Es gibt wahrscheinlich wenige andere Felder, die so universell sind wie Gehaltsabrechnungen: Vom Kleinbetrieb bis zum Großkonzern müssen so gut wie alle Firmen regelmäßig – die üblichen Intervalle sind wöchentlich, alle zwei Wochen oder, wie in Deutschland verbreitet, monatlich – Gehaltsabrechnungen für ihre Mitarbeitenden erstellen, und das weltweit.
Definition der Gehaltsabrechnung
Das Thema Gehaltsabrechnung ist komplex – viele Arbeitnehmende sehen sich ihre Gehaltsabrechnungen nicht genau an und prüfen nur, ob Brutto- und Nettogehalt ungefähr stimmen. Wie genau die Sozialversicherungsbeiträge zustande kommen wissen die wenigsten. Auf der anderen Seite haben Arbeitgeber weit mehr zu leisten, als zu einem bestimmten Termin Betrag X zu überweisen. Sie müssen Steuern und Sozialbeiträge korrekt berechnen und abführen, geldwerte Vorteile berücksichtigen und sich an eine Vielzahl gesetzlicher Regelungen halten, die häufigen Änderungen unterworfen sind. Neben der Zahlung des fälligen Nettobetrags erhalten Mitarbeitende daher eine detaillierte Gehaltsabrechnung, in der genau aufgeschlüsselt wird, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen und welche Abzüge es gibt. In großen Konzernen müssen Gehaltsabrechnungen monatlich tausendfach oder hunderttausendfach angefertigt werden. Eine wichtige Unterscheidung in Deutschland ist die zwischen Lohn und Gehalt: Der Lohn wird für jede Abrechnung einzeln auf Grundlage der geleisteten Arbeit berechnet, während das Grundgehalt monatlich gleich bleibt, unabhängig davon, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden. Dies schließt natürlich eine Kompensation von Überstunden nicht aus.
Zusammengenommen ergibt sich also ein komplexes Bild, vor allem für Unternehmen. Denn während sich Arbeitnehmende nur in ihrer eigenen Gehaltsabrechnung zurechtfinden müssen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, wiederholt und in kurzem Abstand zuverlässige, korrekte sowie rechtlich und steuerlich einwandfreie Gehaltsabrechnungen in großem Umfang erstellen zu müssen. Während kleinere Organisationen häufig mit einer Steuerberatung zusammenarbeiten, da die nötige Expertise oft nicht im Betrieb vorhanden ist, haben große Unternehmen zwar eigene Personalabteilungen – sie können allerdings je nach Anforderung den nötigen Aufwand für die Gehaltsabrechnung nicht alleine bewältigen. Hier empfiehlt es sich, die Gehaltsabrechnung an einen professionellen Partner mit dem richtigen Know-how abzugeben. Denn dadurch entstehen mehrere Vorteile:
Durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung werden alle damit verbundenen Aufgaben in einem einzigen System zusammengefasst, das von Fachleuten verwaltet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass verschiedene Gehaltsabrechnungsprozesse – wie Gehaltsberechnungen, Steuerabzüge, Verwaltung von Zusatzleistungen und Compliance – effizient an einem Ort abgewickelt werden. Wenn Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen Inhouse durchführen, müssen sie auf mehrere interne Abteilungen oder Softwaresysteme zurückgreifen; ein Anbieter für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung zentralisiert dagegen diese Aufgaben, wodurch die Komplexität reduziert, Synergien genutzt und die Effizienz insgesamt gesteigert wird.
Die interne Abwicklung der Gehaltsabrechnung erfordert erhebliche Investitionen in die Infrastruktur, wie etwa in eine Software für die Gehaltsabrechnung, IT-Systeme sowie spezialisiertes Personal. Durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung können Unternehmen diese Fixkosten vermeiden, da der externe Anbieter seine eigenen standardisierten Systeme zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung verwendet. Dadurch entfallen laufende Investitionen in Technologie-Upgrades, Lizenzen und Wartung.
Anbieter von Outsourcing-Lösungen für Gehaltsabrechnungen sind auf Steuer- und Arbeitsrecht sowie auf die Einhaltung der Compliance in verschiedenen Regionen spezialisiert und stellen sicher, dass Unternehmen alle für die Gehaltsabrechnung geltenden Vorschriften einhalten. Diese Anbieter werden regelmäßig über Gesetzesänderungen wie Steuersatzanpassungen, Änderungen der Arbeitsvorschriften und neue Meldepflichten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung informiert. Dieses Fachwissen hilft, Verstöße zu vermeiden und das Risiko von Bußgeldern, Strafen oder rechtlichen Problemen zu verringern.
Anbieter, die die Gehaltsabrechnung im Auftrag von Unternehmen abwickeln, verwenden spezielle Software und Automatisierungstools, um viele der repetitiven und manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Steuern und Sozialleistungen. Durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung entfällt für diese Anbieter die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe durch Mitarbeitende, wodurch neben dem Zeitaufwand für die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung auch Fehlerquellen reduziert werden sowie schnellere und genauere Gehaltsabrechnungen gewährleistet sind.
ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung und bietet verschiedene Optionen für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung an:
Bei Payroll Processing Services von ADP behalten Unternehmen die Kontrolle über die wichtigsten Abrechnungsprozesse. Die Gehaltsabrechnung umfasst hier einen Zugang zur ADP-Plattform, über die Kunden ihre Abrechnungen verwalten. ADP steht ihnen mit Empfehlungen, bewährten Verfahrensweisen, Kundendienst sowie Services zur Überwachung und Compliance zur Seite.
Legen Sie los
Bei Payroll Managed Services kümmert sich ADP um alle Prozesse der Gehaltsabrechnung, sodass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Auf dieser Stufe wird ein vollständiges Outsourcing der Gehaltsabrechnung realisiert.
Legen Sie los
Diese höchste Stufe der Abwicklung der Gehaltsabrechnung durch ADP umfasst neben der vollständigen Bearbeitung der Gehaltsabrechnung weitere Leistungen wie einen Zugang zum Personalinformationssytem (HRIS) sowie Beratung durch Experten, die Antworten auf alle Anfragen zum Thema Gehaltsabrechnung geben können.
Legen Sie los
Die Harmonisierung von Prozessen und Systemen in der Gehaltsabrechnung bezieht sich auf die Standardisierung und Integration von Funktionen der Gehaltsabrechnung über verschiedene Abteilungen, Standorte oder sogar Länder innerhalb einer Organisation. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Prozesse bei der Gehaltsabrechnung konsistent und effizient sind sowie alle Compliance-Anforderungen erfüllen, und zwar unabhängig davon, wo auf der Welt die Gehaltsabrechnung erfolgt und auf welchen Betrieb sie sich bezieht. Eine Harmonisierung ist besonders vorteilhaft für multinationale Konzerne oder Organisationen mit dezentralen Standorten.
Die Harmonisierung der Gehaltsabrechnung bewirkt, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Standort oder Funktion, nach der gleichen Methode bezahlt werden, mit standardisierten Berechnungen für Gehälter, Abzüge und Steuern. Diese Einheitlichkeit minimiert Diskrepanzen, reduziert Fehler und vereinfacht die Gehaltsabrechnung insgesamt. Standardisierte Verfahren verbessern auch die Transparenz, da jede Abteilung und jeder Standort oder jede Filiale dieselben Regeln und Arbeitsabläufe bei der Gehaltsabrechnung befolgt. Ein Beispiel: Alle Mitarbeitenden verwenden dasselbe System, um Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Krankschreibungen und andere offizielle Dokumente (etwa zu Steuern oder Krankenversicherung) einzureichen, was für konsistente Abläufe bei der Gehaltsabrechnung im gesamten Unternehmen sorgt. Gleichzeitig sinkt durch das Bereitstellen einer Self-Service-Lösung der Aufwand für die Personalabteilung.
Der US-Modekonzern Steve Madden beschäftigt in den USA 900 Mitarbeitende in seiner Zentrale und über 1.200 Mitarbeitende in den Filialen, weltweit arbeiten mehr als 4.000 Menschen für das Unternehmen.
Steve Madden arbeitet seit 27 Jahren mit ADP zusammen und schätzt die Expertise insbesondere bei der globalen Gehaltsabrechnung. Die Ressourcen, die bei Steve Madden durch die Übernahme der Gehaltsabrechnung durch ADP freigesetzt wurden, fließen in die Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie und in Innovationen. Steve Madden kann die Plattform von ADP nach den eigenen Bedürfnissen anpassen und die umfangreichen Berichts- und Analysetools helfen beim Treffen strategischer Personalentscheidungen. Auf diese Weise können auch Beförderungen oder Gehaltserhöhung für Mitarbeitende verwaltet werden. Die Plattform von ADP ermöglicht zudem die Erstellung von Gehaltsgruppen, damit die Mitarbeitenden von Steve Madden fair bezahlt werden. Da diese Art der Gehaltsabrechnung papierlos ist, konnte Steve Madden außerdem seinen CO₂-Fußabdruck reduzieren.
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Mit dem Absenden dieses Formulars erklären Sie sich damit einverstanden, dass ADP Sie in Übereinstimmung mit unserer Datenschutzerklärung für Geschäftskontakte und unseren Datenschutzrichtlinien über seine Produkte, Dienstleistungen und Angebote informieren darf.
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