Je nach Unternehmensgröße kann die Lohnabrechnung ein äußerst komplexer Vorgang sein, der sich monatlich (oder noch häufiger) wiederholt. Bei international tätigen Unternehmen kommt noch eine weitere Dimension hinzu, die das Thema weiter verkompliziert: Mitarbeitende, die in verschiedenen Ländern Lohn und Gehalt erhalten. Hier kann das Outsourcing der Lohnabrechnung eine wichtige Entlastung für Personalabteilungen sein.
Was versteht man unter Outsourcing der Lohnabrechnung
Outsourcing bezeichnet im Allgemeinen die Vergabe einer unternehmensinternen Aufgabe an einen externen Dienstleister. Für Unternehmen bestimmter Größen lohnt es sich nicht, eigene Kapazitäten für alle Bereiche aufzubauen – kleine Unternehmen haben selten eine eigene IT-Abteilung und greifen für diese spezialisierte Aufgabe auf externe IT-Supports zurück, die sie komplett oder nur bei komplexeren Projekten unterstützen. Ähnlich ist es beim Outsourcing der Lohnabrechnung: Viele kleine Unternehmen haben nicht das nötige Know-how und arbeiten mit einer Steuerberatung zusammen, die Lohnabrechnungen erstellt. Großkonzerne wiederum haben eigene Personalabteilungen, aber auch hier gibt es Konstellationen, in denen das Outsourcing der Lohnabrechnung sinnvoll ist, etwa bei einer international breit gestreuten Belegschaft. Das Outsourcing der Lohnabrechnung an externe Profis hat viele positive Aspekte, etwa das Freisetzen von Kapazitäten für andere Aufgaben oder die Sicherstellung der Compliance.
Das Outsourcing der Lohnabrechnung hat unter anderem die folgenden Vorteile:
ADP wurde im Jahr 2023 zweifach für seine Services im Bereich globale Lohnabrechnung (und damit als Anbieter von Outsourcing-Lösungen der Lohnabrechnung) ausgezeichnet. ADP verfügt über mehr als 70 Jahre Erfahrung in der Entgeltabrechnung und bietet verschiedene Optionen für das Outsourcing der Lohnabrechnung an:
Bei Payroll Processing Services von ADP behalten Unternehmen die Kontrolle über die wichtigsten Abrechnungsprozesse. Das Outsourcing der Lohnabrechnung umfasst hier einen Zugang zur ADP-Plattform, über die Kunden ihre Abrechnungen verwalten. ADP steht ihnen mit Empfehlungen, bewährten Verfahrensweisen, Kundendienst sowie Services zur Überwachung und Compliance zur Seite.
Legen Sie los
Bei Payroll Managed Services kümmert sich ADP um alle Prozesse der Lohnabrechung, sodass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und auf dieser Stufe ein vollständiges Outsourcing der Lohnabrechnung realisiert wird.
Legen Sie los
Diese höchste Stufe beim Outsourcing der Lohnabrechnung umfasst neben der vollständigen Bearbeitung der Lohnabrechnungen weitere Leistungen wie einen Zugang zum Personalinformationssytem (HRIS) sowie Beratung durch Experten, die Antworten auf alle Anfragen zum Thema Lohnabrechnung geben können.
Legen Sie los
Zunächst werden die Daten der Mitarbeitenden an ADP als Anbieter für das Outsourcing der Lohnabrechnung übertragen; dazu gehören Informationen wie Einstellungsdaten, Stellenbezeichnungen und Vergütungssätze der Mitarbeitenden. ADP berechnet dann die Löhne und Gehälter und zahlt sie im Namen des auftraggebenden Unternehmens korrekt und pünktlich aus. Wenn sich Mitarbeitende zur Zeiterfassung ein- und ausstempeln, verarbeitet ADP auch diese Daten. Eine Software für die Entgeltabrechnung verarbeitet so jeden Abrechnungszeitraum beim Outsourcing der Lohnabrechnung. ADP berechnet und zahlt zudem Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge im Namen des auftraggebenden Unternehmens und erstellt jährliche oder monatliche Berichte über alle Vorgänge, wenn Sie sich für ein Outsourcing der Lohnabrechnung entscheiden. Unternehmen erhalten aussagekräftige Daten, mit denen sie ihre Produktivität verbessern können. Als Anbieter für das Outsourcing der Lohnabrechnung kann sich ADP gegebenenfalls auch um die Formalitäten bei der Einstellung neuer Mitarbeitender und die erforderlichen Steuerunterlagen kümmern.
Der Computerhersteller DELL hat sich in 47 Ländern für ein Outsourcing der Lohnabrechnungen von 110.000 Mitarbeitenden entschieden, das sind 80 % der Beschäftigten. Gründe dafür sind die hohen Effizienzgewinne durch Automatisierung, die Übersichtlichkeit des Enterprise HR Dashboards, in dem Mitarbeitende der Personalabteilung Abrechnungen freigeben können, sowie der Einsatz von ADP SmartCompliance, damit die gesetzlichen Bestimmungen sicher eingehalten werden. Die Partnerschaft mit ADP hat die Prozesse von DELL verbessert und die Umsetzung neuer strategischer Initiativen ermöglicht. Durch das Outsourcing der Lohnabrechnung wurden die Abläufe verschlankt, zudem sorgt die Automatisierung für ein sehr hohes Maß an Produktivität.
Die Belegschaft von Amazon ist in nur einem Jahr von 800.000 auf 1,3 Millionen Mitarbeitende angewachsen – zu Beginn der Kooperation mit ADP im Jahr 1999 hatte Amazon sogar nur 7.600 Mitarbeitende. Der Konzern benötigte zusätzliche Unterstützung durch ein Outsourcing der Lohnabrechnung. ADP stellte dazu verschiedene Lösungen bereit, unter anderem eine globale Lohnabrechnung oder einen mobilen Zugang, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die weitere Expansion von Amazon zu voranzutreiben. Heute wickelt Amazon 75 % der Lohnabrechnungen über ADP ab. Unter anderem half das Outsourcing der Lohnabrechnung dabei, die Lohnzahlungen für Hunderttausende Mitarbeitende in den USA in kürzester Zeit von einer Zahlung alle zwei Wochen auf wöchentliche Zahlung umzustellen. Auch die Integration neuer Mitarbeitender in neuen Märkten im Nahen Osten war durch das Outsourcing der Lohnabrechnung und dem damit verbundenen Zugang zur Plattform sowie der lokalen Expertise von ADP unproblematisch.
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