Ist das wichtig oder schon Spam?

Change-Kommunikation in HR steht vor einem Dilemma: Mitarbeitende überspringen die Nachrichten ungelesen, obwohl sie den Absender kennen oder manch einer rollt innerlich die Augen, wenn „schon wieder!!!” Infos vom Systemadministrator oder der Personalabteilung im Postfach, auf Microsoft Teams, Google Workspace, Slack oder Cisco Webex erscheinen. Oft genug droht ihnen das gleiche Schicksal wie Spam. Sie werden ignoriert oder einfach gelöscht.

Communication Overload: Wenn HR-Botschaften im Spam landen

Dabei ist der Veränderungsdruck, dem Unternehmen aktuell ausgesetzt sind, groß. Und meist gibt es nicht nur eine einzelne Veränderung zu managen. In Zeiten von Tool-Rollouts, Reorganisationen und Strategie-Updates wird interne Kommunikation schnell zum Dauer-Change-Kanal. Dabei ist nicht entscheidend, dass kommuniziert wird, sondern wie zielgerichtet und relevant die Botschaften sind.

Eine britische Studie^[1] kommt zu dem Schluss, dass das in der Folge zu einem Information Overload (Informationsüberflutung) führen kann. Vor allem, wenn die Hinweise in der Mitarbeiterkommunikation relativ unpersönlich über die vielen Kanäle auf die Empfängerinnen und Empfänger einprasseln.

Warum interne Kommunikation im Change scheitert

Unter Information Overload oder Communication Overload verstehen Fachleute das Phänomen, dass die Menge an Informationen die Aufnahmefähigkeit von Mitarbeitenden übersteigt. Mit der Folge, dass Nachrichten ungelesen bleiben oder bewusst ignoriert werden. Bei Mitarbeitenden zeigt sich der Overload typischerweise darin, dass sie das latente Gefühl haben, über verschiedene Kanäle gleichzeitig angesprochen zu werden, ohne alles verarbeiten zu können. Es kann aber auch zu wenig Kommunikation geben. Im DACH-Raum fühlen sich sogenannte Non-Desk-Mitarbeitende außen vor gelassen, weil sie von der internen Kommunikation abgeschnitten sind.

Dabei zeigen Studien^[2], dass ein direkter Zusammenhang zwischen Klarheit in der Führungs- und Change Kommunikation auf der einen und der allgemeinen Jobzufriedenheit und wahrgenommenen Kommunikationsqualität der Mitarbeitenden auf der anderen Seite gibt.

Das eigentliche Problem: HR zwischen Strategie und Operative

Warum also nicht direkt kommunizieren? Zuhören, erst einmal erklären und vielleicht sogar ein zweites Mal? Sich überlegen, wie Inhalte transportiert werden sollten, damit sie bereitwillig angesehen werden. Sich aus der Anonymität des Intranets herauswagen? Die Antwort dürfte relativ einfach sein: Weil die Zeit fehlt. HR-Mitarbeitende brauchen mehr Spielräume, damit ihre Message ankommt.

Dafür müsste HR die eigenen operativen Prozesse reduzieren, die im Hintergrund ständig Nachfragen und Rückläufer erzeugen. Dazu gehören in der Regel Payroll, Zeiterfassung und die Datenpflege. Unterstützung liefern integrierte HR- und Payroll-Lösungen, die Payroll-Outsourcing, HR-Software und Zeitwirtschaft zusammenführen und über Schnittstellen mit HCM- und ERP-Systemen verbunden sind.

Doppelter Spam-Filter: Was Mitarbeitende brauchen und was HR entlastet

HR braucht im Grunde einen doppelten Spam-Filter. Der eine betrifft die Nachrichten, die an die Mitarbeitenden gerichtet sind. Da gilt: Gut gemeint ist nicht automatisch gut gemacht. Oft genug gibt es doppelte Informationen, gerne auf wechselnden Kanälen, dazu häufige Erinnerungen und generische Standardmails. Mitarbeitende verbringen etwa 28 Prozent ihrer Arbeitszeit, also im Schnitt mehr als zwei Stunden pro Arbeitstag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten.^[3] In diesem Umfeld wird eine zusätzliche HR-Botschaft schnell nicht als Orientierung, sondern als Störfaktor wahrgenommen. Wenn KI beispielsweise für E-Mails genutzt wird, entfremdet das außerdem erwiesenermaßen von den Empfängerinnen und Empfängern.^[4]

Der andere Spam-Filter betrifft HR selbst. HR ist gleichzeitig Sender, Übersetzer, Koordinator und oft auch selbst Empfänger des Overload. Denn Kommunikation ist auf mehreren Ebenen nötig, wie der technologische Wandel, die Implementierung von Automatisierung und KI. Der Deloitte Global Human Capital Trends Report 2025 zeigt: Ein Drittel der befragten HR-Führungskräfte verwaltet durchschnittlich 15 größere organisatorische Veränderungen pro Jahr. Gleichzeitig berichten mehr als 30 Prozent der Transformationsprojekte von fehlenden regelmäßigen Updates für Mitarbeitende.^[5] Das führt dazu, dass HR eher zu viel als zu wenig kommuniziert und es trotzdem in mehr als 30 Prozent der Transformationsprojekte keine regelmäßigen Updates gibt.^[6]

6 Regeln für wirksame Change-Kommunikation

Gute Kommunikation folgt klaren Regeln:

• Zielgruppen trennen und pro Zielgruppe den Kanal wählen, der wirklich genutzt wird (z. B. Schicht, Non-Desk, Büro und Homeoffice).
• Botschaften priorisieren und Inhalte verdichten: lieber ein klarer Kernpunkt als fünf inhaltsleere Updates.
• Frequenz steuern: nur dann senden, wenn es für Mitarbeitende relevant ist; Wiederholungen bewusst planen statt „noch mal schnell” nachzuschieben.
• Führungskräfte befähigen und als Multiplikatoren nutzen, statt alles zentral zu verteilen. Vorab die Führungskräfte mit Kontext, möglichen Fragen und Antworten sowie einer klaren Sprachregelung versorgen.
• Handlungsbedarf konkret machen: Was sollen Mitarbeitende jetzt tun und bis wann?
• Wirkung durch datengetriebenes Kommunikationsmonitoring messen, aus dem Reichweite, Verständnis, Rückfragen und Umsetzung abgelesen werden können.

Fazit: Orientierung durch schlanke HR-Prozesse

Die Aufgabe von HR ist nicht, noch mehr Nachrichten zu senden, sondern die wichtigen Dinge sichtbar zu machen und Orientierung zu geben. Deshalb funktioniert die Kommunikation besser, wenn sie mit schlanken HR-Prozessen verbunden ist. Denn HR muss nicht nur Botschaften steuern, sondern auch die Komplexität der Prozesse im Hintergrund reduzieren. Der größere Hebel liegt dabei in der Verbindung von Kommunikation, dem Prozessdesign und der Unterstützung durch Systempartner, die Aufgaben zuverlässig, rechtssicher und pünktlich für das Unternehmen erledigen.

^[1] https://www.ajg.com/employeeexperience/-/media/files/gallaghercomms/gcommssite/state-of-the-sector/gallagher-employee-communications-report-2026-global.pdf

^[2] https://insights.staffbase.com/hubfs/2025%20Employee%20Communication%20Impact%20Study/DACH%20Employee%20Communication%20Impact%20Study%202025.pdf

^[3] https://www.hiig.de/unbeabsichtigte-folgen-ki-generierter-e-mails/

^[4] https://bpspsychub.onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/joop.12462

^[5] https://www.deloitte.com/us/en/insights/industry/technology/technology-media-and-telecom-predictions.html

^[6] https://www.proi.com/transformation-report