Homeoffice vs. Präsenzpflicht

Hybrides Arbeiten ist in Deutschland zur neuen Normalität geworden. Das Ifo-Institut geht in seiner Studie davon aus, dass im Sommer 2025 knapp ein Viertel der Beschäftigten zumindest teilweise von Zuhause gearbeitet hat.^[1] Die Frage lautet daher nicht mehr „Homeoffice ja oder nein?“, sondern: Wie gestalten wir hybride Arbeit so, dass sie produktiv, fair und rechtssicher funktioniert? Gerade wenn Unternehmen Präsenztage einführen oder verschärfen, braucht HR einen Kompass für Zusammenarbeit, Führung und Erwartungen.

Präsenz erhöht Performance nicht, stärkt aber Bindung zum Unternehmen

Die Wirkung auf die Arbeitsleistung bei mehr Präsenz im Unternehmen ist umstritten. „Es gibt keine Studie und keine Zahlen, die zu dem Schluss kommen, dass die Performance automatisch bei höherer Anwesenheit steigt“, sagte Johanna Bath, Professorin für Unternehmensführung an der Hochschule Reutlingen, gegenüber dem Handelsblatt.^[2] Das bestätigt auch eine Studie des Fraunhofer Instituts. „Die pauschale Zuschreibung: Mehr Präsenz = auf jeden Fall besser, da produktiver, innovativer usw. ist zumindest in der kurz- bis mittelfristigen Perspektive pauschal nicht belegbar”, schreibt die Teamleiterin der Studie, Josephine Hofmann.^[3] Es komme sehr darauf an, wie die Präsenz im Büro, insbesondere in der Teamgemeinschaft, gestaltet und erlebt werde. Daten der Homeoffice Studie 2025^[4] der Uni Konstanz zeigen, dass der Wunsch nach Homeoffice unter Mitarbeitenden ungebrochen ist. Im Durchschnitt bevorzugen sie ein hybrides Modell von zwei Bürotagen und drei Tagen mobiles Arbeiten.

Eine Befragung von 51 Top-Konzernen in Deutschland zeigt, dass 29 von ihnen 2025 feste Präsenztage eingeführt haben, aber mindestens einen Homeoffice-Tag pro Woche zulassen. „Von gut organisierten hybriden Arbeitsmodellen mit der Möglichkeit zum Homeoffice können viele Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen profitieren“, sagt Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. „In einem angespannten Arbeitsmarkt mit Fachkräftemangel kann eine flexible Arbeitsgestaltung ausschlaggebend sein, wenn es darum geht, gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten und zu finden.“^[5]

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Was gilt heute und was kommt?

Spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Unternehmen verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Der konkrete gesetzliche Rahmen zur Ausgestaltung – etwa zur digitalen Form oder zur mobilen Nutzung – steht noch aus. Klar ist jedoch, auch bei mobilem Arbeiten und im Homeoffice müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verlässlich dokumentiert werden. Unternehmen tragen die Verantwortung dafür, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich erfolgt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat angekündigt, 2026 einen spezifischen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten vorzulegen.^[6] HR sollte daher bereits jetzt Systeme etablieren, die sowohl aktuelle Rechtsprechung erfüllen als auch flexibel an künftige Vorgaben angepasst werden können.

Lohn- und Gehaltsabrechnung bei hybrider Arbeit: Wenn Datenqualität über Vertrauen entscheidet

Hybride Arbeitsmodelle erhöhen die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich. Unterschiedliche Arbeitsorte, flexible Arbeitszeiten und variierende Zuschlagsregelungen führen dazu, dass die Qualität der zugrunde liegenden Daten eine immer größere Rolle spielt.

Auswertungen von ADP zeigen, dass die Genauigkeitsquote von Gehaltsabrechnungen branchenübergreifend bei rund 85 Prozent liegt. Zu den häufigsten Ursachen für Fehler zählen unvollständige oder fehlerhafte Eingangs- und Stammdaten. Die Folgen sind nicht nur Korrekturen und Mehraufwand für HR, sondern vor allem ein Vertrauensverlust bei den Mitarbeitenden, denn kaum ein Prozess wird so sensibel wahrgenommen wie die eigene Entgeltabrechnung.

In hybriden Arbeitsmodellen ist die klare Aufgabenteilung entscheidend: HR verantwortet die Qualität der Personal- und Zeitdaten, während Payroll-Provider für die fachlich und technisch korrekte Verarbeitung dieser Daten sorgen. Digitale, zertifizierte Abrechnungslösungen schaffen hier eine verlässliche Grundlage, indem sie Daten konsistent verarbeiten und fristgerecht abrechnen.

Überstunden und Zuschläge: Transparenz statt Konfliktpotenzial

Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten im Homeoffice entstehen schnell Unsicherheiten rund um Überstunden, Mehrarbeit und Zuschläge. Ohne eine durchgängige, digitale Dokumentation lässt sich die geleistete Arbeit nur schwer nachvollziehen und das bringt das Risiko mit sich, gesetzliche Vorgaben zu verletzen oder berechtigte Ansprüche von Mitarbeitenden zu übersehen.

Digitale Zeit- und Abrechnungssysteme ermöglichen eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten unabhängig vom Arbeitsort. Überstunden und Zuschläge werden automatisch berücksichtigt und regelkonform verarbeitet. Für Mitarbeitende entsteht Transparenz, für HR die Sicherheit, dass Arbeitszeitgrenzen eingehalten und Vergütungsbestandteile korrekt abgerechnet werden.

Moderne Payroll-Lösungen lassen sich dabei flexibel an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anpassen und mit den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens skalieren. Das ist ein wichtiger Faktor, wenn hybride Modelle weiterentwickelt oder ausgeweitet werden.

Compliance: Hybride Arbeit erhöht den Prüfungsdruck

Mit zunehmender Flexibilität steigen auch die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Dokumentation. Interne Revisionen oder externe Audits erfordern klar definierte Prozesse, geregelte Zugriffsrechte und eine lückenlose Protokollierung von Datenflüssen.

Standardisierte, digital unterstützte Payroll-Prozesse helfen Unternehmen, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Zertifizierte Anbieter stellen sicher, dass Abrechnungen stets auf dem aktuellen Stand des Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfolgen und regulatorische Änderungen zeitnah berücksichtigt werden. Für HR bedeutet das weniger operative Risiken und eine deutlich höhere Rechtssicherheit.

Datenschutz: Sensible Payroll-Daten sicher verarbeiten

Hybride Arbeitsmodelle gehen häufig mit der Nutzung mobiler Endgeräte und privater Netzwerke einher. Umso wichtiger ist es, personenbezogene Daten (insbesondere in der Lohn- und Gehaltsabrechnung) wirksam zu schützen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass Zugriffe klar geregelt sind und Daten ausschließlich über gesicherte Verbindungen verarbeitet werden, etwa durch VPN-Lösungen oder verschlüsselte Cloud-Infrastrukturen. Zertifizierte Entgeltabrechnungssysteme unterstützen dabei, indem sie technische und organisatorische Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO durch Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffssteuerung oder revisionssichere Protokollierung integrieren.

HR zwischen Fürsorge, Prozess und Fairness

Hybride Arbeitsmodelle erweitern den Gestaltungsspielraum, erhöhen aber zugleich die Anforderungen an HR. Kommunikation, Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen auch dann funktionieren, wenn Teams nicht regelmäßig gemeinsam vor Ort arbeiten. Gleichzeitig bleibt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bestehen, unabhängig vom Arbeitsort.

In der Praxis werfen Mischmodelle zahlreiche Detailfragen auf: Wie werden Arbeitszeiten und Pausen verlässlich erfasst? Wie lassen sich Überstunden transparent regeln und ausgleichen? Welche Erreichbarkeiten gelten und wo beginnt die notwendige Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit?

Hinzu kommt, dass hybride Strukturen die Integration neuer Mitarbeitender anspruchsvoller machen. Onboarding, Wissensweitergabe und soziale Einbindung lassen sich nicht mehr ausschließlich über informelle Begegnungen im Büro steuern, sondern erfordern bewusst gestaltete Prozesse und klare Zuständigkeiten.

Auch gesundheitliche Aspekte rücken stärker in den Fokus. HR steht vor der Aufgabe, Anzeichen von Überlastung, Isolation oder schleichender Entgrenzung frühzeitig zu erkennen. Selbst dann, wenn Mitarbeitende überwiegend remote arbeiten. Präventionsangebote, regelmäßige Feedback-Formate und eine enge Zusammenarbeit mit Führungskräften gewinnen an Bedeutung.

Nicht zuletzt müssen hybride Arbeitsmodelle rechtlich sauber abgebildet werden. Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge regeln Fragen zur Arbeitszeit, Verfügbarkeit sowie zur Kostenübernahme für das Internet, Arbeitsmittel oder ergonomische Ausstattung. Diese Regelungen schaffen Klarheit und Fairness, setzen jedoch voraus, dass Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten transparent organisiert sind.

Der organisatorische Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Richtig umgesetzt können hybride Modelle jedoch Motivation, Bindung und Arbeitgeberattraktivität stärken. Vorausgesetzt, HR verfügt über die nötigen Strukturen und Systeme, um Flexibilität verlässlich zu gestalten.

Präsenzarbeit im Unternehmen: Potenziale und Voraussetzungen

• Kollaboration und Innovation fördern: Persönliche Begegnungen können die Zusammenarbeit erleichtern, Abstimmungsprozesse beschleunigen und kreative Impulse fördern. Das gilt insbesondere bei komplexen Projekten, in frühen Projektphasen oder bei Veränderungsprozessen. Entscheidend ist jedoch, dass Präsenzzeiten bewusst genutzt werden. Reine Anwesenheit ohne Austausch oder klaren Zweck entfaltet diesen Effekt nicht automatisch.^[7]
• Zugehörigkeit und soziale Bindung stärken: Der persönliche Kontakt im Büro kann das Zugehörigkeitsgefühl zum Team und zum Unternehmen erhöhen. Gerade in Transformations- oder Krisensituationen profitieren Mitarbeitende von direktem Austausch und informeller Kommunikation. Studien zeigen jedoch auch: Bindung entsteht nicht allein durch Anwesenheit, sondern durch Führung, Wertschätzung und verlässliche Zusammenarbeit. Und das unabhängig vom Arbeitsort.
• Führung und Orientierung ermöglichen: Einige Arbeitgeber verbinden Präsenz mit besserer Steuerbarkeit von Arbeit und mit sichtbarer Führung. Kurzfristig kann physische Nähe die Abstimmung erleichtern, langfristig sind jedoch Führungsmodelle gefragt, die Leistung, Zielerreichung und Zusammenarbeit transparent bewerten.
• Proximity Bias vermeiden: Hybride Arbeitsmodelle bergen das Risiko eines sogenannten Proximity Bias. Mitarbeitende, die häufiger im Büro präsent sind, werden unbewusst stärker wahrgenommen und bevorzugt, etwa bei Projekten oder Entwicklungsmöglichkeiten.^[8] Unternehmen sind gefordert, objektive Leistungs- und Bewertungsmaßstäbe zu etablieren, um Chancengleichheit unabhängig vom Arbeitsort sicherzustellen.

Fazit:

Hybride Arbeitsmodelle sind kein vorübergehender Trend, sondern ein struktureller Wandel der Arbeitswelt. Für HR bedeutet das: Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten müssen neu gedacht werden. Besonders in der Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheidet sich, ob hybride Arbeit als fair, verlässlich und professionell wahrgenommen wird. Fehlerhafte Abrechnungen, unklare Arbeitszeiten oder Compliance-Risiken untergraben schnell das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Payroll-Anbietern kann HR deutlich entlasten, Risiken reduzieren und Freiräume für strategische Aufgaben schaffen. Das ist wichtig in einer Arbeitswelt, die zunehmend flexibel, digital und komplex ist.

^[1] https://www.ifo.de/fakten/2025-09-02/homeoffice-bei-einem-viertel-aller-beschaeftigten-etabliert

^[2] https://www.handelsblatt.com/karriere/praesenzpflicht-es-gibt-keinen-beweis-dafuer-dass-die-performance-steigt/100112899.html

^[3] https://blog.iao.fraunhofer.de/und-ewig-ist-da-die-frage-bringt-raeumliche-praesenz-wirklich-mehr-produktivitaet/

^[4] https://www.polver.uni-konstanz.de/kunze/konstanzer-homeoffice-studie/

^[5] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Homeoffice-geraet-unter-Druck

^[6] https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html

^[7] https://office-roxx.de/2025/07/08/unsere-dax-umfrage-2025-statements-zur-aktuellen-buerosituation/

^[8] https://journal.unesa.ac.id/index.php/job/article/view/49092/14851