Neue Pflichten ab 2026: EU-Entgelttransparenzrichtlinie und ihre Auswirkungen auf HR

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970^[1] schafft einen klaren Rahmen für die EU-Mitgliedstaaten zur Anwendung des Grundsatzes „gleicher Lohn für gleiche Arbeit oder gleichwertige Arbeit“. Bis zum 7. Juni 2026 muss sie in deutsches Recht umgesetzt werden. Da die Anforderungen deutlich weiter als das seit 2017 geltende deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG)^[2] gehen, kommt auf die HR-Abteilungen viel Arbeit zu.

Die größte Änderung betrifft die Ausweitung der Transparenzpflichten und Auskunftsrechte sowie die Umkehr der Beweislast. Außerdem wird der bislang eher zahnlose Tiger^[3] durch mögliche Sanktionen bissig. Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP) empfiehlt: „Um diese Herausforderungen zu bewältigen, muss die HR-Funktion durch automatisierte administrative Prozesse entlastet werden [...] gleichzeitig muss das HR-Personal befähigt werden, die neue EU-Richtlinie umzusetzen und es muss Zugriff auf entsprechende Tools zur Berichterstattung erhalten."^[4]

Gleicher Lohn für gleiche Arbeit: Das werden die wichtigsten Pflichten für Unternehmen

Unternehmen, die in Deutschland oder in anderen EU-Mitgliedstaaten tätig sind, sollten spätestens jetzt aktiv werden, um die Entgeltstrukturen zu bewerten und Risiken zu identifizieren. Dabei werden sämtliche Bestandteile wie Festgehälter, Boni, Urlaube und Dienstwagen einbezogen und Regelungen aus Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen berücksichtigt. Die EU-Richtlinie verpflichtet zu einer Lohnbewertung. Wenn die Lohnunterschiede mehr als 5 Prozent betragen, sollten die Differenzen ausgeglichen und die Vergütungsstruktur entsprechend angepasst werden. Natürlich dürfen Unternehmen Arbeitnehmende, die die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, nach wie vor unterschiedlich bezahlen. Allerdings müssen dafür objektive, geschlechtsunabhängige Kriterien wie die Leistung zugrunde liegen.

Unser Tipp: Überprüfen, standardisieren und dokumentieren Sie die Vergütungs- und Recruiting-Prozesse. Bestehen also objektive Kriterien wie Qualifikation und Verantwortung als Basis für die Vergütung? Führen Sie all die Schritte durch, damit ab Inkrafttreten der nationalen Umsetzung des Gesetzes alle Transparenz-, Bericht- und Auskunftspflichten rechtssicher erfüllt werden können.

Auswirkungen auf KMU und Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten

Von der Berichtspflicht sind vor allem mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als bisher betroffen.^[5] Der individuelle Auskunftsanspruch besteht laut Richtlinie grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden; er ist nicht wie bisher an eine Mindestbetriebsgröße geknüpft. Die Mitgliedstaaten dürfen aber einige Erleichterungen für kleine Unternehmen vorsehen. So sind geschlechtsbezogene Entgeltberichte nur von Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten zu erstellen. Für Betriebe mit 100 bis 149 Beschäftigten gilt die Berichtspflicht alle drei Jahre erst ab 2031 (für das Jahr 2030), Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten müssen alle drei Jahre Bericht erstatten und Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden werden jährlich Berichte liefern müssen.^[6]

So bereiten Sie Ihre HR-Prozesse vor

Die größte Herausforderung für HR liegt in der objektiven Definition von „gleichwertiger Arbeit”. Um dieser Anforderung gerecht zu werden und bei Streitfällen die Beweislast zu erfüllen, ist die Einführung oder Überprüfung einer systematischen, geschlechtsneutralen Job-Evaluierung unerlässlich. Dafür werden Stellen anhand objektiver Kriterien wie Verantwortung, Komplexität oder erforderlicher Qualifikationen bewertet.

Unser Tipp: Wenn die Tätigkeiten klar in Job-Level oder Vergleichsgruppen eingeteilt sind, kann die Lohn- und Gehaltssoftware die notwendigen Analysen zur Feststellung von Lohnlücken vornehmen. Dieser Schritt ist die Basis für alle folgenden Compliance-Maßnahmen.

In Kürze: Die Mindestanforderungen, die HR neu berücksichtigen muss

Wichtige Themen sind…

• verpflichtende Lohntransparenz im Recruitingprozess: Bereits im Bewerbungsverfahren haben Bewerbende einen erweiterten Auskunftsanspruch (deshalb z. B. Angabe des Einstiegsgehaltes oder einer Gehaltsspanne in Stellenausschreibung oder Bewerbungsgespräch).
• Auskunftspflicht über Löhne und Gehälter: Arbeitnehmende können Auskünfte verlangen, um herauszufinden, ob sie aufgrund ihres Geschlechts benachteiligt werden. Derzeit müssen dafür mindestens sechs Personen des anderen Geschlechts die gleiche oder gleichwertige Tätigkeit ausüben. In der Neuregelung entfällt diese Vorgabe. Firmen werden also künftig neben dem durchschnittlichen Bruttomonatsgehalt auch die Kriterien offenlegen müssen, nach denen sie das Entgelt festgesetzt haben. Außerdem müssen sie die Entwicklung der Vergütungen aufzeigen können.
• Verbot von Verschwiegenheitsklauseln zum Gehalt;
• Verbot von Fragen zur bisherigen Bezahlung;
• Verpflichtende Berichterstattung über Gender-Pay-Gap: Firmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden müssen regelmäßig Berichte veröffentlichen.
• Entschädigung und Beweislastumkehr: Bei Streitfällen muss das Unternehmen beweisen, dass Entgeltunterschiede objektiv begründet sind.
• Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie: HR muss nicht nur die Prozesse technisch anpassen, sondern auch die Erwartungen der Belegschaft managen, die durch die neue Transparenz entstehen.

Unser Tipp: Um jederzeit Reporting-, Auskunfts- und Nachweispflichten erfüllen zu können, muss die Datenbasis nicht nur gepflegt, sondern vor allem systematisch strukturiert und einfach abgerufen werden können. Moderne, zertifizierte Lohn- und Gehaltssoftware wie die Payroll- und HCM-Plattformen von ADP halten alle relevanten Daten bereit. Dazu gehört die lückenlose Erfassung der Entgeltbestandteile. Auch Daten wie Job-Level, Qualifikationen, Berufserfahrung, Bildungsabschlüsse, können im integrierten HCM-System hinterlegt werden, um später objektive Vergleichsgruppen bilden zu können. Die Systeme werden umgehend an die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie angepasst und stellen Berichtsformate bereit, die alle erforderlichen Kennzahlen (Median, Durchschnittsgehälter nach Geschlecht und Kategorie) enthalten.

Unternehmensführung und HR sollten den Aufwand nicht unterschätzen

Der administrative Aufwand wird zu einer strategischen Investition in Mitarbeitergewinnung, Loyalität und Risikominimierung. Und das zahlt auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit ein. Gleichzeitig ist die Vorbereitung auf das EU-Entgelttransparenzrecht für Personalabteilungen kein Compliance-Projekt, das nebenbei bearbeitet werden kann. Alleine die künftigen Reportingpflichten, die systematischen Job-Bewertungen und die Eingriffe in Recruiting- und Vergütungsprozesse sind zeitaufwändig. Der Aufbau eines standardisierten Auskunftsprozesses für Mitarbeitende mit Formularen, Fristen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationsleitfäden, sowie die Bereinigung und Zusammenführung von Stammdaten, Vergütungsdaten, Benefits, Zielvereinbarungen und die Abstimmungen mit Betriebsrat und Management bzw. die Schulung von Führungskräften, Personalverantwortlichen und Mitarbeitervertretungen zum Thema kann HR über Monate binden.

Unser Fazit: Neben den direkten Compliance-Vorteilen bietet moderne Payroll-Software Hilfestellungen, um eine diskriminierungsfreie und transparente Entgeltstruktur aufzubauen. Sie hilft bei

• Analyse von Gehaltsabweichungen: Sie hilft, interne Gehaltsbänder zu definieren und Abweichungen vom Zielgehalt in einer Bandbreite sichtbar zu machen. So lassen sich potenzielle Ungleichheiten proaktiv identifizieren und korrigieren.
• Integration in HR-Prozesse: Durch die Integration in das HCM-System wird sichergestellt, dass die Einhaltung der Entgeltgleichheit bereits bei der Einstellung (z. B. Angabe von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen) und bei Beförderungen berücksichtigt wird.
• Datenqualität und Fehlervermeidung: Automatisierte Prozesse und Plausibilitätsprüfungen minimieren manuelle Eingabefehler und sorgen für eine hohe Datenqualität, die eine Grundvoraussetzung für die Erfüllung der Berichtspflichten

^[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32023L0970

^[2] https://www.gesetze-im-internet.de/entgtranspg/

^[3] https://www.boeckler.de/de/faust-detail.htm?produkt=HBS-08285

^[4] https://www.dgfp.de/aktuell/neue-eu-entgelttransparenzrichtlinie

^[5] https://www.mittelstandsbund.de/kompetenzbereiche/arbeit-bildung/beitrag/mehr-transparenz-beim-entgelt-was-die-eu-richtlinie-fuer-unternehmen-bedeutet

^[6] https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/entgeltabrechnung/entgelttransparenzgesetz/