HR-Outsourcing: Mehr Strategie, weniger Administration

Weniger Administration, mehr Strategie – mit Outsourcing lassen sich wichtige Freiräume für den HR-Bereich schaffen. Denn die Daten zeigen, dass HR-Outsourcing gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht, sondern auch wertvolle Zeitressourcen freisetzt.

Einer Studie von ADP Research („Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2025: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung”)^[1] zufolge ist eine Produktivitätssteigerung möglich, wenn HR-Mitarbeitende ihre Zeit nicht für wiederkehrende administrative Aufgaben wie Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung und allgemeine Verwaltung verwenden. Die internationale Studie, die sich auch auf deutsche Unternehmen bezieht, zeigt: Mehr als die Hälfte (53 %) der großen Unternehmen weltweit haben bereits ihre Entgeltabrechnungssysteme mit weiteren Unternehmenssystemen automatisiert. Dies fördert Effizienz und senkt manuelle Prozesskosten – was auch für KMU zunehmend relevant ist.

Denn die Personalabteilungen müssen sich immer stärker dem Fachkräftemangel, steigenden Compliance- und Datensicherheitsanforderungen oder spezifischen strategischen Aufgaben widmen. Dazu kommt der Kostendruck, den Unternehmen in der anhaltend volatilen wirtschaftlichen Lage spüren. Außerdem ist Digitalisierung auch bei KMU mittlerweile soweit fortgeschritten, dass eine Implementierung externer Dienste ein logischer nächster Schritt ist.^[2] Die Nachfrage nach IT-Services steigt zwar, aber aktuell hat nur etwa die Hälfte (47 %) der Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungsprozesse mit Buchhaltungs- und Finanzsystemen verknüpft.^[3]

Diese HR-Bereiche lassen sich erfolgreich auslagern

Zu den klassischen Bereichen für HR-Outsourcing gehören:

• Lohnabrechnung outsourcen – der klassische Einstieg: Die zeitintensiven und fehleranfälligen Abrechnungsprozesse können externe Dienstleister wie ADP übernehmen. Sie kümmern sich um die monatliche Abrechnung sowie die Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Aktuelle Gesetze und Vorschriften werden automatisch berücksichtigt.
  Durch die cloudbasierte Technologie ist ein 24/7-Zugriff auf die Daten möglich. Die Auslagerung entlastet die HR-Abteilung erheblich und schafft Ressourcen für strategische Aufgaben.
• Mitarbeiterverwaltung auslagern und Effizienz steigern: Dazu gehören die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnungen. Mit einfachen Zeit- und Anwesenheitserfassungstools lassen sich Arbeitskosten erfassen, die Compliance bleibt stets gewahrt. Darüber hinaus bietet das Tool der Personaleinsatzplanung erweiterte Funktionen, wie optimiertes Planen, Arbeitsprognosen, Budgetierung, die Darstellung von Anwesenheitsrichtlinien oder Urlaubsmanagement.
• Recruiting-Outsourcing – Fachkräfte schneller finden: Auch für Active Sourcing, die Vorauswahl und das Bewerbermanagement lassen sich externe Anbieter vorschalten.

Datenschutz und Compliance beim HR-Outsourcing

Gerade bei sensiblen Personaldaten sind die Bedenken bezüglich Datenschutz, Datensicherheit und Compliance sehr ausgeprägt. Unternehmen müssen darauf achten, dass externe Partner Sicherheitsstandards einhalten und deshalb auf Zertifizierungen und Programme zur Gewährleistung des Datenschutzes achten. Ein weiterer Baustein für die verlässliche Zusammenarbeit liegt in der Kommunikation. Durch die persönliche Beratung lassen sich die ADP-Lösungen den spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Schließlich sollen Fixkosten gesenkt und die Flexibilität bei Bezahlung, Arbeitszeitmodellen oder sonstigen Vergütungen erhöht werden und den aktuellen Standards entsprechen. Hier profitieren Kunden von der Expertise und den bewährten Prozessen der Dienstleister, die technologisch Vorreiter in dem jeweiligen Bereich sind und auch sein müssen, um den Service zu bieten, der von den Unternehmen nachgefragt wird. Das ist ein Zugang zu Innovation, in den die Unternehmen nicht selbst investieren müssen! Nicht zu verachten: Die HR-Prozesse laufen auch bei Ausfall interner Mitarbeitender reibungslos weiter.

Hier finden Sie unsere Tipps für die Auswahl des richtigen Payroll-Outsourcing-Partners.

Mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben durch Oursourcing

Durch die Auslagerung administrativer Tätigkeiten gewinnt die Personalabteilung Zeit für strategische Themen. Und die sind vielfältig:

• Wie sich mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) ein Mehrwert für HR schaffen lässt,
• Wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Generationen gestaltet werden kann,
• Die digitale Transformation muss vorangetrieben werden,
• Welche Benefits Mitarbeitende in Zukunft ansprechen,
• Wie elternfreundliche Unternehmen aussehen können oder wie das Onboarding noch besser gelingen kann…

Ja, das ist nur eine unvollständige Aufzählung der Aufgaben, die HR vor der Brust hat. Tatsache ist auch, dass HR-Teams mit begrenzten Ressourcen haushalten müssen. Umso wichtiger ist es, Handlungsspielräume zu gewinnen, um aktiv und nicht reaktiv agieren zu können.

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^[1] https://de.adp.com/ressourcen/hr-themen-wissenswertes/artikel/g/umfrage-zur-globalen-entgeltabrechnung.aspx

^[2] https://de.statista.com/outlook/tmo/it-services/it-outsourcing/sonstige-it-outsourcing/deutschland

^[3] https://www.haufe.de/personal/entgelt/globale-entgeltabrechnung-probleme-und-herausforderungen_78_614510.html