Wie man ein Gehaltssystem für ein kleines Unternehmen einrichtet

Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben "Wie richte ich ein Gehaltssystem für ein kleines Unternehmen ein?", sind Sie nicht allein. Dieses Thema ist für viele Firmen unsicheres Terrain. Und es ist besonders beängstigend, wenn Sie zum ersten Mal ein Gehaltssystem einrichten.

Das Gehaltsmanagement ist nicht der glamouröseste Teil der Führung eines kleinen Unternehmens. Aber es ist für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich. Es geht über die bloße Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden hinaus - es stellt sicher, dass ihre Vergütung korrekt und fair ist. Es bedeutet auch, dass die Steuergesetze eingehalten, gesetzliche Anforderungen befolgt und die Gehälter korrekt berechnet werden. Ein effizientes Gehaltsmanagementsystem spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Arbeitnehmermoral.

Zu Beginn gibt es in der Regel einiges an Verwaltungsarbeit zu bewältigen. Aber sobald alles eingerichtet ist, sollte ihr Gehaltssystem wie ein Uhrwerk laufen. Dann können Sie Ihre Zeit und Energie auf die Dinge konzentrieren, die Ihr Unternehmen wachsen lassen.

Lassen Sie uns einmal die Grundlagen durchgehen.

Grundlagen der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

Ein Gehaltssystem ist der Prozess der Berechnung und Auszahlung der Mitarbeiterentgelte. Dazu gehören Gehälter, Löhne sowie etwaige Boni oder Leistungen. Die Hauptziele eines Gehaltssystems sind Compliance, Genauigkeit und Effizienz. Es gibt auch andere wichtige Komponenten, wie die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung von Abzügen wie der Sozialversicherungsbeiträge und die Bereitstellung von Lohnzetteln.

Warum verwenden wir Gehaltssysteme? Weil es den Gehaltsprozess vereinfacht. Das wiederum führt zu Effizienzsteigerungen. Automatisierte Gehaltsabrechnungssoftware ist wie ein Wunderhelfer für kleine Unternehmen. Sie berechnet automatisch die Gehälter, Steuern und Abzüge aller Arbeitnehmendenund erfordert nur einen geringen manuellen Aufwand. Magisch.

Wichtige Tools und Ressourcen für die Einrichtung eines Gehaltssystems

  • Es ist wichtig, fair und konsistent zu sein und regelmäßiges Feedback zu geben. Sie benötigen eine Gehaltsabrechnungssoftware, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Achten Sie auf Funktionen wie Mitarbeiterdatenverwaltung, Gehaltsberechnung und automatische Meldung an die Steuerbehörde, die Ihnen auf lange Sicht Ärger ersparen. Die Lösung von ADP wird von mehr als einer halben Million kleiner Unternehmen geschätzt.
  • Steuererklärungstools und Berichtswerkzeuge stellen sicher, dass Sie die Vorschriften einhalten, indem sie wichtige Berichte erstellen.
  • Sie können sich und Ihren Mitarbeitenden das Leben erleichtern, indem Sie ihnen Zugang zu ihren Lohnabrechnungen, Steuererklärungen und allem anderen, was sie benötigen, gewähren. Self-Service-Portale für Mitarbeitende sind für Transparenz unerlässlich, und wenn alles an einem Ort ist, kann das Ihre Verwaltungsarbeit reduzieren.

Planung und Vorbereitung für die Einrichtung eines Gehaltssystems

Überlegen Sie, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein Gehaltssystem hat. Berücksichtigen Sie dabei die Anzahl der Mitarbeitenden, wie oft Sie sie bezahlen und branchenspezifische Besonderheiten (wenn Sie eine Agentur mit Auftragnehmern betreiben, haben Sie eine ganz andere Mitarbeiterstruktur als ein Laden). Investieren Sie Zeit und Ressourcen in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware, einschließlich Mitarbeiterschulungen und kontinuierlicher Wartung. Je reibungsloser sie funktioniert, desto mehr sparen Sie langfristig.

Auswahl des richtigen Gehaltssystems für Ihr Kleinunternehmen

Bei der Suche nach einem Gehaltssystem gibt es einiges zu beachten.

  • Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das Gehaltssystem mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann.
  • Compliance: Wählen Sie eine von der Steuerbehörde anerkannte Software, um die vollständige Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten.
  • Integration: Denken Sie über die Kompatibilität mit anderen wichtigen Systemen wie Buchhaltung oder Personalwesen nach.

Es gibt eine Vielzahl von Gehaltssystemen, von ADP, QuickBooks Payroll und Gusto über Square Payroll. Mit ADP bezahlen Sie nur, was Sie benötigen, und halten so Ihre Kosten niedrig.

Schulung und Support für Nutzer von Gehaltssystemen

Wenn Ihr Gehaltssystem eingerichtet ist, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden in die richtige Verwendung einweisen. Das sieht für jeden anders aus, aber folgende Dinge sollten Sie im Hinterkopf behalten:

  • Anleiten der Mitarbeitenden zur effizienten Nutzung der Gehaltssoftware.
  • Bereitstellen von Ressourcen (How-to-Guides, Videos) für die kontinuierliche Weiterentwicklung.
  • Ermöglichen des einfachen Zugriffs auf Self-Service-Portale für Mitarbeitende.
  • Stellen Sie sicher, dass der Anbieter zuverlässigen Kundensupport bietet.

Gehaltssysteme für Kleinunternehmen in der Praxis

Boyles Turner, ein KMU mit Sitz in Reading, wandte sich an ADP, um Hilfe bei ihrem Gehaltssystem zu erhalten. Sie hatten Probleme, einen genauen und zuverlässigen Service zu liefern, und wollten einen Partner, der als Erweiterung ihres internen Teams fungierte.

Hier kam ADPs Gehaltssystem ins Spiel. Es erhöhte die Transparenz und gab ihnen mehr Zeit, um die monatlichen Daten zu prüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt waren. Das führte zu mehr Konsistenz und Transparenz innerhalb der gesamten Firma.

Herausforderungen bei der Einrichtung eines Gehaltssystems für Kleinunternehmen

Am Anfang versuchen viele KMUs, Tabellenkalkulationen und einfache Office-Pakete für die Gehaltsabrechnung zu verwenden. Diese mögen zuerst kostengünstig erscheinen, werden aber bei Skalierung zeitaufwändig und komplex zu verwalten. Ein zentrales, integriertes System reduziert Fehler und verbessert die Gesamteffizienz.

Es kann auch mühsam sein, neue Arbeitsgesetze und Vorschriften im Blick zu behalten. Aber wenn Sie sich nicht an die geltenden Vorschriften halten, könnten Sie dafür bestraft werden.

Die Einstufung von Mitarbeitenden ist in jeder Branche ein komplexes Unterfangen. Die korrekte Klassifizierung von Mitarbeitenden bereitet Firmen vielen Kopfzerbrechen - und ist aufgrund strenger Gesetze auch immer  riskant. Ein solides Gehaltssystem kann die richtige Einstufung von Mitarbeitenden für Sie vornehmen und so Zeit und Geld sparen.

Die Bedeutung von Gehaltssystemen für den Betrieb von Kleinunternehmen

Das Arbeitsumfeld leidet, wenn die Arbeitnehmenden zu spät bezahlt werden. Pünktliche und korrekte Zahlung ist eine der wertvollsten Leistungen für Ihre Mitarbeitende. Es hält die Arbeitsmoral hoch und erhöht die Mitarbeiterbindung.

Daten zeigen, dass 51 % der Angestellten in Großbritannien das Vertrauen in ihren Arbeitgeber verlieren würden, wenn sie nur einmal nicht korrekt bezahlt würden. 35 % gaben an, dass eine fehlerhafte Zahlung sie dazu bringen würde, sich nach einem anderen Job umzusehen. Und laut einer Studie in Deutschland ist das pünktliche Auszahlen des Gehalts für 70 % der Jobsuchenden wichtig.

Ein gut geöltes Gehaltssystem automatisiert den Prozess und reduziert Fehler. Das Ergebnis? Eine motivierte Belegschaft und ein Renditeschub.

Die Integration der Gehaltsabrechnung in die Buchhaltung liefert genaue, aktuelle Finanzdaten. Gehaltssysteme bieten aber auch eine einfache Integration in alle Bereiche des Unternehmens, einschließlich Personal und Bestandsführung. So können Sie CRM-Daten mit Finanzdaten verknüpfen (entscheidend für die Kundenzufriedenheit und Überwachung der Mitarbeiterleistung).

Rechtliche und regulatorische Aspekte im Gehaltsmanagement

Wie bei jedem Aspekt der Unternehmensführung gibt es rechtliche Fallstricke, auf die man achten muss. Es gibt bestimmte Gesetze, die das Arbeitsverhältnis regeln - dazu gehört auch der Datenschutz. Strikte Einhaltung der Gesetze ist unerlässlich. Sie müssen eine Strategie haben, wie Sie Mitarbeiterdaten sicher und vertraulich handhaben. Gehaltsabrechnungssoftware bietet Lösungen wie Verschlüsselung, eingeschränkten Zugriff und Sicherheitsaudits, damit Ihre Daten sicher und die Abrechnungen gesetzeskonform sind.

Zukünftige Trends bei Gehaltssystemen für Kleinunternehmen

KI verändert die Art, wie wir arbeiten, und eröffnet uns neue Lösungen für Gehaltssysteme. Intelligente Analysen können zukunftsweisende Einblicke in den Betrieb geben und Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. In Zukunft könnten Gehaltssysteme personalisierte Empfehlungen mit Echtzeit-Einblicken liefern und Integrationen, die auf alle Unternehmensbereiche ausgerichtet sind: Von der finanziellen Absicherung der Arbeitnehmendenbis hin zur Produktivität der Teams.

Fazit

Ob Start-up oder etabliertes Unternehmen - Arbeitnehmende pünktlich zu bezahlen, ist unerlässlich. Manuelle Gehaltsprozesse bergen große Risiken - Nichteinhaltung von Vorschriften, Ineffizienzen und unsichere Daten.

Die Lösung? Lagern Sie Ihr Gehaltsmanagementsystem an Experten aus. So sparen Sie Ressourcen und können sich voll auf Ihr Geschäft konzentrieren.

ADP blickt auf über 70 Jahre Erfahrung im Gehaltsmanagement zurück. Unsere Gehaltsabrechnungsdienste nutzen cloudbasierte Software zur Straffung Ihrer Prozesse. Mehr als eine halbe Million Unternehmen vertrauen uns das Management ihrer Gehaltssysteme an.