Finanzabteilung unterstehen). Degradiert zum Status eines Satelliten hochrangigerer Geschäftsfunktionen, fiel es der Entgeltabrechnung schwer, sich als eigene Disziplin zu etablieren.
71%
Der hohe Anteil an Firmen, die nach eigenen Angaben vorhandenes Personal aus anderen Bereichen in der Entgeltabrechnung ausbilden (71 Prozent1 ), beweist, dass die Entgeltabrechnung vielerorts als Tätigkeit betrachtet wird, die von jedermann gut übernommen werden kann.
Fühlen sich Fachkräfte in der Entgeltabrechnung wertgeschätzt?
Die gute Nachricht: seit 2020 hat sich die Einstellung der Abteilungsleitenden zu ihren Entgeltabrechnungsteams gewandelt.
Nahezu über Nacht sind die Mitarbeitenden in der Entgeltabrechnung zu unentbehrlichen Arbeitskräften geworden (vor allem in Unternehmen, in denen die Bezahlung der Mitarbeitenden noch vor Ort abgewickelt wird). In der einschneidenden Situation, in der sichergestellt werden musste, dass die Mitarbeitenden unter Einhaltung der Flut schnell eingeführter Bestimmungen (wie zum Beispiel gesetzlicher Regelungen zur Kurzarbeit) ihr Geld bekommen, wurde den Abteilungsleitenden erst bewusst, wie schwierig die richtige Erstellung von Entgeltabrechnungen ist. Sie betrachteten die Entgeltabrechnung nicht mehr als langweilige, im Hintergrund ablaufende Notwendigkeit, sondern begannen, ihr zentrales, strategisches Potenzial zu erkennen.
Der Fachkräftemangel trifft die Entgeltabrechnung
Die Unternehmen haben Mühe beim Recruitment von Mitarbeitenden für die Entgeltabrechnung auf allen Ebenen. Es handelt sich dabei um ein andauerndes Problem. Führungskräfte aus HR und Finanzwesen fragen sich, wo denn die nächste Generation von Berufsanfängern in der Entgeltabrechnung herkommen soll.
Die derzeitige angespannte Arbeitsmarktsituation wirkt sich auf die Entgeltabrechnung umso stärker aus. Acht von zehn (83 %) Unternehmen geben an, dass sie versuchen, ihr Entgeltabrechnungsteam unternehmensweit zu vergrößern. Für mehr als drei Viertel (76 %) ist es ebenfalls wichtig, ausscheidende Mitarbeitende zu ersetzen, damit das Team zumindest gleich groß bleibt.1
Wenn Ihr Entgeltabrechnungsservice durch Personalmangel beeinträchtigt wird, könnte dies erhebliche regulatorische Auswirkungen und Existenzrisiken für Ihre Beschäftigten mit sich bringen.
Warum wandern Mitarbeitende in der Entgeltabrechnung ab?
Demografische Gründe. Traditionell bestanden die Entgeltabrechnungsteams aus einer unverhältnismäßig hohen Zahl an älteren Arbeitnehmenden. Der Wandel in der Arbeitswelt hat seit 2020 viele Leute dazu veranlasst, vorzeitig in den Ruhestand zu gehen, was die Entgeltabrechnung besonders anfällig für den Mitarbeitendenschwund machte.
Frauen sind in der demografischen Zusammensetzung der Entgeltabrechnung ebenfalls überrepräsentiert. Melanie erklärt: „Die Tatsache, dass man in der Entgeltabrechnung immer einsatzbereit sein muss, macht diese Stellen für Teilzeitarbeit nicht gerade geeignet. Weil aber vor allem Frauen ein solches Arbeitszeitmodell wünschen, ist das ein Nachteil für sie. Das Jobsharing, das von Frauen stärker favorisiert wird als von als Männern, wird in der Praxis nicht unterstützt.“
Verlassen Mitarbeitende das sinkende Schiff? Auch wenn die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit bei einzelnen Rollen in der Entgeltabrechnung zurückgeht, bleibt das Personal in der Entgeltabrechnung Melanie zufolge doch seinem Beruf treu. „Aus beruflicher Sicht möchten die Mitarbeitenden in der Entgeltabrechnung nicht versagen – sie wissen, wie wichtig es ist, ihre Arbeit richtig zu machen“, sagt sie. Die Frage ist, ob sie von den Unternehmen in ihrem Engagement genügend unterstützt werden. Wenn zwei Drittel der Firmen auf der ganzen Welt weniger als 89 % richtige Entgeltabrechnungen vorzuweisen haben,1 investieren die Unternehmen dann genug in diese unternehmenskritische Funktion?
Wie bewältigen Unternehmen den Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung?1
- 81% qualifizieren vorhandenes Entgeltabrechnungspersonal weiter und verändern die Arbeitsweise.
- 76% ersetzen das ausscheidende Personal in der Entgeltabrechnung.
- 71% schulen bestehendes Personal aus anderen Bereichen in der Entgeltabrechnung.
- 65% versuchen, die Entgeltabrechnungen mit weniger Personal zu bewerkstelligen.
Stellen Sie sicher, dass der Mangel an Fachkräften in der Entgeltabrechnung das Wachstum Ihres Unternehmens nicht behindert
Neue Aufgabenbereiche für Payroll-Teams
Nicht nur die Führungskräfte in der Entgeltabrechnung müssen sich verstärkt darum bemühen, die richtigen Talente zu gewinnen und zu halten, um grundlegende Aufgaben wie die korrekte und pünktliche Bezahlung ihrer Beschäftigten zu erfüllen. Heutzutage, da Unternehmen immer höhere Anforderungen an die Entgeltabrechnung stellen, haben sich die Aufgaben eines typischen Payroll-Teams weiterentwickelt.
Dies hat dazu geführt, dass zunehmend spezielle technische oder fachliche Qualifikationen gefragt sind. Sie reichen von Datenanalyse und Datensicherheit bis zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, Compliance und IT-Fachwissen. Ein Haupttreiber dieses Wandels sind Führungsteams, die sich datengestützte Geschäftseinblicke wünschen, die sowohl bei täglichen operativen Entscheidungen als auch bei der langfristigen Strategiegestaltung helfen können.
Aufgaben dieser dedizierten Ressourcen in der Entgeltabrechnung
Tatsächlich haben rund zwei Drittel der Entgeltabrechnungsabteilungen ihre Kapazitäten erweitert und spezielle Fachkräfte mit den folgenden Qualifikationen eingestellt1:
- 69% Entgeltabrechnungsexperten
- 69% Technische Ressourcen (IT)
- 67% Datensicherheit
- 65% Verbesserung von Geschäftsprozessen
- 64% Ressourcen in Analyse/Berichterstattung
- 62% Compliance-Experten
Darüber hinaus würde ein weiteres Viertel der Unternehmen gern über solche Ressourcen in Zukunft verfügen, hat sie aber aktuell noch nicht.
Wenn Ihr Unternehmen sich auf eine Expansion ins Ausland vorbereitet, gehört es möglicherweise zu den 83 % unserer Umfrageteilnehmer, die ihr Payroll-Team weltweit ausbauen, oder zu den ebenfalls 83 %, die es in einem oder zwei Ländern ausbauen. 53 % geben an, Schwierigkeiten zu haben, außerhalb des Unternehmens Fachkräfte für die Entgeltabrechnung finden.1 Möglicherweise geht es ja Ihnen genauso?
Die Wunschliste der Unternehmen für Qualifikationen in der Entgeltabrechnung wird immer länger. Sind Sie sich im Klaren über die Qualifikationsprofile, die für eine geschäftliche Expansion erforderlich sind? Wie können Sie Ihre interne Entgeltabrechnungsorganisation so strukturieren, dass die Kompetenzen unternehmensinterner Mitarbeitende und externer globaler Entgeltabrechnungspartner optimal genutzt werden können?
Laden Sie unseren Leitfaden zu Fähigkeiten in der Entgeltabrechnung für international expandierende Unternehmen herunter.
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
