Das Mindestlohngesetz (MiLoG) wurde 2015 eingeführt, um faire Löhne für alle Arbeitnehmenden in Deutschland zu gewährleisten. Seitdem hat es mehrere Anpassungen erfahren:
- Der gesetzliche Mindestlohn stieg schrittweise an und beträgt seit Oktober 2022 12 Euro pro Stunde.
- Für bestimmte Branchen gelten Übergangsregelungen oder abweichende Mindestlöhne.
- Die Dokumentationspflichten für Arbeitgeber wurden verschärft.
Diese Entwicklungen stellen Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Lohnbuchhaltung kontinuierlich anzupassen. Besonders kleine und mittelständische Betriebe müssen wachsam sein, um keine Verstöße zu riskieren.
Schlüsselkomponenten der Compliance
Dokumentation: Das A und O der Mindestlohn-Compliance
Eine lückenlose Dokumentation ist das Fundament für die Einhaltung des Mindestlohngesetzes. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Besondere Sorgfalt müssen sie bei geringfügig Beschäftigten und in bestimmten Branchen walten lassen.
Moderne Lohnbuchhaltungssoftware kann diese Aufgaben erheblich erleichtern. Sie automatisiert die Zeiterfassung und stellt sicher, dass alle relevanten Daten gespeichert werden.
Audits: Regelmäßige Überprüfungen als Schutzschild
Interne Audits sind ein wirksames Instrument, um Compliance-Lücken frühzeitig zu erkennen. Empfehlenswert ist eine vierteljährliche Überprüfung der Lohnbuchhaltung sowie stichprobenartige Kontrollen von Arbeitszeitaufzeichnungen. So stellen Sie sicher, dass eventuelle Probleme schnell entdeckt werden. Der Abgleich der gezahlten Löhne mit den gesetzlichen Mindestanforderungen ist ebenfalls wichtig.
Durch regelmäßige Audits können Sie potenzielle Probleme identifizieren, bevor sie zu teuren Verstößen werden.
Mitarbeiterklassifizierung: Der Teufel steckt im Detail
Die korrekte Einordnung von Mitarbeitenden ist entscheidend für die Anwendung des richtigen Mindestlohns. Besondere Aufmerksamkeit erfordern dabei Praktikanten und Auszubildende, Saisonarbeitenden sowie freie Mitarbeitende und Werksvertragnehmende.
Bei diesen Gruppen kann eine falsche Klassifizierung zu erheblichen Nachzahlungen und Strafen führen. Schulen Sie Ihre HR-Abteilung regelmäßig, um solche Fehler zu vermeiden.
Integration der Compliance in Ihren Lohnbuchhaltungsprozess
Anpassung der Lohnbuchhaltungssysteme
Um das Mindestlohngesetz effektiv in Ihre Lohnbuchhaltung zu integrieren, sollten Sie:
- Ihre Lohnbuchhaltungssoftware auf den neuesten Stand bringen
- Automatische Warnfunktionen für Verstöße gegen den Mindestlohn einrichten
- Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen implementieren.
Moderne Lösungen wie ADP iHCM bieten integrierte Compliance-Funktionen, die Ihnen die Einhaltung des Mindestlohngesetzes erleichtern.
Schulung des Lohnbuchhaltungspersonals und Zusammenarbeit mit HR
Die Schulung Ihres Lohnbuchhaltungsteams ist von entscheidender Bedeutung, um mit den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen Schritt zu halten. Investitionen in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden zahlen sich in Form von erhöhter Compliance und reduziertem Fehlerrisiko aus. Regelmäßige Schulungen zu Gesetzesänderungen sollten fester Bestandteil Ihrer Unternehmensstrategie sein. Ergänzen Sie diese durch praxisorientierte Workshops, in denen Ihr Team den korrekten Umgang mit der Entgeltabrechnungssoftware übt und vertieft.
Der Austausch mit Experten und anderen Unternehmen kann wertvolle Einblicke liefern und Ihrem Team helfen, Best Practices zu entwickeln. Denken Sie daran: Gut geschultes Personal ist Ihr effektivster Schutz gegen kostspielige Compliance-Verstöße. Es lohnt sich, hier Zeit und Ressourcen zu investieren.
Eine enge Zusammenarbeit zwischen Lohnbuchhaltung und Personalabteilung ist unerlässlich für eine nahtlose Compliance-Strategie. Etablieren Sie regelmäßige Meetings zum Informationsaustausch zwischen beiden Abteilungen. Diese Treffen bieten die Gelegenheit, aktuelle Entwicklungen zu besprechen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Implementieren Sie klare Prozesse für die Meldung von Vertragsänderungen. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zeitnah in die Lohnbuchhaltung einfließen. Eine gemeinsame, regelmäßige Überprüfung von Mitarbeiterklassifizierungen hilft, Fehler bei der Anwendung des Mindestlohngesetzes zu vermeiden.
Diese enge Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und HR ist mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit. Sie bildet das Rückgrat einer robusten Compliance-Strategie. Durch die Vermeidung von Inkonsistenzen und die Förderung eines einheitlichen Ansatzes minimieren Sie das Risiko von Verstößen erheblich.
Letztendlich führt die Kombination aus gut geschultem Personal und einer engen Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu einer effizienteren, genaueren und konformen Lohnbuchhaltung. Dies schützt nicht nur Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken, sondern trägt auch zu einer positiven Unternehmenskultur bei, in der Fairness und Genauigkeit an oberster Stelle stehen.
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Bei der Einhaltung des Mindestlohngesetzes lauern einige Stolpersteine:
- Übersehen von Sonderzahlungen: Nicht alle Zulagen dürfen auf den Mindestlohn angerechnet werden. Prüfen Sie sorgfältig, welche Lohnbestandteile zulässig sind.
- Vernachlässigung von Bereitschaftszeiten: Auch Bereitschaftsdienste müssen in vielen Fällen mit dem Mindestlohn vergütet werden. Berücksichtigen Sie dies in Ihrer Zeiterfassung.
- Unzureichende Dokumentation: Lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen können zu empfindlichen Strafen führen. Investieren Sie in ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem.
- Falsche Behandlung von Minijobbern: Für geringfügig Beschäftigte gelten besondere Dokumentationspflichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Entgeltabrechnungssoftware diese abbilden kann.
- Verzögerte Anpassung an Gesetzesänderungen: Der Mindestlohn wird regelmäßig angepasst. Bleiben Sie auf dem Laufenden und passen Sie Ihre Systeme rechtzeitig an.
Um diese Fallstricke zu umgehen, empfiehlt sich ein proaktiver Ansatz: Bleiben Sie informiert, schulen Sie Ihr Personal regelmäßig und nutzen Sie moderne Technologie zur Unterstützung.
Praxisbeispiele: Erfolgreiche Mindestlohn-Compliance
Fallstudie 1: Sage wählt ADP als Partner für die globale Entgeltabrechnung
Sage musste die Entgeltabrechnungsprozesse für seine globale Belegschaft standardisieren. Das stand außer Frage – sowohl unter dem Aspekt der Effizienz als auch für die Verbesserung von Governance und Haftung.
Die durchgeführte Analyse ergab jedoch, dass Sage weltweit 14 verschiedene Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen einsetzt.
Sage benötigte eine Lösung, die für ein großes Unternehmen geeignet ist.
„Wir wollten kein fragmentiertes Modell mit mehreren Systemen in mehreren Ländern haben“, erklärte Charlotte O'Driscoll, Global Payroll and People Projects Director. „Viele Anbietende behaupten zwar, eine globale Lösung zu haben, aber nur sehr wenige erfüllen diesen Anspruch in der Praxis. Selbst diejenigen, die nur selten ihre Leistung in mehreren Ländern nachgewiesen haben, haben Schwierigkeiten, mit der sich ständig ändernden Gesetzgebung in diesen Ländern Schritt zu halten.”
Sage wollte durch die Konsolidierung den Support-Aufwand minimieren und die einheitlichen Funktionen einer zentralen Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung nutzen.
Das Unternehmen entschied sich für ADP GlobalView für die Länder mit einer großen Mitarbeitendenzahl und für ADP Celergo für die Länder mit einer kleineren Mitarbeitendenzahl.
Dank der Standardisierung seiner globalen Entgeltabrechnungsprozesse ist der Ressourcenbedarf von Sage nun auf ein Minimum reduziert. „Durch die Umstellung auf eine einzige Lösung von ADP sind Fragen zu Standardprozessen und standardisierten Kontrollrahmen nur noch länderspezifisch zu klären. Dies macht den Support und die Wartung wesentlich einfacher“, so Charlotte.
Fallstudie 2: ADP unterstützt Amazon
Amazon benötigte eine Gehaltsabrechnungslösung, die mit dem enormen Wachstum des Unternehmens mithalten konnte.
Amazon suchte nach einem langfristigen Partner für die Gehaltsabrechnung mit branchenführenden Technologien und einem Team mit Rechtsexperten, um das Unternehmen bei der Einhaltung globaler Compliance-Vorschriften und strenger Sicherheitsanforderungen vor Ort zu unterstützen.
Durch die Pandemie erreichte Amazons Expansion ein neues Höchstmaß. Sie hat dazu geführt, dass das Unternehmen heute weltweit 1,6 Millionen Mitarbeiter beschäftigt, die in unterschiedlichen Zeitabständen bezahlt werden müssen: monatlich, zweiwöchentlich und wöchentlich.
„Wir verwenden Wisely® von ADP als Engine, um die Mitarbeiter zu bezahlen, die sich für unsere individuelle kostenlose Anytime Pay-App anmelden, mit der sie Gehaltsauszahlungen anfordern können“, sagt Greg Harmer, Global Head of Payroll Amazon.
Das Unternehmen nutzt als einheitliche Lösung zudem die ADP Streamline Entgeltabrechnung, eine Plattform für länderübergreifende Gehaltsabrechnungen.
„In kürzester Zeit und mithilfe von ADP haben wir so eine halbe Million Mitarbeiter auf wöchentliche Bezahlung umgestellt – die größte Beschleunigung des Zahlungszyklus in der Geschichte. Es gab keinen Raum für Fehler und keine Zeit zu verlieren. Das alles wurde mit der Technologie von ADP umgesetzt. Das ADP-Team hat uns den Rücken freigehalten – und das haben sie wirklich gut gemacht", stellt Harmer fest.
Fazit
Die Einhaltung des Mindestlohngesetzes mag komplex erscheinen, ist aber mit den richtigen Werkzeugen und Prozessen gut zu bewältigen. Eine moderne Entgeltabrechnungssoftware, gut geschultes Personal und regelmäßige Überprüfungen sind der Schlüssel zum Erfolg.
Indem Sie Compliance in Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse integrieren, schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen vor kostspieligen Strafen, sondern tragen auch zu fairen Arbeitsbedingungen bei. Das stärkt letztlich Ihre Position als attraktiver Arbeitgeber.
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