Nutzen Sie Ihre Partnerschaften mit Anbietern länderübergreifender Entgeltabrechnungen wirklich optimal?

Seit 2020 haben viele Unternehmen eine Reihe von Digitalisierungsinitiativen auf den Weg gebracht. Diese plötzlich steilere Technologieeinführungskurve stellt etablierte Arbeitsweisen auf den Kopf und veranlasst Führungskräfte in Unternehmen, das Zusammenspiel von ausgelagerten Technologielösungen und die Art und Weise, wie die dahinter stehenden komplexen Geschäftspartnerschaften einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können, neu zu überdenken.

Ein wachsendes Ökosystem aus internen und externen Mitarbeitenden

Outsourcing gibt es in der einen oder anderen Form bereits seit der industriellen Revolution, obwohl es sich in seiner modernen Form erst in den 1980er Jahren als gängige Unternehmensstrategie etabliert hat. Seitdem haben sich viele Unternehmen die Vorteile der Zusammenarbeit mit externen Partnern zunutze gemacht, um:

• die Produktivität zu optimieren und Kosteneffizienz zu erreichen
• Zugang zu neuen Technologien und Talentpools zu erlangen
• sich als Reaktion auf Wirtschaftszyklen und aufkommende Trends neu zu positionieren

Unsere Arbeitsweise hat sich nun verändert. Führungskräfte in international expandierenden Unternehmen legen ein verstärktes Augenmerk auf ihre Outsourcing-Wertschöpfungsnetzwerke, da sie nach Möglichkeiten suchen, sich an die Erwartungen und die Dynamik des „neuen Normalität“ anzupassen.

Gleichzeitig verschwimmen in vielen Unternehmen die Grenzen zwischen den Kategorien interner Mitarbeitender. Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, vorübergehend Beschäftigte und externe Arbeitnehmende, die etwa freiberuflich oder beratend tätig sind, sind ein wichtiger Bestandteil des Belegschafts-Ökosystems, unabhängig davon, ob sie unmittelbar auf der Gehaltsliste stehen oder nicht.

Warum Unternehmen die Entgeltabrechnung auslagern

Als Paradebeispiel für eine nicht zum Kerngeschäft gehörende Funktion war die Arbeit in der Entgeltabrechnung vor Jahrzehnten eine der ersten, die Unternehmen auslagerten. (Das 1949 gegründete Unternehmen ADP war als Anbieter einer manuellen Entgeltabrechnung einer der Vorreiter dieser neuen Branche).

Die Gründe, warum Unternehmen ihre Entgeltabrechnung auslagern, haben sich im Laufe der Jahre nicht wesentlich geändert. In der Regel wird die Entscheidung in letzter Konsequenz getroffen, z. B. aufgrund von Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Vorschriften, einer Datenschutzverletzung oder einer hohen Personalfluktuation, die durch Fehler bei der Berechnung der Gehälter der Mitarbeitenden ausgelöst wurde. Oder ganz profan ausgedrückt, Führungskräfte in der HR- und Finanzabteilung lagern die Entgeltabrechnung aus, wenn sie im eigenen Unternehmen nur über begrenzte personelle oder technologische Kapazitäten verfügen.

Diese Beweggründe überwiegen heute neben strategischen Geschäftszielen, die bei wachstumsorientierten Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung stehen, wie z. B.:

72% aller Unternehmen sind bereit, die Auslagerung aller oder der meisten ihrer Entgeltabrechnungsprozesse in Betracht zu ziehen¹

Sich an den Wandel anpassen

Der globale Markt für Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der Entgeltabrechnung wird von 2024 bis 2029 mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 5 % zulegen.² Was treibt dieses bemerkenswerte Wachstum an?

Als Reaktion auf wirtschaftliche und soziale Umwälzungen haben die Unternehmen seit 2020 begonnen, ihr Ökosystem von Anbietern und Zulieferern zu erweitern und mit einem breiteren Spektrum von Partnern zusammenzuarbeiten. (Dazu gehören die zunehmende Sensibilisierung von Verbrauchern und Mitarbeitenden hinsichtlich der Vorzüge einer globalen Zusammenarbeit, die Unterbrechung der Lieferketten und die Verlagerung der Belegschaft an verschiedene Standorte).

Unternehmen haben heute höhere Anforderungen an die Entgeltabrechnung als je zuvor. Es reicht nicht mehr aus, nur die korrekten Gehälter rechtzeitig zu zahlen – die Entgeltabrechnung wird zunehmend strategisch. Unternehmen haben erkannt, dass sie die Loyalität des Personals und die Akquisition neuer Talente fördern kann. Darüber hinaus verbessert sie die Effizienz und sorgt für eine höhere Rentabilität, während gleichzeitig intelligente Daten für eine bessere Entscheidungsfindung genutzt werden. Im Grunde genommen ist die Entgeltabrechnung jetzt ein Beitrag zum Betriebswert und nicht mehr nur eine reine Ausgabe. Unternehmen erkennen jedoch, dass sie, um das erfolgreich zu tun, echtes Fachwissen benötigen, weshalb immer mehr Unternehmen ihre Entgeltabrechnung auslagern.

Hier sind einige der wichtigsten Faktoren für den Wandel der globalen Entgeltabrechnung und Erläuterungen, wie das Outsourcing der Entgeltabrechnung Unternehmen dabei helfen kann:

• Einsatz von KI in Entgeltabrechnungsprozessen: Der Druck, mit weniger mehr zu erreichen, steigt und zusätzlich besteht ein Personalmangel, der Spuren hinterlässt. Immer mehr Unternehmen nutzen Technologie, um Prozesse zu optimieren, wiederkehrende Aufgaben zu beschleunigen und komplexe Anforderungen wie Datenanalysen zu erfüllen.
• Optimierung der Mitarbeitererfahrung: Unternehmen wollen innovative Zahlungsmethoden und -dienste nutzen, um ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten und so die Zufriedenheit und Loyalität ihrer Mitarbeitenden zu erhalten.
• Verbesserung der Datensicherheit: Cyberangriffe sind auf dem Vormarsch, daher war die Wahrung der Datenintegrität noch nie so wichtig wie heute.
• Bereitstellung einer nahtlosen Systemintegration: Unternehmen streben eine stärkere Integration von Entgeltabrechnungsdaten in andere Geschäftssysteme an, um den Zeitaufwand für die Verwaltung von Informationen zu verringern.
• Binden von qualifizierten und talentierten Mitarbeitenden: Mit den gestiegenen Erwartungen steigt auch der Bedarf an spezialisierten Fähigkeiten, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Wie finden Sie bei Ihrer globalen Entgeltabrechnung das richtige Gleichgewicht zwischen internen Ressourcen und ausgelagertem Know-how, und was sind die wichtigsten Aspekte?

Orchestrierung eines Ökosystems von Partnern für die Gehaltsabrechnung

1. Erzielen Sie einen internen Konsens über die optimale Anzahl von Partnern für die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen

   Es gibt zwar viele Unternehmen, die behaupten, dass ein einziger Anbieter von globalen Entgeltabrechnungen nicht alle Anforderungen einer länderübergreifenden Entgeltabrechnung erfüllen kann, aber ADP hat Kunden mit ausgelagerten Entgeltabrechnungsstrategien, die bereitwillig das Gegenteil behaupten.

   Führt die Zusammenarbeit mit einer größeren Anzahl von HR-Dienstleistern zwangsläufig zu einer Verschlechterung der Qualität der Beziehung zwischen Anbieter und Kunde? Es ist sicherlich nicht zu bestreiten, dass eine größere Anzahl von B2B-Partnerschaften unweigerlich Konsequenzen nach sich zieht:

   • Mehr Management von Anbietern und Verbindungsaufgaben
   • Weniger interne Kontrolle
   • Auswirkungen auf die Kosten
   • Die Notwendigkeit eines bewusst integrierten technologischen Ansatzes zur Verwaltung eines umfangreichen Partner-Ökosystems
   
   

   Wie viel Sie konsolidieren, hängt davon ab, wie Sie sich die Entgeltabrechnung Ihres Unternehmens in der Zukunft vorstellen und wie Sie sie zu einem strategischen Unternehmenswert machen wollen. Sind Sie auf der Suche nach externen Partnern, welche die Fähigkeiten Ihrer internen Spezialisten in der Entgeltabrechnung ergänzen, oder wollen Sie die Hauptlast der Arbeit durch einen Full-Managed-Services-Vertrag übernehmen?

   Der treibende Faktor für die optimale Anzahl von Ökosystempartnern in Ihrem Unternehmen sollte nicht die Größe oder der Standort Ihrer Belegschaft sein, sondern was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Ein echter Partner wird die Interessen Ihres Unternehmens im Auge haben, unabhängig davon, wie sich dies auf die Konfiguration Ihres globalen Netzwerks von HR-Dienstleistern auswirkt.

2. Minimieren Sie das Risiko von Interdependenzen

   Wir haben bereits einige angesprochen, aber es gibt noch weitere Risiken, die zu bedenken sind, nicht zuletzt im Bereich der Technologielizenzierung.

   • Wie werden die einzelnen Technologien der Anbieter miteinander interagieren, und könnte dies zu irgendeinem Zeitpunkt Nachteile für Ihr Unternehmen mit sich bringen?
   • Haben Sie alle Möglichkeiten ermittelt und berücksichtigt, in denen die gemeinsame Nutzung von Daten durch andere Anbieter ein Risiko darstellt?
   • Müssen Sie, wenn Sie mit einem Geschäftspartner bei der Entwicklung einer Anwendung zusammengearbeitet haben, Ihr Unternehmen durch gemeinsames geistiges Eigentum schützen?
   • Haben Sie eine Kosteneffizienzstudie durchgeführt, um festzustellen, ob die Gesamtheit der externen Anbieter derzeit mehr zu Ihrem Wertschöpfungsnetz beiträgt als die internen Ressourcen?



3. Entwickeln Sie eine Strategie, um diese vernetzten Beziehungen zu koordinieren und aus ihnen Nutzen zu ziehen

   Bei der Verwaltung der Anbieter geht es nicht nur darum, ein dediziertes Team zu haben, das für die Kostenkontrolle und Risikominderung zuständig ist. Wie können Sie sicher sein, dass Ihr Netz von externen Gehaltsabrechnungsdienstleistern so effektiv wie möglich zusammenarbeitet? Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Interaktionen und End-to-End-Prozesse innerhalb des gesamten Ökosystems. Ermitteln Sie etwaige Schwachstellen und die erforderlichen Kennzahlen, um nicht nur die individuelle Leistung, sondern auch die Gesamteffizienz des Netzwerks zu verfolgen.

Was macht eine rentable Outsourcing-Partnerschaft für die globale Entgeltabrechnung aus?

Auslagerung ist nicht nur ein Mittel zum Zweck: Unternehmen erwarten und benötigen heutzutage einen echten Geschäftspartner. Doch welche Kriterien sind für die Auswahl eines solchen Partners entscheidend, und welche Risiken sind damit verbunden? Wie können Sie eine Geschäftsbeziehung aufbauen, die für beide Seiten vorteilhaft ist, und sicherstellen, dass sie auch bei möglichen Umstrukturierungen, Ausgliederungen und Expansionen Bestand hat?

Wir haben einen kurzen Guide erstellt, der Ihnen helfen soll, einen potenziellen Partner für die Entgeltabrechnung zu bewerten und sicherzustellen, dass er über die Erfahrung und den Scharfsinn verfügt, um ein wichtiges Mitglied Ihres Wertschöpfungsnetzwerks zu sein. Laden Sie ihn hier herunter.

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’