Was ist ein HRMS?

Optimiertes Personalmanagement? Support, wenn man ihn braucht? Klare Vorschriften? Ein gutes HRMS ist all das und noch viel mehr … doch kurz gesagt steht HRMS für Human Resource Management System.

Ein HRMS ist eine bestimmte Software oder ein System, das von Unternehmen aller Art verwendet wird, um zahlreiche Personalverwaltungsaufgaben und -prozesse zu verwalten. Dazu zählen Aufgaben wie die Verwaltung von Personaldaten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Erfassung der Anwesenheit, das Leistungsmanagement, die Personalbeschaffung sowie Onboarding, Schulung und Weiterbildung und viele weitere. Das klingt nach einem großen Verwaltungsaufwand. Das ist es auch. Doch mit einem effektiven HRMS haben Sie einen zuverlässigen Helfer an Ihrer Seite. HR-Prozesse können vereinfacht, organisiert und optimiert werden, um sie möglichst benutzerfreundlich zu gestalten, ungeachtet der Art und Größe Ihres Unternehmens.

Letztlich liegt es an den HR-Teams, das Potenzial ihres HRMS voll auszuschöpfen – und es bietet brillante Vorteile, wenn es richtig eingesetzt wird. Ein solides HRMS hilft bei der Verwaltung des Arbeitsaufkommens im Personalwesen und verbessert die Gesamteffizienz, indem es eine intuitive Plattform bietet, bei der alles an einem Ort zu finden ist. Das ist Musik in den Ohren unserer bisweilen gestressten HR-Abteilungen.

Was ist ein HRMS?

HRMS-Funktionen

Schauen wir uns die Funktionen, die Ihr HRMS verwalten kann, einmal genauer an. Ein HRMS verfügt über unschätzbare Funktionen für alle Personalaspekte, was sowohl für die Organisation als auch für den Einzelnen von entscheidender Bedeutung ist. Hier die wichtigsten im Überblick:

  • Recruitment und Einarbeitung

    Dies ist die erste Anlaufstelle für jeden Beschäftigten, sozusagen das Schaufenster der HR. Ein guter Start ist daher von entscheidender Bedeutung. HRMS-Software kann das Auswahlverfahren, die Vorstellungsgespräche und den Prozess der Stellenbesetzung verwalten und sogar automatisieren und anschließend für neue Beschäftigte abteilungsübergreifend eine einheitliche Vorgehensweise bereitstellen, was besonders für Unternehmen mit Niederlassungen an verschiedenen Standorten und für große multinationale Unternehmen sinnvoll ist.

  • Personaldatenmanagement

    Personalunterlagen werden elektronisch gespeichert. Das gewährleistet transparente Vorgänge und einfachen Zugang zu Informationen für eine umfassende Rechenschaftspflicht in der Verwaltung sowie für rechtliche Anforderungen (beispielsweise die Herausgabe von Informationen).

  • Entgeltabrechnung

    Niemand möchte auf seine Gehaltszahlung verzichten, deshalb bietet ein HRMS alles, was die Finanzabteilung für die Entgeltabrechnung benötigt. Ob Steuerkennziffern, Abzüge, Boni, Bankverbindungen oder andere vorausschauende Details – es ist alles da und bereit zum Einsatz.

  • Anwesenheitserfassung

    Personalbestand, Urlaubsanträge, Feiertage, Schulungstage und Krankheitsfehlzeiten im Blick zu behalten, ist für jedes HR-Team eine logistische Mammutaufgabe. Eine HRMS-Software ist darauf ausgelegt, das Wer, Was, Wann, Wo und Warum im Hinblick auf Ihr Personal in Echtzeit nachzuverfolgen.

  • Performance Management

    Jährliche Überprüfungen, Disziplinarmaßnahmen und laufende Verbesserungen können in Ihrem HRMS verwaltet werden. Das bedeutet, dass Management und HR eine aktuelle Momentaufnahme der Fortschritte einer*s Beschäftigten und der Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf besteht, erhalten.

  • Schulung und Weiterbildung

    Schulungen können nötig werden, um Leistungsdefizite zu beheben, oder aber rechtlich vorgeschrieben sein, je nachdem, in welcher Branche man arbeitet und welche Position man innehat. Deshalb ist es wichtig, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen im Blick zu behalten. Ein HRMS bietet eine globale Lösung für dieses Problem, da das System von jedem Ort aus zugänglich ist und einen Standard für die Praxis im gesamten Unternehmen bietet.

  • Offboarding

    Ebenso wichtig wie das Onboarding ist ein professioneller Ausstieg aus einem Unternehmen. Ein HRMS kann einen eindeutigen Rahmen für das Offboarding erstellen, indem es klare Protokolle und Konsistenz innerhalb eines Unternehmens ermöglicht.

Wie funktioniert ein HRMS?

Da wir soeben gesehen haben, was ein HRMS verwalten kann, stellt sich uns die Frage, wie es das schafft. Ein HRMS funktioniert, indem es komplexe Dinge vereinfacht. Die Personalverwaltung – besonders eine gute Personalverwaltung – stellt für jedes Unternehmen bei weitem die komplizierteste Herausforderung dar. Hier haben wir ein paar der wichtigsten technischen Aspekte einer HRMS-Software zusammengestellt, die Ihrem HR-Team den Arbeitsalltag erleichtern.

Eine effektive HRMS-Software ist:

  1. Modular
    Ein HRMS ist in Module unterteilt, die die wichtigsten Bereiche abdecken, z. B. Finanzen und Gehaltsabrechnung, Onboarding/Offboarding, individuelle Leistung, Urlaub und Krankheit, Fortbildung. Eine effektive HRMS-Software kann an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Sie basiert oftmals auf einem modularen System, das ermöglicht, Funktionen zu ergänzen oder zu entfernen.

  2. Automatisiert
    Innerhalb dieser Module kann die HRMS-Software bestimmte Funktionen automatisieren – so viele Funktionen wie möglich, um den Workflow im Alltag zu erleichtern. Ob automatisierte Auswertung von Bewerbungsunterlagen, Entgeltabrechnung, Leistungs- oder Anwesenheitskontrolle – all diese Aufgaben kann ein HRMS übernehmen. Bei Bedarf kann es die Daten anschließend in Echtzeit analysieren und entsprechende Berichte erstellen. So bleibt den HR-Teams mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben, die menschliches Geschick erfordern.

  3. Optimiert
    Mit einem HRMS, das die Arbeitsabläufe effizient organisiert und strafft, werden unnötige Schritte und doppelte Prozesse aus der Welt geschafft. Ein zentralisiertes System ist sehr effizient und sorgt für eine einheitliche Unternehmenskultur, da Mitarbeitende zeitnah relevante Informationen erhalten, die markengerecht sind und die Werte eines Unternehmens repräsentieren, egal an welchem Fleck der Erde sie sich befinden. 

  4. Immer auf dem neuesten Stand
    Die neuesten arbeitsrechtlichen Vorschriften gilt es einzuhalten. Unwissenheit schützt nicht und kann rechtliche Konsequenzen und Geldstrafen nach sich ziehen. Je nach Standort können sich die Vorschriften teils drastisch unterscheiden, weshalb es für jedes Unternehmen essenziell ist, gleichzeitig global und lokal ausgerichtet zu sein. Ein modernes HRMS enthält stets die neuesten Informationen zur Einhaltung der Arbeitnehmerrechte und korrekter Prozesse. So sind HR-Teams immer am Puls der Zeit.

  5. Benutzerfreundlich
    All diese brillanten Funktionen sind schön und gut, aber wenn ein HRMS für HR-Teams und Mitarbeitende zu kompliziert ist, um es zu verstehen, dann ist es an der grundlegendsten Hürde gescheitert. Selbstbedienung, Apps, Intranet und Onlinezugriff bieten Mitarbeitenden einfache und intuitive Möglichkeiten für den Zugriff auf Informationen. Beispielsweise kann eine FAQ-Seite einfache Fragen beantworten und so die HR entlasten. Das bietet auch den Beschäftigten ein höheres Maß an Benutzerfreundlichkeit.

Warum sollte ein HRMS Teil einer modernen HR-Strategie sein?

Ein HRMS verankert die Werte einer modernen Personalstrategie in einer zentralen Anlaufstelle für alle Personalangelegenheiten. Das sorgt für Einklang im Unternehmen: Eine zufriedene HR-Abteilung sorgt für eine zufriedene Belegschaft. Hier sind ein paar Gründe aufgeführt, die zeigen, warum ein HRMS in der komplizierten HR-Welt von heute so nützlich ist:

Respekt: Eine moderne Personalstrategie sollte auf dem Respekt gegenüber den Mitarbeitenden als Menschen und als wertvollstes Gut eines Unternehmens beruhen. Um diese Ideale in die Tat umsetzen zu können, ist ein umfassendes HRMS gut organisiert, gesetzestreu und transparent.

Genauigkeit: Von den Vorteilen eines HRMS profitieren Arbeitgebende genauso wie Mitarbeitende. Eine moderne Personalstrategie sollte ein HRMS umfassen, weil es durch die Bank weg für mehr Genauigkeit sorgt. Eine HRMS-Software ist weniger anfällig für Fehler als ein manuelles System. Sie speichert und prüft Personaldaten und versieht Einträge mit Querverweisen, während sie gleichzeitig dafür sorgt, dass Daten jederzeit geschützt werden.

Kosteneffizienz: Einer der Hauptvorteile eines HRMS ist das Endergebnis. Eine moderne HR-Strategie unterliegt wie jede andere Abteilung dem Marktdruck, sodass Kosteneinsparungen durch eine effizientere, rationalisierte Software immer ein Segen sind.

Sicherheit: Ein HRMS ist für alle Benutzer*innen eindeutig und passwortgeschützt; Industriestandard ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung über ein Mobiltelefon, biometrische Daten oder einen Sicherheitsschlüssel. Ein HRMS schützt Daten systematisch und ermöglicht Zugriff bei Bedarf, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Vorbei sind die Zeiten der Geheimniskrämerei in den Personalabteilungen. Heute müssen sie sich darauf einstellen, dass ihre Vorgänge und Bewegungen jederzeit überwacht werden und Informationen auf ein rechtliches Ersuchen hin sogar an die Öffentlichkeit gelangen können.

Compliance: Die Einhaltung strenger Arbeitnehmergesetze, Steuervorschriften und bewährter Verfahren bildet die Grundlage des Personalwesens. Zum Glück gibt es moderne HR-Software, die Sie dabei unterstützt. Und genau hier kommt ein HRMS ins Spiel, das alle Aspekte der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen an einem zentralen Ort abdeckt. Unternehmen können Prozesse, Checklisten und obligatorische Schritte ergänzen, die sich im Handumdrehen an landesspezifische Gesetze oder aktuelle Vorschriften anpassen lassen.

Damit eine moderne HR-Strategie optimal funktioniert, müssen die Teams, die ein HRMS nutzen, die Vorteile und den Nutzen erkennen, die die Software ihnen bietet, um ihre Aufgaben im Personal- und Finanzwesen auf höchstem Niveau zu erfüllen. Es kommt natürlich darauf an, dass die HRMS-Software imstande ist, diesen Nutzen in allen Bereichen des komplizierten Personalwesens von heute zu liefern.

Wir bei ADP wissen, wie wichtig es ist, Unternehmen ein HRMS zu bieten, dass auf ihre speziellen Bedürfnisse, die Bedürfnisse der Beschäftigten und den allgemeinen landes- oder branchenspezifischen Rahmen ausgerichtet ist. Die HRMS-Lösungen von ADP sind von Grund auf anpassungsfähig und können auf den jeweiligen Geschäftsbedarf zugeschnitten werden, während Gesetze und Vorschriften penibel eingehalten werden.

Kundenbeispiel: PayPal brauchte eine einfache Lösung

Unkomplizierte Zahlungsoptionen und Geldtransfers unter Freund*innen: dafür steht PayPal. PayPal hat sich weltweit einen Namen als unverzichtbare Zahlungsmethode für viele Menschen und Unternehmen gleichermaßen gemacht. Doch dieser gewagte Sprung in Richtung einer Welt unkomplizierter, schneller Zahlungsmöglichkeiten hat es nicht ins eigene Gehaltsabrechnungssystem geschafft, das sage und schreibe 16 Plattformen umfasste! Unnötig kompliziert, unvereinbar und in den Worten des Unternehmens selbst: chaotisch. Hier kam ADP mit einer verbesserten, umfassenden HRMS-Lösung ins Spiel, das für PayPal alles zum Guten wendete, zusammen mit einem engagierten ADP-Projektmanager, der dem PayPal-Team das gute Gefühl gab, in guten Händen zu sein.

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