Wie viel kostet die Entgeltabrechnung tatsächlich? Und wie lässt sie sich kosteneffizienter gestalten?

Wie zahlreiche andere Führungskräfte aus HR- oder Finanzabteilungen stehen bestimmt auch Sie unter Druck, die Betriebskosten unternehmensübergreifend zu senken – etwa bei Lohnkosten und der globalen Entgeltabrechnung. Unternehmen streben mehr nach optimierten Kosten denn je, da Führungskräfte mit kostspieligen Ineffizienzen konfrontiert sind, die die langfristige Geschäftskontinuität im gesamten Unternehmen gefährden. Einfach gesagt: Unternehmen können es sich nicht länger leisten, die Entgeltabrechnung zu vernachlässigen – insbesondere, wenn sie sich auf eine Expansion ins Ausland vorbereiten, wo der Fokus auf der Senkung der Betriebskosten liegt.

Es wird davon ausgegangen, dass die größten Kosten für jedes Unternehmen die Lohnkosten sind. Lohnkosten sind unvermeidbar, aber es gibt kreative Möglichkeiten, sie zu senken (eine 20-Stunden-Woche, die Einstellung von Zeitarbeitskräften oder die Reduzierung der Zahlungshäufigkeit sind nur einige Beispiele, die Unternehmen in Betracht ziehen). Aber im Hinblick auf Ihre globale Entgeltabrechnung können Sie durchaus Maßnahmen ergreifen, um sie kosteneffizienter zu gestalten.

Kosten ermitteln

Die Gesamtkosten Ihrer Entgeltabrechnung hängen von vielen Faktoren ab, wie etwa der Größe Ihres Unternehmens, dem Entgeltmodell und den Ländern, in denen Sie Angestellte haben.

Wenn Sie die Entgeltabrechnung immer noch intern durchführen, umfassen die Kosten:

• Erwerb von Software-Lizenzen
• Installation der Hard- und Software
• Laufende Ressourcen für den Erhalt und Ausbau der vorhandenen Infrastruktur für die Entgeltabrechnung

Wenn Sie ein Cloud-System nutzen (Software as a Service — SaaS), umfassen die Kosten üblicherweise:

• Gebühren für die Einrichtung Ihrer neuen Entgeltsoftware. Sie zahlen vorab eine Gebühr basierend auf der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden, deren Regionen sowie der Komplexität Ihres bestehenden Entgeltabrechnungssystems. Zudem müssen Sie den internen Aufwand für die Implementierung einkalkulieren (durch Entgeltabrechnung, HR, IT und die Projektmanagement-Teams).
• Jährliche laufende Kosten für Ihren HR-Dienstleister, üblicherweise basierend auf der Anzahl der Mitarbeitenden und der Service-Ebene ihrer Verträge

Obwohl eine anfängliche Investition erforderlich ist, können Unternehmen durch den Wechsel von lokalen zu teilweise oder vollständig ausgelagerten cloudbasierten Payroll-Services Geld, Zeit und Ressourcen sparen.

Laut einer aktuellen Studie ist Kosteneffizienz ein wichtiger Geschäftsfaktor, der die Transformation der globalen Entgeltabrechnung beeinflusst¹.

Messbare Kosten der Entgeltabrechnung

Die von Forrester im Auftrag von ADP² durchgeführte Studie „Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll“ zeigt die messbaren Kostenersparnisse bei einer Investition in ADP Global Payroll in den folgenden Schlüsselbereichen auf:

1. Vermeidung von Compliance-Kosten
   Die Kosten für die Einhaltung der Compliance in Ihrem Unternehmen steigen durch den Ausbau der weltweiten Arbeitsrechte stetig an (ebenso wie die Strafzahlungen bei einem Verstoß). Für jede Region gelten unterschiedliche Steuern, Versicherungs- und Pensionsanforderungen, regulatorische Abläufe und Bankverfahren. Falls Sie noch immer Personal beschäftigen, das diese Unterschiede und gesetzlichen Neuerungen im Blick hält und analysiert, sorgen Sie dafür, dass Ihre Unterlagen stets aktuell sind und Ihre Entgelt- und HR-Systeme die Compliance erfüllen, da die Kosten sonst schnell explodieren können.
   
   Das Outsourcing der Compliance-Überwachung an einen globalen Entgeltabrechnungsdienstleister sorgt für erhebliche Kostenersparnisse sowohl bei der Anzahl der Rechtsexperten im Unternehmen als auch beim Verhindern von Compliance-Strafen.


2. Vermeidung direkter Kosten
   Forrester gibt an, dass Unternehmen, die von einem bestehenden Gehaltsabrechnungssystem zu einer globalen Lösung für die Entgeltabrechnung wechseln, die Lizenzgebühren und Wartungskosten für ihr bestehendes System einsparen können.
   
   Weitere direkte Kosten, die durch den Wechsel auf ein globales Entgeltabrechnungssystem entfallen, sind der Zeitaufwand, den Ihr Team normalerweise für die manuelle Eingabe von Daten der Mitarbeitenden und die Beantwortung von Personalfragen benötigt. Zudem umgehen Sie die Kosten für das Ausdrucken der Gehaltsabrechnungen und für Banküberweisungen der Gehälter auf die Konten der Mitarbeitenden.


3. Vermeiden von Fehlern bei der Entgeltabrechnung
   Fehler bei der Gehaltsauszahlung, etwa zu geringe oder zu späte Löhne, können die Moral der Mitarbeitenden erheblich senken, da diese so eventuell in die Lage versetzt werden, Rechnungen nicht pünktlich zahlen zu können – das Ergebnis ist, dass sie sich eventuell nach einem neuen Arbeitgeber umschauen.
   
   Beunruhigend ist Folgendes: Laut der Studie „People at Work 2024: A Global Workforce View“ vom ADP Research Institute haben auf die Frage „Wie oft ist Ihre Gehaltsabrechnung fehlerhaft?“ 40 % der Arbeitnehmenden weltweit mit „manchmal, oft oder immer“ geantwortet.³
   
   Die Kosten der Abwanderung von Mitarbeitenden können in Hinblick auf die Personalsuche und Einarbeitung erheblich sein. Selbst wenn Sie bei der Mitarbeitendenbindung nur geringe Verbesserungen einführen, senken Sie bereits die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Durch die Einführung einer globalen Entgeltabrechnung, die Fehler bei den Gehältern ausschließt, sparen Sie die Zeit für die Fehlerbehebung und reduzieren die Fluktuation unter Ihren Angestellten.


4. Effizienzsteigerung bei Gehaltsabrechnungsprozessen
   Wenn Ihr Gehaltsabrechnungssystem nicht in Ihre HRVerwaltungsplattform(en) integriert ist oder Sie verschiedene unabhängige Abrechnungssysteme und -dienste in verschiedenen Ländern verwenden, verschwendet Ihr Personal vermutlich Zeit damit, Daten aus verschiedenen Quellen zu beziehen und zu validieren. Und die ganze Zeit, die Ihr Team mit diesen lästigen Prozessen verbringt, machen die manuelle Dateneingabe und doppelter Aufwand Ihre Entgeltabrechnung teurer als sie sein müsste.
   
   Stellen Sie sich einmal die Frage, wieviel Zeit Sie damit verbringen, Fehler aus den vergangenen Abrechnungszeiträumen zu korrigieren. Eine globale Plattform für die Entgeltabrechnung gibt Ihnen die finanziellen Vorteile der automatisierten Abrechnungsaufgaben, so dass sich Ihre Mitarbeitenden wertschöpfenderen Tätigkeiten zuwenden können.


5. Effiziente Berichte über die Entgeltabrechnung
   Viele Unternehmen mit einem unverbundenen Entgeltmodell verlieren Zeit dabei, die zusammenhängenden, präzisen Entgeltabrechnungsinformationen zusammenzutragen, die zum Beantworten einfacher Personalfragen erforderlich sind, z. B. „In welchem Land sind unsere Lohnkosten am höchsten?“. Die Lösung besteht darin, Ihre Berichterstattung und Analysen zu konsolidieren, um einfacher auf verlässliche globale Entgeltdaten zugreifen zu können. Dadurch können Ausgaben offengelegt werden, was wiederum die Effizienz steigern und die Zeit für die Berichterstellung reduzieren kann. So hat Ihr Personal mehr Zeit für Ihre strategischen Ziele. (Zudem können Sie flexibler und agiler reagieren, wenn Ihnen diese Daten zur Verfügung stehen. Des Weiteren können Ihre Führungskräfte dank aktueller und qualitativ hochwertiger Informationen schneller Entscheidungen treffen.)

45% der Führungskräfte möchten, dass ihr Payroll-Team mehr Zeit für die Berichterstattung aufwendet¹.

Versteckte Kosten: schwerer zu benennen, aber nicht zu unterschätzen

Sie sind zwar weniger sichtbar, haben aber dennoch große Auswirkungen. Oft übersteigen die versteckten Kosten bei der Entgeltabrechnung sogar die offensichtlichen Kosten.

Oft nutzen Unternehmen die Chancen auf Produktivitätssteigerungen, die mit der Analyse und Senkung der versteckten Kosten verbunden sind, kaum aus. Das liegt daran, dass die Entgeltabrechnung normalerweise die Abteilungen HR, Finanzen, IT und andere betrifft, und folgendes umfasst:

• Einarbeitung, Schulungen und Ersatz für Mitarbeitende in der Entgeltabrechnung
• Kosten für Systemwartung, Zuverlässigkeit und Schnittstellen (für die API-Integration mit HR- und anderer Geschäftssoftware)
• Manuelles Erfassen der Mitarbeitendendaten für die Entgeltabrechnung oder der manuelle Import der nachgelagerten Berechnungen für die Bearbeitung der Entgeltabrechnung
• Währungsfluktuation und Umrechnungskosten

Berücksichtigen Sie zudem die Kosten für entgangene Gelegenheiten, wenn Ihr Unternehmen neue Märkte erschließen will, ohne die Flexibilität bei der Entgeltabrechnung für eine schnelle Integration zu haben. Diese Kosten sind zwar schwierig zu bestimmen, fallen aber ins Gewicht, je weiter Sie expandieren möchten.

Die einfachste Lösung für eine kosteneffiziente Entgeltabrechnung

Der wichtigste Punkt für mehr Kostenersparnis bei der Entgeltabrechnung ist, diese auszulagern. Für die meisten Firmen ist die Entgeltabrechnung kein Kerngeschäft oder keine besonders gewinnbringende Aktivität, so dass es Sinn ergibt, diese an Entgeltabrechnungsprofis auszulagern, die über die Infrastruktur und das Fachwissen verfügen, um sie zu erledigen.

Durch das Outsourcing werden die Kosten der Entgeltverwaltung von Fixkosten zu variablen Kosten, die auf der Anzahl der Mitarbeitenden und den Unternehmensstandorten basieren. Wenn Sie mehr Mitarbeitende in neuen Regionen einstellen, haben Sie so bereits eine Struktur für globale Entgeltabrechnung, die Ihr Wachstum skalierbar unterstützt, so dass Sie Ihre HR- und Rekrutierungsabteilungen nicht weiter ausbauen müssen.

Wenn Sie dabei intern auf Widerstand stoßen (etwa durch die HR- und Finanzführungskräfte vor Ort oder im Zielland), ermutigen Sie Ihren Vorstand, das Outsourcing der Entgeltabrechnung zu testen, wenn Ihr Unternehmen in ein neues Land oder eine neue Region expandiert. Auf diese Weise können Sie die Vorteile direkt in Aktion erleben und darüber berichten, was es deutlich einfacher macht, die Lösung zukünftig unternehmensweit einzuführen.

Alles in allem ist die wichtigste Frage vermutlich nicht, was die Entgeltabrechnung kostet, sondern was Sie dabei einsparen können. Wenn Sie mehr über Kosteneffizienz bei der Entgeltabrechnung erfahren möchten, laden Sie sich unser Faktenblatt „Widerlegung des Mythos, dass eine globale Entgeltabrechnung für kleinere Märkte zu kostspielig sei“ herunter.

¹ ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
² The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
³ ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View