Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann unzählige Vorteile für das Zahlungsmanagement bringen. Anstatt sich mit komplexen Lohnabrechnungssystemen und lästiger Verwaltung auseinanderzusetzen, können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren, während Ihre Mitarbeitenden pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Das Zahlungsmanagement ist der Prozess der Verwaltung und Auszahlung von Gehältern innerhalb Ihrer Organisation. Es erfordert einen komplexen Arbeitsablauf von Aufgaben wie die Berechnung der Vergütung der Mitarbeitenden, den Einbehalt von Steuern und Abzügen sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Lohnberichten. Es erfordert auch ein Verständnis der Arbeitsgesetze und Steuervorschriften in Bezug auf Vergütung, Spesen und Leistungen.

Klingt komplex? Genau aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Um Zeit und Ressourcen freizusetzen und die Gewissheit zu haben, dass alles rechtskonform ist und von Experten verwaltet wird.

In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung das gesamte Zahlungsmanagement vereinfacht.

Die Herausforderungen des manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung-Managements

Die manuelle Lohnabrechnung ist fehleranfällig, zeitaufwendig und hochkomplex, insbesondere angesichts der sich ändernden Gesetzgebung in Bezug auf die Einstufung von Mitarbeitenden, Leistungen und Lohnabrechnung. Einer YouGov-Umfrage zufolge lagern nun 61 % der Unternehmen ihre Lohnabrechnungen aus. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden die Feinheiten des Lohn- und Gehaltsabrechnung-Managements oft unüberschaubar, was zu menschlichen Fehlern, Nichteinhaltung von Vorschriften und sogar zu Geldstrafen führen kann.

Manuelle Prozesse können zu schlecht verwalteten Daten führen und sind anfällig für menschliche Fehler. Stellen Sie sich vor, wenn überlastetes Verwaltungspersonal einen Lohn falsch berechnet oder bei der Einstellung den falschen Steuercode eingibt. Das würde dazu führen, dass ein Mitarbeitender für seine Arbeitszeit nicht angemessen bezahlt wird, was verständlicherweise zu Unzufriedenheit und möglicherweise zu rechtlichen Problemen oder Problemen mit der Mitarbeiterbindung führen könnte. Manuelle Prozesse dauern auch länger, was Auswirkungen auf die Auszahlung der Gehälter haben könnte. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden nicht richtig und pünktlich bezahlt werden, was mit erheblichen Reputationsrisiken verbunden ist.

Die Einbindung von Experten zur Verwaltung Ihrer Lohnabrechnung ist die intelligentere Lösung; sie macht Sie agil und ermöglicht es Ihnen, sich voll und ganz auf Ihr Geschäft zu konzentrieren.

Vorteile vom Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern bietet eine Reihe von Vorteilen, die nicht ignoriert werden sollten. Unternehmen wie Ihres sparen Geld, indem sie keine eigenen internen Lohnabrechnungsteams unterhalten müssen. Ein externer Anbieter vereinfacht den Prozess, verwaltet die Lohnabrechnung, berechnet Steuern und erstellt Berichte für Sie. Automatisierte Arbeitsabläufe reduzieren die Belastung der Ressourcen und erhöhen die Effizienz. Stellen Sie sich vor, Sie erledigen die Lohnabrechnung mit nur wenigen Klicks, jederzeit und überall. Genau das bietet Ihnen ADP.

Die Automatisierung und spezialisierte Software, die von Lohn-Service-Anbietern verwendet wird, führt zu Zeitersparnis und gesteigerter Effizienz. Ausgelagerte Payroll-Services wie ADP haben sich spezialisiertes Know-how im Lohnmanagement für Unternehmen aller Größen erarbeitet. Sie können komplexe Lohnabrechnungsszenarien bewältigen und auf dem Laufenden bleiben, wenn es um sich ändernde Gesetzgebung geht, damit Sie sich nicht darum kümmern müssen. Ihre Lohn-Experten können Ihnen umgehend Antworten auf Ihre Fragen geben, was das Vertrauen Ihrer Kunden in Sie erhöht.

Verbesserte Genauigkeit und Compliance

Outsource-Lösungen nutzen fortschrittliche Software, um Ihre Lohnabrechnung genau zu berechnen, wodurch das Risiko von Fehlern minimiert und Sie ohne Ihr Zutun rechtskonform gehalten werden. Spezialisten bringen ein Spitzenwissen über Lohnvorschriften in Ihr Unternehmen ein, was Sie vor jedem Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften in den Augen des Finanzamts schützt. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wegen Nichteinhaltung von Vorschriften geprüft oder mit Strafen belegt werden, was Ihnen Zeit und Geld spart.

Verbesserte Sicherheit und Datenschutz

Organisationen haben oft Schwierigkeiten, sensible Mitarbeiterdaten zu schützen. Outsource-Lösungen behandeln persönliche Daten immer vertraulich, sodass sich überlastete Teams darum keine Sorgen mehr machen müssen. Etablierte Outsourcing-Anbieter für Payroll-Services nutzen hochmoderne Technologie, um Mitarbeiterdaten zu sichern: von der fortschrittlichen Verschlüsselung bis hin zu Firewalls und Mehrfaktor-Authentifizierung, es ist ein sichererer Weg, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. Sie bleiben auch auf dem Laufenden, wenn es um Datenschutzvorschriften wie die DSGVO geht, sodass sich Ihre Kunden darum nicht kümmern müssen.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird auch die Komplexität der Verwaltung Ihrer Lohnabrechnung zunehmen. Das Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich an diese Veränderungen anzupassen und neue Mitarbeiterdemografien, den Einsatz von Kontingent-Belegschaften und grundlegende Änderungen in der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerzuspiegeln. Aktualisierungen der Lohnverarbeitungsprozesse und Steuern werden für Sie berechnet, wodurch absolute Genauigkeit und Compliance gewährleistet werden. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, kann Ihr Berichtswesen der wachsenden Komplexität Ihres Unternehmens Rechnung tragen, ohne dass Sie sich um Fehler kümmern müssen.

Im Zeitalter des mobilen Arbeitens kann die Lohnverarbeitung für verteilte Belegschaften ein Alptraum sein. Es ist schwieriger, Stunden, Leistungen und Spesen zu verfolgen und Ihre Mitarbeitenden entsprechend ihrem geografischen Standort zu bezahlen. Eine Outsource-Lösung vereinfacht dies für Sie, indem sie die globale Lohnabrechnung für Ihre verteilte Belegschaft abwickelt und sicherstellt, dass Zahlungen pünktlich, rechtskonform und steuerrechtlich korrekt sind, unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeitenden ansässig sind. Egal, ob Sie gerade eine Einstellungsoffensive starten oder Ihr Unternehmen verschlanken möchten, Outsourcing-Anbieter passen sich Ihren sich ändernden Bedürfnissen an.

Effizienz bei der Lohnverarbeitung

Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung macht Ihr Unternehmen effizienter, was zu erheblichen Einsparungen führt. Hier sind einige automatisierte Funktionen, die Unternehmen wie Ihnen Zeit und Geld sparen:

  • Bezahlen, verfolgen, verwalten und analysieren Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden in einem Dashboard
  • Integrieren Sie Zeiterfassung in die Lohnabrechnung
  • Greifen Sie weltweit auf die neuesten Lohndaten zu
  • Analytik hilft Ihnen, bessere strategische Entscheidungen zu treffen
  • Erhalten Sie vierteljährliche und jährliche Berichte in Ihrem Namen

Integration mit HR- und Buchhaltungssystemen

Die Integration mit HR-Systemen sollte immer ein Hauptanliegen sein, unabhängig davon, welchen Lohnprozess Sie wählen. Halten Sie bei der Auswahl nach Lösungen Ausschau, die HR und Buchhaltung nahtlos integrieren, da dies Ihnen langfristig Zeit und Ressourcen spart.

Integrationen mit HR- und Buchhaltungssystemen optimieren die HR-Effizienz, indem sie eine sogenannte Single Source of Truth (SST) schaffen: eine 360-Grad-Perspektive auf alle Mitarbeiterdaten von Abwesenheiten bis hin zu Jahresurlaub und Rentenbeiträgen. Die Integration beseitigt die Notwendigkeit manueller Eingaben, indem sie Querverbindungen zwischen verschiedenen Systemen herstellt und gleichzeitig die Compliance sicherstellt und Risiken minimiert.

Mit ADP erhalten Sie einen automatischen Datentransfer zwischen den verschiedenen Systemen. Wenn eines aktualisiert wird, wird es automatisch in den anderen Systemen, einschließlich der Lohnabrechnung, aktualisiert, was Ihre Verwaltungsaufgaben reduziert. ADP bietet Ihnen auch reibungslosen Zugriff auf wichtige Informationen. Wenn Sie beispielsweise die Auswirkungen einer Mitarbeiterbonuszahlung berechnen müssen, zeigt Ihnen die Integration über die Systeme hinweg in Echtzeit, wie das aussieht. Das verbessert die organisatorische Sichtbarkeit und liefert Ihnen als Entscheidungsträger wertvolle datengestützte Erkenntnisse.

Fallstudien und Erfolgsgeschichten

ADP ist die globale Lösung für das Outsourcing-Payroll-Management, der Unternehmen wie PayPal, Innocent und Amazon vertrauen. In Großbritannien benötigte Amazon Hilfe bei der Suche nach einer Lohnlösung, die mit seinem explosionsartigen Wachstum Schritt halten konnte. Sie brauchten mehr als nur Technologie: ein Team von Gesetzgebungsexperten, die dem Unternehmen dabei helfen konnten, die globalen Compliance-Vorschriften und Arbeitsanforderungen einzuhalten.

Laut Amazon "haben wir mithilfe von ADP in Windeseile und ohne Raum für Fehler eine halbe Million Mitarbeitende auf wöchentliche Auszahlung umgestellt - die größte Beschleunigung des Auszahlungszyklus in der Geschichte. All dies wurde mit der Technologie von ADP umgesetzt. Das Team von ADP stand uns zur Seite - und sie haben es geschafft."

Überlegungen bei der Wahl eines Payroll-Dienstleisters

Wenn Sie ein Unternehmen auswählen, das Ihre Lohnabrechnung übernehmen soll, denken Sie an Ihre Unternehmensziele und Skalierbarkeit. Verwalten Sie verteilte Teams und benötigen Sie einen Payroll-Anbieter, der sich um alles für Sie kümmert? Dies ist oft die beste Lösung für Großunternehmen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Anbieter eine gute Erfolgsbilanz bei der Einhaltung der deutschen Gesetze und Vorschriften hat - lesen Sie Referenzen und Bewertungen auf Websites wie Trustpilot. Denken Sie auch über die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit nach, die sie bieten. Bieten sie Integration mit HR- und Buchhaltungslösungen an? All dies sollte Ihre Entscheidung beeinflussen.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an ADP auslagern, profitieren Sie von:

  • Rund-um-die-Uhr-Compliance-Unterstützung
  • Automatisierte Online-Lohnverarbeitung
  • Berechnung und Zahlung von Lohnsteuern
  • Spitzenkompetenz und einheitliche Technologie
  • Entlastung der Personalabteilung, um sich auf Engagement und Produktivität konzentrieren zu können.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich, korrekt und rechtskonform bezahlt werden. Managed Payroll-Services sind darauf ausgelegt, Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. ADP betreut weltweit 1.000.000 Kunden aller Größen. Geben Sie Ihre Lohnverarbeitung in sichere Hände und sehen Sie, wie ADP Ihnen helfen kann.