Was ist Workforce Management?

Sie möchten die Produktivität Ihrer Belegschaft steigern?

Mithilfe der Personaleinsatzplanung können Arbeitgeber Mitarbeitende und Ressourcen strategisch zuweisen, die Anwesenheit nachverfolgen und die sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften für den Arbeitsplatz einhalten. Letztlich geht es darum, die Produktivität zu optimieren und Risiken zu verringern. Die Personaleinsatzplanung als Teil einer hochmodernen Softwarelösung kann Unternehmen auch dabei helfen, die Beziehungen zu ihren Mitarbeitenden zu verbessern, den Kundenservice zu optimieren und positive finanzielle Auswirkungen zu erzielen.

Was bedeutet Workforce Management?

Personaleinsatzplanung bedeutet, die Hauptaugenmerke eines Unternehmens zu erkennen und Herausforderungen im Bereich des Humankapitals vorherzusehen, damit die richtigen Schritte unternommen werden können, um Haftungsfälle zu mindern und die Effizienz zu erhalten. Dabei sind Planung, Zeiterfassung, Datenanalyse und Compliance nur einige der wichtigsten Faktoren.

Ziele der Workforce Management

Jeder Arbeitgeber hat andere Prioritäten, aber die meisten Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, möchten im Allgemeinen effizienter und produktiver sein als ihre Konkurrenz. Ein weiteres gemeinsames Ziel der Personaleinsatzplanung ist die Einhaltung der sich ändernden Gesetze und Vorschriften.

Warum ist Workforce Management wichtig?

Die Personaleinsatzplanung ist wichtig, weil Arbeitgeber, die eine uneinheitliche Personalpolitik und -praxis haben, gegebenenfalls mit den folgenden Faktoren zu kämpfen haben:

• Compliance-Verstöße
• Gesteigerte Kosten
• Personalmangel
• Sicherheitsvorfälle am Arbeitsplatz
• Ineffiziente Produktion
• Höhere Fluktuation in der Belegschaft

Wie funktioniert Workforce Management?

Eine Personaleinsatzplanungslösung nutzt historische Daten und maschinelles Lernen, um den künftigen Personalbedarf vorherzusagen. Anhand dessen erstellt sie Zeitpläne, die am besten zu dem prognostizierten Modell passen, und erfasst automatisch die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeitenden.

Was sind die Funktionen und Merkmale einer Personaleinsatzplanungslösung?

Eine Workforce Managementslösung kann Folgendes:

• Personalprognosen
  Schwankungen in der Verbrauchernachfrage, Feiertage und sogar das Wetter können es schwierig machen, das Personalbudget zu optimieren oder auch nur einzuhalten. Durch die Modellierung dieser Szenarien können Arbeitgeber jedoch Faktoren vorhersehen, die zu einer Über- oder Unterbesetzung führen können.
• Planung
  Bei der Erstellung von Dienstplänen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Mitarbeitende nach einer Reihe von Kriterien auszuwählen, z. B. nach Erfahrung, Fähigkeiten, Vorlieben usw. Die Belegschaft kann auch untereinander Schichten tauschen oder ihre Verfügbarkeit im Voraus mit anderen teilen, um Lücken in der Abdeckung zu vermeiden.
• Zeiterfassung
  Personaleinsatzplanungslösungen erfassen Daten an der Quelle – sei es per Arbeitszeitmesser, Stempeluhr, mobiler App, webbasiertem Zeiterfassungsformular oder „Points of Sale“-Gerät – und wenden automatisch spezifische Geschäftsregeln an, um die Genauigkeit und Effizienz des Lohnabrechnungsprozesses zu gewährleisten.
• Abwesenheitsmanagement
  Bezahlte Abwesenheiten und längere Arbeitsfreistellungen, z. B. aus familiären oder gesundheitlichen Gründen, können einfach nachverfolgt werden
• Überstundenmanagement
  Personaleinsatzplanungslösungen können Warnungen ausgeben, wenn die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeitenden Überstunden verursacht oder wenn jemand versucht, ohne Genehmigung Überstunden zu machen. Diese Funktion ermöglicht es Arbeitgebern, Überstunden gerecht und effizient zu verteilen, und hilft ihnen, übermäßige Kosten bei der Entgeltabrechnung zu vermeiden, die durch nicht genehmigte Arbeitsstunden entstehen.
• Analysen
  Außerdem können sie Berichte ausführen, um historische Trends für eine Vielzahl von Schlüsselindikatoren zu ermitteln.
• Compliance
  Die Konfiguration von Arbeits- und Entgeltregeln innerhalb der Personaleinsatzplanungslösung erleichtert die Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitgesetzen, Tarifverträgen und anderen Arbeitgeberrichtlinien. Das System erstellt außerdem Prüfprotokolle für die Zeitkarten, die im Falle eines Rechtsstreits zur Risikobegrenzung von unschätzbarem Wert sein können.
• Zugriff über Mobilgeräte
  Von einem Mobilgerät aus können Arbeitgeber freie Stellen schnell besetzen oder Dienstpläne bearbeiten. So kann eine optimale Abdeckung gewährleistet werden, auch wenn Arbeitnehmende unerwartet ausfallen.

Was sind die Vorteile der Workforce Management?

Die richtige Personaleinsatzplanungslösung kann, wenn effektiv eingeführt und genutzt, Arbeitgebern bei folgenden Aspekten helfen:

• Kostenkontrolle
  Überbesetzung, übermäßige Überstunden und andere kostspielige Ausgaben können durch den Einsatz von Technologien zur Personalbedarfsprognose minimiert werden. Mit manchen fortschrittlichen Personaleinsatzplanungslösungen können Arbeitgeber sogar noch während der Erstellung sehen, wie sich die Zeitpläne auf das Budget auswirken.
• Genauere Durchführung der Entgeltabrechnung
  Software zur Personaleinsatzplanung macht die Gehaltsabrechnung zuverlässiger, da sie automatisch die Arbeitsstunden analysiert und Überstundenmuster identifiziert. Auch repetitive Dateneingaben und manuelle Berechnungen entfallen, wodurch Fehler durch menschliches Versagen minimiert werden.
• Verbesserung der Produktivität
  Vergleichsgrößen ermöglichen es Arbeitgebern, ihre Zeit- und Anwesenheitsdaten mit deren von Unternehmen ähnlicher Größe oder aus derselben Region oder Branche zu vergleichen. Wenn ihre Belegschaft nicht mit der Konkurrenz mithalten kann, können sie Korrekturmaßnahmen ergreifen.
• Erstellung optimaler Zeitpläne
  Dank der stets verfügbaren Echtzeitdaten können Vorgesetzte freie Schichten schnell erkennen und besetzen, bevor es zu einer Unterbesetzung kommt. Die Möglichkeit, Zeitpläne nach Standort, Abteilung oder Aufgabe zu erstellen, trägt ebenfalls zu einer optimalen Abdeckung bei.
• Minimierung des Compliance-Risikos
  Überlappende Gesetze zur Arbeitsfreistellung aus familiären oder gesundheitlichen Gründen und staatliche Urlaubsregelungen lassen sich mit automatisierten Workflows, die die Anspruchsberechtigung und die verbleibenden Urlaubstage der Belegschaft verfolgen, einfacher verwalten. Außerdem ist die im Rahmen der Personaleinsatzplanungssoftware verfügbare Online-Aufzeichnung hilfreich, sollte es zu einer Überprüfung durch die Behörde kommen.

Die richtige Personaleinsatzplanungslösung auswählen

Branche, Standort, Merkmale der Belegschaft und strategische Ziele bestimmen für gewöhnlich, welche Personaleinsatzplanungslösung für ein Unternehmen die richtige ist. Trotz dieser Variablen gehen viele Arbeitgeber bei der Bewertung von Anbietern folgendermaßen vor:

1. Festlegung des aktuellen Stand
   Sie schaffen eine Übersicht der heute bestehenden Personaleinsatzplanungsprozesse und der dafür verantwortlichen Personen.
2. Feedback einholen
   Sie sprechen mit den wichtigsten Entscheidern über die aktuellen Probleme und Verbesserungswünsche.
3. Bewertung des Reifegrads
   Sie bestimmen, wo sich das Unternehmen auf dem Weg zur optimalen Personaleinsatzplanung befindet und ob es bereit für eine fortschrittliche Lösung ist.
4. Wunschliste erstellen
   Sie ordnen die Anforderungen an das neue Personaleinsatzplanungssystem nach Priorität und bewerten anhand dessen potenzielle Anbieter.

Häufig gestellte Fragen zur Workforce Management

Welche Rolle spielt die Workforce Management?

Eines der Hauptziele der Personaleinsatzplanung ist es, die Produktivität zu steigern, ohne zusätzliche Arbeitskosten zu verursachen. Um das zu erreichen, müssen in der Regel die richtigen Personen und Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.

Was kann die Workforce Management?

Arbeitgeber nutzen die Personaleinsatzplanung, um unter anderem viele der folgenden Aufgaben zu erfüllen:

• Personalbedarfsprognose
• Personalplanung
• Zeit- und Anwesenheitserfassung
• Verwaltung von Abwesenheiten
• Datenanalyse
• Sicherstellung von Compliance

Was sind Personaleinsatzplanungstools?

Personaleinsatzplanungstools sind Softwarelösungen, die Arbeitgebern helfen, ihre Personalziele zu erreichen. Die Optionen reichen von einfachen transaktionalen Tools (Zeiterfassung) bis hin zu Transformationsprozessen (fortschrittliche Personaleinsatzplanung, Analytik, KI und mobiler Zugriff).