Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?

Ein Lohnabrechnungsprogramm ist eine Software für die Entgeltabrechnung Es handelt sich also um eine Technologie, die Entgeltabrechnungsprozesse automatisiert, welche zuvor manuell durchgeführt wurden, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, indem menschliche Fehler reduziert werden. Alle Steuern und Abzüge werden für Sie berechnet, und automatische Aktualisierungen sorgen dafür, dass Sie die Vorschriften einhalten. Wenn es um Software für die Entgeltabrechnung geht, wird meist zwischen Software für die lokale Entgeltabrechnung und Software für die Entgeltabrechnung in der Cloud unterschieden.

Was ist eine Cloud-Lohnabrechnungssoftware?

Anstelle mehrerer Systeme wird die Cloud-Software für die Lohnabrechnung von einem unabhängigen, fachkundigen Dritten gehostet. Die Cloud-Lohnabrechnungssoftware bietet ein einziges System für die Aufzeichnung aller Ihrer Mitarbeiterdaten und befreit Sie so vom Verwaltungsaufwand und den finanziellen Risiken, die bei der Bearbeitung mit einer lokalen Entgeltabrechnungssoftware entstehen.

Was also ist eine lokale Software für die Lohnabrechnung?

Lokale Software bedeutet, dass ein Unternehmen für eine Lizenz oder eine Kopie der Technologie bezahlt, die dann auf den unternehmenseigenen Servern installiert wird und sich hinter der Firewall des Unternehmens befindet. Lokale Software für die Entgeltabrechnung verursacht verschiedene laufende Kosten: firmeneigene Serverhardware, Softwarelizenzen, Integrationsmöglichkeiten und qualifizierter IT-Support, falls Probleme auftreten. Das Unternehmen ist für die laufenden Kosten der Server-Hardware, des Stromverbrauchs und des Standorts verantwortlich.[1]

Verbreitete Mythen über Cloud-Software für Entgeltabrechnungsprogramme

Laut einer ADP-Studie gibt es drei verbreitete Mythen über die Cloud-Lohnabrechnungsoftware, mit denen es aufzuräumen gilt.[2] Der erste ist, dass ein Cloud-Lohnabrechnungssoftware mehr kostet. In Wirklichkeit fallen abgesehen von der Anfangsinvestition und einem gewissen Anstieg der Betriebskosten fast alle damit verbundenen Kosten (z. B. für Wartung, IT-Support und Compliance) in die Zuständigkeit des Drittanbieters von Cloud-Diensten. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen, und das skalierbare Preismodell kann je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens nach oben oder unten angepasst werden.

Der zweite Mythos besagt, dass cloudbasiertes Lohnabrechnungsprogramm Ihnen die Kontrolle entzieht, obwohl das Gegenteil der Fall ist. Unternehmen, die auf die Cloud umsteigen, verlieren die betrieblichen und finanziellen Belastungen, die mit der Wartung arbeitsintensiver Systeme verbunden sind, und behalten gleichzeitig die freie Wahl, wie und wann ihre Mitarbeiter bezahlt werden.

Der letzte Mythos besagt, dass Cloud-Lösungen weniger sicher sind als Lohnabrechnungsprogramme für die lokale Entgeltabrechnung. ADP-Untersuchungen zeigen, dass die Fehlerquote bei lokal installierter Entgeltabrechnungssoftware doppelt so hoch ist wie bei cloudbasierter Software. [3] Der Ruf eines Drittanbieters beruht auf seiner Fähigkeit, sichere Prozesse zu liefern und ein Höchstmaß an Verschlüsselung zu gewährleisten, um alle Daten sicher zu halten. Es liegt in ihrem ureigensten Interesse, in Sicherheit und Datenschutz zu investieren, insbesondere wenn die COVID-19-Pandemie diese und andere Schwachstellen in den bestehenden Entgeltabrechnungssystemen der Unternehmen aufgedeckt hat.

Warum ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm wichtiger denn je?

Wie wir alle wissen, hat die Pandemie die lückenhaften Entgeltabrechnungs- und HR-Systeme der Unternehmen stark in Mitleidenschaft gezogen und dabei Schwachstellen aufgedeckt wie nie zuvor. In einer kürzlich von ADP durchgeführten Umfrage stellten 82 Prozent der Unternehmen fest, dass die Pandemie eine Herausforderung darstellte, insbesondere wenn es um die Zuverlässigkeit und Zugänglichkeit der Entgeltabrechnung sowie um die genaue und rechtzeitige Auszahlung der Gehälter ging.[4] Die Untersuchung ergab, dass unter den Unternehmensleitern die Erkenntnis weit verbreitet ist, dass die Entgeltabrechnungssysteme geändert werden müssen, um die Belastbarkeit zu erhöhen, die Abläufe zu optimieren und die Risiken zu verringern.[5] Eine Fortsetzung des „Business as usual“ bei der Entgeltabrechnungssoftware ist keine gute Option mehr.

Die Gefahren von „BAU“ (business as usual)

Welche Risiken bestehen also für Ihr Unternehmen, wenn Sie versuchen, Ihre Entgeltabrechnungs- und HR-Daten weiterhin mit einem veralteten System zu verwalten? Compliance ist heutzutage ein noch größeres Thema, sowohl aufgrund der DSGVO als auch wegen COVID-19. Die Compliance-Einhaltung der zahlreichen sich ändernden Finanzvorschriften erfordert engagierte Compliance-Experten – oder Sie riskieren potenziell hohe Geldstrafen (allein im Jahr 2019 gab es 56.624 Warnmeldungen von über 1.000 Aufsichtsbehörden). [6] Darüber hinaus stellen die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten (Mitarbeiter- und Kundendaten) bei der Verwendung veralteter, uneinheitlicher manueller oder lokaler Prozesse ein großes Risiko dar.

Die Vorteile einer Cloud-Software für Ihr Entgeltabrechnungsprogramm

In Anbetracht all dieser Faktoren bietet die Umstellung der Entgeltabrechnung auf ein cloudbasiertes Lohnabrechnungsprogramm viele Vorteile für Unternehmen. Dies gilt vor allem dann, wenn ein Unternehmen wächst oder in neue Gebiete auf der ganzen Welt expandiert. Zu diesen Vorteilen gehören geringere Kosten, einfache Verwaltung, erhöhte Sicherheit, globale Skalierbarkeit, ständige Aktualisierungen zur Compliance-Einhaltung und ein verbesserter zentraler Zugriff auf wichtige Entgeltabrechnungsdaten.

Genauer gesagt kann die Optimierung Ihrer Entgeltabrechnungsprogramme durch die Verlagerung in die Cloud zu folgenden Vorteilen beitragen:[7]

• Informationen für die künftige Planung – Sie können die Ausgaben an den verschiedenen Standorten vergleichen und erhalten so einen globalen Überblick über Ihre tatsächlichen Belegschaftskosten. Die Analyse von Entgeltabrechnungsdaten kann wertvolle Einblicke in bevorstehende Probleme geben, um einen Vorsprung bei der Planung zu haben.
• Binden Sie wichtige Mitarbeiter – Erkenntnisse aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Ihnen helfen, Vergütungs- und Belohnungsstrategien zu entwerfen, die den Mitarbeitern maximalen Nutzen bringen. Zum Beispiel bevorzugen jüngere Arbeitnehmer möglicherweise flexible Arbeitszeiten.
• Gleichstellung und Vielfalt vorantreiben – Die Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle und die Vielfalt wird sowohl aus Gründen des guten Rufs als auch aus rechtlichen Gründen immer wichtiger. Mithilfe einheitlicher Entgeltabrechnungsdaten können Unternehmen leicht erkennen, wie ihr Unternehmen abschneidet, und Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.
• Verbessern Sie Ihre Einstellungspraktiken – Sie können Einblicke in die Entgeltabrechnung nutzen, um herauszufinden, ob Zeitarbeiter eine kostengünstigere Alternative zu Vollzeitkräften sind.
• Verbessern Sie die Produktivität – Entgeltabrechnungsprogrammdaten können den tatsächlichen Personalbestand im Vergleich zum geplanten Personalbestand aufzeigen, so dass die Unternehmensleitung leicht erkennen kann, ob die Abteilungen über oder unter ihren Möglichkeiten arbeiten.
• Verfolgen Sie ganz einfach Ihre KPIs – Sehen Sie, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneidet, indem Sie den monatlichen Schnappschuss von ADP mit den wichtigsten Leistungsindikatoren Ihrer Entgeltabrechnung nutzen.

Den Übergang zur Cloud bewältigen

Der Wechsel von einem lokalen Entgeltabrechnungsprogramm in die Cloud ist ein großer Schritt und erfordert eine sorgfältige Planung und Verwaltung. Wie also lässt sich die Umstellung am besten meistern? Es ist ratsam, sie nicht nur als ein IT-Softwareprogramm zu behandeln, sondern intern als eine Change Management-Initiative zu betrachten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die folgenden Maßnahmen ergreifen, um den möglicherweise großen kulturellen Wandel zu bewältigen:

• Entwickeln Sie die richtige Strategie, denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Einführung einer eines Lohnabrechnungsprogramms muss als Priorität behandelt werden und nicht als zweitrangige IT-Maßnahme. Dann müssen Sie Ihr HR-System nicht nachträglich neu konfigurieren, um es auf grundlegende Entgeltabrechnungsanforderungen abzustimmen und allen Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten.

• Konzentrieren Sie sich auf die Kommunikation, indem Sie frühzeitig die Personen bestimmen, die miteinbezogen werden müssen. Informieren Sie sich danach in regelmäßigen Abständen gegenseitig und hören Sie sich ihre Anliegen an.
• Erklären Sie die Vorteile einer cloudbasierten Lohnabrechnungssoftware, denn nicht jeder in Ihrem Unternehmen wird so begeistert sein wie Sie selbst.
• Vermitteln Sie positiven Schwung, indem Sie regelmäßig über die Fortschritte berichten, um für eine positive Wahrnehmung zu sorgen[8]

Warum die Zukunft in der Cloud liegt

Eine cloudbasierte Lohnabrechnungssoftware bietet eine skalierbare, flexible Lösung, die im Laufe der Zeit mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Im Gegensatz zu lokalen Lösungen ist eine cloudbasierte Entgeltabrechnungssoftware zuverlässig und sicher und macht die Wartung und Aktualisierung von Systemen überflüssig. So können Ihre Teams ihre Zeit, ihr Geld und ihre Ressourcen in die Umsetzung ihrer Kerngeschäftsstrategien investieren. Vielleicht ist es also an der Zeit, sich von lokalen oder veralteten Entgeltabrechnungssystemen zu trennen, die nicht mehr zweckmäßig sind.

ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Entwicklung innovativer Entgeltabrechnung. Von den vielen Branchen- und Analystenauszeichnungen, die wir im Laufe der Jahre erhalten haben, wurden wir erst kürzlich von der Everest Group Peak Matrix als „Leader in Multi-Process HR Outsourcing 2021“ nominiert. Wenn Sie sich also fragen, ob wir die richtigen Experten für Entgeltabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen sind, kontaktieren Sie uns bitte,um ein Gespräch zu vereinbaren.