Mitarbeiterverwaltungssoftware verstehen

Die Verwaltung einer modernen Belegschaft ist komplex. Mitarbeiterverwaltungssoftware hilft, diesen Prozess zu vereinfachen, weshalb viele Arbeitgebende sie als entscheidend für den täglichen Geschäftsbetrieb ansehen.

Automatische Mitarbeiterverwaltung weist strategisch Personal- und Ressourcenaufgaben zu, verfolgt die Anwesenheit der Mitarbeitenden und stellt die Einhaltung sich ständig ändernder Arbeitsgesetze sicher.

Mitarbeiterverwaltungssoftware kann den Lohnprozess optimieren, indem sie Genauigkeit gewährleistet und essenzielle Personalfunktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement nahtlos mit der Lohnbuchhaltung verbindet.

Die Mitarbeiterverwaltung hilft durch eine bessere Planung und Kommunikation, die Beziehungen zu Mitarbeitenden zu verbessern. Die Bereitstellung von genug Personalressourcen in Spitzenzeiten hilft, den Kundenservice Ihres Unternehmens zu optimieren. Darüber hinaus erhöht die Kontrolle über Ihre Arbeitskosten Ihren Gewinn.

Im Wesentlichen sind Ihre Ziele, die Produktivität zu optimieren und die Risiken einer Nichteinhaltung von Vorschriften zu reduzieren. Mitarbeiterverwaltung ist die Lösung, die Ihnen dabei helfen kann, diese Ziele zu erreichen.

Die Rolle der Mitarbeiterverwaltungssoftware im Lohnprozess

Die Mitarbeiterverwaltungssoftware ist mit der Lohnsoftware integriert, indem sie genaue, aktuelle Zeit- und Anwesenheitsdaten erfasst. Automatisierte Workflows stellen die Einhaltung von Vorschriften sicher und reduzieren das Risiko von Fehlern, sodass Ihre Lohnberechnungen so zeitnah und genau wie möglich sind. 

Die Daten werden automatisch über Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement-Tools auf der Plattform erfasst. Die Integration mit der Entgeltabrechnungssoftware gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Plattformen.

Mithilfe verschiedener Programmier-Schnittstellen (APIs) optimiert ADP Marketplace und ADP API Central den Prozess durch sofortigen, automatischen Datenaustausch.

Zeiterfassung und Abwesenheiten fließen direkt in Ihre Lohnberechnungen ein und schaffen so einen einzigen Punkt der Wahrheit (englisch: Single Point of Truth). Diese Automatisierung macht manuelle Dateneingabe unnötig, führt zu einem reibungslosen Prozess und reduziert das Risiko von Fehlern und der Nichteinhaltung von Vorschriften.

Vorteile der Integration von Mitarbeiterverwaltungssoftware mit Lohnsystemen 

Die Vorteile der Integration von Mitarbeiterverwaltungssoftware mit Lohnsoftware sind zahlreich. Die Synchronisierung von Workforce-Daten mit der Lohnbuchhaltung minimiert Fehler, sodass Ihre Mitarbeitenden immer den richtigen Betrag ausbezahlt bekommen.

Es spart auch Zeit. Die Personalabteilungen müssen keine Daten mehr manuell zwischen inkompatiblen Systemen übertragen. Diese Automatisierung reduziert Ihren Verwaltungsaufwand und spart Ihnen Zeit und Ressourcen.

Integrierte zentrale Systeme bieten auch mehr Sicherheit und stellen die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher.

Steuercodes werden automatisch angewendet und die Systeme melden potenzielle rechtliche Probleme mit Überstunden und Abwesenheitsregelungen gemäß den deutschen Gesetzen.

Echtzeiteinblicke ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung. Durch die Integration Ihres WFM mit der Lohnbuchhaltung erhalten Sie Einblicke in Löhne, Arbeitsstunden, Rückstellungen und die Leistung von Mitarbeitenden an einem einzigen Ort. So sehen Sie direkt die Ergebnisse Ihrer Rekrutierungs- und Produktivitätsstrategien und wie sie sich auf Ihren Gewinn auswirken.

Herausforderungen und Überlegungen

Die Integration neuer Mitarbeiterverwaltungssoftware mit bestehenden Lohnsystemen ist nicht ohne Herausforderungen.

Es kann ein ressourcenintensiver Vorgang sein, und der dafür erforderliche Zeit- und Ressourcenaufwand hängt von Ihrem aktuellen Setup ab. Wenn Sie bereits ein Mitarbeiterverwaltungssystem nutzen, ist der Prozess einfacher, da Sie bereits über viele der für die Integration benötigten Daten verfügen. Eine Umstellung von manuellen Systemen mit mehreren Datenspeichern auf ein zentrales System kann jedoch erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Gute Planung und ein Zeitplan für die Integration können Probleme vermeiden.

Eine weitere Herausforderung für Unternehmen ist die Inkompatibilität. Bestimmte Software lässt sich möglicherweise nicht ordnungsgemäß integrieren. In diesem Fall ist es ratsam, in ein neues Personal- und Lohnsystem zu investieren, das beides nahtlos bewältigen kann. Langfristig spart Ihnen das Zeit und Ressourcen.

Es ist wichtig, Software zu wählen, die den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Betrachten Sie dies als strategische Investition. Interessenvertreter aus den Bereichen Personal, Lohn und Buchhaltung sollten in diesen Prozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl in Übereinstimmung mit den übergeordneten Organisationszielen treffen.

Achten Sie beim Einkauf auf Funktionalität und Integration und prüfen Sie die Optionen gründlich anhand von Markenbekanntheit, Kundenfeedback und verfügbarem Support.

Sie benötigen eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen skalieren kann. Wählen Sie daher eine Lösung, die für Flexibilität und Wachstum ausgelegt ist. Ein gut geöltes System sollte in der Lage sein, steigende Arbeitslasten und Komplexitäten zu bewältigen und spart so Zeit und Geld, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Fallstudien/Erfolgsgeschichten

Sage wählte ADP als globalen Lohnpartner. Sage hatte Schwierigkeiten, eine für ein großes Unternehmen geeignete Personal- und Lohnlösung zu finden, konnte aber mit ADP das globale Lohnmanagement einfach konsolidieren.

"Wir haben uns für ADP entschieden. Es ist der Marktführer für multinationale Lohnabrechnung und bietet eine hochskalierbare Lösung, sodass wir uns an die Bedürfnisse unseres Unternehmens anpassen können", sagt Charlotte O'Driscoll, Global Payroll und People Projects Director bei Sage.

Herausforderungen für Sage:

  • Mit 14 verschiedenen, global eingesetzten Lohnlösungen kämpfte Sage mit fragmentierten Prozessen. Die Herausforderung, diese unterschiedlichen Prozesse in einer einheitlichen Lösung als "eine Quelle der Wahrheit" zu konsolidieren, war entscheidend.
  • Die jeweils einzigartigen Regeln, Vorschriften, Banksysteme und Compliance-Anforderungen der einzelnen Länder brachten weitere Komplexität mit sich.
  • Der multinationale Betrieb stellte für Sage als globales Unternehmen eine große Herausforderung dar.

Wie ADP half:

  • ADPs Cloud-basierte GlobalView-Plattform vereinfacht das globale Lohnmanagement. Sie bietet ein einheitliches System zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und berücksichtigt gleichzeitig lokale Lohnvorschriften zur Gewährleistung der Compliance.
  • ADP Celergo ist auf kleinere Territorien ausgerichtet und ermöglicht es Personal- und Lohnbuchhaltenden, die Lohnabrechnung in mehreren Ländern effizient zu verwalten und problemlos auf Mitarbeiterdaten zuzugreifen. Es vereinheitlicht internationale Lohnprozesse und bietet Compliance-Support, um Änderungen, Berechnungen und Berichterstattung zu optimieren.
  • Beide Lösungen bieten Mitarbeitenden ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal zum Abruf von Lohnabrechnungen und Steuerdaten.

Wenn Mitarbeiterverwaltungssoftware und Lohnsoftware richtig integriert sind, revolutioniert das Ihre Personalfunktionen und schafft effiziente, vollständig konforme Prozesse für Ihr Unternehmen.

Die Zentralisierung von Mitarbeiterdaten spart Zeit und Ressourcen - und erhöht die Datenqualität. Mit einem System:

  • Fließen Daten automatisch zwischen Personal-, Zeit- und Lohnsystemen, sodass Sie sich auf die Berichterstattung verlassen können.
  • Verbesserte Benutzererfahrung für Ihre Mitarbeitenden hilft Ihnen, Ihr Personal besser zu binden.
  • Minimieren Sie Compliance-Risiken, indem Sie manuelle Datenübertragungen zwischen Systemen vermeiden.

ADP ist die vertrauenswürdige globale Lösung mit modernster Technologie für eine einfache Integration von Lohn- und Mitarbeiterverwaltungssoftware.

ADPs cloudbasierte Software ermöglicht Unternehmen jeder Größe eine vereinfachte Datenverwaltung und eine korrekte, fehlerfreie Lohnabrechnung.

Buchen Sie jetzt eine Demo, um zu erfahren, wie ADP Ihnen dabei hilft, Ihre Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung zu optimieren.