Einblick
Wenn die Babyboomer gehen: Strategien gegen Wissensverlust im Unternehmen
Die Babyboomer gehen in Rente. Bis 2040 verliert der Arbeitsmarkt damit rund ein Drittel der heutigen Erwerbstätigen, also mehr als 13 Millionen Menschen. Mit ihnen droht wertvolles, über Jahre erworbenes Fachwissen verloren zu gehen.[1]
Wissensmanagement: Die Verantwortung von HR beim Schutz von Know-how
Dieser „Pension Brain Drain“ birgt für Unternehmen ein erhebliches Risiko. Der DIHK-Fachkräftereport 2025[2] bestätigt, dass 23 Prozent der Unternehmen in Deutschland den Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeitende als ernste Gefahr sehen. In der Industrie ist es sogar jedes dritte Unternehmen.
Wie kann die Personalabteilung dieses Know-how sichern, wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen oder durch längere Auszeiten wie Krankheit oder Elternzeit nicht verfügbar sind?
Kurz erklärt: Was hilft gegen Pension Brain Drain?
Pension Brain Drain beschreibt den Verlust von kritischem Erfahrungswissen, wenn langjährige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. HR kann gegensteuern, indem kritisches Wissen identifiziert, Wissenstransfer strukturiert (z. B. über Mentoring, Transfer-Interviews, Wiki/Datenbank) und Zeit für strategische HR-Arbeit schafft.
Outsourcing standardisierter HR-Prozesse kann Kapazitäten freisetzen, um Know-how gezielt zu sichern.
Sprechen Sie mit uns über Outsourcing und die Vorteile für HR auf der ZP Europe (15.–17. September, Köln). Sie finden uns am ADP Stand M.16 in Halle 4.2.
Implizites vs. explizites Wissen: Warum Erfahrung so schwer zu dokumentieren ist
HR ist der Schlüssel zum Wissensmanagement, denn Know-how und Kompetenzen sind an einzelne Personen gebunden.
Dabei wird zwischen explizitem und implizitem Wissen unterschieden. Während sich explizites Wissen formal dokumentieren und für alle zugänglich machen lässt, basiert implizites Wissen auf persönlicher Erfahrung. Es ist individuell, schwer in Worte zu fassen und selten dokumentiert.
Verlässt eine erfahrene Person das Unternehmen, geht daher oft ein Großteil ihres Fachwissens verloren. Nachfolger können sich im Onboarding zwar das explizite Wissen aneignen, der implizite Erfahrungsschatz aber bleibt ihnen meist verschlossen. Das betrifft kleine und mittlere Unternehmen (KMU) genauso wie Konzerne.
Die Folgen des Wissensverlusts
Der Verlust von Wissen hat spürbare Folgen. Neue Mitarbeitende benötigen mehr Zeit für die Einarbeitung, denn sie müssen nicht nur reines Fachwissen erwerben. Genauso wichtig ist es, ein internes Netzwerk aufzubauen, den Umgang mit beratungsintensiven Kunden zu lernen und die informellen Wege zu kennen, um innerhalb der Organisation schnell an Informationen zu gelangen.
Kritisches Wissen identifizieren: So findet HR Rollen, Prozesse und Schlüsselpersonen
Zuerst muss das Unternehmen sein kritisches Wissen identifizieren und die Risiken eines Verlustes bewerten. HR analysiert dafür: Welche Rollen sichern zentrale Prozesse? Welches Erfahrungswissen ist für wichtige Kundenbeziehungen oder Sonderfälle entscheidend? Welche Kompetenzen werden jenseits formaler Stellenbeschreibungen benötigt?
Auf dieser Basis kann HR langfristige Maßnahmen entwickeln und einführen. Strukturierte Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitenden machen dabei nicht nur formale, sondern auch informelle Schlüsselpersonen sichtbar. Entscheidend ist, dass HR den Erfolg dieser Maßnahmen kontinuierlich misst.
HR entlasten, Wissen sichern: Wann Outsourcing Kapazitäten freisetzt
HR-Teams wenden einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit für administrative Aufgaben wie die Entgeltabrechnung oder Standard-Reportings auf. Diese Prozesse sind notwendig, schaffen aber keinen strategischen Mehrwert.
Das Auslagern dieser Aufgaben ist daher keine reine Kostenfrage, sondern eine strategische Entscheidung. Es setzt Kapazitäten frei, die HR gezielt in den Wissenstransfer investieren kann. Ideal für das Outsourcing sind stark standardisierte, repetitive Aufgaben, die für den Wettbewerb nicht entscheidend sind.
Wenn Sie mehr über Outsourcing erfahren möchten: Sprechen Sie uns bei der ZP Europe an. (15.-17. September in Köln – Halle 4.2 Stand M16)
Maßnahmen für Wissenstransfer: Dokumentation, Mentoring und Transfer-Interviews
HR muss eine klare Strategie entwickeln, um relevantes Wissen im Unternehmen zu halten. Dabei gilt es zu unterscheiden: Welches Wissen ist veraltet und welches ist entscheidend für die Zukunft? Geht die Erfahrung der Älteren verloren, fällt es jüngeren Mitarbeitenden oft schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen oder bewährte Methoden anzuwenden.
Systematische Dokumentation in Datenbanken oder Wikis ist die Basis. Wirksamer sind jedoch intergenerationale Teams, On-the-Job-Training und Mentoring-Programme. Der positive Nebeneffekt: Laut Wirtschaftspsychologen steigern diese Formate Motivation und Engagement, da sich Mitarbeitende in ihren Kompetenzen wertgeschätzt und sozial eingebunden fühlen.[3]
Eine besonders wirksame Methode sind Transfer-Interviews. Sie müssen sorgfältig geplant werden, um auch das implizite Wissen zu erfassen, also jene informellen Abläufe und unbewussten Handgriffe, die eine Person über Jahre entwickelt hat.
KI und digitaler Wissenszwilling: Nicht so einfach, wie es scheint
Der Versuch, Expertenwissen über LLM-Chatbots zugänglich zu machen, stößt in der Praxis auf erhebliche Hürden. Ein Beispiel ist Axel Frey, CEO der Seifert Logistics Group, der 2025 einen digitalen Wissenszwilling von sich erstellen ließ, um seine über 20-jährige Erfahrung für 3.500 Mitarbeitende nutzbar zu machen.
Die Umsetzung zeigte die Grenzen des Konzepts. Während sich explizites Wissen leicht digitalisieren ließ, erforderte die Erfassung seines impliziten Erfahrungsschatzes stundenlange Interviews. Zudem konnten aus Datenschutzgründen nicht alle Mitarbeitenden auf das Interface zugreifen. Für Unternehmen bleibt das Risiko, dass sensible Firmendaten von LLM-Anbietern für das Training ihrer Modelle missbraucht werden.[4]
Ein weiteres grundlegendes Problem ist, dass KI-Wissen altert. Der Wirtschaftsinformatiker Prof. Jin Gerlach warnte 2026 in der „Academy of Management Review“, dass der Verlust menschlicher Expertise die Qualität von KI-Modellen schleichend verschlechtert. „Wenn Mitarbeitende Vorhersagen veralteter KI unkritisch übernehmen, kann das ihr eigenes Urteilsvermögen weiter untergraben und so zusätzlichen Wissensverlust begünstigen.“[5]
Fazit:
Der demografische Wandel ist eine akute unternehmerische Herausforderung. Mit dem Ausscheiden der Babyboomer-Generation droht ein massiver Verlust an Erfahrungswissen, das sich nicht einfach in Datenbanken speichern lässt. Die Verantwortung für den Schutz dieses Kapitals liegt bei HR.
Eine reine Dokumentation reicht nicht aus. Erfolgreiche Strategien kombinieren gezielte Maßnahmen wie Mentoring-Programme, intergenerationale Teams und strukturierte Transfer-Interviews, um auch das schwer fassbare, implizite Wissen zu sichern. Um die dafür nötigen Freiräume zu schaffen, kann das Outsourcing administrativer Prozesse ein Hebel sein.
[1] https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2025/08/PD25_N048_13.html
[2] https://www.dihk.de/resource/blob/159714/0ae2cf7cc1789688edf318a7655ad5d4/dihk-fachkraeftereport-2025-2026-data.pdf
[3] https://wirtschaftspsychologie.uni-hohenheim.de/fileadmin/einrichtungen/wirtschaftspsychologie/Verschiedenes/Publikationen/rinker-fasbender-2024-empirische-evidenz-zum-wissenstransfer-zwischen-juengeren-und-aelteren-mitarbeitenden.pdf
[4] https://www.deutschlandfunk.de/ki-chef-digitale-zwillinge-100.html
[5] https://www.digital.uni-passau.de/beitraege/2026/studie-zu-wissensverlust-durch-ki
