Was ist ein Payroll Management System?

Die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen gehört zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten jedes Geschäftsinhabers, aber sie muss nicht unbedingt mit dem meisten Stress verbunden sein. Mit dem richtigen Payroll Management System können sich Arbeitgeber in dieser Hinsicht zurücklehnen und sich stattdessen dem Wachstum ihres Unternehmens widmen.

Ein Payroll Management System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Löhne und Gehälter korrekt und fristgerecht auszuzahlen. Es vereinfacht die Verwaltung von Abzügen, Steuern und anderen Gehaltskomponenten und gewährleistet eine fehlerfreie Abrechnung.

Warum ist ein Payroll Management System wichtig?

Ein Payroll Management System bietet nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit. Unternehmen können damit gesetzliche Vorgaben problemlos einhalten und das Mitarbeiterengagement stärken, da die Gehaltsabrechnungen pünktlich und korrekt erfolgen.

Ohne ein effizientes, genaues Verfahren für die Bezahlung der Beschäftigten, die Abführung von Steuern, die Einreichung von Steuererklärungen und die Buchführung könnten Arbeitgeber mit Lohnforderungen und hohen Strafen konfrontiert werden.

Welche Payroll Management Systeme gibt es?

Je nach Budget und gewünschtem Grad der Mitwirkung stehen Arbeitgebern mehrere Optionen für Payroll Management Systeme zur Verfügung, darunter:

• Manuelles Payroll Management mithilfe von Tabellenkalkulationen
  Arbeitgeber mit wenigen Beschäftigten könnten die Gehaltsabrechnung manuell abwickeln, zum Beispiel mit Tabellenkalkulationen. Die potenziellen Kosteneinsparungen werden jedoch oft durch Fehler zunichtegemacht. Manuelle Verfahren in einem Payroll Management System erhöhen das Risiko kostspieliger Fehler und beanspruchen Zeit, die besser für Maßnahmen zur Unternehmensentwicklung genutzt werden könnte.
• Payroll Management Software
  Eine leistungsstarke Payroll Management Software spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand, indem sie arbeitsintensive Aufgaben automatisiert. Arbeitgeber können sich darauf verlassen, dass die Software Bruttolöhne, Abzüge und Nettolöhne exakt berechnet, während sie weiterhin Kontrolle über den Prozess behalten.
• Auslagern
  Arbeitgeber, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig auslagern möchten, beauftragen häufig einen HR-Dienstleister oder gehen eine Partnerschaft, ein sogenanntes „Co-Employment“, mit einer Professional Employer Organization (PEO) ein. In diesen Fällen übernimmt der HR-Dienstleister oder die PEO sämtliche Aspekte des Payroll Management Systems, einschließlich der Steuerzahlungen, Berichterstattung und Einhaltung von Vorschriften.

Welche Phasen umfasst der Payroll-Management-Prozess?

Unabhängig davon, welches Payroll Management System Arbeitgeber verwenden, besteht der Prozess im Allgemeinen aus drei Phasen:

1. Vor der Abrechnung
   Arbeitgeber erfassen alle relevanten Daten für den Abrechnungszeitraum gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften. Dazu gehören die geleisteten Arbeitsstunden von tariflichen Mitarbeitenden, Ausnahmezeiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Geschworenenpflichten) und Personalanpassungen wie Neueinstellungen, Abgänge, Gehaltserhöhungen oder Änderungen bei Abzügen und Steuerabgaben. Diese Daten werden dann im Payroll Management System geprüft und für die Lohnabrechnung vorbereitet.
2. Berechnungen
   Im Payroll Management System berechnen Arbeitgeber den Bruttoverdienst pro Mitarbeitenden für den Abrechnungszeitraum und führen die erforderlichen Abzüge und Steuern durch, um den Nettoverdienst zu ermitteln. Gleichzeitig wird auch die Steuerschuld des Unternehmens für denselben Zeitraum berechnet.
3. Nach der Abrechnung
   Nach Abschluss der Abrechnung gleicht das Payroll Management System die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab, führt Steuern fristgerecht ab und verarbeitet alle damit verbundenen Zahlungen, wie z. B. Lohnpfändungen. Zudem werden die Gehälter der Mitarbeitenden ausgezahlt, und in den meisten Rechtsordnungen erfolgt die Aushändigung einer Lohnabrechnung oder eines Lohnnachweises.

Welche Funktionen hat ein Payroll Management System?

Die folgenden Funktionen, ausgeführt mit Liebe zum Detail und unter Beachtung der sich entwickelnden Vorschriften, sind oft notwendig, um jede Phase der Gehaltsabrechnung erfolgreich zu durchlaufen. Ein Payroll Management System unterstützt Arbeitgeber dabei, diese Schritte effizient umzusetzen:

• Berechnung der Gehälter der Mitarbeitenden
  Über Zeiterfassungsformulare oder mithilfe einer Software zur Zeit- und Anwesenheitserfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitsstunden von tariflichen Mitarbeitenden pro Arbeitswoche genau erfassen, um ihren Verdienst korrekt zu berechnen. Für Gehaltsempfänger ist die Zeiterfassung weniger wichtig, da ihr Bruttogehalt aus dem Jahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Abrechnungsperioden im Jahr ermittelt wird. Einige tarifliche Mitarbeitende können ebenfalls Gehälter beziehen, in diesem Fall müssen ihre Arbeitsstunden erfasst werden, um sicherzustellen, dass alle Überstunden, wie gesetzlich vorgeschrieben, bezahlt werden. Sobald die Bruttolöhne für alle Beschäftigten berechnet sind, müssen die Arbeitgeber bestimmte Abzüge vornehmen, unter anderem:
  
  
• Steuern
  Ein Payroll Management System zieht Steuern auf Grundlage der Quellensteuerbescheinigung der Mitarbeitenden und ihrer zu versteuernden Löhne ab.
  
  
• Freiwillige Abzüge
  Eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeitenden ist erforderlich, bevor ein Arbeitgeber Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- oder Lebensversicherung oder Gewerkschaftsbeiträge abziehen kann. Diese Prozesse lassen sich durch ein Payroll Management System erheblich vereinfachen.
  
  
• Obligatorische Abzüge
  Arbeitgeber erhalten in der Regel eine offizielle behördliche oder gerichtliche Anordnung, wenn sie Steuern, Unterhaltszahlungen oder andere Lohnpfändungen vornehmen müssen. Auch diese Schritte werden von einem Payroll Management System automatisiert und sicher ausgeführt.

Sobald alle Abzüge vom Bruttoverdienst abgezogen wurden, ergibt sich der Nettoverdienst, der ebenfalls im Payroll Management System erfasst und weiterverarbeitet wird.

Verarbeitung der Lohnsteuer

Ein Payroll Management System hilft Arbeitgebern, die Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern von den Löhnen und Gehältern der Beschäftigten korrekt zu berechnen und einzubehalten. Die genauen Beträge werden anhand der aktuellen Steuersätze, des W-4-Formulars sowie der Quellensteuerbescheinigung und den Bescheinigungen über den Steuereinbehalt auf staatlicher oder lokaler Ebene bestimmt. Arbeitgeber in den USA sind zudem verpflichtet, die Beiträge zur Sozialversicherung und die Medicare-Beiträge für die Beschäftigten, die auch als FICA-Steuern (Federal Insurance Contribution Act) bekannt sind, abzuführen. In einigen Fällen müssen sie auch allein die Beiträge zur bundesstaatlichen oder staatlichen Arbeitslosenversicherung übernehmen. In manchen Staaten tragen Arbeitnehmende ebenfalls durch Lohnabzüge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung sowie zu Programmen für Arbeitsunfähigkeit und bezahlte Elternzeit bei. Ein Payroll Management System stellt sicher, dass alle Zahlungen innerhalb der vorgegebenen Fristen an die zuständigen Behörden abgeführt werden.

Mit einem Payroll Management System Anforderungen an die Lohnbuchhaltung erfüllen

Behörden schreiben vor, dass Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin Lohnunterlagen führen müssen. Ein Payroll Management System erleichtert die Einhaltung dieser Anforderungen, indem es die notwendigen Daten automatisch erfasst und speichert. Diese Lohnunterlagen umfassen üblicherweise folgende Angaben:

• Name und Beruf
• Adresse
• Sozialversicherungsnummer
• Den Tag und die Uhrzeit für den Beginn einer Arbeitswoche
• Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag und Arbeitswoche
• Die Grundlage, auf der der Lohn der oder des Beschäftigten gezahlt wurde
• Regulärer Stundensatz
• Verdienst aus regulären Tages- oder Wochenarbeitsstunden
• Verdienst aus Überstunden pro Arbeitswoche
• Bruttoverdienst
• Lohnabzüge
• In Anspruch genommene Zuschläge
• Nettoverdienst
• Datum der Lohnauszahlung und die zugehörige Abrechnungsperiode
• Einbehaltene Steuern
• W-4-Formular und staatliche Quellensteuerbescheinigungen

Ein Payroll Management System gewährleistet, dass Aufzeichnungen, die für Bundessteuerzwecke erforderlich sind, mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden. Für alle anderen Aufzeichnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist gemäß den relevanten Gesetzen. Unternehmen müssen die Gesetze einhalten, die die längste Aufbewahrungsfrist vorsehen, wenn sowohl Bundes- als auch Landesgesetze greifen. Im Zweifelsfall sollte ein Payroll Management System genutzt werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Unterlagen für den erforderlichen Zeitraum korrekt aufbewahrt werden.

Gehaltsabrechnungen aushändigen

Die meisten Staaten schreiben aus Gründen der Transparenz vor, dass Unternehmen ihren Beschäftigten zum Zeitpunkt der Lohnauszahlung eine Gehaltsabrechnung vorlegen. Ein Payroll Management System hilft dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es automatisch Lohnsätze, geleistete Arbeitsstunden, Bruttolohn, Nettolohn und die Abzüge für jeden Abrechnungszeitraum auflistet. Zudem erleichtert ein Payroll Management System die Einhaltung der Gesetze zur Übermittlung elektronischer Gehaltsabrechnungen und gewährleistet, dass die Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre Abrechnungen haben. Um Verstöße zu vermeiden, sollten sich Arbeitgeber mithilfe ihres Payroll Management Systems bei den entsprechenden Ämtern ihrer Bundesländer über die spezifischen Anforderungen informieren.

Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Payroll Management Systems?

Der Weg zum Experten in der Lohnabrechnung ist mühsam und zeitintensiv, was der Unternehmensführung wenig Raum lässt, sich auf die Verbesserung ihrer Produkte und Services zu konzentrieren. Deshalb greifen viele Unternehmen zu einem Payroll Management System, das ihnen Zeit spart und zahlreiche Vorteile bietet, darunter:

• Genaue Berechnungen
  Die Automatisierung im Payroll Management System sorgt dafür, dass Lohnberechnungen, Lohnabzüge und Steuerzahlungen korrekt durchgeführt werden.
• Unterstützung in puncto Compliance
  Einige Anbieter von Payroll Management Systemen informieren Arbeitgeber über Änderungen bei Arbeits- oder Steuervorschriften, die für ihr Unternehmen relevant sein könnten.
• Zugriff auf Steuerformulare
  Ein Payroll Management System ermöglicht Arbeitgebern bequemen Zugriff auf wichtige Steuerunterlagen wie das W-4-Formular, W-2-Formular, Formular 1099, Formular I-9 und weitere.
• Flexible Auszahlungswege
  Neben herkömmlichen Gehaltsschecks bietet ein Payroll Management System in der Regel auch Banküberweisungen sowie alternative Auszahlungsmethoden wie Bezahlkarten an.
• Detaillierte Aufzeichnungen
  Zahlreiche digitale Payroll Management Systeme erstellen Mitarbeiterprofile mit verschiedenen lohnspezifischen Informationen, die zusammengefasst und heruntergeladen werden können, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• Selbstbedienung für Beschäftigte
  Über eine mobile App oder am Computer können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten anpassen, Abzüge ändern, Informationen zum Steuereinbehalt übermitteln, Gehaltsabrechnungen abrufen und mehr – alles über das Payroll Management System.
• Weniger Fehler bei der Gehaltsabrechnung
  Ein Payroll Management System, das in Zeiterfassungstools und HR-Programme integriert ist, erspart Unternehmen die manuelle Dateneingabe und minimiert so Fehler.
• Automatische Warnungen
  Viele Payroll Management Systeme bieten Meldungen zu Workflows. Entdeckt die Software einen Fehler bei der Dateneingabe, kann sie den Benutzer warnen, damit dieser den Fehler behebt, bevor die Abrechnung abgeschlossen wird.

So wählen Sie das passende Payroll Management System aus

Das richtige Payroll Management System ermöglicht es Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung akkurat und fristgerecht abzuwickeln, und bietet zudem Steuerservices, die durch Fachwissen und integrierte Technologie unterstützt werden. Um die passende Lösung zu finden, sollten Unternehmen folgende Fragen beantworten:

1. Sind die Kosten mit dem aktuellen oder dem voraussichtlichen künftigen Budget vereinbar?
   Kleine Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen entscheiden sich möglicherweise eher für einfache Payroll Management Systeme, während wachsende Unternehmen eher bereit sind, in ein System mit robusteren Funktionen zu investieren.
2. Wie erfahren und seriös ist der Anbieter?
   Namhafte Anbieter von Payroll Management Systemen haben oft langjährige Kunden, die bereit sind, über die Qualität der Dienstleistungen zu sprechen. Je länger ein Anbieter in der Branche tätig ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er mit den geltenden Gesetzen und Compliance-Anforderungen vertraut ist.
3. Wie sicher ist der Service?
   Verschlüsselung, Firewalls, Multi-Faktor-Authentifizierung und Backup-Praktiken sind essenziell, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu wahren. Anbieter von Payroll Management Systemen, die Sicherheit ernst nehmen, können in der Regel den Einsatz solcher Maßnahmen zum Schutz der Daten nachweisen.
4. Ist die Software mit anderen Programmen kompatibel?
   Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihr Payroll Management System nahtlose Integrationen mit Zeiterfassungstools, HR-Programmen und anderen bestehenden Systemen ermöglicht.
5. Was sind die Berichterstellungsfunktionen?
   Einige Anbieter von Payroll Management Systemen bieten Funktionen zur rechtzeitigen Übermittlung von Berichten über Neueinstellungen, Jahresberichte und andere Dokumente an die zuständigen Behörden, die alle erforderlichen Informationen enthalten.

So unterstützt ADP Unternehmen beim Payroll Management

Seit mehr als 75 Jahren vertrauen kleine und große Unternehmen auf ADP, wenn es um das Payroll Management System geht. Unsere flexiblen und erschwinglichen Lösungen helfen Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie folgende Funktionen bieten:

• Automatische Lohn- und Steuerberechnungen
  Ein Payroll Management System automatisiert den gesamten Lohnabrechnungsprozess und gewährleistet fehlerfreie Steuerberechnungen.
• Benutzerfreundliche Self-Service-Apps für Beschäftigte
  Mit unserem Payroll Management System können Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen, Abzüge und Steuerinformationen selbst über benutzerfreundliche Apps verwalten.
• Flexible Auszahlungsoptionen
  Unser Payroll Management System bietet flexible Auszahlungsoptionen, darunter Gehaltsschecks, Banküberweisungen und Bezahlkarten.
• Steuereinbehalt und Auszahlungen im Namen des Kunden
  Ein Payroll Management System von ADP übernimmt den Steuereinbehalt und sorgt für fristgerechte Auszahlungen.
• Unterstützung in puncto Compliance und Berichterstattung
  Unser Payroll Management System stellt sicher, dass alle Compliance-Vorschriften eingehalten werden und unterstützt Unternehmen bei der Berichterstattung.
• Reibungslose Integration mit Zeiterfassungs- und HR-Programmen
  Das Payroll Management System von ADP integriert sich nahtlos in bestehende Zeiterfassungs- und HR-Programme, um den gesamten Prozess effizient zu gestalten.

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Häufig gestellte Fragen zum Payroll Management

Was bedeutet Payroll Management?
Payroll Management beschreibt die administrative Aufgabe, die Beschäftigten für ihre erbrachten Leistungen zu entlohnen. Ein Payroll Management System erfasst dabei den Bruttoverdienst der Mitarbeitenden, die Lohnabzüge, den Nettolohn sowie die damit verbundene Lohnsteuerschuld des Arbeitgebers.

Wie gestaltet sich das Payroll Management?
Das Payroll Management kann komplex und zeitaufwendig sein, wenn keine zuverlässige Software zur Verfügung steht, die Berechnungen automatisiert und Fehler minimiert. Ein Payroll Management System vereinfacht den Prozess und umfasst im Wesentlichen folgende Schritte:

1. Berechnung des Bruttoverdienstes
   Für Gehaltsempfänger teilt das Payroll Management System das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungsperioden. Bei stundenweise beschäftigten Mitarbeitenden multipliziert es den Stundensatz mit den geleisteten Arbeitsstunden und berücksichtigt dabei die bundes- und landesrechtlichen Vorschriften für Überstunden und Prämien. Auch bei tariflich bezahlten Mitarbeitenden, die ein Gehalt beziehen, zeichnet das System Arbeitszeiten und Anwesenheiten akribisch auf.
2. Einbehaltung von Abzügen
   Ein Payroll Management System berechnet und behält vom Bruttolohn die Vorsteuerbeiträge, Einkommenssteuer, Medicare- und Sozialversicherungsbeiträge sowie andere obligatorische und freiwillige Abzüge wie Arbeitslosen-, Erwerbsunfähigkeits- oder Elternzeitbeiträge ein.
3. Gehaltsauszahlung
   Das Payroll Management System zahlt die Nettolöhne und -gehälter in Übereinstimmung mit den staatlichen Lohnvorschriften aus und erstellt Gehaltsabrechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
4. Steuern an Behörden abführen
   Ein Payroll Management System berechnet und überweist die Arbeitgebersteuern (z. B. Arbeitslosensteuer auf Bundes- und Landesebene, FICA-Steuern) sowie die von den Löhnen einbehaltenen Steuern fristgerecht an die Behörden.
5. Entgeltabrechnungsunterlagen archivieren
   Das Payroll Management System sorgt dafür, dass alle Entgeltabrechnungsunterlagen gemäß den Bundes- und Landesgesetzen archiviert werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.

Was sind die sechs Schritte bei der Verwaltung eines Payroll Management Systems?

Die Verwaltung oder erstmalige Einrichtung eines Payroll Management Systems kann diese sechs Schritte umfassen:

1. Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) beantragen
   Eine EIN, die beim US-amerikanischen IRS beantragt werden kann, ist erforderlich, um die Lohnsteuer zu entrichten. Möglicherweise müssen Arbeitgeber auch staatliche oder lokale Identifikationsnummern beantragen, die im Payroll Management System erfasst werden.
2. Steuerunterlagen der Beschäftigten zusammentragen
   Ein Payroll Management System benötigt das W-4-Formular und die Quellensteuerbescheinigung, um die Lohnsteuer korrekt berechnen zu können.
3. Gehaltsabrechnungsplan festlegen
   Üblicherweise erfolgt die Abrechnung wöchentlich, alle zwei Wochen oder halbmonatlich. Das Payroll Management System stellt sicher, dass alle Abrechnungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben fristgerecht abgewickelt werden.
4. Vergütungsbedingungen dokumentieren
   Verfassen Sie klar formulierte Richtlinien, die die Anforderungen des Unternehmens sowie die gesetzlichen Vorgaben zu Arbeitsstunden, Überstunden und bezahltem Urlaub regeln. Im Payroll Management System kann auch die schriftliche Zustimmung der Mitarbeitenden hinterlegt werden, wenn Zusatzleistungen oder freiwillige Abzüge vereinbart wurden.
5. Methode für die Entgeltabrechnung wählen
   Unternehmen können die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten oder an einen HR-Dienstleister abgeben. Ein Payroll Management System unterstützt beide Varianten und hilft bei der Einhaltung von Vorschriften.
6. Bankkonto für Entgeltabrechnung eröffnen
   Durch die Eröffnung eines separaten Kontos für die Entgeltabrechnung lässt sich die finanzielle Verwaltung vereinfachen. Ein Payroll Management System kann diese Konten effizient verwalten und eine genaue Erfassung der Lohntransaktionen sicherstellen.

Was ist ein Payroll Management System?

Ein Payroll Management System ist eine Lösung zur Bezahlung von Mitarbeitenden, zur Abführung von Lohnsteuern und zur Buchführung über alle relevanten Transaktionen. Diese Aufgaben können entweder manuell durchgeführt oder mithilfe eines automatisierten Systems erledigt werden, um Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Dieser Guide soll als Ausgangspunkt für die Analyse der Payroll-Verpflichtungen eines Arbeitgebers dienen und stellt keine umfassende Ressource bezüglich Voraussetzungen dar. Er dient ausschließlich zur Information zu dem oben beschriebenen Thema und ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung oder andere professionelle Services.

¹Für die grundlegende Buchführung entsprechend den verschiedenen Bundes- und Landesgesetzen gibt es zusätzliche Anforderungen. Informieren Sie sich über die Vorschriften im entsprechenden Zuständigkeitsbereich, um Compliance zu wahren.