Das bringt 2026: Auf diese HR-Änderungen sollten Sie jetzt vorbereitet sein

2026 bringt für HR-Abteilungen mehr Transparenz, höhere Lohnkosten und strengere Berichtspflichten. Besonders die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfordert gute Vorbereitung: Vergütungssysteme müssen überprüft, Dokumentationen aufgebaut und HR-Teams geschult werden. Gleichzeitig bieten steuerliche Entlastungen, digitale Tools und automatisierte Payroll-Prozesse Chancen für effizienteres Arbeiten. Aber der Reihe nach:

Neue Gesetze 2026 im Arbeitsrecht von Equal Pay bis Minijob

EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970): Bis zum 7. Juni 2026 muss die Richtlinie^[1] in deutsches Recht umgesetzt werden. Dafür wird derzeit das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) überarbeitet, ein erster Entwurf soll Anfang 2026 vorgelegt werden.^[2] Auf HR kommt in jedem Fall ein erheblicher Aufwand zu:

• Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten: Die Berichtspflichten gelten künftig bereits für Unternehmen ab 100 Beschäftigten. Entgeltberichte müssen dann den geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschied offenlegen. Alle Vergütungsbestandteile wie Grundgehalt, Boni oder Sachleistungen fließen ein. Grundlage dafür ist ESRS S1-16. Ab dem zweiten Berichtsjahr sind auch Vorjahreszahlen anzugeben, um die Entwicklung sichtbar zu machen.
• Transparenz vor dem Bewerbungsgespräch: Unternehmen müssen Bewerbenden künftig vorab Informationen zu Einstiegsgehalt oder Gehaltsspannen bereitstellen. Die Frage nach dem aktuellen Gehalt wird unzulässig.
• Auskunftsrechte für Mitarbeitende über Vergleichsgehälter: Beschäftigte dürfen Auskunft über Vergleichsgehälter einfordern. Dabei ist zu beachten, dass die bisherige Mindestanforderung von sechs Personen für Vergleichsgruppen entfällt. In einer Vergleichsgruppe werden nicht nur gleiche, sondern auch gleichwertige Tätigkeiten verglichen.
• Systematische Analyse der Gehälter: Sollte es zwischen gleichen und gleichwertigen Tätigkeiten geschlechtsspezifische Unterschiede geben, müssen diese dokumentiert werden, da sich die Beweislast im Diskriminierungsfall umkehrt.
• Nachzahlungspflicht bis zu drei Jahre rückwirkend: Werden Lohnunterschiede festgestellt, können Mitarbeitende Differenzen rückwirkend geltend machen. Dazu kommt der nicht zu beziffernde Imageschaden.

Mindestlohn 2026 und neue Minijob-Grenze: Ab dem 1. Januar 2026 steigt der Mindestlohn auf 13,90 Euro, ab 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze erhöht sich auf 603 Euro pro Monat.^[3] Tool-Tipp: Lösungen wie ADP AdvancedPay und ADP SmartPay unterstützen Unternehmen bei der automatischen Anpassung und überwachen die Mindestlohn-Compliance in Echtzeit.

Aktivrente 2026: Ab 2026 können Unternehmen befristete Verträge mit Mitarbeitenden über der Regelaltersgrenze ohne sachlichen Grund schließen. Damit wird das vorherige Verbot aufgehoben und der Wiedereinstieg beim bisherigen Arbeitgeber auf Basis befristeter Verträge erleichtert. Wer weiterarbeitet, kann so bis zu 2000 Euro monatlich steuerfrei verdienen.^[4]Tool-Tipp: Payroll-Lösungen von ADP berücksichtigen Rentnerfreibeträge automatisch.

Pendlerpauschale steigt: Die Entfernungspauschale steigt zum 1. Januar 2026 auf 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer. Das erweitert Spielräume für pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse.

Betriebliche Altersversorgung (bAV) mit höherer Fördergrenze: 2026 steigen voraussichtlich die Fördergrenzen für Geringverdienende. Unternehmen müssen die neuen Förderbeträge berücksichtigen, den verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss nach § 1a BetrAVG überprüfen und Payroll-Systeme entsprechend aktualisieren.

Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungen 2026: In der gesetzlichen Krankenversicherung soll sich die Beitragsbemessungsgrenze auf jährlich 69.750 Euro (5.812,50 €/Monat) erhöhen. Die Versicherungspflichtgrenze liegt 2026 bei jährlich 77.400 Euro (6.450 €/Monat). Die Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung soll auf 8.450 Euro im Monat steigen.^[5] Damit fallen mehr höherverdienende Mitarbeitende darunter, was zu höheren Lohnnebenkosten führt. HR muss die Gehaltsabrechnung entsprechend an die neuen Grenzen anpassen und die Budgetplanung aktualisieren.

Plattformarbeit (EU Platform Work Directive, Umsetzung bis 2.12.2026): Die Richtlinie stellt klare Kriterien für den Beschäftigungsstatus von Plattform-Tätigen auf. Sie betrifft nicht nur große Plattformanbieter, sondern auch Unternehmen, die mit Freelancern, Gig-Worker oder Crowdworking-Modellen arbeiten. Es wird europaweit einheitliche Kriterien zur Scheinselbständigkeit geben. HR muss daher neu bewerten, ob Freelancer/Crowdworker als Beschäftigte gelten. Auf HR kommen außerdem umfangreiche Dokumentationspflichten zu.

CSRD und ESRS mit erweiterten Berichtspflichten für HR: Ab 2026 kommen auf HR neue Berichtspflichten zu. Denn es werden deutlich mehr Unternehmen berichtspflichtig. Für HR sind insbesondere folgende Standards wichtig:

• ESRS S1 (Own Workforce): Anforderungen zu Arbeitsbedingungen, Qualifizierung, Vergütungssystemen
• ESRS S1-16 (Gender Pay Gap): Offenlegung inkl. Vorjahresvergleich

Daten spielen also eine immer wichtigere Rolle. HR muss sicherstellen, dass die Daten aus ihrem Bereich vollständig, korrekt und auditfähig sind. Tool-Tipp: HCM-Systeme ermöglichen eine strukturierte Datenerfassung und automatisiertes Reporting.

Das sollte HR 2026 im Blick behalten:

Digitale Zeiterfassung: Obwohl die gesetzliche Ausgestaltung noch aussteht, ist klar: Die verpflichtende elektronische Zeiterfassung kommt. Arbeitszeiten müssen künftig vollständig, manipulationssicher und elektronisch dokumentiert werden. HR kann schon jetzt entsprechende Lösungen einführen. Gleichzeitig bietet die digitale Zeiterfassung die Chance, Auslastung, Überstunden und Abwesenheiten zu analysieren und die Informationen für die Personalplanungen zu nutzen. Tool-Tipp: Mit ADP Payroll- & Zeiterfassungslösungen lassen sich Arbeitszeiten automatisiert erfassen, rechtssicher dokumentieren und direkt in die Entgeltabrechnung integrieren.

Steuerfreie Überstundenzuschläge (geplante Änderung im EStG): Überstundenzuschläge sollen steuerfrei werden, wenn sie maximal 25 Prozent des Grundlohns betragen. Die Steuerfreiheit gilt nur für Überstunden, die über die vereinbarte Wochenarbeitszeit von mindestens 34 Stunden (tarifgebunden) oder über 40 Stunden (ohne Tarifbindung) hinausgehen.

Flexiblere Arbeitszeitgestaltung: Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung ist die Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes vorgesehen. Unter anderem soll im Einklang mit der europäischen Arbeitszeitrichtlinie die Möglichkeit einer wöchentlichen statt einer täglichen Höchstarbeitszeit geschaffen werden. Kommt das Gesetz, könnte an einzelnen Tagen länger als acht Stunden gearbeitet werden, bei Wahrung von Arbeitsschutz und täglichen Ruhezeiten. Bei der elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten soll es für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsregelungen geben. Vertrauensarbeitszeit soll auch ohne Zeiterfassung möglich sein. Tool-Tipp: Mit ADP Zeiterfassungslösungen können wöchentliche Arbeitszeitkontrollen automatisiert werden, inklusive Berechnung von Überstunden und Zuschlägen.

So bereiten Sie sich auf die Neuerungen vor

Das kommende Jahr sieht eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen vor, die vor allem das Personalwesen und speziell die Lohn- und Gehaltsabrechnung betreffen. Um sich gut auf die Aufgaben vorzubereiten, sollten Personalverantwortliche frühzeitig handeln. Das reduziert Risiken, vermeidet Nachzahlungen und hilft, dass das Unternehmen für die kommenden Anforderungen gerüstet ist.

• Gehaltsstrukturen im 1. Halbjahr 2026 prüfen und an Transparenzpflichten anpassen
• Arbeitsverträge und Tarifverträge auf neue Vorgaben analysieren
• Minijob-Verträge und Beschäftigung nach Regelaltersgrenze aktualisieren
• HR-Tools zur Datenstrukturierung und Vorbereitung der Berichte nutzen
• mögliche Flexibilisierung der Arbeitszeit vorbereiten
• Auswirkungen auf Lohnkosten und Sozialabgaben kalkulieren
• Gesetzgebungsverfahren im Blick behalten
• HR-Teams schulen oder Payroll-Prozesse an einen Partner outsourcen

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^[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32023L0970

^[2] https://www.deloitte.com/de/de/services/tax/perspectives/eu-entgelttransparenzrichtlinie.html

^[3] https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/mindestlohn-faq-1688186

^[4] https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Pressemitteilungen/Finanzpolitik/2025/10/2025-10-15-gesetzentwurf-zur-neuen-aktivrente.html

^[5] https://www.bmas.de/DE/Service/Presse/Pressemitteilungen/2025/sozialversicherungsrechengroessen-2026.html