Einblick
Was jetzt – und in Zukunft – entscheidend ist für HR
Alle sprechen über Künstliche Intelligenz (KI) in HR – doch wer kann genau erklären, wo und wie sie das Unternehmen voranbringen soll? Wahrscheinlich nur wenige. Zeit also, die aktuellen HR-Buzzwords mit Substanz zu füllen. Wir zeigen, warum selbst die beste KI in der Entgeltabrechnung nichts nützt, wenn Prozesse nicht greifen, wie Outsourcing Potenziale freisetzt – und warum HR-Digitalisierung alles miteinander verknüpft.
1. Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung: Herausforderungen und Lösungen
Der Fachkräftemangel bleibt ein zentrales Thema, weil die Anforderungen an Human Resources stetig steigen.
Ein Beispiel: die Entgeltabrechnung. Je größer das Unternehmen, desto komplexer die Aufgabe. Deshalb sind Teams mit vielfältigen Qualifikationen gefragt. Eine weltweite Befragung unter 1.825 Führungskräften und Entscheidern (Details in der ADP-Studie „Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2025: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung”) zeigt die Tragweite. Sechs von zehn Befragten berichten, dass Personalengpässe ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung beeinträchtigen.
Lösungen? Investitionen in Weiterbildungen und Schulungen oder gezieltes Outsourcing, um Teams zu entlasten.
2. KI und Automatisierung in HR: Wie Technologie Prozesse revolutioniert
Immer mehr Unternehmen nutzen Technologie, um Prozesse zu optimieren, repetitive Aufgaben zu beschleunigen und sich auf Analysen zu konzentrieren. Doch die ADP-Studie zeigt: Gerade die Lohn- und Gehaltsabrechnung bleibt oft von manueller Arbeit geprägt. Fehlende einheitliche Prozesse und Anbieter führen zu Fehlern mit weitreichenden Folgen.
Ohne Strategie keine starken Prozesse. „Künstliche Intelligenz ersetzt die eigenen Expertinnen und Experten nicht, sondern unterstützt sie”, betonen die KI-Berater Dan Nommensen und Konrad Gulla.[1] Sie warnen: Ohne klare Strategie drohen Frustration und eine „Schatten-KI“. Entscheidend ist, die richtigen Ansatzpunkte in der Prozesskette zu identifizieren.
Automatisierung der Entgeltabrechnung: Effizienz durch Technologie
Ein Beispiel: Effizientere Prozesse in der Entgeltabrechnung sind nötig, um trotz Personalmangels die Aufgaben zu bewältigen. Workflow-Automatisierung steht dabei ganz oben auf der Agenda. Auch KI kann hier in vielen Bereichen helfen...
Der RPA vs. KI in der Entgeltabrechnung: die wichtigsten Unterschiede
Automatisierung durch RPA (Robotic Process Automation): RPA übernimmt klar definierte, regelbasierte Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden. Sie folgt festen Regeln, ohne zu lernen oder sich anzupassen.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI oder AI): KI geht weiter. Sie analysiert Daten, erkennt Muster, lernt aus Erfahrungen und bewältigt komplexe Aufgaben, die nicht eindeutig regelbasiert sind. Besonders bei Entscheidungen auf Basis großer, unstrukturierter Datenmengen spielt sie ihre Stärken aus.
Eine Auswahl klassischer Automatisierungen:
- Übernahme von Stammdaten
- Erfassung von Daten aus Zeiterfassungssystemen
- Abgleich von Arbeitszeiten mit Tarifverträgen
- Erstellung und Versand von Lohnabrechnungen
- Meldung an Behörden
- Kontrolle auf Vollständigkeit
Wo KI in der Lohn- und Gehaltsabrechnung hilft:
- Flexible Berechnungen: Boni, Schichtzulagen oder internationale Steuerregelungen – KI passt Berechnungen automatisch an Mitarbeiterprofile an.
- Compliance: KI verfolgt Gesetzesänderungen (z.B. Steuerrecht, Sozialabgaben, Mindestlohn) und passt Payroll-Prozesse an. Sie aktualisiert Abrechnungslogiken und integriert neue Steuerabzüge. Wichtig: KI muss lokale arbeits-, steuer- und sozialrechtliche Vorschriften einhalten und DSGVO-konform sein. Deshalb investieren Unternehmen gezielt in rechtssichere Payroll-Prozesse.
- Fehlererkennung: KI identifiziert doppelte Zahlungen, Abweichungen oder fehlerhafte Abzüge und schlägt Korrekturen vor.
- Prognosen und Analysen: Unternehmen erkennen mehr und mehr, über welchen Datenschatz sie verfügen. Mit Künstlicher Intelligenz lassen sich Trends analysieren und Prognosen erstellen (z.B. Entwicklung der Personalkosten, Fluktuation, saisonale Schwankungen in der Belegschaft).
- Chatbots: KI-basierte Chatbots beantworten komplexe Fragen oder leiten sie an die zuständigen Stellen weiter.
- Risikomanagement: KI erkennt Muster, die auf potenzielle Verstöße gegen interne und externe Richtlinien hindeuten.
3. Employee Experience verbessern
Funktioniert die Entgeltabrechnung, freut das die Mitarbeitenden. Doch es geht um mehr: Lohngleichheit, Transparenz und moderne Bezahlmethoden stehen im Fokus. Außerdem machen sich Unternehmen verstärkt Gedanken über die Bezahlmethoden. So können in Deutschland Teile des Gehalts sogar in der Kryptowährung ausgezahlt werden – allerdings unter strengen Regeln.[2] Häufigere Zahlungszyklen, Chatbots oder ein transparenter Zugang zu persönlichen Daten sind für die meisten Mitarbeitenden jedoch relevanter.
4. Cybersicherheit und Datenschutz in HR-Systemen
HR-Datenschutz wird immer kritischer. Laut Bitkom verursachten Cyberattacken in Deutschland im Jahr 2024 Schäden von 267 Milliarden Euro.[3] Eine EY-Studie zeigt: IT-Verantwortliche rechnen mit mehr Angriffen.[4]
58 % der Befragten der ADP-Studie gaben an, dass ihre Unternehmen Leitfäden und Notfallpläne für Cyberangriffe und Systemausfälle in allen Geschäftsbereichen entwickelt haben. Das ist ein Plus von sechs Prozentpunkten gegenüber dem Vorjahr. Kein Wunder: Datenschutzverletzungen haben oft gravierende Folgen. Von den Unternehmen, deren Entgeltabrechnung in diesem Zeitraum von Datenschutzverletzungen betroffen war, traten bei 56 % eine oder mehrere schwerwiegende Datenschutzverletzungen auf.
Die größte Schwachstelle bleibt der Mensch. HR als Schlüssel zur IT-Sicherheit:
- Fortbildung: HR muss sich in IT-Security weiterbilden und das Wissen ins Unternehmen tragen. Es braucht entsprechende Ressourcen, um das Thema nachhaltig zu platzieren.
- Schulungen: Mitarbeitende müssen für Cybersicherheit sensibilisiert werden.
- Zusammenarbeit mit IT: Klare Prozesse und Zugriffsrechte erschweren Datenklau.
5. HR-Systemintegration: Effizienz durch vernetzte Prozesse
Systemintegration in HR verbindet IT-Systeme, verknüpft Daten und Anwendungen und steigert so Effizienz und Produktivität. Laut ADP-Studie integrieren immer mehr Unternehmen Gehaltsabrechnungsdaten in zentrale Geschäftsanwendungen. Besonders globale Lösungen sparen Zeit: Noch verbringen IT-Teams im Schnitt 25 Stunden pro Woche mit der Verwaltung von Datenflüssen.
Vorteile der Integration:
- Durch eine einheitliche Software werden Daten nicht mehr mehrfach angelegt und gepflegt. Das schafft Freiräume für HR und mehr Sicherheit für die Personaldaten.
- Gelungene Systemintegration setzt auch IT-Ressourcen frei, die z.B. für die Cybersicherheit verwendet werden können.
- Durch die Integration werden KI-Anwendungen und Automatisierungsprozesse erleichtert.
Fazit: HR steht vor großen Herausforderungen: Fachkräftemangel, Digitalisierung, Datenschutz und Systemintegration. Doch mit klaren Strategien, gezieltem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung in HR sowie einer engen Zusammenarbeit zwischen HR und IT lassen sich diese meistern. Der Schlüssel liegt in durchdachten Prozessen – und in der Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Mehr Insights gefällig?
Die vollständigen Ergebnisse der ADP-Studie „Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2025” können Sie hier herunterladen.
[1] https://www.manager-magazin.de/politik/kuenstliche-intelligenz-strategie-fuer-unternehmen-oft-entsteht-gerade-eine-schatten-ki-a-fa22606e-695c-47d7-8161-2f6153d97581
[2] https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/provisionsanspruch-kryptowaehrung/
[3] https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Studie-Wirtschaftsschutz
[4] https://www.ey.com/content/dam/ey-unified-site/ey-com/de-de/newsroom/2025/06/ey-forensics-datenklaustudie-2025.pdf
