Könnte der Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung Ihre globalen Expansionspläne gefährden?

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen durch organisches Wachstum oder durch Fusionen und Akquisitionen größer wird, müssen Sie in der Lage sein, Ihre neuen Mitarbeitenden im betreffenden Land von Anfang an unter vollständiger Compliance zu bezahlen. Fast ein Viertel (22 Prozent) der Führungskräfte in der Entgeltabrechnung führt allerdings die „Bezahlung von Mitarbeitern“ als eines ihrer größten Probleme bei der Expansion in neue geografische Regionen an.¹

Die Schwierigkeiten beim Recruitment qualifizierter Mitarbeitender für die Entgeltabrechnung tragen sicherlich ihren Teil dazu bei. Zweiundzwanzig Prozent geben an, dass eines ihrer größten Probleme auch darin besteht, auf lokalen Märkten Mitarbeitende für Entgeltabrechnung zu finden.¹

Unterschätzt Ihr Unternehmen beim Planen einer Expansion womöglich den Wert, den ein kompetentes Entgeltabrechnungsteam für Ihr Unternehmen und die erfolgreiche Etablierung im Ausland bedeutet?

Entgeltabrechnung: eine Aufgabe, die einem zufällt, oder ein Beruf, den man anstrebt?

In (auffallend wenigen) Ländern wie Frankreich und Italien gilt die Entgeltabrechnung als interdisziplinärer Beruf. Hochschulen bieten Bachelor- und Master-Abschlüsse für HR-Management und Entgeltabrechnung an. Unternehmen verlangen solche Qualifikationen für höhere Positionen in der Entgeltabrechnung, und manche Bewerber entscheiden sich für eine Spezialisierung auf Bereiche wie Sozialversicherung.

Trotz der mit der Entgeltabrechnung verbundenen Komplexität neigt man in anderen Ländern dazu, es als eine „unbeabsichtigte“ Laufbahn zu betrachten. Mitarbeitende finden sich vielleicht im Entgeltabrechnungsteam wieder, nachdem sie zum Beispiel für einen länger abwesenden Kollegen eingesprungen oder aus einer anderen Abteilung versetzt worden sind.

Dass die Entgeltabrechnung als zufälliger Karriereweg angesehen wird, ist teilweise auf die Art zurückzuführen, wie Unternehmen in der Vergangenheit an diese nicht zentrale Geschäftsfunktion herangegangen sind. „Es ist immer noch üblich, dass Firmen Personal für die Entgeltabrechnung einstellen und im Rahmen eines Personalabbaus wieder entlassen, nur um dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder Mitarbeitende einzustellen“, sagt Melanie Pizzey, CEO der Global Payroll Association.

In herkömmlichen Unternehmensstrukturen unterstehen die Entgeltabrechnungsteams der HR- oder Finanzabteilung (oder in zunehmendem Maße gemeinsamen Servicezentren, die ihrerseits der HR- oder Finanzabteilung unterstehen). Degradiert zum Status eines Satelliten hochrangigerer Geschäftsfunktionen, fiel es der Entgeltabrechnung schwer, sich als eigene Disziplin zu etablieren.

Der hohe Anteil an Firmen, die nach eigenen Angaben vorhandenes Personal aus anderen Bereichen in der Entgeltabrechnung ausbilden (64 Prozent¹ ), beweist, dass die Entgeltabrechnung vielerorts als Tätigkeit betrachtet wird, die von jedem gut übernommen werden kann. (Und das, obwohl sogar die Einarbeitung eines qualifizierten Mitarbeiters in der Entgeltabrechnung etwa vier bis sechs Monate in Anspruch nimmt³ und die Entgeltzahlungen im Allgemeinen die größten Geschäftsausgaben eines Unternehmens darstellen.⁴)

Fühlen sich Fachkräfte in der Entgeltabrechnung wertgeschätzt?

Die gute Nachricht: Durch die Pandemie hat sich die Einstellung der Unternehmensleitungen zu ihren Entgeltabrechnungsteams gewandelt.

Nahezu über Nacht sind die Mitarbeitenden in der Entgeltabrechnung zu unentbehrlichen Arbeitnehmenden geworden (vor allem in Unternehmen, in denen die Bezahlung der Mitarbeitenden noch vor Ort abgewickelt wird). In der einschneidenden Situation, in der sichergestellt werden musste, dass die Mitarbeitenden unter Einhaltung der Flut schnell eingeführter Bestimmungen wie zum Beispiel gesetzlichen Regelungen zur Kurzarbeit ihr Geld bekommen, wurde den Unternehmensleitungen erst bewusst, wie schwierig die richtige Erstellung von Entgeltabrechnungen ist. Sie betrachteten die Entgeltabrechnung nicht mehr als langweilige, im Hintergrund ablaufende Notwendigkeit, sondern begannen, ihr zentrales, strategisches Potenzial zu erkennen.

Die letzten paar Jahre waren schwer für alle, und das Personal in der Entgeltabrechnung bildet dabei keine Ausnahme.

Der Fachkräftemangel trifft die Entgeltabrechnung

Die Unternehmen haben Mühe beim Recruitment von Mitarbeitern für die Entgeltabrechnung auf allen Ebenen. Es handelt sich dabei um ein andauerndes Problem – schon vor der Pandemie fragten sich die Führungskräfte aus HR und Finanzwesen, wo denn die nächste Generation von Berufsanfängern in der Entgeltabrechnung herkommen soll.

Die derzeitige angespannte Arbeitsmarktsituation wirkt sich auf die Entgeltabrechnung umso stärker aus. Die höhere Nachfrage nach Fachkräften lässt die Gehälter steigen.² Inzwischen geht die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit von Fachkräften in der Entgeltabrechnung zurück, während Beförderungen zunehmen, weil Unternehmen versuchen, die Mitarbeiterfluktuation in diesem Bereich einzudämmen.

Und dieser Mangel an qualifiziertem Personal wirkt sich in der Praxis aus. Nur fünf Prozent der Unternehmen geben an, dass seit der Pandemie keine ihrer Fachkräfte in der Entgeltabrechnung das Unternehmen verlassen haben, während 32 Prozent angeben, dass sie sechs bis 10 Prozent ihres Teams verloren haben.¹ Über die Hälfte (54 Prozent) der Führungskräfte berichtet, dass ihr Entgeltabrechnungsservice durch einen Mangel an Fachkräften beeinträchtigt wurde.¹

Wenn man bedenkt, dass ein „beeinträchtigter“ Service schwerwiegende regulatorische Folgen und Risiken für die Existenzgrundlage der Mitarbeitenden bedeuten könnte, ist das eine alarmierende Statistik.

Warum wandern Mitarbeitende in der Entgeltabrechnung ab?

Zunehmende Verantwortung seit der Pandemie. In der gesamten arbeitenden Bevölkerung sagen 49 Prozent der Arbeitnehmenden aus, dass die Bewältigung einer größeren Verantwortung ohne höhere Bezahlung zur Unzufriedenheit mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz führt.⁵ Die Entgeltabrechnungsteams mussten außerdem mit einem beispiellosen Umfang an Veränderungen in ihrer täglichen Arbeit fertigwerden, und zwar inmitten weitreichender Umwälzungen. (49 Prozent sagen zum Beispiel, dass es immer mehr Anträge auf Anpassung des Entgelts infolge flexibler Arbeitsmodelle gibt.)

Wenn man das Vereinigte Königreich als Beispiel nimmt, haben die meisten Fachkräfte in der Entgeltabrechnung in den letzten 12 Monaten eine Gehaltserhöhung bekommen, wenn auch bei den meisten, die in Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern beschäftigt sind, die Gehaltserhöhung nur ein bis drei Prozent betrug.² Interessant ist dabei, dass diejenigen, die keine Gehaltserhöhung bekommen haben, in ihrer Rolle keinen geringeren Umfang an Veränderungen zu bewältigen haben. 44 Prozent sagen aus, dass sie in ihrer Rolle mindestens einmal pro Woche veränderte Anforderungen bewältigen und darauf reagieren müssen.² (Darüber hinaus wird von ihnen womöglich gleichzeitig erwartet, mit der Einführung neuer Systeme für Entgeltabrechnung, Personaleinsatzplanung, gemeinsamen Services und ERP fertigzuwerden.²)

Ein interessanter Trend besteht darin, dass jetzt mehr Stellen für die globale Entgeltabrechnung ausgeschrieben werden. Das ist eine scheinbar positive Entwicklung, aber die Firmen werden wohl Lücken bei Qualifikation und Kenntnissen überbrücken müssen. Melanie Pizzey erklärt: „Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, Mitarbeitende im Ausland einzustellen, nachdem sich erwiesen hat, dass eine weltweit verteilte Belegschaft von Vorteil sein kann. Für die Entgeltabrechnungsteams kann das jedoch eine große Veränderung und Herausforderung bedeuten. In einem kürzlich aufgetretenen Fall wurde von einer Führungskraft in der Entgeltabrechnung im Vereinigten Königreich plötzlich verlangt, die Entgeltabrechnung für einen neu eingestellten Mitarbeitenden in China zu erstellen. Da sie bisher nichts mit der Entgeltabrechnung für eine globale Belegschaft zu tun hatte, meinte sie, sie könnte das über das lokale System der Firma erledigen.”

Demografische Gründe. Traditionell bestanden die Entgeltabrechnungsteams aus einer unverhältnismäßig hohen Zahl an älteren Arbeitnehmenden. Da die Pandemie viele Leute veranlasste, vorzeitig in den Ruhestand zu gehen, war die Entgeltabrechnung besonders anfällig für den Mitarbeiterschwund.

Frauen sind in der demografischen Zusammensetzung der Entgeltabrechnung ebenfalls überrepräsentiert. Melanie erklärt: „Die Tatsache, dass man in der Entgeltabrechnung immer einsatzbereit sein muss, macht diese Stellen für Teilzeitarbeit nicht gerade geeignet. Weil aber vor allem Frauen ein solches Arbeitszeitmodell wünschen, ist das ein Nachteil für sie. Das Jobsharing, das von Frauen stärker favorisiert wird als von als Männern, wird in der Praxis nicht unterstützt.“

Verlassen die Mitarbeitenden das sinkende Schiff? Auch wenn die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit bei einzelnen Rollen in der Entgeltabrechnung zurückgeht, bleibt das Personal in der Entgeltabrechnung Melanie zufolge doch seinem Beruf treu. „Aus beruflicher Sicht möchten die Mitarbeitenden in der Entgeltabrechnung nicht versagen – sie wissen, wie wichtig es ist, ihre Arbeit richtig zu machen“, sagt sie. Die Frage ist, ob sie von den Unternehmen in ihrem Engagement genügend unterstützt werden. Wenn zwei Drittel der Firmen auf der ganzen Welt weniger als 89 Prozent richtige Entgeltabrechnungen vorzuweisen haben,¹ investieren die Unternehmen dann genug in diese unternehmenskritische Funktion?

Stellen Sie sicher, dass der Mangel an Fachkräften in der Entgeltabrechnung das Wachstum Ihres Unternehmens nicht behindert

Wenn Ihr Unternehmen sich auf eine Expansion im Ausland vorbereitet, gehört es dann vielleicht zu den 71 Prozent unserer Befragten, die ihr Entgeltabrechnungsteam in ihrem globalen Unternehmen ausweiten, oder zu den 62 Prozent, die es in ein oder zwei Ländern ausweiten.¹ Sie werden vielleicht ihre eigenen Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Fachkräften in der Entgeltabrechnung bei den 48 Prozent wiedererkennen, die angeben, dass sie Schwierigkeiten haben, außerhalb des Unternehmens Fachkräfte in der Entgeltabrechnung zu finden.¹

Die Wunschliste der Unternehmen für Qualifikationen in der Entgeltabrechnung wird immer länger. Sind Sie sich im Klaren über die Qualifikationsprofile, die für eine geschäftliche Expansion erforderlich sind? Wie können Sie Ihre interne Entgeltabrechnungsorganisation so strukturieren, dass die Kompetenzen unternehmensinterner Mitarbeitenden und externer globaler Entgeltabrechnungspartner optimal genutzt werden können?

Wie bewältigen Unternehmen den Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung?

64 % bilden vorhandene Mitarbeitende aus anderen Bereichen in der Entgeltabrechnung aus

57 % ersetzen das ausscheidende Personal in der Entgeltabrechnung

21 % ersetzen das ausscheidende Personal in der Entgeltabrechnung nicht

72 % qualifizieren das vorhandene Personal in der Entgeltabrechnung weiter und verändern seine Arbeitsweise

57 % versuchen, die Entgeltabrechnungen mit weniger Personal zu erledigen

Quelle: ADP, Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2022

1. ADP, Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2022
2. ADP & CIPP, Payroll Uncovered: The changing face of payroll, 2022
3. Deloitte Global payroll benchmarking survey 2022
4. Deloitte analysis 2017. Labor spending or overspending?
5. ADP Research Institute, People at Work 2022: A Global Workforce View