Anforderungen von international wachsenden Unternehmen an die Entgeltabrechnung

Es ist schon seit Jahrzehnten bekannt, dass sich Führungskräfte auf die zentralen Stärken ihrer Unternehmen konzentrieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – also auf die zentrale Aktivität, welche die meisten Gewinne einbringt und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens auch in Zukunft sicherstellt.

Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen den Sprung ins Ausland wagt. Denn dann ist der Stresspegel in der Regel besonders hoch und Ihre Mitarbeitenden müssen so viel Zeit wie möglich für Tätigkeiten aufwenden, die entscheidend für den Geschäftserfolg sind.

Unternehmen müssen mit zuverlässigen Dritten zusammenarbeiten, um sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Der globale Markt für das Outsourcing von Geschäftsprozessen wurde im Jahr 2024 auf 302.617,9 Mio. USD geschätzt und wird bis 2030 voraussichtlich 525.228,5 Mio. USD erreichen mit einer jährlichen Wachstumsrate von 9,8 % von 2025 bis 2030.¹ Das liegt daran, dass Unternehmen operative Schwachstellen minimieren, ihre Agilität verbessern und ihre Betriebskosten senken möchten. Diese Faktoren spielen für Investoren eine besonders wichtige Rolle.

Die Entgeltabrechnung lässt sich aus verschiedenen Gründen leicht auslagern:

• Mit dem richtigen Technologie- und Dienstleistungsansatz lässt sich die Effizienz leicht steigern.
• Viele der sich wiederholenden, administrativen Aufgaben und Berechnungen können leicht automatisiert werden.
• Durch eine verbesserte Genauigkeit kommt es zu weniger kostspieligen behördlichen Sanktionen.

Was brauchen Sie von einem Partner für die Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen in neue Überseegebiete expandiert? Um diese Frage zu beantworten, sollten wir zunächst untersuchen, was Ihr Unternehmen allgemein von der Entgeltabrechnung erwartet.

Was erwarten Ihre Führungskräfte von der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Optimierung als Standard

Die Vorstandsebene erwartet, dass die Entgeltabrechnungsfunktion das Unternehmenswachstum jederzeit unterstützen kann. Allerdings sind Finanz- und Personalleitende wenig zuversichtlich. Und auch die PayrollOrg-Studie zeigt, dass nur 28 % der Unternehmen eine formalisierte globale Gehaltsabrechnungsstrategie haben, 30 % an einer solchen arbeiten und 42 % überhaupt keine haben. Es bleibt also noch einiges zu tun, um Ambitionen im Sinne einer unternehmensweiten oder geografischen Expansion umzusetzen.²

Payroll-Experten wurden gefragt, ob sie eine formalisierte globale Gehaltsabrechnungsstrategie haben²

42% Nein

30% Wir arbeiten daran

28% Ja

Daten, die strategischen Input liefern

Die Geschäftsleitung möchte, dass alle Entgeltabrechnungsdaten aus einer einzigen Quelle stammen. Diese können (und sollten) als Schlüsselkomponente für Geschäftsund Wachstumsstrategien dienen.

Mit zuverlässigen Gehaltsabrechnungsdaten können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen, die die Effizienz steigern und den Erfolg fördern. So wünschen sich beispielsweise 46 % der Payroll-Leader die Integration der Gehaltsabrechnung und des HR-Systems als ein einziges System auf globaler Ebene.³ Dies kann dazu beitragen, Prozesse zu straffen, Fehler zu reduzieren und wertvolle Einblicke in Belegschaftstrends und -kosten zu erhalten.

Integrierte Flexibilität

Die Entgeltabrechnungsfunktion eines Unternehmens sollte skalierbar sein und sich an unterschiedliche Mitarbeiterzahlen in einem bestimmten Land anpassen können. In Wahrheit setzen Unternehmen bei der Erschließung neuer Märkte jedoch verschiedene Strategien zur Gehaltsabrechnung ein. Unseren Untersuchungen zufolge arbeiten 37 % mit einem globalen Anbieter zusammen, weil dieser über Fachwissen in den einzelnen Märkten verfügt. 23 % bauen ein lokales, unternehmensinternes Entgeltabrechnungsteam auf, es wird jedoch zunehmend schwierig, kompetente Fachkräfte zu finden. 19 % finden einen lokalen Anbieter für die Gehaltsabrechnung, 18 % verlassen sich bei der Abwicklung ihrer Lohn- und Entgeltabrechnung auf einen Employer of Record.³

Einhaltung von Compliance-Vorschriften

Die Mindestanforderung von Führungskräften an die Entgeltabrechnungsfunktion ist, dass sie Brutto- in Nettogehälter konvertiert, ohne dass es dabei zu behördlichen Sanktionen kommt. Doch um die sich ständig verändernden Vorschriften in verschiedenen Ländern einzuhalten, bedarf es eines ganzen Teams von Rechtsexperten, die diese Entwicklungen verfolgen und die oft nicht eindeutig formulierten Gesetze richtig interpretieren.

Um die jeweils geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, Steuergesetze, Leistungsansprüche, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Reporting-Anforderungen sowie Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten, nehmen viele Unternehmen die Hilfe eines globalen Entgeltabrechnungsanbieters in Anspruch.

Bevor Sie sich der zusätzlichen Komplexität der Compliance in neuen Überseegebieten stellen, ist es wichtig, dass Sie die Funktionalitäten Ihres Entgeltabrechnungsanbieters genau kennen.

Was erwarten Mitarbeitende von der Entgeltabrechnungsfunktion ihres Unternehmens?

Die Arbeitnehmer verlassen sich für ihr finanzielles Wohl auf eine genaue Gehaltsabrechnung und erwarten, dass diese fair und leicht zugänglich ist. Die Erfüllung dieser Erwartungen ist der Schlüssel zu Zufriedenheit und eine gute Mitarbeiterbindung.

Unseren Untersuchungen zufolge liegt die durchschnittliche Präzision der Gehaltsabrechnung in den Ländern, in denen Unternehmen ihren Sitz haben, bei 85 %.³ Häufige Fehler sind auf ungenaue Daten, Probleme bei der Zeiterfassung und mangelnde Automatisierung zurückzuführen. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Fehler minimieren.

Die gute Nachricht: Die Entgeltabrechnungsteams haben das im Blick. Von den von uns befragten Teams erfassen fast die Hälfte (49 %) die Genauigkeit der Entgeltabrechnung, und etwa vier von zehn Unternehmen sind darauf bedacht, Fehler in der Entgeltabrechnung zu beheben (43 %) und die Zahl der notwendigen Gehaltsanpassungen zu reduzieren (39 %). Tatsächlich ignoriert nur 1 % der Organisationen diese Maßnahmen.³

Fairness am Arbeitsplatz

Untersuchungen zeigen regelmäßig, dass die Mehrheit der Arbeitnehmenden weltweit das Gehalt als den wichtigsten Aspekt ihres Arbeitsplatzes ansieht, was die geschlechtsspezifische Lohnungleichheit besonders spürbar macht.

Wenn Arbeitnehmende das Gefühl haben, fair bezahlt zu werden, profitieren ihre Arbeitgebenden eher von engagierten und produktiven Teams und einer geringeren Fluktuation in der Belegschaft.

Der Anteil der Arbeitnehmenden, die sich unfair bezahlt fühlen, sinkt tendenziell. Dennoch bleibt das geschlechtsspezifische Lohngefälle bestehen. Weltweit gab ein erheblicher Anteil (28 %) der befragten Frauen an, dass sie ungerecht bezahlt werden, verglichen mit weniger als einem Viertel (23 %) der Männer. In 15 der 34 Märkte unserer Umfrage gaben mehr als 30 % der Frauen an, unfair bezahlt zu werden.⁴

Durch die Kenntnis globaler Entgeltabrechnungsdaten können Unternehmen wirksame Strategien zur Lohngleichheit umsetzen und so bei der Erschließung neuer Märkte für gleiche Wettbewerbsbedingungen sorgen.

Was erwartet Ihr HR-/Payroll-Team?

Unsere Umfrage von Führungskräften aus den Bereichen HR, Finanzen und Entgeltabrechnung ergab, dass die Befragten eine klare Vorstellung von den Vorteilen haben, die eine Umstellung des Entgeltabrechnungssystems mit sich bringen könnte. Aus ihren Antworten geht hervor, welche Fortschritte notwendig sind, damit die Lohnbuchhalter die Anforderungen der Unternehmen wirklich erfüllen.

Eine zukunftsfähige Lösung, die der neuen Normalität gewachsen ist

HR-Teams wünschen sich ein unkompliziertes Gehaltsabrechnungssystem, das effektiv mit gängiger HCM-Software von Drittanbietern kommuniziert. Ein synchronisiertes Ökosystem, das neue Arbeitsweisen (remote, flexibel, hybrid) und Arten von Mitarbeitenden (fest angestellt, mit Zeitvertrag, Berater) unterstützt.

Mehr Datentransparenz = mehr umsetzbare Verbesserungen

Fachkräfte für die Entgeltabrechnung mit Datenkenntnissen sind sehr gefragt – und dünn gesät. Sie brauchen einfache Methoden, um zuverlässige Mitarbeiterdaten schnell zu extrahieren und sie in Berichte zu integrieren, mit denen Führungskräfte Theorien über die Belegschaft bestätigen und Business Cases für Veränderungen untermauern können.

Welchen Nutzen im Zusammenhang mit der Transformation der Entgeltabrechnung wünschen Sie sich am meisten?³

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterdaten

Gehaltsabrechnungsteams sind sich bewusst, wie sensibel die Daten sind, mit denen sie tagtäglich arbeiten. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, sind Mitarbeiterdaten stärker gefährdet denn je.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass 93 % der Payroll Leader angaben, dass die Datensicherheit in der Strategie ihres Unternehmens für die Gehaltsabrechnung von großer bzw. entscheidender Bedeutung ist.³

Effizienteres Arbeiten im Backoffice

Fachkräfte für die Entgeltabrechnung möchten, dass ihre Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um den manuellen Aufwand und ineffiziente Arbeitsabläufe zu reduzieren. Bei ADP haben wir einen sprunghaften Anstieg von Anfragen potenzieller Kunden festgestellt, die mehr über die Vorteile der Automatisierung erfahren möchten und vermehrt strategische Überlegungen anstellen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass 58 % der Unternehmen den Einsatz von KITechnologie in Betracht ziehen, um die Belastung zu verringern. 50 % sind diesen Weg bereits gegangen und haben manuelle Prozesse automatisiert. Darüber hinaus haben 41 % die robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) eingeführt, um die Effizienz und Genauigkeit ihrer Zahlungen zu verbessern. Und auch diese Technologien entwickeln sich weiter. So können Unternehmen mit weiteren Innovationen rechnen, die sie bei der Gehaltsabrechnung unterstützen.³

Definieren einer globalen Entgeltabrechnungs-Partnerschaft für mehr Wachstum

Kommen wir nun zu unserer ursprünglichen Frage zurück: Was brauchen Sie von einem Partner für die Gehaltsabrechnung, wenn Ihr Unternehmen in neue Länder expandiert? Er muss die genannten Erwartungen erfüllen und Sie dabei unterstützen, die erforderlichen Prozesse für die Entgeltabrechnung an Ihren neuen internationalen Standorten zügig umzusetzen.

Doch wie wirkt sich die von Ihnen gewählte (organische oder anorganische) Expansionsstrategie auf die Entgeltabrechnungsfunktion und damit auf Ihre Partnerschaft mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister aus?

Laden Sie Die zentrale Rolle der Entgeltabrechnung bei der internationalen Expansion von Unternehmen herunter und erhalten Sie Anregungen dazu, wie Sie Ihre Entgeltabrechnungsfunktion auf ihre Mission in neuen Märkten vorbereiten.

¹ Horizon Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Size & Outlook
² The 2024 PayrollOrg (PAYO) ‘Getting the World Paid’ survey
³ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
⁴ ADP Research, People at Work 2025: A Global Workforce View