Fachlich wie menschlich: Bei diesem Projekt hat alles gepasst. Eine Top-Lösung und Top-Support.
Yvonne Stadel,
HR-Managerin Processes, IT-Systems und Reporting
Frankfurt Cargo Services
Herausforderungen
- Komplexe Entgeltabrechnung im Schichtbetrieb
- Hoher manueller Verwaltungsaufwand
- Fehlende Transparenz und Reporting-Möglichkeiten
- Heterogene Systemlandschaft
- Bedarf an effizienteren HR- und Payroll-Prozessen
So hat ADP unterstützt
- Vereinfachung komplexer Payroll-Prozesse im Schichtbetrieb
- Zentrale Verwaltung von Mitarbeiter- und Payroll-Daten
- Schnellere und effizientere Abläufe durch Automatisierung
- Bessere Datentransparenz und Reporting-Möglichkeiten
- Partnerschaftliche Unterstützung von der Einführung bis zum laufenden Betrieb
ADP Lösung
Als größter Frachtabfertiger am Flughafen Frankfurt steuert die Frankfurt Cargo Services GmbH (FCS) täglich hochkomplexe Abläufe. Der Betrieb läuft rund um die Uhr im Dreischichtsystem, tarifliche Regelungen und vielfältige Beschäftigungsmodelle prägen den Alltag. Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen, seine Payroll-Prozesse grundlegend zu modernisieren – mit dem Ziel, unabhängiger, transparenter und effizienter zu werden.
„Diese Flexibilität, die wir durch die neue Lösung haben, ist sehr hilfreich. Wir brauchen keine fünf verschiedenen Systeme, sondern nur noch dieses eine Tool.“
— Yvonne Stadel, HR-Managerin Processes, IT-Systems und Reporting, FCS
Die Herausforderung: Komplexität, gewachsene Strukturen und begrenzte Transparenz
Die bestehende Abrechnungslösung war eng an die Systemlandschaft eines Gesellschafters angebunden. Dadurch fehlten FCS in zentralen Bereichen die notwendige Eigenständigkeit und Flexibilität. Gleichzeitig stellte die operative Realität hohe Anforderungen an die Payroll: tarifgebundene Mitarbeitende im 24/7-Betrieb, zahlreiche Schichtmodelle sowie historisch gewachsene Vergütungsstrukturen mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Lohnarten.
Hinzu kamen eingeschränkte Reporting-Möglichkeiten sowie ein begrenzter Zugriff auf abrechnungsrelevante Daten. Auch für neue Mitarbeitende war der Prozess nicht optimal – die erste Gehaltszahlung erfolgte erst zur Mitte des Folgemonats.
Vor diesem Hintergrund definierte FCS klare Projektziele:
- mehr Unabhängigkeit und Datenhoheit
- eine zentrale, integrierte Systemlandschaft
- deutlich verbesserte Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten
- eine spürbare Optimierung der Mitarbeitenden-Erfahrung, insbesondere bei NeueintrittenDie Lösung: Integrierte Payroll mit ADP als zentrale Plattform
„Wir können jetzt auch viele weitere Felder befüllen, was uns vorher gar nicht möglich war.“
— Claudia Kluwe, HR-Managerin Payroll, FCS
Die Lösung: Integrierte Payroll mit ADP als zentrale Plattform
Nach einem strukturierten Auswahlverfahren
entschied sich FCS für ADP PAISY (ADP AdvancedPay). Ausschlaggebend waren neben wirtschaftlichen Aspekten vor allem die funktionale Eignung für komplexe Anforderungen sowie die Skalierbarkeit der Lösung.
Im Zuge der Einführung wurde die Payroll nicht isoliert betrachtet, sondern bewusst in ein erweitertes digitales HR-Ökosystem eingebettet. Neben der Entgeltabrechnung implementierte FCS unter anderem:
- digitale Entgeltabrechnungen (ePay-Slip)
- eine revisionssichere digitale Personalakte
- umfangreiche Reporting-Funktionalitäten
- ADP Travel zur Abbildung von Reiseprozessen
- ein Ticketing- und Supportsystem sowie eine Wissensplattform
Dadurch entstand eine zentrale Arbeitsumgebung, in der Daten zusammengeführt und Prozesse durchgängig abgebildet werden können.
Die Implementierung: Anspruchsvoll, aber partnerschaftlich umgesetzt
Die Implementierung fand in einem anspruchsvollen Umfeld statt. Insbesondere die Vielzahl bestehender Lohnarten sowie die komplexen tariflichen Regelungen machten eine sorgfältige Analyse und Neustrukturierung erforderlich.
Parallel dazu mussten Schnittstellen zu bestehenden Systemen berücksichtigt sowie eine neue, zur Schichtkomplexität passende Zeitwirtschaftslösung angebunden werden. Auch im Finance-Bereich
ergaben sich zusätzliche Abstimmungsbedarfe, da die Finanzbuchhaltung weiterhin auf bestehenden SAP- Strukturen basierte.
Trotz dieser Herausforderungen bewertet FCS den Projektverlauf durchweg positiv. Maßgeblich dafür war
die enge und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit dem ADP-Team.
Die Projektarbeit war geprägt von hoher Flexibilität, fachlicher Expertise und einer pragmatischen Herangehensweise – auch bei kurzfristigen Anpassungen, etwa der Integration einer zusätzlichen Gesellschaft kurz vor dem Go-Live.
„Besonders vorteilhaft ist es, alle Änderungen auf einen Blick zu haben und Reports flexibel erstellen zu können.“
— Claudia Kluwe, HR-Managerin Payroll, FCS
Die Ergebnisse: Mehr Transparenz, Effizienz und Datenqualität
Mit der Einführung der neuen Lösung konnte FCS wesentliche Verbesserungen in der Payroll- Organisation erreichen.
Ein zentraler Fortschritt liegt in der deutlich erhöhten Transparenz: Alle abrechnungsrelevanten Änderungen lassen sich strukturiert erfassen und vor der finalen
Abrechnung prüfen. Dies reduziert Fehlerquellen und schafft eine verlässliche Grundlage für die monatlichen Prozesse.
Auch die Reporting-Möglichkeiten haben
sich erheblich erweitert. Neben zahlreichen Standardauswertungen können individuelle Berichte flexibel erstellt und automatisiert verteilt werden. Insbesondere der Brutto-/Netto-Report hat sich als wichtiges Steuerungsinstrument etabliert.
Darüber hinaus profitieren die Fachbereiche von einer konsistenten Datenbasis und erweiterten Auswertungsmöglichkeiten.
Mehrwert für Mitarbeitende und Organisation
Neben den prozessualen Verbesserungen zeigt sich
der Nutzen auch im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Durch den ePay-Slip haben sie jederzeit Zugriff auf ihre Abrechnungen und Dokumente. Gleichzeitig konnte
die Zeit bis zur ersten Gehaltszahlung für Neueintritte deutlich verkürzt werden.
Die Einführung erforderte zunächst eine Umstellung bestehender Arbeitsweisen und Systeme. Inzwischen haben sich die neuen Prozesse jedoch etabliert, und die Akzeptanz im Unternehmen ist spürbar gestiegen.
Parallel dazu wurde die Payroll durch strukturiertere Abläufe und digitale Unterstützung nachhaltig entlastet, etwa im Bereich der Reisekostenabrechnung.
„Fachlich wie menschlich: Bei diesem Projekt hat alles gepasst. Eine Top-Lösung und Top-Support.“
— Yvonne Stadel, HR-Managerin Processes, IT-Systems und Reporting, FCS
Partnerschaftliche Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war aus Sicht von FCS die Zusammenarbeit mit ADP. Neben der technischen Lösung überzeugte insbesondere die Arbeitsweise des Projektteams.
Auch in intensiven Projektphasen blieb die Zusammenarbeit konstruktiv und zielorientiert. Das trug entscheidend dazu bei, die komplexe Einführung erfolgreich umzusetzen.
„Das Projektteam war einfach klasse.“
— Claudia Kluwe
Fazit
Mit der Einführung von ADP hat Frankfurt Cargo Services einen wichtigen Schritt
in Richtung einer modernen, integrierten Payroll-Landschaft vollzogen. Trotz hoher Komplexität konnten die definierten Ziele erreicht werden: mehr Transparenz, verbesserte Prozesse und eine stärkere Datenbasis für Entscheidungen.
„Wenn man das Ergebnis sieht, dann ist klar: Es hat sich gelohnt.“
— Yvonne Stadel
