Studie: Wichtige Ziele bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

05 Dezember, 2023

Die Verfahren zur Entgeltabrechnung haben sich in den meisten Unternehmen seit Jahren kaum weiterentwickelt. Heute führen die sich schnell ändernden Anforderungen jedoch dazu, dass Unternehmen zunehmend mit einer digitalen Umgestaltung der Payroll-Prozesse beschäftigen. Eine aktuelle Untersuchung hat eruiert, welche Wege Unternehmen einschlagen wollen, um diese Ziele zu erreichen.

Neu-Isenburg, 05. Dezember 2023: Die Herausforderungen bei der Entgeltabrechnung sind mannigfaltig: Die Mitarbeitererfahrungen müssen im Fokus stehen, eine Balance zwischen internationaler Übersicht und regionaler Expertise muss erreicht werden, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und Datenschutzvorgaben sind zu beachten. Gleichzeitig gilt es, in diesem Bereich Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Die Integration verschiedener Systeme für Zeiterfassung, Personalverwaltung und Buchhaltung ist ebenso eine Herausforderung. Ein reibungsloser Datenfluss zwischen diesen Systemen ist entscheidend für eine genaue und konsistente Entgeltabrechnung.

Für die Studie „Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2024“ befragte Opinion Matters im Auftrag von ADP weltweit mehr als 1.700, mit der Thematik betraute Entscheidungsträger in Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden. Online ist die Studie hier abrufbar.

Hohe Fehlerquote

Die Mitarbeitererfahrung ist eine Priorität für Payroll-Teams. Fast ein Drittel (30 %) der Befragten gab dies als wesentlichen Faktor für die Transformation der Entgeltabrechnung in den nächsten zwei bis drei Jahren an. Parallel dokumentiert die Umfrage aber auch eine große Fehleranfälligkeit der relevanten Prozesse: Global liegt die durchschnittliche Genauigkeit bei gerade einmal 78 %. Ein Drittel der Umfrageteilnehmer (32 %) gab zudem an, dass sie mindestens zwei Zahlungszyklen benötigen, um Fehler zu korrigieren.

Internationale Übersicht und regionale Expertise

Für viele Entscheider (47 %) sind Entgeltabrechnungsdaten wichtige Informationen. Dennoch fehlen zahlreichen Unternehmen die Struktur und Technologie für zentralisierte Berichte und Analysen. Weniger als die Hälfte der Befragten (44 %) haben einen standortübergreifenden und vollständigen Einblick in alle Abrechnungen; lediglich in 35 % der Unternehmen sind Payroll-Funktionen wie Dashboards für globale Übersichten vorhanden. Besonders brisant ist dies in zwei von fünf international aktiven Firmen, die bis heute bei der Ermittlung von Standard-Kennzahlen in jedem Land eine andere Methode einsetzen.

IT als Aufgabe und Lösung

38 % der Führungskräfte im Bereich Entgeltabrechnung gaben an, dass die Datensicherheit der wichtigste Punkt sei, den sie innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre verbessern möchten, gefolgt von der Datenqualität und -integrität (35 %) und der stärkeren Integration mit wichtigen Geschäftsprozessen auf internationalem Niveau (35 %). Diese Probleme stehen der Innovation im Weg. Bedenken zur Datensicherheit (41 %) und Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende HR-Software (41 %) wurden als die wichtigsten beiden Herausforderungen bei der Implementierung einer globalen Entgeltabrechnungslösung genannt.

Das Personalparadoxon

Einerseits werden von Unternehmen als auch Belegschaftsseite höhere Anforderungen an die Entgeltabrechnung gestellt, andererseits zielen Unternehmen darauf ab, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu senken. Acht von zehn Arbeitgebern vergrößern ihr Payroll-Team unternehmensweit. Dennoch prüfen fast zwei Drittel (62 %), wie ihr Unternehmen mit weniger Belegschaft zurechtkommen könnte. Zudem gab mehr als die Hälfte (57 %) an, dass ihr Entgeltabrechnungsservice einem Fachkräftemangel betroffen sei. Dies trägt dazu bei, dass 69 % der Befragten erwägen, ihre gesamten Entgeltabrechnungsprozesse oder den Großteil davon auszulagern, um ihre Teams standortübergreifend zu entlasten.

Schlussfolgerung

Oftmals werden aus Bedenken oder einer Bequemlichkeit die Grenzen vorhandener Legacy-Systeme akzeptiert, während bei Veränderungen eher die Hindernisse als die Vorteile gesehen werden. Der Wechsel zu einem innovativen, umfangreichen und vernetzten globalen Payroll-System bringt jedoch einen größeren Mehrwert als nur eine schöne neue Benutzeroberfläche.

Die Implementierung eines vernetzten globalen Payroll-Systems ist die logische Basis für eine konsistente und zentralisierte Verwaltung der Entgeltabrechnung über verschiedene Länder und Standorte hinweg. Durch die Standardisierung von Prozessen und Datenstrukturen werden Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert. Eine einheitliche Plattform erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und steuerlicher Bestimmungen in verschiedenen Ländern, was das Risiko von Compliance-Problemen minimiert. Zudem bieten diese Systeme eine bessere Transparenz und Reportingfähigkeit über globale Entgeltabrechnungsdaten, was Entscheidungsträgern eine ganzheitliche Sicht auf die Personalkosten und -struktur des Unternehmens ermöglicht. Die Unterstützung strategischer Entscheidungen und langfristige Effizienzgewinne sorgen insgesamt dafür, dass sich die Investition auszahlt.

Über ADP (Nasdaq: ADP)

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