Lohnadministration: ein umfassender Leitfaden zur Verwaltung der Mitarbeitervergütung

Einführung

Der Begriff "Lohnadministration" bezeichnet die Verwaltung der Ausgaben und die Auszahlung von Löhnen an Mitarbeitende innerhalb einer Organisation. Dazu gehören auch der Einbehalt von Mitarbeiterleistungen wie Pensionen, die Meldung von Steuern an das Finanzamt und die Einhaltung der deutschen Steuer- und Arbeitsgesetze.

Wenn Ihre Dokumentation nicht auf dem neuesten Stand ist oder Ihre Prozesse nicht mit den deutschen Gesetzen übereinstimmen, riskieren Sie Strafen wegen Nichteinhaltung oder rechtliche Konsequenzen. Im Jahr 2023 verhängte das Finanzamt (Finanzamt) Strafen in Höhe von 7 Millionen Euro über die größten Einzelhändler in Deutschland wegen Verstößen gegen ihre Lohnvorschriften. Das zeigt, dass kein Unternehmen vor robusten Lohnprüfungen des Finanzamts gefeit ist.

Die Verwaltung des Lohns kann arbeitsintensiv sein. Es ist oft schwierig, mit der Lohngesetzgebung auf dem Laufenden zu bleiben. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie über die Lohnadministration wissen müssen.

Die Grundlagen der Lohnadministration

Lohnadministration ist ein allgemeiner Begriff, der im Grunde die Verwaltung der Mitarbeitervergütung und die Verwaltung ihrer Mitarbeiterfinanzunterlagen (einschließlich Gehälter, Löhne, Boni, Abzüge und Steuern) sowie die Einhaltung der deutschen Steuer- und Arbeitsgesetze bedeutet.

Arbeitgeber müssen die deutsche Gesetzgebung einhalten, einschließlich des Mindestlohns und des Mindesteinkommens, des Datenschutzrechts wie der DSGVO und der Steuergesetze. Die Einhaltung stellt eine pünktliche und faire Vergütung der Mitarbeiter für ihre Arbeit sicher und hilft Organisationen, rechtliche Strafen zu vermeiden. Allein 2023 hat das Hauptzollamt Bremen 151 Verstöße gegen das Mindestlohngesetz festgestellt und Verfahren eingeleitet.

Lohnadministratoren sind in der Regel für die Verwaltung dieser Prozesse verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören das Erfassen von Gehältern, die Berechnung von Abzügen, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und der erste Ansprechpartner bei Unstimmigkeiten bei Einkommen, Ausgaben oder Leistungen.

Auch die Führung präziser, auf dem neuesten Stand befindlicher Unterlagen gehört zu ihren Aufgaben. Sie arbeiten oft mit Lohnspezialisten zusammen, um sicherzustellen, dass alles entsprechend den Vereinbarungen läuft.

Einrichten von Lohnsystemen

Die Auswahl der richtigen Lohnlösung für Ihre Organisation ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Bei Ihrer Entscheidung sollten sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Vom Finanzamt anerkannte Software: Wählen Sie Lohnsoftware, die vom Finanzamt anerkannt ist, für reibungslose Berichterstattung und Compliance.
• Wesentliche Funktionen: Bewerten Sie die Softwarefunktionen und wie sie zu Ihren Bedürfnissen passen. Berücksichtigen Sie Funktionen wie PAYE-Berichterstattung, automatische Abzüge, PAYE-Berichterstattung und flexible Gehaltsauszahlungspläne.
• Firmenkennruf: Wählen Sie ein geprüftes Lohnsysten, das sich nachweisbar bewährt hat. Lesen Sie Kundenrezensionen und sehen Sie sich deren Kundenstamm an.

Klare Kommunikation und transparente Richtlinien können Verwirrung und Fehler beim Einrichten Ihrer Lohnsysteme vermeiden. Berücksichtigen Sie Folgendes beim Aufbau Ihres Systems:

• Dokumentation: Erstellen Sie ein Lohnhandbuch, das Richtlinien für Mitarbeitende zu Themen wie Lohnsteuereinbehalt, Überstunden, Rente und Urlaubsberechnungen enthält.
• Compliance: Halten Sie sich an die deutschen Arbeitsgesetze, die Bereiche wie Mindestlohn, gesetzliche Krankenversicherung und Elternurlaub abdecken.
• Kommunikation: Informieren Sie Mitarbeitende über Lohnprozesse. Erklären Sie, wie sie auf Gehaltsabrechnungen zugreifen und etwaige Unstimmigkeiten an das Lohnpersonal melden können.
• Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass Teams die Dokumentation schnell abrufen und den Prozess verstehen - und in der Lage sind, auftretende Probleme zu kommunizieren. Self-Service trägt dazu bei, den Prozess zu vereinfachen.

Einer der wichtigsten Aspekte der Lohnadministration (insbesondere für Ihre Mitarbeitenden) ist die Zeiterfassung und die Auszahlungshäufigkeit.

Entscheiden Sie, wie oft Sie Ihre Mitarbeitenden bezahlen möchten (wöchentlich, monatlich) und kommunizieren Sie dies deutlich an Ihre Belegschaft. Legen Sie strikte Fristen für die Einreichung von Stundenzettel und Spesen fest und klären Sie von Anfang an, wann die Mitarbeitenden ihre Gehälter erwarten können.

Verwaltung der Mitarbeitervergütung

Lohnadministration ist nicht nur das Bezahlen von Menschen. Es ist wesentlich komplizierter und erfordert umfangreiches Wissen über Gehälter, Steuercodes und Abzüge. Dies sind einige Dinge, die Sie bei der Verwaltung der Mitarbeitervergütung beachten müssen:

1. Das Gehalt Ihres Mitarbeitenden ist ein vereinbarter Betrag, der an einen Arbeitnehmenden gezahlt und in Perioden aufgeteilt wird. Angestellte Mitarbeitende erhalten in der Regel das gleiche Grundgehalt pro Monat, es sei denn, sie haben Überstunden geleistet (über die übliche Arbeitszeit hinaus).
2. Von diesem Gehalt werden Abzüge einbehalten. Dazu gehören Einkommenssteuer (Lohnsteuer), Beiträge zur Sozialversicherung, Rentenbeiträge und Rückzahlungen von Studienkrediten. Der Arbeitgebende muss diese Beträge vom Gehalt des Mitarbeitenden abziehen und an das Finanzamt abführen.
3. Leistungen sollten ebenfalls als Abzüge behandelt werden. Dazu gehören in der Regel Leistungsboni und Gewinnbeteiligungen, diese können aber von Unternehmen zu Unternehmen variieren.
4. Erstattungen werden an Mitarbeitende gezahlt, um Ausgaben zu erstatten, die sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben (z.B. Reisekosten oder den Kauf von Büroausstattung) getätigt haben.
5. Zulagen sind zusätzliche, vorab vereinbarte Zahlungen für Dinge wie Wohnen und Essen. Mit diesen sollte sorgfältig umgegangen werden, um die Vorschriften der Lohngesetzgebung einzuhalten.

Lohnadministratoren sollten auch auf dem Laufenden sein, was Arbeitsgesetze und Vorschriften angeht, einschließlich des Arbeitnehmerschutzgesetzes, das Mitarbeiterklassifizierung und Urlaubs- und Krankheitsansprüche definiert. Der gesetzliche Mindestlohn und das Mindesteinkommen sollten ebenfalls berücksichtigt werden, ebenso wie die DSGVO, die den Datenschutz der Mitarbeitenden schützt.

Ihr erster Schritt wird die Registrierung als Arbeitgebender beim Finanzamt sein, um Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Sie müssen Lohninformationen über das elektronische Steuerportal (Elster) an das Finanzamt melden und die geschuldeten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an das Finanzamt abführen.

Besteuerung und Compliance

Der Arbeitgebende ist für den Einbehalt von Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträgen verantwortlich, und alle Abzüge basieren auf den Verdiensten und Steuercodes des Mitarbeitenden. Das Finanzamt verlangt auch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden den Mindestlohn zahlen, die richtigen Steuercodes verwenden und die Regeln zur automatischen Einstellung in betriebliche Rentensysteme einhalten.

Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass sie die richtigen Berechnungen vornehmen, und sind verpflichtet, dem Finanzamt regelmäßige Lohnberichte vorzulegen, in denen ihre Berechnungen aufgeführt sind. Diese Berichte werden in der Regel über das elektronische Steuerportal (Elster) eingereicht. Das Finanzamt verwendet diese, um Steuerverpflichtungen zu kontrollieren, daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, was Änderungen und Aktualisierungen im Steuerrecht angeht.

Lohnadministratoren sollten auf Lohnprüfungen vorbereitet sein. Diese können jederzeit stattfinden. Sie können entweder ganz zufällig ausgewählt werden oder eine Prüfung aufgrund von Fehlern oder Unstimmigkeiten in Ihren Berichten auslösen.

Sie müssen aktuelle Unterlagen führen, einschließlich Lohn- und Mitarbeiterdaten sowie Ihrer Steuerkalkulation, und schnell und kooperativ auf alle Anfragen des Finanzamts während des Prüfungsprozesses reagieren.

Als Teil Ihres Mitarbeitereinstellungsprozesses ist es wichtig, überprüfbare Einzelheiten für Ihre Mitarbeitenden zu erfassen, einschließlich ihres vollständigen Namens, ihrer Adresse und ihrer Sozialversicherungsnummer. Mitarbeitermanagementsoftware kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess mit Datenerfassungsworkflows zu rationalisieren, die die Genauigkeit verbessern und an das Nachverfolgen von fehlenden Daten erinnern.

Als Lohnadministrator führen Sie Lohnläufe auf der Grundlage des von Ihnen festgelegten und mit Ihren Teams vereinbarten Auszahlungsplans durch und erstellen entsprechend Gehaltsabrechnungen. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnungen per E-Mail oder über ein Self-Service-Portal sicher zugestellt werden.

Die Gehaltsabrechnungen sollten unter anderem Folgendes enthalten:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeitenden
• Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
• Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Umgang mit Herausforderungen in der Lohnadministration

Die Lohnadministration bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Da sie naturgemäß komplex und anfällig für menschliche Fehler ist, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeitenden genau in Ihr HR-System einbinden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Steuercode für Ihren Mitarbeitenden sowie Klassifizierungen, Befreiungen und Lohnsätze erfasst haben. HR-Software kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu vereinfachen und Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Halten Sie die Kommunikationskanäle offen, damit sich die Mitarbeitenden mit Fragen oder Streitigkeiten über ihr Gehalt an Sie wenden können. Schnelles Lösen von Problemen hilft, eine positive Arbeitskultur aufzubauen, in der sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen.

Eine riesige Herausforderung ist es, compliant zu bleiben. Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen Ihrer Lohnprozesse im Einklang mit sich weiterentwickelnden Gesetzen und stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die erforderlichen Schulungen erhalten. Wenn Fehler auftreten, bereinigen Sie sie umgehend, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Lohnautomatisierung und Technologie

Sie benötigen eine Lohnsoftware, die diese komplexen Prozesse vereinfacht, menschliche Fehler vermeidet und sicherstellt, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich und in der richtigen Höhe bezahlt werden.

Lohnsoftware automatisiert die Berechnungen für Sie und berücksichtigt alle Abzüge, sodass der Prozess wie am Schnürchen läuft. ADP hilft Unternehmen wie Ihrem seit über 70 Jahren, alle oder Teile ihrer Lohnprozesse zu automatisieren. Das gibt Ihnen mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt sich mit komplizierter Lohngesetzgebung auseinanderzusetzen.

Die von Ihnen gewählte Lohnsoftware sollte sich problemlos in HR- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen, um eine integrierte, ganzheitliche Lösung zu bieten, die einen Großteil der Routinearbeit automatisiert und zu fehlerfreier Konsistenz über mehrere Funktionen hinweg führt.

Bewährte Verfahren in der Lohnadministration

Um das Beste aus Ihrem Lohnsystem herauszuholen, ist es gut, sich über bewährte Verfahren auf dem Laufenden zu halten. Im Wesentlichen helfen Datengenauigkeit, Sicherheitskontrollen wie geschützter Zugriff, Prüfungen und rechtliche Kenntnisse Ihrem Lohnsystem, wie eine gut geölte Maschine zu funktionieren. Lohnsoftware kann sich um kniffligen Dinge wie wechselnde Arbeitspläne und alternative Schichtmuster kümmern. Stellen Sie sicher, dass Sie die deutschen Arbeitsgesetze und Steuervorschriften einhalten und ein geschütztes internes System unterhalten, in dem Sie Informationen sicher speichern. Regelmäßige Prüfungen helfen Ihnen, die Dinge im Griff zu behalten und Genauigkeit und Compliance sicherzustellen, um Risiken zu minimieren.

Zukunftsaussichten in der Lohnadministration

Lohnprozesse entwickeln sich ständig weiter, und mit dem Aufkommen von KI werden die Dinge noch effizienter. Prädiktive Analytik nutzt Daten und maschinelles Lernen, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen, was dabei hilft, zukünftige Risiken aufzuzeigen.

Im Kontext der Lohnadministration kann dies Ihrer Personalstrategie helfen, mögliche Engpässe bei Talenten zu erkennen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Verteilte Belegschaften sind ein weiterer Trend, der robuste Lohnsysteme erfordert, die an unterschiedliche Arbeitsformen und Zeitzonen anpassbar sind. Mit seiner fortschrittlichen verschlüsselten Datensicherheit ist die Blockchain-Technologie ein Segen für Arbeitgeber, die sich nach intelligenten technologischen Lösungen umsehen, um Genauigkeit und Sicherheit zu verbessern.

Fazit

Die Bedeutung der Lohnadministration lässt sich kaum überteiben. Lohnsysteme stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich und korrekt bezahlt werden, während sie Sie gleichzeitig compliance-konform halten.

Die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen kann eine massive Belastung darstellen, und Organisationen, die nicht über die Ressourcen oder Expertise verfügen, um ihre Lohnabrechnung selbst durchzuführen, können von professioneller Unterstützung durch Dritte profitieren.

Lohnsoftware kann Ihre Lohnabrechnung einfach und wesentlich effizienter durchführen, Ihnen Zeit sparen und kostspielige, manuelle Fehler vermeiden. Die Auslagerung Ihrer Lohnabrechnung könnte für Ihre Organisation sogar eine noch bessere Lösung sein.

Egal, ob Sie eine HR-Lösung, Lohnsoftware oder Lohnverrechnungsservices benötigen, ADP unterstützt Unternehmen wie Ihres seit über 70 Jahren dabei, die Lohnabrechnung zu rationalisieren. Unser preisgekrönter Lohnverrechnungsservice kombiniert Ihre Lohn- und Personaldateninformationssysteme (HRIS), und tausende von Lohnexperten stehen bereit, um Ihre Fragen zu beantworten.

Unsere Lösung für das Humankapitalmanagement (HCM) vereint HR, Lohn, Zeit, Talente, Steuern und Leistungen in einer intelligenten Lösung für das Personalmanagement (HRMS), um das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden optimal auszuschöpfen. Erfahren Sie mehr darüber, wie ADP Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, seine Lohnadministration effektiver zu gestalten.