So finden Sie die richtige Software für Personaleinsatzplanung und Workforce Management

Arbeitspläne in Excel, Urlaubsanträge per E-Mail, Stundenzettel, die am Monatsende mühsam in die Entgeltabrechnung übertragen werden: In vielen Unternehmen ist die Planung und Erfassung von Arbeitszeit über einzelne Insellösungen verteilt. Einer repräsentativen Befragung des Digitalverbands Bitkom zufolge erfassen zwar immerhin rund drei Viertel der Unternehmen ab 20 Beschäftigten die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden – 16 % tun dies jedoch weiterhin per Excel-Tabelle, und 13 % sogar noch mit handschriftlichen Stundenzetteln.¹

Moderne Software für Personaleinsatzplanung und Workforce Management (WFM) setzt genau hier an. Sie geht deutlich über die reine Zeiterfassung hinaus und integriert sechs Aufgabenbereiche in einem einzigen System: die Planung des Personaleinsatzes, die Erfassung der Arbeitszeit, die Verwaltung von Abwesenheiten, die Kontrolle von Personalkosten, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sowie die Bereitstellung transparenter Informationen zur gesamten Belegschaft.

Welche Lösung die richtige ist, hängt dabei weniger von der Mitarbeiterzahl als von der Komplexität Ihrer Belegschaft und der Arbeitsstrukturen ab – etwa von Schichtmodellen, Tarifbindung, der Zahl der Standorte und der Frage, wie stark Ihr Personalbedarf schwankt. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Anforderungen bestimmen, Funktionen bewerten und Anbieter vergleichen, von der Dienstplanung über das Arbeitszeitmanagement bis zur Anbindung an HR und Payroll.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die Anforderungen an Workforce Management werden stärker von Arbeitszeitmodellen, Schichtplanung und Personalstruktur bestimmt als von der Größe eines Unternehmens.
• Unternehmen mit stark schwankendem Personalbedarf benötigen vor allem Bedarfsprognosen, Organisationen mit festen Schichtmodellen dagegen regelbasierte Planung und durchgängige Transparenz.
• Viele Herausforderungen entstehen durch Prozesse und fehlende Transparenz, nicht durch fehlende Technologie. Darum steht eine Bestandsaufnahme der eigenen Abläufe vor jedem Anbietergespräch.
• Daten zu Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personal entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie ohne Umweg in HR- und Payroll-Prozesse einfließen.
• Die Anforderungen unterscheiden sich erheblich zwischen Produktion, Logistik, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Außendienst – eine Lösung, die im Einzelhandel überzeugt, passt selten 1:1 in die Fertigung.
• Die richtige Lösung unterstützt nicht nur die Personaleinsatzplanung, sondern auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), die Kontrolle der Personalkosten und operative Entscheidungen.

Verstehen Sie, wie Arbeit in Ihrem Unternehmen organisiert wird

Bevor Sie Anbieter vergleichen, Demos vereinbaren oder Preisanfragen starten, brauchen Sie ein klares Bild davon, wie Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen heute tatsächlich ablaufen. Diese Bestandsaufnahme kostet ein bis zwei Wochen, entscheidet aber darüber, ob Sie Anbieter später wirklich objektiv bewerten können oder nur Funktionslisten vergleichen. Wer die eigenen Abläufe dokumentiert hat, kann das Angebot von Plattformen mit den eigenen Anforderungen abgleichen, statt sich von Marketingversprechen blenden zu lassen.

Bestehende Prozesse dokumentieren

Ziel ist eine vollständige Übersicht aller Schritte zwischen Planung, geleisteter Arbeit und Entgeltabrechnung. Betrachten Sie dazu einen typischen Monat: Wer plant, wer ändert, wer genehmigt, an welcher Stelle werden Daten von einem System in ein anderes übertragen und wo greifen Mitarbeitende manuell ein?

Operative Engpässe identifizieren

Sobald die Prozesse dokumentiert sind, geht es darum, ihre Schwachstellen zu finden. Sprechen Sie mit Führungskräften, die täglich mit Planungen befasst sind und fragen Sie sie, welche Aufgabe die meiste Zeit kostet, welche Regel am häufigsten übersehen wird oder welche Entscheidung regelmäßig aus dem Bauch heraus getroffen wird. Ordnen Sie die Antworten drei Kategorien zu, denn aus jeder Kategorie ergeben sich andere Anforderungen an die Software.

Komplexität der Belegschaft bewerten

Wie anspruchsvoll Ihre Planung ist, zeigt sich vor allem an der Struktur der Arbeitszeiten. In Deutschland arbeiteten 2023 rund 15 % der abhängig Beschäftigten in einem Schichtsystem; im Gesundheits- und Sozialwesen waren es 28 %, in Logistik und Transportwesen (Verkehr und Lagerei) 24 % und im Gastgewerbe 21 %.² Je stärker Schichtmodelle, Standorte und tarifliche Regelungen ineinandergreifen, desto mehr muss eine Software für Arbeitszeitmanagement abbilden können.

Die folgende Übersicht ordnet typische Merkmale den Funktionen zu, die dafür nötig sind:

Merkmal der Belegschaft	Erforderliche Funktion	Nutzen im Betrieb
Mehrere Standorte	Zentrale Einsatzplanung	Einheitliche Regeln und ein Gesamtbild statt getrennter Pläne je Standort
Schichtbetrieb	Regelbasierte Schichtplanung	Rotierende Modelle, Nacht- und Wochenenddienste laufen ohne manuelle Nachbesserung
Tarifgebundene Belegschaft	Abbildung von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen	Zuschläge und Arbeitszeitkorridore werden automatisch korrekt angewendet
Mobile Belegschaft und Außendienst	Mobile Zeiterfassung	Arbeitszeit wird am Einsatzort erfasst statt nachträglich rekonstruiert
Saisonal schwankender Bedarf	Bedarfsprognose	Personalbedarf wird vor der Spitze geplant statt über Mehrarbeit aufgefangen – dies ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle
Hohe Abwesenheitsquote	Abwesenheitsmanagement	Schnellere Reaktion, da Anträge, Nachweise und wiederkehrende Muster an einer Stelle zusammenlaufen
Teilzeit und flexible Arbeitszeitmodelle	Arbeitszeitmanagement mit Zeitkonten	Guthaben, Gleitzeit und Ausgleichszeiträume bleiben jederzeit nachvollziehbar

Definieren Sie die gewünschten Ergebnisse

An diesem Punkt liegt es nahe, aus den gefundenen Engpässen eine Liste unverzichtbarer Funktionen abzuleiten. Der umgekehrte Weg ist aber sinnvoller: Legen Sie zuerst fest, welches Ergebnis Sie erreichen möchten, und leiten Sie dann daraus die Funktionen ab, die ans Ziel führen. So bleibt die Auswahl am tatsächlichen betrieblichen Nutzen ausgerichtet statt an Funktionslisten, die sich zwischen Anbietern der besten Workforce-Management-Software ohnehin wenig unterscheiden.

Personalkosten besser steuern

Personalkosten entstehen selten durch einzelne große Entscheidungen, sondern durch viele kleine: eine zusätzliche Schicht, ein verlängerter Dienst, kurzfristig eingesetzte Zeitarbeit, Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit. Sichtbar werden sie meist erst in der Abrechnung des Folgemonats – also dann, wenn die Arbeit geleistet ist und sich an den angefallenen Kosten nichts mehr ändern lässt. Die beste Workforce-Management-Software sollte diese Kosten transparent machen, solange die Planung noch offen ist und Sie gegensteuern können.

Funktionen, die dazu beitragen:

• Arbeitszeittransparenz: Geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeit lassen sich jederzeit gegenüberstellen, nicht erst nach dem Monatsabschluss.
• Überstundenkontrolle: Mehrarbeit wird sichtbar, sobald sie entsteht – nicht erst im Nachhinein, wenn es zu spät ist – und lässt sich an Schwellenwerte und Genehmigungen binden.
• Personalkostenanalysen: Kosten lassen sich nach Standort, Abteilung, Schicht und Zeitraum auswerten und dem Budget gegenüberstellen.
• Forecasting: Der Personalbedarf wird aus Auftragslage, Saison oder Kundenfrequenz abgeleitet statt einfach nur geschätzt.
• Personaleinsatzplanung: Die Planung selbst wird zum Tool für die Kostenkontrolle, da Besetzung, Qualifikation und Budget in einer Ansicht zusammenlaufen.

Einsatzplanung verbessern

Die richtige Zahl qualifizierter Mitarbeitender zur richtigen Zeit am richtigen Ort – das ist der Kern der Personaleinsatzplanung. In der Praxis scheitert es selten am Willen, sondern an der Reaktionsgeschwindigkeit: Wer Dienstpläne in Excel-Tabellen führt, kann Schwankungen nur verzögert auffangen, zusätzlich entsteht dabei häufig Mehrarbeit oder Dienste bleiben unbesetzt.

Diese Funktionen von Workforce-Management-Software sorgen für eine optimale Personaleinsatzplanung:

• Dienstplanung: Pläne entstehen auf Grundlage von hinterlegten Regeln, Verfügbarkeiten und Qualifikationen.
• Schichtplanung: Rotierende Modelle, Nacht- und Wochenenddienste sowie geteilte Dienste werden ohne manuelle Nachbesserung abgebildet.
• Bedarfsprognosen: Die erwartete Auslastung bestimmt die Besetzungsstärke, nicht der Plan der Vorwoche.
• Flexible Anpassungen: Kurzfristige Änderungen lassen sich im laufenden Plan vornehmen, betroffene Mitarbeitende werden automatisch informiert.
• Vertretungsmanagement: Bei Ausfällen schlägt das System qualifizierte und verfügbare Vertretungen vor, statt die Suche der Führungskraft zu überlassen.

Compliance stärken

In Deutschland ist die Einhaltung des Arbeitszeitrechts kein Nebenaspekt der Personaleinsatzplanung, sondern ihre Grundlage. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden – zehn Stunden sind zulässig, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden. Zwischen zwei Diensten müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen, bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind Pausen vorgeschrieben. Diese Grenzen werden selten absichtlich verletzt. Häufig passiert es im Arbeitsstress, etwa wenn an einem Freitagnachmittag die vierte Anfrage für einen Diensttausch gestellt wird.

Dazu kommt die Aufzeichnungspflicht. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit für die gesamte geleistete Arbeitszeit einzuführen.³

Nicht zuletzt ist das Thema Mitbestimmung zu beachten. Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) der Mitbestimmung des Betriebsrats. Das betrifft praktisch jedes System zur Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Ein wichtiger Punkt, um in Ihrem Unternehmen die richtige Erwartungshaltung zu schaffen, ist also: Ob überhaupt erfasst wird, steht nicht zur Debatte. Mitbestimmt wird allein die Ausgestaltung – welche Daten wie erhoben und ausgewertet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Funktionen von Workforce-Management-Software, die dazu beitragen:

• Regelprüfung vor der Veröffentlichung: Das System meldet Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausenregelung, bevor der Dienstplan freigegeben wird.
• Vollständige Arbeitszeitdokumentation: Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, nicht nur die Zeit, die über acht Stunden hinausgeht.
• Audit Trail: Jede Änderung an Zeitdaten bleibt mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person nachvollziehbar.
• Hinterlegte Tarif- und Betriebsvereinbarungen: Zuschläge, Arbeitszeitkorridore und Auswertungsgrenzen gelten automatisch für die jeweils betroffenen Beschäftigtengruppen.
• Konfigurierbare Auswertung und Aufbewahrung: Auswertungsfunktionen lassen sich einschränken und Löschfristen hinterlegen, damit das System die getroffene Betriebsvereinbarung abbildet.

Compliance-Anforderungen in Deutschland für das Workforce Management

Arbeitszeitgesetz	Gilt für jeden Betrieb, unabhängig von Größe und Branche. Abweichungen sind nur zulässig, wo das Gesetz sie ausdrücklich erlaubt
Tarifverträge	Gelten nur für tarifgebundene Betriebe und Beschäftigtengruppen und können gesetzliche Spielräume erweitern oder einengen
Betriebsvereinbarungen	Werden mit dem Betriebsrat ausgehandelt und sind Voraussetzung dafür, ein System produktiv einzusetzen
Dokumentationspflichten	Folgen aus Gesetz und Rechtsprechung und gelten unabhängig davon, ob auf Papier oder digital erfasst wird

Das Mitarbeitererlebnis verbessern

Kaum ein HR-Thema greift so unmittelbar in den Alltag der Mitarbeitenden ein wie die Personaleinsatzplanung: Von ihr hängen Freizeit, Wochenenden, Organisation der Kinderbetreuung oder verfügbare Zeit für Hobbys und Nebentätigkeiten ab. Workforce-Management-Software, die Dienstpläne früher verbindlich macht und Anträge ohne Umweg über die Führungskraft ermöglicht, wirkt sich deshalb direkt auf Zufriedenheit und Bindung von Mitarbeitenden aus.

Funktionen, die dazu beitragen:

• Mobile App: Dienstplan, Zeiterfassung und Anträge laufen über das eigene Gerät der Mitarbeitenden.
• Schichttausch: Mitarbeitende tauschen eigenständig, das System prüft dabei Qualifikation, Ruhezeit und Arbeitszeitkonto.
• Self-Service: Mitarbeitende können Verfügbarkeiten, Stammdaten, Schichtwünsche oder Urlaubsanträge eigenständig verwalten, ohne direkt die Personalabteilung einbeziehen zu müssen.
• Urlaubsanträge: Antrag, Genehmigung und verbleibender Anspruch sind an einer Stelle sichtbar.
• Transparente Schichtinformationen: Dienstpläne stehen mit ausreichendem Vorlauf fest, kurzfristige Änderungen werden nachvollziehbar kommuniziert.

Anforderungen nach Branche

Welchen Stellenwert eine robuste Personaleinsatzplanung hat, hängt stark von der Branche ab: Wie oben bereits erwähnt, variiert der Anteil der Beschäftigten im Schichtsystem stark.² Entsprechend unterschiedlich fallen die Anforderungen an eine Workforce-Management-Software aus: Ein Produktionsbetrieb plant auf Basis von Maschinenlaufzeiten, ein Krankenhaus muss Qualifikationen und Besetzungsvorgaben berücksichtigen, ein Einzelhändler muss Ladenöffnungszeiten und saisonale Schwankungen abbilden. Die folgenden fünf Branchen decken den Großteil der Unternehmen ab, für die sich diese Frage in Deutschland stellt.

Produktion und Fertigung

In der Fertigung folgt die Personalplanung der Produktionsplanung: Maschinenbelegung, Rüstzeiten und Auftragslage geben vor, wer wann anwesend sein muss. Erschwerend kommt hinzu, dass Wechsel- und Konti-Schichtmodelle meist tarifvertraglich geregelt sind und Beschäftigte nur an Anlagen eingesetzt werden dürfen, für die sie unterwiesen und berechtigt sind. Eine Schichtplanungssoftware muss diese drei Ebenen gleichzeitig abbilden.

Typische Herausforderungen dabei sind:

• Schichtbetrieb mit rotierenden und durchgehenden Modellen
• Qualifikationsmanagement für bestimmte Anlagen und sicherheitsrelevante Tätigkeiten
• Tarifverträge mit eigenen Arbeitszeitkorridoren und Zuschlagsregelungen
• Produktionsplanung, an die sich die Personalplanung anpassen muss

Passende Funktionen:

• Schichtplanung
• Regelbasierte Planung
• Qualifikationsmanagement

Logistik

In Lager und Transport schwankt der Bedarf kurzfristig und stark, während die rechtlichen Grenzen enger sind als anderswo: Für Fahrpersonal gelten neben dem Arbeitszeitgesetz zusätzlich die europäischen Lenk- und Ruhezeiten, und Nachtarbeit bringt eigene Zuschlags- und Untersuchungsansprüche mit sich. Hinzu kommt eine hohe Fluktuation, die kurze Einarbeitungszeiten und schnell verfügbare Planungsprofile erfordert.

Typische Herausforderungen:

• Schwankende Nachfrage mit kurzfristigen Spitzen
• Nachtarbeit und die damit verbundenen Sonderregelungen
• Fahrpersonal mit eigenen Lenk- und Ruhezeitvorgaben
• Hohe Fluktuation und häufig wechselnde Aushilfen

Passende Funktionen:

• Forecasting
• Echtzeit-Anpassungen
• Arbeitszeitkontrolle

Einzelhandel

Im Handel richtet sich die Besetzung nach Öffnungszeiten und Kundenfrequenz – beides variiert je Filiale, und die Ladenöffnungszeiten sind in Deutschland Ländersache. Der hohe Anteil an Teilzeit- und geringfügig Beschäftigten macht die Planung kleinteilig, und wo Auszubildende oder Schülerinnen und Schüler mitarbeiten, greift zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Eine Dienstplanungssoftware muss deshalb filialübergreifend funktionieren und lokale Besonderheiten berücksichtigen.

Typische Herausforderungen:

• Filialplanung mit unterschiedlichen Öffnungszeiten
• Saisonale Spitzen rund um Aktionen und Feiertage
• Hoher Anteil an Teilzeitkräften mit individuellen Verfügbarkeiten
• Mehrere Standorte mit gemeinsamem Personalpool

Passende Funktionen:

• Standortübergreifende Planung
• Bedarfsprognosen
• Kostenkontrolle

Gesundheitswesen

Kliniken und Pflegeeinrichtungen planen unter den schwierigsten Bedingungen: Schichten müssen rund um die Uhr und unter Vorgaben zur Mindestbesetzung in pflegesensitiven Bereichen besetzt werden, und das bei chronischem Personalmangel. Gleichzeitig darf nicht jede Person jede Aufgabe übernehmen – Qualifikationen und Nachweise entscheiden über die Einsetzbarkeit. Fällt jemand aus, muss der Ersatz nicht nur verfügbar, sondern auch fachlich geeignet sein.

Typische Herausforderungen:

• Personalmangel bei gleichzeitigem Rund-um-die-Uhr-Betrieb
• Schichtbetrieb einschließlich Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft
• Qualifikationsanforderungen und Nachweispflichten je Tätigkeit
• Hohe Fehlzeiten mit kurzfristigem Ersatzbedarf

Passende Funktionen:

• Schichttausch
• Compliance-Warnungen
• Abwesenheitsmanagement

Außendienst

Im Außendienst beginnt die Arbeitszeit selten am Firmenstandort. Damit stellt sich zuerst die Frage, was überhaupt als Arbeitszeit zählt und wie Fahrzeiten zwischen Terminen behandelt werden. Die Erfassung muss dort funktionieren, wo die Arbeit stattfindet, und die Disposition muss kurzfristig umplanen können, ohne den Überblick über Wege und Auslastung zu verlieren. Werden dabei Standortdaten verarbeitet, ist der Betriebsrat einzubeziehen.

Typische Herausforderungen:

• Mobile Mitarbeitende ohne festen Arbeitsort
• Reisezeiten und ihre arbeitszeitrechtliche Bewertung
• Einsatzplanung über verteilte Termine und Regionen

Passende Funktionen:

• Mobile Zeiterfassung
• Standortbezogene Erfassung
• Disposition

Erstellen Sie Ihre Shortlist

Sobald Anforderungen, Branchenbesonderheiten und gewünschte Ergebnisse ermittelt sind, lässt sich die Zahl der infrage kommenden Plattformen eingrenzen. Drei bis fünf Anbieter sind eine gute Zielgröße, denn so erhalten Sie eine solide Auswahl von Produkten, die Sie mit vertretbarem Arbeitsaufwand bis ins Detail testen können. Entscheidend ist dabei, welche Faktoren Sie für den Vergleich anlegen. Ein reiner Funktionsvergleich hilft selten weiter, da so gut wie alle Anbieter von Workforce-Management-Software dieselben Begriffe auf ihren Websites verwenden. Aussagekräftig wird der Vergleich erst, wenn Sie alle Systeme an Ihrem eigenen Schichtmodell, Ihren Tarifregeln und Ihren Datenwegen testen.

Analyse- und Reporting-Funktionen bewerten

Daten zu Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiten fallen quasi als Nebenprodukt an. Interessant wird es, wenn sich daraus Erkenntnisse gewinnen lassen, ohne dass Daten manuell exportiert und in einer Tabellenkalkulation aufbereitet werden müssen. Die Frage ist daher nicht, ob Berichte grundsätzlich möglich sind, sondern ob Führungskräfte die für sie relevanten Kennzahlen selbstständig und ohne Umwege einsehen können. Diese fünf Bereiche sollten abgedeckt sein:

• Überstunden: Wo Mehrarbeit entsteht, in welchen Teams sie sich häuft und wie sich Zeitkonten entwickeln.
• Fehlzeiten: Häufigkeit, Dauer und wiederkehrende Muster, um kurzfristigen Ausfällen vorzubeugen.
• Personalkosten: Geplante vs. tatsächliche Kosten, aufschlüsselbar nach Standort, Abteilung und Zeitraum.
• Einsatzplanung: Besetzungsgrad gegenüber dem prognostizierten Bedarf, also Über- und Unterdeckung im Zeitverlauf.
• Produktivität: Arbeitszeit im Verhältnis zu Leistungsgrößen wie Aufträgen, Sendungen oder Umsatz je Standort.

Ein Hinweis zur letzten Kennzahl: Auswertungen, die sich einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen, berühren die Mitbestimmung. In der Praxis wird Produktivität deshalb meist auf Team- oder Standortebene ausgewertet, und die Betriebsvereinbarung legt fest, welche Auswertungen zulässig sind. Achten Sie darauf, dass sich die Auswertungstiefe im System entsprechend begrenzen lässt.

Integration mit HR und Payroll prüfen

Workforce Management sollte nicht isoliert betrachtet werden – denn die Entgeltabrechnung bleibt das zentrale System, und ist auf präzise Daten zu Arbeitszeit und Abwesenheiten angewiesen, um korrekte Ergebnisse zu liefern. Wo diese Übergabe manuell erfolgt, können Übertragungsfehler entstehen, die später zu Rückfragen und Korrekturen führen. Prüfen Sie deshalb, welche Daten sich wie übertragen lassen, und was passiert, wenn sich etwas nachträglich ändert.

• Übertrag der Zeiterfassung an die Entgeltabrechnung: Genehmigte Arbeitszeiten, Zuschläge und Mehrarbeit sollten ohne Zwischenschritt in die Abrechnung übergehen.
• Übertrag von Abwesenheiten an die Entgeltabrechnung: Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten müssen abrechnungsrelevant und korrekt bewertet ankommen.
• Stammdatenabgleich: Eintritt, Austritt, Vertragsänderung und Wechsel der Kostenstelle sollten einmal erfasst und in alle Systeme übernommen werden.
• Datenqualität: Widersprüche zwischen den Systemen sollten auffallen, bevor sie in der Abrechnung landen. Nachträgliche Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben.

Wenn Workforce-Management-Software und Entgeltabrechnung aus einer Hand kommen, entfällt die Übergabe zwischen zwei Systemen, weil Zeit-, Abwesenheits- und Abrechnungsdaten auf denselben Stammdaten beruhen. ADP Workforce Managementverbindet beispielsweise Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft unmittelbar mit der Entgeltabrechnung.

Langfristige Anforderungen berücksichtigen

Die Auswirkungen einer Entscheidung für eine Workforce-Management-Software sind in der Regel langfristig. Denn sie wird mit der Zeit tief in Prozesse integriert: Schichtmodelle, Regelwerke und Auswertungen werden über Jahre aufgebaut, und ein Wechsel bedeutet, wieder von vorne zu beginnen. Darum lohnt es sich, schon in der Auswahl zu prüfen, wie gut sich Veränderungen in einem System abbilden lassen – von Unternehmenswachstum über organisatorische Umbrüche bis zu neuen rechtlichen Anforderungen.

Unternehmenswachstum

Mehr Wachstum führt zu mehr Planungsaufwand, da zusätzliche Beschäftigte auch mehr Einzelfälle bedeuten, die gesondert berücksichtigt werden müssen. Ein neuer Standort hat vielleicht abweichende Öffnungszeiten, oder es kommen regionale Feiertage dazu. Prüfen Sie deshalb weniger die maximale Nutzerzahl einer Workforce-Management-Software als die Frage, mit wie viel Aufwand sich solche Entwicklungen abbilden lassen.

• Bleiben Planung und Auswertung bei deutlich mehr Mitarbeitenden gleich schnell nutzbar?
• Wie richten wir einen weiteren Standort ein – und lassen sich die Regeln eines bestehenden Standorts einfach übernehmen?
• Wie geht das System mit höherer Komplexität um, etwa zusätzlichen Schichtmodellen, Tarifgruppen oder Tochtergesellschaften?
• Wie entwickeln sich die Lizenzkosten, wenn die Zahl der Beschäftigten deutlich steigt?

Supportmodell

Lösungen zur Personaleinsatzplanung werden unter Zeitdruck genutzt. Wenn der Dienstplan für die kommende Woche nicht veröffentlicht werden kann oder Zeitdaten kurz vor dem Abrechnungslauf nicht stimmen, hilft keine Wissensdatenbank. Dann ist entscheidend, wie schnell der Support erreichbar ist.

• Haben Kunden feste Ansprechpartner oder müssen sie sich an einen allgemeinen Helpdesk wenden?
• Welche Service Levels gelten für Reaktion und Lösung, und greifen sie auch in Rand- und Schichtzeiten?
• Welche Schulungen sind enthalten – für Führungskräfte, für die Personalabteilung und für Mitarbeitende?
• Gibt es fachliche Unterstützung zu Arbeitszeit- und Tariffragen oder ausschließlich technischen Support?

Implementierung

Die Einführung einer Workforce-Management-Software wirkt sich auf alle im Unternehmen aus, die ihre Arbeitszeit erfassen oder Personalverantwortung haben. Ein realistischer Plan kalkuliert die Abstimmung mit dem Betriebsrat von Anfang an ein, statt sie ans Ende zu stellen.

• Wie läuft der Rollout ab – stufenweise nach Standorten oder zu einem gemeinsamen Stichtag?
• Wie werden bestehende Daten migriert, insbesondere Zeitkonten, Resturlaubsansprüche und Stammdaten?
• Wie sieht ein optimales Change-Management aus?
• Wie sind die Schulungen aufgebaut, und wie werden neue Führungskräfte nach dem Rollout eingearbeitet?

Unternehmensveränderungen

Bei einer Fusion oder Übernahme übernehmen Sie nicht nur Beschäftigte, sondern deren Arbeitszeitkonten und -vereinbarungen: das heißt, andere Tarifbindungen, andere Betriebsvereinbarungen, andere Zeitkonten und häufig eine andere Workforce-Management-Software. Eine flexible Lösung erlaubt es, diese Unterschiede zunächst nebeneinander abzubilden, statt sie sofort vereinheitlichen zu müssen.

• Lassen sich neue Tochtergesellschaften, Betriebsstätten oder Rechtsträger ohne eine komplette Neueinrichtung anlegen?
• Können unterschiedliche Tarif- und Arbeitszeitregelungen dauerhaft parallel gelten?
• Wie werden Bestandsdaten bei Reorganisationen übernommen, ohne dabei historische Daten zu verlieren?

Zukünftige regulatorische Veränderungen

Auch wenn heute alles rechtskonform konfiguriert ist, bleibt das nicht automatisch so – besonders seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gibt es im Arbeitsrecht viel Bewegung. Eine gesetzliche Neuregelung der Arbeitszeiterfassung ist angekündigt, aber nicht verabschiedet. Unabhängig davon ändern Tarifrunden regelmäßig Zuschläge, Wochenarbeitszeiten und Urlaubsansprüche, und Dokumentations- sowie Aufbewahrungspflichten werden fortlaufend angepasst. Für die Auswahl heißt das: Nicht der heutige Konformitätsstand entscheidet, sondern die Geschwindigkeit, mit der ein Anbieter von Workforce-Management-Software Änderungen umsetzt – und wie viel davon Sie selbst konfigurieren können, ohne auf einen entsprechenden Release zu warten.

• Wie schnell lassen sich Änderungen im Arbeitszeitrecht umsetzen, und ist dies in der Lizenz enthalten?
• Können Sie tarifliche Anpassungen selbst hinterlegen oder kann das nur der Anbieter?
• Wie gehen Sie mit neuen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten um, auch für bereits erfasste Daten?

Häufig gestellte Fragen

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Gesetzgebung und Rechtsprechung können sich ändern, eine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Der Beitrag ersetzt keine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung. Wenden Sie sich dazu bitte an eine qualifizierte Rechtsberatung.

Quellen

¹ Bitkom e. V., Arbeitszeiterfassung in drei Viertel der Unternehmen, Presseinformation vom 6. Juni 2025. Repräsentative Befragung von 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten durch Bitkom Research.
²Statistisches Bundesamt (Destatis), Atypische Arbeitszeiten: Mehr als ein Viertel der Beschäftigten arbeitete im Jahr 2023 am Wochenende, Pressemitteilung vom 28. April 2025, Ergebnisse des Mikrozensus.
³Bundesarbeitsgericht, Einführung elektronischer Zeiterfassung – Initiativrecht des Betriebsrats, Pressemitteilung Nr. 35/22 zum Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21.