Wie Sie den richtigen Payroll Outsourcing-Anbieter auswählen: Unsere Tipps

Wenn Sie auf der Suche nach einem Online-Lohnabrechnungsprogramm sind, haben Sie wahrscheinlich bereits die Entscheidung getroffen, Ihre Entgeltabrechnungen an einen vertrauenswürdigen Dritten auszulagern. Um Ihnen diesen Schritt zu erleichtern, haben wir einen praktischen Guide zusammengestellt, der Ihnen helfen soll, da Entgeltabrechnung und HR alle Bereiche Ihres Unternehmens betreffen. Unabhängig davon, für welche Art von Lohnabrechnungsdiensten Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass Sie den für Ihr Budget am besten geeigneten Lohnabrechnungsdienstleister wählen. Machen Sie sich klar, welche kurz- und langfristigen Ziele Ihr Unternehmen verfolgt, und erstellen Sie eine sorgfältige Checkliste, die Sie den Anbietern vorlegen Der richtige Entgeltabrechnungsdienstleister wird auf absehbare Zeit Ihr Geschäftspartner sein. Je klarer Sie also wissen, was Sie wollen und wohin Sie wollen, desto einfacher wird die Implementierung und Einführung sein – und desto besser kann seine Technologie Ihr strategisches Wachstum unterstützen.

Was ist ein Lohnabrechnungsdienstleister?

Ein Lohnabrechnungsdienstleister ist ein externes Unternehmen, auf das Unternehmen zurückgreifen, wenn sie sich den Aufwand und die Kosten für eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen wollen. Je nachdem, welche Form der Entgeltabrechnung er anbietet, berechnet das externe Unternehmen die Gehälter der Mitarbeiter, nimmt alle erforderlichen Abzüge vor, hilft Ihnen bei der Einhaltung der neuesten Vorschriften und übermittelt die Unterlagen an die zuständigen Behörden.

Eine der Optionen ist die vollständig ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung. In diesem Fall übergibt ein Unternehmen die vollständige Kontrolle über seine Entgeltabrechnung an einen externen Anbieter. Je nach Größe des Unternehmens, der Komplexität des Geschäfts und den spezifischen Anforderungen sowie der Branche können Full-Service-Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein komplettes Paket von Lösungen für Entgeltabrechnung und HR-Management anbieten.

Kann ein Lohnabrechnungsdienstleister Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen?

Was wollen Sie als Unternehmen erreichen? Vielleicht brauchen Sie einen besseren Überblick über Ihre Entgeltabrechnungs- und HR-Daten. Oder Sie träumen von einer kohärenteren, schlankeren Entgeltabrechnung, die genau und pünktlich erfolgt. Wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind, benötigen Sie vielleicht globale Entgeltabrechnungsdienste, die Ihnen ein einziges System zur Verfügung stellen, damit Sie die Daten Ihrer Belegschaft genau analysieren und Ihre Strategie entsprechend anpassen können. Je konkreter Sie Ihre Vision vor Augen haben und wissen, wie die Technologie Ihnen dabei helfen kann, sie zu verwirklichen, desto effektiver können Sie die Umsetzung und Einführung planen.

Tipps für die Auswahl von Payroll Outsourcing-Anbietern

Um Ihnen die Wahl für den passenden Lohnabrechnungsanbieter zu erleichtern, haben wir hier die wichtigsten Kriterien zusammengefasst. Unter Berücksichtigung dieser Kriterien finden Sie den richtigen Payroll Outsourcing-Anbieter für Ihr Unternehmen und gewinnen damit den bestmöglichen Vorteil.

Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Bedürfnisse

Legen Sie fest, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an einen Lohnabrechnungsanbieter hat, denn davon hängt ab, welches Modell Sie wählen. Vielleicht benötigen Sie Managed Services, bei denen ein fachkundiger Anbieter wie ADP Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung genau und pünktlich durchführt, Ihre Steuern und Abzüge berechnet und Gehaltsabrechnungen ausstellt? Wenn Sie ein globales Unternehmen sind oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Gehaltsvorstellungen und Anforderungen an das Humankapitalmanagement (HCM) haben, können Sie zwischen Managed Services oder dem vollständig ausgelagerten Modell, den Payroll Comprehensive Outsourcing Services, wählen. Beim vollständigen Outsourcing kümmert sich der Anbieter nicht nur um alle Aspekte der Entgeltabrechnung, sondern unterstützt Ihre Mitarbeiter auch bei allen Fragen hierzu über eine spezielle Helpline. Der richtige Anbieter hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, alle regionalen und nationalen Richtlinien einzuhalten. Die entscheidende Frage ist hier, wie viel oder wie wenig Kontrolle Ihre Teams gerne abgeben möchten. Aus diesem Grund ist eine sorgfältige Prüfung der Anbieter unerlässlich.

Sicherheit und Datenschutz der Mitarbeiterdaten haben Vorrang

Nach der DSGVO und COVID-19 ist die Gewährleistung der Sicherheit und des Schutzes der Daten Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung für Ihren Geschäftserfolg. Der Payroll Outsourcing-Anbieter, den Sie auswählen, muss dies ebenfalls als eine seiner höchsten Prioritäten betrachten. Fragen Sie ihn, wie die Daten Ihres Unternehmens gespeichert, übertragen und gesichert werden. Informieren Sie sich über die Richtlinien zum Schutz vor Betrug und zur geschäftlichen Belastbarkeit – und lesen Sie dabei auch das Kleingedruckte. Nach Schätzungen des Kölner Instituts für Wirtschaftsforschung mussten deutsche Unternehmen während der Corona-Pandemie Schäden in Höhe von 53 Mrd. EUR durch Fernmitarbeiter verzeichnen. Diese Schäden, welche durch Cyberkriminalität entstehen, können daher auf die geringere IT-Sicherheit in den Homeoffices der Mitarbeiter zurück geführt werden. Insgesamt belief sich der Schaden im Jahr 2021 auf den Rekordwert von 224 Milliarden Euro und ist somit doppelt so hoch wie bei der Erhebung im Jahr 2019.[1].

Sorgen Sie für ein verlässliches Implementierungsmodell

Wir gehen davon aus, dass der von Ihnen gewählte Anbieter über die von Ihnen gewünschte Kernfunktionalität verfügt. Der nächste Punkt auf Ihrer Checkliste für einen externen Entgeltabrechnungsdienstleister ist eine erfolgreiche Implementierung und der Nachweis eines Plans, der Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell und effizient zum Laufen bringt. Bietet der Anbieter Ihren Mitarbeitern entsprechende Unterstützung an, damit alles reibungslos läuft? Verfügt er über eine wirksame Change Management-Strategie? Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Sponsor aus der Unternehmensleitung sowie ein Netzwerk von Botschaftern, die Ihnen helfen, die neue Technologie „zu verkaufen“?

Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung für die Anpassung

Nicht jeder in Ihrem Unternehmen wird den Wandel befürworten, deshalb müssen Sie ihn frühzeitig planen. Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen, denn nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihre Systeme und Daten müssen darauf vorbereitet werden. In der Anfangsphase ist es wichtig, die Entscheider vom Kauf der Lösung zu überzeugen. Nutzen Sie Change Management, transparente Kommunikation und Schulungen, um den Übergang für alle Mitarbeiter zu erleichtern. Der von Ihnen gewählte Anbieter muss bereits über entsprechende Erfahrungen mit dieser entscheidenden Einführungsphase verfügen.

Wählen Sie den richtigen Dienstleistungsplan

Ihre neue Entgeltabrechnungs- und HR-Lösung ist nur so gut wie das dahinter stehende Supportmodell. Vergewissern Sie sich, dass der Umfang des ständigen Kundensupports Ihren Anforderungen entspricht. Der richtige Anbieter bietet einen skalierbaren Schutz, der sich an Ihr Budget und Ihre sich ändernden Anforderungen anpassen lässt. Prüfen Sie den Dienstleistungsvertrag genau und stellen Sie Fragen, sobald etwas unklar ist. Beinhaltet Ihr Plan ein spezielles Serviceteam mit umfassenden Kenntnissen in den Bereichen Entgeltabrechnung und Compliance? Können Sie auf strategische Berater zurückgreifen, und verfügt der Anbieter über ein Kundennetzwerk, über das Sie bewährte Verfahren austauschen können?

Nutzen Sie Daten als Wettbewerbsvorteil

Ganz gleich, ob Sie Ihre Personaleinsatzplanung verbessern oder wettbewerbsfähige Vergütungspakete anbieten müssen, um Spitzenkräfte zu gewinnen – Datenanalysen werden für Unternehmen immer wichtiger. Nehmen Sie einen Anbieter in Ihre Checkliste auf, der Sie bei der Bewertung Ihrer Datenanalyseanforderungen unterstützt und Erkenntnisse zur Förderung Ihres Wachstums nutzt. Erkundigen Sie sich, ob Sie über einen zentralisierten Datensatz verfügen und in der Lage sind, Analysen zu konfigurieren, um Ihre Erkenntnisse anzupassen. Ebenfalls wichtig ist der Zugang zu branchenweiten Daten für Benchmarking und prädiktive Analysen zur Unterstützung von Prognosen.

Bewerten Sie die Historie und den zukünftigen Fokus des Anbieters

Auf Unternehmensebene sollten Sie eine Partnerschaft mit einem etablierten Anbieter in Erwägung ziehen, dessen Technologie- und Dienstleistungsmodell Ihre sich ändernden Anforderungen unterstützt. Zumindest wird Ihr Anbieter von Entgeltabrechnungsdiensten Wert auf Innovation legen und in diese investieren – denn er ist ständig bestrebt, Lösungen für die anstehenden geschäftlichen Herausforderungen zu finden.

Entwickeln Sie Ihre Personalstrategie weiter

Bei der Automatisierung und Integration Ihrer Entgeltabrechnungs- und HR-Systeme geht es nicht darum, das „Business as usual“ fortzusetzen, sondern darum, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und Bereiche für Kostensenkungen aufzuzeigen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr neuer Anbieter von Entgeltabrechnungsdiensten Ihre Mitarbeiter in jeder Lebensphase unterstützt. Die richtige Lösung kann Ihren Entgeltabrechnungs- und HR-Teams Instrumente und Strategien an die Hand geben, um die Leistung zu maximieren, das Recruitment zu verbessern und die Ausgaben für das gesamte Unternehmen transparent zu machen.

Mehr als „nur“ Entgeltabrechnung

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie anfällig ein Flickenteppich aus Entgeltabrechnungs- und HR-Systemen angesichts der oft über Nacht eintretenden Veränderungen sein kann. Jüngste Untersuchungen zeigen, dass 66 Prozent der Entscheidungsträger infolge der Pandemie ihr Augenmerk auf die Kostenoptimierung richteten, während 34 Prozent die betriebliche Effizienz in den Vordergrund stellten. [2]Früher nahm die Entgeltabrechnung vielleicht eher eine Back-Office-Funktion ein, doch heute steht sie in zukunftsorientierten Unternehmen im Mittelpunkt und kann mit digitaler Technologie zu einem strategischen Vorteil werden.

Fragen, die Sie einem potenziellen Anbieter zum Outsourcen der Gehaltsabrechnung stellen sollten:

• Ist Ihre bevorzugte Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Cloud verfügbar?
• Unterstützt der von Ihnen gewählte Entgeltabrechnungsanbieter
  • die Implementierung?
• Bietet die von Ihnen gewählte Online-Lohnabrechngssoftware
  • erweiterte Sicherheitsfunktionen?
  • fortschrittliche Funktionen wie die Prozessautomatisierung?
• Lässt sich die von Ihnen gewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung
  • in HCM-Software integrieren?
  • Unterstützt die von Ihnen gewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung Ihre Maßnahmen zur digitalen Transformation?
  • Trägt die von Ihnen gewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung zu Ihren Plänen für die Geschäftskontinuität bei?
• Wenn die Antwort auf all diese Fragen „Ja“ lautet, verfügt Ihre bevorzugte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung über alle erforderlichen Funktionen, die Sie zum Transformieren Ihrer Entgeltabrechnung und für die Unterstützung Ihrer IT-Prioritäten benötigen.[3]

Wählen Sie ADP als Ihren Lohnabrechnungsdienstleister

Der richtige Anbieter von Entgeltabrechnungen kann Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben, indem er HCM-Fachwissen, Datenanalysen und technische Unterstützung einsetzt, um Ihr Unternehmen umzugestalten und strategisches Wachstum zu fördern.

ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Entgeltabrechnung, sowohl als Teil- als auch als Komplettdienstleister für eine Vielzahl von Kunden in 140 Ländern. Wenn Sie mit einem Experten über die Vorteile unserer vollständig verwalteten Entgeltabrechnung sprechen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.