So wählen Sie die beste Payroll-Software für den deutschen Markt

Der Bericht „Das Potenzial der Entgeltabrechnung im Jahr 2026” von ADP ergab, dass 72 % der Personalverantwortlichen derzeit darüber nachdenken, wie sie die Lohnabrechnung neu gestalten können.¹ Und obwohl Lohnabrechnungssoftware zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Entscheidung für eine Plattform oft eine große Herausforderung, zumal viele Anbieter auf dem deutschen Markt vertreten sind.

Die Wahl der richtigen Lösung ist jedoch entscheidend – nicht nur, um Kosten und Aufwand für einen späteren Wechsel zu vermeiden, sondern auch, um die Sicherheit Ihrer Daten und ein Benutzererlebnis aus einem Guss für Ihre Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Die wichtigsten Fakten

• Entscheidungen rund um Lohnabrechnungssoftware gelingen am besten, wenn man zunächst ein Verständnis dafür entwickelt, wie die Lohnabrechnung heute tatsächlich abläuft. Der direkte Vergleich einzelner Funktionen der Programme ist als Ausgangspunkt weniger geeignet.
• Denn: Herausforderungen bei der Lohnabrechnung haben unterschiedliche Tragweiten. Einige verlangsamen Arbeitsabläufe, während andere das Vertrauen in die Genauigkeit der Lohnabrechnung und der Berichterstattung betreffen – darum sind Transparenz, Genauigkeit und Überprüfbarkeit wichtige Faktoren.
• Welche Lohnabrechnungssoftware die „beste“ ist, hängt stark von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Betriebsabläufe ab. Kleine Unternehmen legen in der Regel Wert auf einfache Handhabung und guten Support, Großunternehmen brauchen solide Kontrollmöglichkeiten und Skalierbarkeit, und globale Konzerne müssen außerdem die Einhaltung lokaler Vorgaben in großem Maßstab sicherstellen.
• Automatisierung allein garantiert noch keine bessere Lohnabrechnung. Klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Datenverarbeitung sind ebenso wichtig wie die Technologie selbst.
• Bei der erfolgreichen Auswahl eines Lohnabrechnungsprogramms zählen handfeste Ergebnisse, nicht die grundlegende Technologie: geringere Compliance-Risiken, Betriebskontinuität sowie die Fähigkeit, sich an geschäftliche Veränderungen anzupassen und entsprechend zu skalieren, stehen dabei im Mittelpunkt.

Identifizieren Sie Schwachstellen in Ihrem Lohnabrechnungsprozess

Deutsche Lohnbuchhaltungsteams stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen: komplexe und häufig wechselnde Vorschriften, weiterhin bestehende manuelle Prozesse, hohe Mitarbeiterfluktuation, Fachkräftemangel in der Lohnbuchhaltung und veraltete Technologie – all das geht nicht spurlos am Lohnabrechnungsprozess vorbei.

Fragen Sie Ihr Lohnbuchhaltungsteam, was aktuell die größten Herausforderungen sind. Im Rahmen von Prüfungen der Lohnabrechnung stoßen wir häufig auf Probleme, die sich in zwei Hauptkategorien einteilen lassen: Ineffizienzen und Fehler bei der Lohnabrechnung. Auch wenn sie nur geringe Auswirkungen haben, kosten Ineffizienzen Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld. Im Gegensatz dazu stellen Fehler bei der Lohnabrechnung schwerwiegende Probleme dar, die zu Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen können.

Ineffizienzen:

• Flaschenhälse: Viele kleinere Unternehmen beschäftigen nur eine einzige Fachkraft für die Lohnabrechnung. Wenn diese Person plötzlich erkrankt oder unerwartet kündigt, droht der Stillstand. Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen vom Modell, bei dem eine zentrale, unersetzliche Figur im Mittelpunkt steht, zu einem strukturierteren Prozess übergehen. Zwei weitere häufige Stolpersteine bei der Lohnabrechnung sind mangelnde Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams, die mit Support-Anfragen überlastet sind. Glücklicherweise können Kollaborationstools und ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende dazu beitragen, beide Probleme zu lösen.
• Manueller Versand von Lohnabrechnungen: Der manuelle Versand von Lohnabrechnungen ist sowohl arbeitsintensiv als auch mit einem potenziellen Compliance-Risiko verbunden. Lohnabrechnungen enthalten persönliche Daten und unterliegen daher der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet: In gedruckter Form müssen sie in versiegelten Umschlägen verschickt werden, und der Versand per E-Mail ist nur mit Passwortschutz gestattet. Daher sind digitale Lohnabrechnungen, die über ein digitales Portal versendet werden, in der Regel deutlich sicherer als per Post versandte manuelle Lohnabrechnungen.³
• Isolierte Systeme: Wenn Systeme wie Personalverwaltungssoftware und Buchhaltungssoftware nicht miteinander integriert sind, brauchen betroffene Unternehmen mehrere Systeme für ihre Lohnabrechnung. Dies erschwert den Datenabgleich und erfordert einen hohen zusätzlichen manuellen Aufwand, beispielsweise Copy & Paste zwischen einzelnen Systemen. Es ist also nicht überraschend, dass unvernetzte Systeme häufig zu Verzögerungen bei der Lohnzahlung führen.
• Fehlende Berichte und Analysen: Führungskräfte benötigen genaue Daten zur Lohnabrechnung, um fundierte Entscheidungen zu Themen wie Personalbeschaffung, Lohngleichheit und Expansionsplänen treffen zu können. Ohne Analysetools fällt es Unternehmen oft auch schwer, steigende Kosten (etwa übermäßige Überstunden) frühzeitig zu erkennen und Fehler aufzudecken, bevor sie zu Strafen führen. Fehlende Berichte machen auch Prognosen deutlich unzuverlässiger. Unternehmen sollten daher ein System bevorzugen, das die bereits vorhandenen Lohnabrechnungsdaten in praxisrelevante Erkenntnisse überführt.

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung:

• Manuelle Dateneingabe: Trotz der Vorteile einer automatisierten Lohnabrechnung verlassen sich viele Unternehmen bei der Arbeitszeiterfassung und der Verwaltung von Sozialleistungen nach wie vor auf Excel-Tabellen oder manuelle Dateneingaben, was häufig zu fehlerhaften Eingaben, Ungenauigkeiten und falschen Berechnungen führt. Zu den aus unserer Erfahrung häufigsten Fehlern zählen die falsche Klassifizierung von Mitarbeitenden (z. B. als freie Mitarbeitende statt als Angestellte), falsche Steuerkennzeichen sowie fehlerhafte Berechnungen von Überstunden und Urlaubsgeld. Eine einfache Maßnahme, die Sie sofort zur Fehlervermeidung umsetzen können: Achten Sie darauf, dass Lohnabrechnungsdaten stets von einer Person eingegeben und von einer anderen geprüft werden.
• Fehlende Unterlagen: Nicht dokumentierte Schritte in der Lohnabrechnung können später zu erheblichen Problemen führen. Informelle E-Mails, Slack- oder Teams-Nachrichten oder sogar mündliche Genehmigungen für Gehaltsänderungen sind nur schwer (oder gar nicht) nachvollziehbar und für eine spätere Bezugnahme kaum greifbar. Ohne genaue Aufzeichnungen sind Arbeitgeber häufig nicht in der Lage, innerhalb der DEÜV-Fristen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) korrekte Zahlen zu melden, was zu automatischen Strafen bei der Lohnabrechnung wegen verspäteter oder ungenauer Einreichungen führen kann. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie über standardisierte Prozesse für Genehmigungen und Einreichungen verfügen.
• Unzureichender Datenschutz: Unzureichende Maßnahmen zum Schutz von Lohn- und Gehaltsdaten sind für jedes Unternehmen ein ernstes Risiko, da ein unbefugter Zugriff erhebliche finanzielle und rufschädigende Folgen nach sich ziehen kann. Sollten beispielsweise sensible Informationen wie Bankdaten, Gehälter und Privatadressen von Mitarbeitenden offengelegt werden, kann dem Unternehmen eine hohe Geldstrafe seitens des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) bzw. der jeweiligen Landesdatenschutzbehörden drohen. Daher sind aktuelle Sicherheitsfunktionen unerlässlich, etwa durchgängige Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder Zugriffskontrollen.
• Nichtaktualisierung von Systemen: Werden Lohnabrechnungssysteme nicht regelmäßig aktualisiert, führt dies fast immer zur Verletzung der geltenden Vorschriften, beispielsweise des gesetzlichen Mindestlohns. Veraltete Systeme berechnen zudem häufig nicht die korrekten Steuer- und Sozialversicherungssätze. All diese Compliance-Verstöße führen unweigerlich zu Strafen seitens der Finanzbehörde. Viele der besten Lohnabrechnungsprogramme machen manuelle Updates überflüssig, da sie dafür sorgen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten und Sicherheitspatches automatisch installiert werden.

Finden Sie heraus, wie sich Ihre Payroll-Probleme lösen lassen

Die Schwachstellen in Ihrer Lohnabrechnung zeigen genau, wo Handlungsbedarf besteht – und was Ihr Unternehmen konkret braucht. Wir empfehlen, Ihre Anforderungen in zwei Kategorien zu unterteilen, um verschiedene Lohnabrechnungsprogramme besser vergleichen zu können. So vermeiden Sie, dass Sie mehr Funktionen in die Suche einbeziehen, als Sie tatsächlich benötigen:

Typische Funktionen für Kleinunternehmen	Typische Funktionen für Großunternehmen	Typische Funktionen für Weltkonzerne
Automatisierte Lohnabrechnungen	Berichte und Analysen	Lohnabrechnung für mehrere Länder
Einfache Steuerberechnungen und -meldungen	Skalierbare Lösung	Globales Compliance Management
Einfaches Onboarding	Wichtige Integrationen, z. B. HRIS	Lokalisierte Gehaltsabrechnungen
Self Service für Mitarbeitende	Genehmigung von Workflows	Zentralisiertes globales Reporting
Grundlegende Integrationen	Konfigurierbare Lohnregeln	Konzernspezifische Einstellungen
Mobile App für Mitarbeitende	Workforce Management	Landesspezifische Expertise
Automatisiertes Onboarding	Konfigurierbare Dashboards	Globale Verwaltung von Sozialleistungen
Add-ons für die Zeiterfassung	API-Funktionen	KI-gestützte Fehlererkennung
Telefonischer Support	Tools zur Mitarbeiterbindung	Prognose-Tools
Portal für Arbeitnehmerleistungen	Lernportal	Automatisierte Dokumentenlokalisierung

Treffen Sie eine erste Auswahl

Ihre Anforderungen an ein Lohnprogramm sind geklärt – jetzt ist es Zeit für die Recherche. Wir empfehlen Ihnen, zunächst eine Liste mit einer ersten Auswahl von 8–15 Anbietern zu erstellen, um geeignete Software zu finden. Hier sind einige gute Ausgangspunkte für Ihre Suche:

Websites von Softwareanbietern

Prüfen Sie die Websites einzelner Anbieter auf einheitliche und klare Aussagen rund um das Thema Lohnabrechnung. Achten Sie außerdem auf Auszeichnungen, die die Software möglicherweise erhalten hat. Auch wenn die Informationen nicht objektiv sind, ist dies ein guter Ausgangspunkt, um sich einen ersten Eindruck vom Unternehmen und seiner Software zu verschaffen. Wichtige Fragen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten: Wird der deutsche Markt explizit erwähnt? Stellt der Anbieter detaillierte Informationen zu Integrationen bereit? Gibt es Fallstudien von Unternehmen aus Ihrer Branche, die die Lösung bereits implementiert haben?

Websites mit Software-Bewertungen

Spezielle Bewertungsplattformen wie Gartner bieten in der Regel eine Fülle an Informationen zu den Funktionen und Leistungsmerkmalen der einzelnen Lösungen. Häufig werden dort auch die Vor- und Nachteile der einzelnen Plattformen aufgelistet, sodass Sie diese schnell miteinander vergleichen können. Für tiefergehende Einblicke lohnt sich jedoch ein Blick auf die Nutzerbewertungen. Was echte Anwender über die Software denken, ist äußerst aufschlussreich – achten Sie dabei aber auf die Anzahl der Bewertungen, deren Aktualität sowie die Aussagen zu Support und Zuverlässigkeit (durchsuchen Sie die Seite am besten nach Stichworten).

Vergleich mit Wettbewerbern

Der Blick auf die Softwarewahl Ihrer Mitbewerber ist ein guter Ausgangspunkt, um passende Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden. Wenn eine Software bereits erfolgreich von einem ähnlich großen Unternehmen aus Ihrer Branche genutzt wird, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass sie auch für Sie geeignet sein könnte. Vergessen Sie dabei aber nicht, sowohl Stärken als auch Schwächen zu analysieren.

Branchenberichte

Branchenberichte von Organisationen wie Forrester bieten fundierte Einblicke sowohl in den Payroll-Sektor insgesamt als auch speziell in Lohnabrechnungssoftware. Dadurch verstehen Sie nicht nur, wie verschiedene Anbieter an die Lohnabrechnung herangehen – zum Beispiel, wer in Automatisierung und Compliance investiert –, sondern können Optionen auch unabhängig von Marketingversprechen vergleichen.

Branchenveranstaltungen

Messen wie die Zukunft Personal Europe ermöglichen es Unternehmen, Live-Demos zu erleben, Lohnabrechnungsprogramme direkt zu vergleichen und authentische Kundenreferenzen kennenzulernen. Wir empfehlen, sich mit möglichst vielen Verantwortlichen für HR und Lohnbuchhaltung auszutauschen und sie zu fragen, welches Lohnprogramm ihr Unternehmen nutzt und ob sie es weiterempfehlen würden.

Payroll-Communitys

Online-Communitys zu Lohnabrechnung und HR – darunter LinkedIn-Gruppen und Fachforen – können wertvolle Einblicke dazu liefern, wie verschiedene Lohnabrechnungsprogramme im Praxiseinsatz abschneiden. Mitglieder dieser Communitys verfügen über fundierte Erfahrungen mit den jeweiligen Lösungen und können manchmal sogar verschiedene Systeme aus eigener Erfahrung miteinander vergleichen.

Externe Berater für die Lohnabrechnung

Unabhängige Lohnbuchhaltungsberater verfügen in der Regel über praktische Erfahrung mit einer Vielzahl von Lohnprogrammen und sind daher eine hervorragende Quelle für unvoreingenommene Empfehlungen. Viele Beratungsunternehmen und Implementierungspartner sind außerdem auf nur ein oder zwei Lohnabrechnungsprogramme spezialisiert und verfügen dadurch über fundiertes Fachwissen. Und das kann Ihnen bei der Einschätzung helfen, ob eine Lösung wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Unternehmensgröße spielt eine Rolle

Unternehmen unterschiedlicher Größe haben naturgemäß unterschiedliche Lohnabrechnungsprozesse und stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen bei der Lohnabrechnung. Das bedeutet, dass die Wahl des besten Lohnabrechnungsprogramms in hohem Maße von der Größe, Struktur und Komplexität des jeweiligen Unternehmens abhängt. Kleine Unternehmen benötigen in der Regel ein unkompliziertes System mit Tools, die den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren, während Großunternehmen mehr Automatisierung und Compliance-Kontrollen brauchen und globale Konzerne die Lohnabrechnung für mehrere Länder gleichzeitig verwalten müssen. Werfen wir einen Blick auf einige spezifische Faktoren für Ihre Unternehmensgröße:

Faktoren bei Kleinunternehmen

Faktoren bei Großunternehmen

Faktoren bei internationalen Konzernen

Faktoren bei Kleinunternehmen

Viele Kleinunternehmen wählen ihre Lohnabrechnungssoftware anhand von Automatisierungsfunktionen aus. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Automatisierung allein nicht alle Probleme bei der Lohnabrechnung löst. Lohnabrechnungsprozesse in Kleinunternehmen sind oft informeller, fragmentierter und auf weniger Personen verteilt – häufig nur auf eine einzige. All das muss bei der Einführung einer Lohnabrechnungssoftware berücksichtigt werden.

All-in-one-Lösungen sind für kleine Teams in der Regel einfacher zu handhaben als mehrere einzelne Tools, besonders wenn Mitarbeitende weniger vertraut mit digitalen Anwendungen sind. Lösungen mit integrierten Lernressourcen sparen kleinen Unternehmen zudem Zeit und Geld.

Lohnabrechnungssoftware für Kleinunternehmen sollte Folgendes umfassen:

• Einfache, automatisierte Lohnabrechnungen
• Self-Service für Mitarbeitende zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands
• Automatisierte Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und DEÜV-Meldungen
• Integrationsmöglichkeiten für Buchhaltungs- und Zeiterfassungstools
• Eine benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Einrichtung

10 Fragen, die Kleinunternehmen Anbietern von Lohnabrechnungssoftware stellen sollten:

1. Wie schnell können wir das System einrichten und in Betrieb nehmen?
2. Welchen Support bieten Sie während der Einrichtung an?
3. Wie einfach lässt sich die Lohnabrechnung auch ohne Fachkenntnisse durchführen?
4. Welche Lohnabrechnungsprozesse sind vollständig automatisiert?
5. Welche Kontrollmechanismen gibt es, um Fehler vor dem Abschluss der Lohnabrechnung zu verhindern?
6. Lässt sich die Software in unser Buchhaltungsprogramm, unsere Zeiterfassung oder unsere HR-Tools integrieren?
7. Was ist im Grundpreis enthalten und was gilt als Add-on?
8. Wie greifen Mitarbeitende auf Gehaltsabrechnungen zu, aktualisieren ihre Daten oder fordern Dokumente an?
9. Wie schnell werden Änderungen umgesetzt, um die Vorgaben der Finanzbehörden zu erfüllen?
10. Bieten Sie Echtzeit-Support während der Lohnabrechnung an?

Checkliste für Entscheidungsträger in Kleinunternehmen

Funktion	Enthalten	Nicht enthalten
Intuitive Benutzeroberfläche
Einfaches Onboarding
Automatisierte Steuereinreichungen
Fehlerfreie Erstellung von Gehaltsabrechnungen
Self Service für Mitarbeitende
Transparente Preisgestaltung
Bewährte Präzision und pünktliche Lohnabrechnungsläufe
Reaktionsschneller Kundensupport
Mitarbeitende lassen sich flexibel hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst
Einfache Anbindung an Buchhaltungstools
Add-ons für Zeiterfassung, Sozialleistungen und HR
Automatische Fehlererkennung
Unkomplizierter Datenexport

Faktoren bei Großunternehmen

Die Anforderungen an die Lohnabrechnung unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße erheblich. So ergab beispielsweise eine von ADP, dass nur 4 % der kleinen Unternehmen agentische KI einsetzen, während es bei den großen Unternehmen 48 % sind.⁵ Daraus wird deutlich, was eine Lohnabrechnungssoftware für den Enterprise-Bereich leisten muss: Sie muss nicht nur komplexe Lohnregeln und hohe Datenmengen verarbeiten können, sondern auch tiefgreifende Integrationsmöglichkeiten bieten und sich flexibel an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

Großunternehmen haben in der Regel deutlich komplexere Lohnabrechnungsprozesse als kleinere Betriebe. Daher stehen Kontrolle, Skalierbarkeit und Risikomanagement stärker im Vordergrund. Häufig verfügen sie außerdem über eine eigene Lohnbuchhaltungsabteilung mit speziell geschultem Personal für komplexe Lohnabrechnungsprozesse – die Lohnabrechnungssoftware darf daher entsprechend umfangreicher sein.

Lohnabrechnungssoftware für Großunternehmen sollte Folgendes umfassen:

• Erweiterte Automatisierung und anpassbare Workflows
• Umfassende Compliance- und Audit-Funktionen
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau (z. B. ISO 27001)
• Skalierbarkeit und Performance durch Service Level Agreements (SLAs)
• Nahtlose, zuverlässige Integrationen mit zentralen Systemen

10 Fragen, die Großunternehmen Anbietern von Lohnabrechnungssoftware stellen sollten:

1. Wie geht Ihr System mit komplexen Vergütungsregeln um, etwa bei unterschiedlichen Überstundenregelungen?
2. Wie stellen Sie die Genauigkeit der Lohnabrechnung in großem Maßstab sicher?
3. Wie sieht Ihr Implementierungsprozess aus?
4. In welchem Maß können wir das System selbst anpassen, ohne Sie kontaktieren zu müssen?
5. Wie gehen Sie mit rückwirkenden Anpassungen um?
6. Wie verwalten Sie die Compliance über mehrere Abteilungen hinweg?
7. Welche Integrationen gibt es für HRIS, ERPs und Zeiterfassungssysteme?
8. Welche SLAs gelten für Systemverfügbarkeit, Support und Fehlerbehebung?
9. Welche Berichts- und Analysefunktionen sind verfügbar?
10. Über welche Sicherheitsstandards und Zertifizierungen verfügt die Software?

Checkliste für Entscheidungsträger in Großunternehmen

Funktion	Enthalten	Nicht enthalten
Unterstützung für komplexe Konzernstrukturen
Verarbeitet komplexe Lohnregeln
Erfüllt Sicherheitsstandards für Großunternehmen
Nahtlose Integration mit HCM/ERP
Compliance-Updates in Echtzeit
API-Unterstützung
Nachgewiesene Fähigkeit, umfangreiche Lohnabrechnungen präzise und termingerecht durchzuführen
Unterstützt weltweite Expansion
Spezialisiertes Team für Migrationen
Klarer Implementierungszeitplan
Zugang zu Support auf Enterprise-Niveau
Konfigurierbare Dashboards
Ermöglicht benutzerdefinierte Berichte

Faktoren bei international tätigen Konzernen

Internationale Konzerne benötigen eine Lohnabrechnungssoftware, die länderspezifische Lohnabrechnungsprozesse abbildet, Zahlungen in mehreren Währungen ermöglicht und lokale gesetzliche Anforderungen erfüllt. Außerdem sollte sie komplexe Lohnregeln verwalten können, etwa Tarifverträge und Überstundenregelungen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, setzen die meisten weltweit tätigen Unternehmen nach wie vor eine Kombination aus globalen und lokalen Systemen ein, ergab eine Studie von ADP,.¹ Deshalb ist es entscheidend, dass sich ein Lohnprogramm nahtlos in bestehende Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) oder Human Capital Management (HCM) integrieren lässt, damit Daten reibungslos ausgetauscht werden können.

Lohnabrechnungssoftware für den weltweiten Einsatz sollte Folgendes umfassen:

• Eine Lohnabrechnung für mehrere Länder
• Verwaltung von verschiedenen Währungen und Währungsumrechnung
• Umfassende globale Compliance und Datenschutz
• Zusammengefasste globale Dashboards und lokale Berichte
• Lokales Know-how und länderspezifischer Support

10 Fragen, die international tätige Konzerne Anbietern von Lohnabrechnungssoftware stellen sollten:

1. Welche Länder werden unterstützt?
2. Wie unterstützen Sie komplexe internationale Konzernstrukturen?
3. Bieten Sie lokale und globale Berichtsfunktionen an?
4. Welche gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen unterstützt Ihr System für die jeweiligen Länder?
5. Wie handhaben Sie die Harmonisierung der Lohnabrechnung über mehrere Länder hinweg?
6. Wie stellen Sie Genauigkeit und Konsistenz in mehreren Ländern sicher?
7. Wie sieht der Implementierungsprozess bei einem länderübergreifenden Rollout aus?
8. Wie sorgen Sie für die Einhaltung der DSGVO und länderspezifischer Vorschriften?
9. Wie verwalten Sie Integrationen mit HCM- und Finanzsystemen?
10. Wie sieht Ihr Implementierungsansatz für den globalen Einsatz aus?

Checkliste für Entscheidungsträger in international tätigen Konzernen

Funktion	Enthalten	Nicht enthalten
Unterstützung der Lohnabrechnung in allen Ländern, in denen Ihr Unternehmen tätig ist
Erstellung lokalisierter Gehaltsabrechnungen
Verarbeitung länderspezifischer Sozialleistungen
Aktualisierungen gesetzlicher Vorgaben in Echtzeit
Zusammengefasste globale Dashboards
Ermöglicht lokalen Teams die Konfiguration länderspezifischer Regeln
Nachgewiesene Fähigkeit, Tausende von Mitarbeitenden in mehreren Ländern zu unterstützen
Nahtlose Anbindung an globale HRIS-, Finanz- und Zeiterfassungssysteme
Bietet SLAs für Systemverfügbarkeit, Verarbeitungsgeschwindigkeit und Fehlerbehebung
Zugang zu lokalen Lohnbuchhaltungsexperten
Klare Prozesse für die Datenmigration und eine strukturierte Implementierung
Schulungen für globale und lokale Teams
Robuste Datenverschlüsselung und sicherer grenzüberschreitender Datentransfer

Unternehmensvorteile im Blick behalten

Bei der Beurteilung verschiedener Lohnabrechnungslösungen sollten Sie nicht nur auf den Funktionsumfang achten, sondern auch bedenken, was eine Lösung konkret für Ihr Unternehmen leisten kann. Wir empfehlen, drei Kernbereiche in den Fokus zu nehmen:

• Operative Herausforderungen: Überlegen Sie, ob eine Lösung Ihrem Team Zeit spart, indem sie die wiederholte Dateneingabe in verschiedenen Systemen überflüssig macht, ob sie sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt und ob sie Rückfragen von Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung vereinfacht.
• Compliance-Risiken: Überlegen Sie, ob eine Lösung dazu beiträgt, Fehler und Falschberechnungen zu reduzieren, ob sie das Risiko von Strafen bei verspäteten oder fehlerhaften Meldungen senkt und wie einfach sich Prozesse bei neuen gesetzlichen Vorgaben anpassen lassen.
• Strategische Erwägungen: Überlegen Sie, ob die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, ob sie Fusionen und Übernahmen erleichtert und ob sie das Management der Lohnabrechnung in mehreren Ländern verbessert.

Erstellen Sie eine engere Auswahl

Nachdem Sie auf Basis Ihrer Unternehmensanforderungen eine Liste potenzieller Anbieter zusammengestellt haben, können Sie die Optionen weiter eingrenzen. Ihre engere Auswahl sollte idealerweise drei bis fünf vielversprechende Optionen umfassen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Lohnprogramms die folgenden Kriterien:

Self-Service

Die beste Lohnabrechnungssoftware bietet ein Portal, über das Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, ihre Daten aktualisieren und ihre verbleibenden Urlaubstage nachvollziehen können. Wenn häufige Anfragen zu Lohnabrechnungen und Dokumenten Ihr HR-Team ausbremsen, ist Self-Service ein absolutes Muss. Setzen Sie auf ein cloudbasiertes Lohnabrechnungsprogramm – so können Sie und Ihre Mitarbeitenden von überall auf die Daten zugreifen.

Integrationen

Viele Unternehmen verpassen die Vorteile von Integrationen: ADP-Studien zeigen, dass weniger als ein Drittel der Unternehmen ihre Lohnabrechnungsdaten mit anderen Softwarelösungen verknüpft hat.¹ Achten Sie darauf, dass die Lösung native oder bewährte Integrationen mit Ihrer vorhandenen Software unterstützt – etwa mit HRIS-, Zeiterfassungs- oder Buchhaltungstools –, und fragen Sie, wie der Datenaustausch zwischen den Systemen funktioniert.

Analysen und Berichte

Studien von ADP zeigen, dass lediglich 12 % der Unternehmen über vollständige regionale und globale Lohnberichtsfunktionen verfügen und dass sich 37 % der Teams leistungsfähigere Analysetools wünschen.¹ Führende Lohnabrechnungsprogramme bieten anpassbare Berichte, mit denen Teams Trends und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen können. Achten Sie auf Echtzeit-Dashboards und gemeinsam nutzbare Berichte.

Compliance

Um kostspielige Fehler und Strafen zu vermeiden, muss Ihre Lohnabrechnungssoftware stets auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen sein – von den Lohnsteuerrichtlinien über die Sozialversicherungsbeiträge bis zu Rentenregelungen. Die beste Lohnabrechnungssoftware bietet automatisierte Updates und Compliance-Prüfungen.

Skalierbarkeit

Ihr Unternehmen wächst und verändert sich – neue Mitarbeitende, zusätzliche Standorte, komplexere Lohnregelungen. Und Ihr Lohnabrechnungsprogramm sollte dabei stets Schritt halten. Klären Sie, wie sich die Preise bei wachsendem Bedarf entwickeln und ob das System neue Organisationseinheiten oder Länder integrieren kann.

Sicherheit und Datenschutz

Der ADP-Bericht „ kam zu einem alarmierenden Ergebnis: Bei 43 % der Unternehmen kam es in den vergangen 24 Monaten zu einem oder zwei Sicherheitsvorfällen, die die Lohnabrechnung beeinträchtigt haben.¹ Die beste Lohnabrechnungssoftware verfügt über zahlreiche Zertifizierungen und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen. Die meisten führenden Anbieter bieten zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsseln sensible Daten.

Schulungen

Führende Anbieter stellen strukturierte Onboarding-Prozesse und kontinuierliche Schulungen bereit, damit Mitarbeitende schnell einsatzbereit sind. Achten Sie auf eine Kombination aus Live-Support, geführten Workshops und Kursen zum Selbststudium. Beachten Sie, dass Schulungen besonders wichtig sind, wenn Ihr Team die Lohnabrechnung bisher ohne Software durchgeführt hat.

Kostenloser Test

Wenn ein Anbieter eine kostenlose Testversion anbietet, stimmen Sie mit Ihrem HR-Team ab, wer die jeweiligen Lösungen testet. Es empfiehlt sich, mindestens zwei bis drei Systeme zu testen, um sie direkt vergleichen zu können. Bitten Sie die Tester, die Vor- und Nachteile jeder Software zu dokumentieren und außerdem festzuhalten, welche Lösung sie aus welchen Gründen bevorzugen.

Übergang

Gezielte Unterstützung bei der Migration, fortlaufende Begleitung und ein strukturierter Implementierungsplan sind bei der Umstellung auf ein neues System unverzichtbar. Vergewissern Sie sich, dass der Onboarding-Prozess des Anbieters Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert und die Genauigkeit der Lohnabrechnung vom ersten Tag an sicherstellt.

Wählen Sie Ihre Payroll-Software

Laut dem Bericht Software Buying Trends 2026 von Capterra ist nur jeder dritte Käufer wirklich erfolgreich bei der Einführung neuer Software.⁴ Um den passenden Anbieter zu wählen, darf man sich nicht von Marketingversprechen blenden lassen. Bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie diese Faktoren prüfen.

Informieren Sie sich über den Implementierungsprozess

Die Implementierung sollte eine strukturierte Datenmigration umfassen. Fragen Sie den Anbieter und gleichen Sie die Aussagen mit Erfahrungsberichten und Bewertungen ab. Klingt die Implementierung zu einfach, werden möglicherweise die Herausforderungen bei der Datenmigration heruntergespielt.

Erkundigen Sie sich nach dem verfügbaren Support

Klären Sie vorab Fragen wie diese: Wird für die ersten beiden Abrechnungsdurchläufe ein persönlicher 1:1-Support angeboten? Gibt es für uns einen festen Ansprechpartner? Über welche Kanäle ist der Support erreichbar? Wie sind die SLAs in Bezug auf Lösungszeiten gestaltet? Die beste Lohnabrechnungssoftware umfasst Support rund um die Uhr über verschiedene Kanäle.

Bedenken Sie die Akzeptanz im Unternehmen

Planen Sie genügend Zeit ein, damit Ihr Team sicher mit der neuen Software umgehen kann. Was ist ein realistischer Zeitrahmen? Eine Schnellreferenz oder ein eigener Slack- bzw. Teams-Kanal für Fragen kann dabei helfen, Akzeptanz zu schaffen und den Übergang zu erleichtern. Beachten Sie, dass Teams nach einem Anbieterwechsel für Lohnabrechnungssoftware in der Regel ein bis drei Monate benötigen, um sich an ein neues System zu gewöhnen.

Definieren Sie Erfolgskriterien

Legen Sie fest, welche Kennzahlen Sie für die Erfolgsmessung nutzen möchten. So könnten Sie beispielsweise anpeilen, in den ersten 90 Tagen fehlerfreie Ergebnisse zu erzielen oder den Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten um 50 % zu reduzieren. Stimmen Sie außerdem mit der HR-Leitung ab, wie Sie über die Projektergebnisse informieren werden. Die Präsentation von Leistungssteigerungen in Teammeetings kann beispielsweise eine wirksame Methode sein, um die Motivation der Mitarbeitenden .

Häufig gestellte Fragen

¹Das Potenzial der Entgeltabrechnung im Jahr 2026
²IBISWorld, HR & Payroll Software Publishing in the UK – Anzahl der Unternehmen (2013–2032)
³Chartered Institute of Payroll Professionals – GDPR manual payslips versus e–payslips
⁴Capterra 2026 Software Buying Trends
⁵ADP 2025 HR Trends