Anforderungen von international wachsenden Unternehmen an die Entgeltabrechnung

Es ist schon seit Jahrzehnten bekannt, dass sich Führungskräfte auf die zentralen Stärken ihrer Unternehmen konzentrieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – also auf die zentrale Aktivität, welche die meisten Gewinne einbringt und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens auch in Zukunft sicherstellt.

Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen den Sprung ins Ausland wagt. Denn dann ist der Stresspegel in der Regel besonders hoch und Ihre Mitarbeiter müssen so viel Zeit wie möglich für Tätigkeiten aufwenden, die entscheidend für den Geschäftserfolg sind.

Unternehmen müssen mit zuverlässigen Dritten zusammenarbeiten, um sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Der globale Markt für das Outsourcing von Geschäftsprozessen wird von 2022 bis 2030 voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate (CAGR) von 9,1 % wachsen,¹ da Unternehmen operative Schwachstellen minimieren, ihre Agilität verbessern und ihre Betriebskosten senken möchten. Diese Faktoren spielen für Investoren eine besonders wichtige Rolle.

Die Entgeltabrechnung lässt sich aus verschiedenen Gründen leicht auslagern:

• Mit dem richtigen Technologie- und Dienstleistungsansatz lässt sich die Effizienz leicht steigern.
• Viele der sich wiederholenden, administrativen Aufgaben und Berechnungen können leicht automatisiert werden.
• Durch eine verbesserte Genauigkeit kommt es zu weniger kostspieligen behördlichen Sanktionen.

Was brauchen Sie von einem Partner für die Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen in neue Überseegebiete expandiert? Um diese Frage zu beantworten, sollten wir zunächst untersuchen, was Ihr Unternehmen allgemein von der Entgeltabrechnung erwartet.

Was erwarten Ihre Führungskräfte von der Lohnund Gehaltsabrechnung?

Optimierung als Standard

Die Vorstandsebene erwartet, dass die Entgeltabrechnungsfunktion das Unternehmenswachstum jederzeit unterstützen kann. Allerdings sind fast ein Drittel (30 %) der Finanz- und Personalleiter nicht zuversichtlich, dass ihr Entgeltabrechnungssystem die Pläne ihres Unternehmens für Wachstum oder geografische Expansion unterstützen kann.²

Daten, die strategischen Input liefern

Die Geschäftsleitung möchte, dass alle Entgeltabrechnungsdaten aus einer einzigen Quelle stammen. Diese können (und sollten) als Schlüsselkomponente für Geschäfts- und Wachstumsstrategien dienen.

In einer ADP-Umfrage gaben jedoch 47 % der Lohnbuchhalter an, dass sie die meisten Fragen der Geschäftsleitung zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung nicht beantworten können.²

Dies liegt größtenteils daran, dass es keine zentrale Quelle für Entgeltabrechnungsdaten gibt. So verwenden 74 % der Befragten immer noch mehrere Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen für verschiedene Länder² und können deshalb keine hochwertigen, konsolidierten Lageberichte erstellen.

Integrierte Flexibilität

Die Entgeltabrechnungsfunktion eines Unternehmens sollte skalierbar sein und sich an unterschiedliche Mitarbeiterzahlen in einem bestimmten Land anpassen können.

Doch auch diese Erwartung wird in der Praxis oft nicht erfüllt. 61 % der von uns befragten Lohnbuchhalter gaben an, dass sie ihre Entgeltabrechnung während der Pandemie nicht an die Anforderungen ihres Unternehmens anpassen konnten, und 33 % gaben an, dass ihr Gehaltsabrechnungssystem ihre Expansionspläne nicht unterstützt.² Im Gegensatz dazu gaben die Unternehmen, die eine einheitliche globale Entgeltabrechnungsplattform nutzen, an, dass sie diese Daten schnell analysieren und das Unternehmenswachstum unterstützen konnten

Einhaltung von Compliance-Vorschriften

Die Mindestanforderung von Führungskräften an die Entgeltabrechnungsfunktion ist, dass sie Brutto- in Nettogehälter konvertiert, ohne dass es dabei zu behördlichen Sanktionen kommt. Doch um die sich ständig verändernden Vorschriften in verschiedenen Ländern einzuhalten, bedarf es eines ganzen Teams von Rechtsexperten, die diese Entwicklungen verfolgen und die oft nicht eindeutig formulierten Gesetze richtig interpretieren.

Um die jeweils geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, Steuergesetze, Leistungsansprüche, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Reporting-Anforderungen sowie Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten, nehmen viele Unternehmen die Hilfe eines globalen Entgeltabrechnungsanbieters in Anspruch.

Allerdings gaben 24 % der befragten Finanz- und Personalleiter an, von ihrem Entgeltabrechnungsanbieter nicht die nötige Unterstützung für die Einhaltung dieser Vorschriften zu erhalten.² Dies ist ein entscheidender Punkt, der geklärt werden muss, bevor Sie sich der komplexen Aufgabe annehmen, die ComplianceVorschriften in einem neuen Überseegebiet einzuhalten.

Was erwarten Mitarbeiter von der Entgeltabrechnungsfunktion ihres Unternehmens?

Kurz und knapp: Sie möchten nicht darüber nachdenken müssen.

Es gehört zu den Grundprinzipien der Arbeitnehmer-ArbeitgeberBeziehung, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern ihr Gehalt pünktlich und korrekt auszahlen.

Alles deutet jedoch darauf hin, dass Unternehmen ihren vertraglichen Verpflichtungen immer seltener nachkommen. ADP-Studien zufolge werden sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber weltweit immer wieder mit Problemen bei der Gehaltsabrechnung konfrontiert.³

Dies ist eine prekäre Situation, vor allem in einer Zeit, in der Arbeitnehmer weltweit stets alle ihnen zur Verfügung stehenden Optionen abwägen. Die Harvard Business Review äußert sich dazu wie folgt: „Die Coronapandemie war für viele von uns eine erschütternde Erfahrung, die alle Bereiche unseres Lebens betraf und ein grundlegendes Umdenken darüber ausgelöst hat, was wir von unserer Arbeit erwarten und brauchen – oder ob wir sie überhaupt ausüben möchten. Die YOLO-Bewegung (You Only Live Once), die Anti-WorkBewegung auf Reddit und die Tangping-Bewegung (eine Anti-Work-Bewegung unter jungen chinesischen Arbeitnehmern) zeigen, dass es einen multidimensionalen globalen Impuls gibt, traditionelle Arbeitsplätze und -modelle abzulehnen.“⁵

Aus unseren eigenen Umfragen wissen wir, dass ein erheblicher Anteil (30 %) der Arbeitnehmer weltweit aktiv versucht, den Arbeitsplatz zu wechseln oder dies bereits getan hat.³ Die Coronapandemie war sicherlich ein Katalysator dafür, aber auch tieferliegende, die Mitarbeitererfahrung betreffende Probleme – einschließlich der Entgeltabrechnung – tragen dazu bei. Als Reaktion auf die während der Pandemie aufgedeckten Defizite erwarten Arbeitnehmer von Arbeitgebern eine Modernisierung der Lohnabrechnung. Diese soll über die herkömmliche Stresstest-Theorie hinausgehen und Verbesserungen umsetzen, die auf den jüngsten Erfahrungen basieren.

Es gibt mittlerweile so viele Anreize und verlockende Optionen, die miteinander konkurrieren und Arbeitnehmer von ihren traditionellen Rollen weglocken, dass sich Unternehmen keine Fehler oder andere Unannehmlichkeiten bei der Gehaltsabrechnung leisten können.

Fairness am Arbeitsplatz

Die Gewissheit, für die geleistete Arbeit angemessen vergütet zu werden, ist für viele Arbeitnehmer mittlerweile ein entscheidendes Kriterium. Drei Viertel (76 %) der befragten Arbeitnehmer würden einen neuen Arbeitsplatz in Erwägung ziehen, wenn sie feststellen würden, dass es in ihrem Unternehmen ein ungerechtes geschlechtsspezifisches Lohngefälle oder keine Richtlinie für Vielfalt und Inklusion gibt.³

Wenn Sie in ihrem/ihren neu erschlossenen Markt/Märkten Mitarbeiter einstellen möchten, sollten Sie über die aktuellen Informationen zur Gehaltsabrechnung verfügen, um faire Vergütungsverfahren zu demonstrieren (oder geeignete Maßnahmen zum Beseitigen von Ungleichheiten ergreifen).

Und da wir gerade beim Thema gerechte Vergütung sind: Laut der Umfrage „ People at Work“ des ADP Research Institute (ADPRI) erwarten 61 % der Arbeitnehmer im nächsten Jahr eine Gehaltserhöhung und 76 % sind bereit, eine solche zu fordern, wenn sie der Meinung sind, sie zu verdienen.³ (Allerdings fordern Frauen seltener eine Gehaltserhöhung oder eine Beförderung.⁴) Nur wenn Sie über zuverlässige globale Entgeltabrechnungsdaten verfügen, sind Sie in der Lage, Führungskräfte bei Initiativen zur Lohngleichheit zu beraten und von Anfang an gleiche Wettbewerbsbedingungen in Ihrem neuen Markt zu schaffen.

Was erwartet Ihr HR-/Payroll-Team?

Unsere Umfrage von Führungskräften aus den Bereichen HR, Finanzen und Entgeltabrechnung ergab, dass die Befragten eine klare Vorstellung von den Vorteilen haben, die eine Umstellung des Entgeltabrechnungssystems mit sich bringen könnte. Aus ihren Antworten geht hervor, welche Fortschritte notwendig sind, damit die Lohnbuchhalter die Anforderungen der Unternehmen wirklich erfüllen.

Eine zukunftsfähige Lösung, die der neuen Normalität gewachsen ist

HR-Teams wünschen sich ein unkompliziertes Gehaltsabrechnungssystem, das effektiv mit gängiger HCMSoftware von Drittanbietern kommuniziert. Ein synchronisiertes Ökosystem, das neue Arbeitsweisen (remote, flexibel, hybrid) und Arten von Mitarbeitern (fest angestellt, mit Zeitvertrag, Berater) unterstützt.

Mehr Datentransparenz = mehr umsetzbare Verbesserungen

Fachkräfte für die Entgeltabrechnung mit Datenkenntnissen sind sehr gefragt – und dünn gesät. Sie brauchen einfache Methoden, um zuverlässige Mitarbeiterdaten schnell zu extrahieren und sie in Berichte zu integrieren, mit denen Führungskräfte Theorien über die Belegschaft bestätigen und Business Cases für Veränderungen untermauern können.

Was würden Sie sich am meisten von der Umstellung der Entgeltabrechnung erhoffen (Durchschnitt der erst-, zweit- und drittrangigen Antworten)?

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterdaten

Gehaltsabrechnungsteams sind sich bewusst, wie sensibel die Daten sind, mit denen sie tagtäglich arbeiten. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, sind Mitarbeiterdaten stärker gefährdet denn je: 47 % der Arbeitnehmer, die im HomeOffice arbeiten, werden Opfer von Phishing-Betrügereien, und die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung, die aus der Telearbeit resultiert, können bis zu 137.000 USD betragen.⁶

Da überrascht es nicht, dass sich 27 % der Payroll-Leaders strengere Datenschutzprotokolle wünschen, um die Einhaltung der Compliance-Vorschriften zu gewährleisten.²

Effizienteres Arbeiten im Backoffice

Fachkräfte für die Entgeltabrechnung möchten, dass ihre Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um den manuellen Aufwand und ineffiziente Arbeitsabläufe zu reduzieren. Bei ADP haben wir einen sprunghaften Anstieg von Anfragen potenzieller Kunden festgestellt, die mehr über die Vorteile der Automatisierung erfahren möchten und vermehrt die Art von strategischen Überlegungen anstellen, die nach der Pandemie erforderlich sind. Derzeit geben nur 2 % der Payroll-Leaders an, dass mehr als 50 % ihrer globalen Entgeltabrechnungsprozesse durch Robotic Process Automation (RPA) abgewickelt werden.⁷ Hier besteht also großes Optimierungspotentia.

Definieren einer globalen Entgeltabrechnungs-Partnerschaft für mehr Wachstum

Kommen wir nun zu unserer ursprünglichen Frage zurück: Was brauchen Sie von einem Partner für die Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen in neue Länder expandiert? Er muss die genannten Erwartungen erfüllen und Sie dabei unterstützen, die erforderlichen Prozesse für die Entgeltabrechnung an Ihrem neuen internationalen Standorten zügig umzusetzen. Doch wie wirkt sich die von Ihnen gewählte (organische oder anorganische) Expansionsstrategie auf die Entgeltabrechnungsfunktion und damit auf Ihre Partnerschaft mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister aus?

Laden Sie Die zentrale Rolle der Entgeltabrechnung bei der internationalen Expansion von Unternehmen herunter und erhalten Sie Anregungen dazu, wie Sie Ihre Entgeltabrechnungsfunktion auf ihre Mission in neuen Märkten vorbereiten

1- Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size, Share & Trends Analysis Report By Service Type (Customer Services, Finance & Accounting), By End-Use (IT & Telecommunication, BFSI), By Region, And Segment Forecasts, 2022 - 2030
2- ADP: Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2021
3- ADP Research Institute, People at Work 2022: A Global Workforce View
4- PwC, Umfrage zu den Hoffnungen und Ängsten der globalen Belegschaft 2022
5- Harvard Business Review, Workers Don’t Feel Like a 9-to-5 Job Is a Safe Bet Anymore, 2022
6- Deloitte, Wie sich COVID-19 auf die Cybersicherheit auswirkt
7- ADP: Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2022