Zeiterfassungssoftware sind digitale Anwendungen oder Tools, die erfassen, wie Mitarbeitende ihre Zeit verbringen. Die Software kann einerseits aufzeichnen, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben aufgewendet wurde, und andererseits auch die gesamte Arbeitszeit erfassen. Zudem kann sie in die Entgeltabrechnung oder die Kundenfakturierung integriert werden, um diese Vorgänge zu automatisieren. Sie kann Einblicke in Abläufe geben, z. B. welche Aufgaben am zeit- und kostenintensivsten sind, wodurch Arbeitgebende ihre Projektbudgets besser planen können.
Die Funktionen der Zeiterfassungssoftware sind darauf ausgelegt, die Zeiterfassung der Mitarbeitenden zu optimieren – sei es für die Entgeltabrechnung oder Einblicke in die Abläufe. Die Softwarefunktionen, die Unternehmen beim Zeitmanagement unterstützen sollen, variieren von Anbieter zu Anbieter. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre implementierte Software die richtigen Funktionen für Ihre geschäftlichen Anforderungen mitbringt.
Eine wesentliche Funktion dieser Art von Software ist das Eintragen und Tracken der Arbeitszeiten. Sie erfasst die geleisteten Arbeitsstunden in Echtzeit auf die Minute genau und dokumentiert sie in einem Zeiterfassungsformular.
Manche Zeiterfassungssoftware lässt sich in bestehende Projektmanagement-Software integrieren, während andere über integrierte Funktionen verfügt, die den Benutzern helfen, ihre Arbeit in Projekte und Aufgaben zu gliedern und Zeiteinträge bestimmten Projekten zuzuweisen.
Bestimmte Zeiterfassungssoftware kann in andere Anwendungen eines Unternehmens integriert werden, z. B. in Kalender, Projektmanagement-Software oder Fakturierungssysteme.
Die mobilen Apps der Software ermöglichen es Nutzern, ihre Stunden unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet zu erfassen.
Diese Funktion ermöglicht die genaue Stundenerfassung sowie automatische Rechnungserstellung auf Grundlage personalisierter Einstellungen wie abrechnungsfähiger Arbeitsstunden und Stundensätze. Die Funktion ermöglicht außerdem automatische Gehaltsberechnungen für Mitarbeitende auf Basis ihrer Ein- und Ausstempelzeiten sowie ihrer auf einem Zeiterfassungsformular erfassten Stunden, bevor die Informationen in ein Gehaltsabrechnungssystem übertragen werden.
Diese Funktion setzt zur Regelung des Systemzugangs Berechtigungen für verschiedene Benutzertypen wie Admins, Vorgesetzte und Mitarbeitende ein. Sie ermöglicht es Führungskräften, Gruppen zu erstellen und Benutzer nach Team oder Abteilung zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen oder Berichte nach Gruppen zu erstellen. Sie hilft auch dabei, Teamaufgaben an einen Teamleiter zu delegieren, und ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Zeiteinträge bei gemeinsamen Projekten zu teilen und gegenseitig einzusehen.
Dank dieser Funktion können Sie mit nur wenigen Klicks Berichte und Zusammenfassungen erstellen und so eine Vielzahl von Daten zu Aufgaben analysieren – von der gesamten für ein Projekt aufgewendeten Arbeitszeit bis hin zu detaillierten Angaben wie Wochen- und Tagesstatistiken. Auch Analysen zum Budget oder zur Kostensenkung sind möglich.
Zur Erfassung der Arbeitszeit eines Mitarbeitenden gehört mehr als nur die einfache Stundenerfassung. Es geht auch um Genauigkeit, die Einhaltung rechtlicher Anforderungen und das Treffen fundierter Geschäftsentscheidungen. Durch Einblicke in den Betrieb können Firmeninhaber und Personalverantwortliche Vorgänge verbessern, die Produktivität steigern und fundierte Entscheidungen über die Zukunft ihres Unternehmens treffen. Hier sind einige Bereiche, in denen Zeiterfassungssoftware Sie unterstützen kann.
Unternehmen können ihre Ressourcen besser zuweisen, wenn sie wissen, womit ihre Mitarbeitenden ihre Zeit verbringen. So lassen sich Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten effektiver zuteilen.
Dank Zeiterfassungssoftware können Unternehmen den Fortschritt von Projekten in Echtzeit überwachen. Dadurch können mögliche Verzögerungen oder Engpässe frühzeitig erkannt werden, sodass zum optimalen Zeitpunkt eingegriffen werden kann.
Wenn ein Unternehmen Mitarbeitende auf Stundenbasis beschäftigt, kann Zeiterfassungssoftware kurzfristige Umplanungen erleichtern und eine schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen.
Die Software berechnet die angesammelten Urlaubstage und automatisiert die Verwaltung von Abwesenheiten. Das kann zum einen die Kosten für Manager senken und zum anderen potenzielle Beschwerden der Mitarbeitenden aufgrund von Unstimmigkeiten durch menschliches Versagen verringern.
Durch den Einsatz der aktuellen Cloud-Technologie kann die Software eine intelligentere und flexiblere Benutzererfahrung schaffen. Vorgesetzte erhalten Echtzeit-Einblicke in die Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden, während diese ihre eigenen Details selbst aktualisieren und ihre Zeit selbst tracken können.
Der Aufwand durch die manuelle Eingabe von Daten und das Sammeln von Informationen kann mit einer Zeiterfassungssoftware, die automatisch Daten aus mehreren Prozessen und Systemen erfasst, minimiert werden.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus der Zeiterfassung können Unternehmen Produktivitätstrends, Bereiche mit Verbesserungspotenzial und Optimierungsmöglichkeiten erkennen. Dies wiederum ermöglicht fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und Projektpriorisierung.
Eine Datenbank mit historischen Zeiterfassungsdaten kann dabei helfen, genauere Projekteinschätzungen für anstehende Aufgaben zu erstellen, was eine besser informierte Budgetierung und Planung ermöglicht.
Zeiterfassungssoftware kann Unternehmen dabei helfen, Remote-Teams effektiver zu verwalten, indem sie unabhängig vom Standort Einblicke in die Arbeitszeiten und den Arbeitsfortschritt gewährt.
Celloglas ist der führende Spezialist für dekorative Druckveredelung im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen beschäftigt rund 100 Mitarbeitende an vier Standorten, mit Werken in Leeds, Leicester und Reading, während sich der Hauptsitz in Theale befindet.
Das Unternehmen wurde 1951 gegründet und befand sich seitdem im Besitz mehrerer großer Unternehmen aus der Druck- und Verpackungsbranche. Das Unternehmen, das sich derzeit im Besitz einer privaten amerikanischen Investmentgesellschaft befindet, traf 2009 die strategische Entscheidung, die Lohnbuchhaltung auszulagern und mit ADP zusammenzuarbeiten.
Zuvor hatte Celloglas seine Entgeltabrechnung über ein softwarebasiertes System abgewickelt, das mit der Zeit veraltete und nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entsprach.
Julie Cox, Business Analyst bei Celloglas, erklärt die Situation: „Es gab eine große Diskrepanz zwischen den Informationen, die wir von den Mitarbeitenden im Werk erhielten, und den tatsächlich erforderlichen Informationen. Diese Fehlinterpretation sowie die Verwendung zahlreicher Tabellen führten dazu, dass sich Fehler einschlichen und der Prozess im Allgemeinen nicht effektiv funktionierte.“
Hinzu kam noch, dass das Unternehmen zwei Mitarbeitende beschäftigen musste, deren einzige Aufgabe darin bestand, die Arbeitszeiten der Schichtarbeitenden manuell in das System einzutragen.
Celloglas zog zahlreiche Lösungen in Betracht, bevor die Entscheidung auf die Online-Lösungen von ADP für Entgeltabrechnung und HR sowie Zeit- und Personalmanagement fiel.
„Dank der ADP-Lösungen für die Entgeltabrechnung und das Zeitmanagement haben wir wirklich eine Transformation unserer Prozesse der Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie Entgeltabrechnung erlebt. Sie haben mir und den Vorgesetzten die Arbeit merklich erleichtert und die Effizienz enorm gesteigert. Und sie haben sich vor allem auch finanziell positiv ausgewirkt, was gerade im gegenwärtigen Geschäftsklima nicht zu verachten ist.“
- Julie Cox, Business Analyst bei Celloglas.
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