Von der Pflicht zur Praxis: Wie Unternehmen Gehälter erklären

Lange war es relativ einfach, Gehaltsdiskussionen einzufangen. Kaum jemand wusste, was der Kollege verdiente. In den meisten Branchen schwieg man über diese Frage oder verwies auf Vertragsklauseln, die zur Verschwiegenheit über das Gehalt verpflichten. Vielleicht wäre das gar nicht nötig gewesen, denn Deutsche sprechen beim Small Talk selten über ihr Einkommen – auch wenn Jüngere damit heute offener umgehen als die Babyboomer. Die jungen Generationen fordern deshalb wohl auch selbstbewusster mehr Lohntransparenz und vor allem Erklärbarkeit: Sie wollen verstehen, warum ihr Gehalt genau so ausfällt.

Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie kommt erst 2027

Wie wichtig das ist, zeigt der „Gehaltsreport 2025/2026"^[1] der Personalberatung Michael Page. Laut Bericht halten 58 Prozent der Beschäftigten in Deutschland die Gehälter in ihrem Unternehmen für intransparent. Für sie kommt das Lohntransparenzgesetz, das auf der Entgelttransparenzrichtlinie der EU (EU/2023/970)^[2] basiert, wie gerufen. Doch Deutschland liegt im Zeitplan zurück und plant, das EU-Gesetz Anfang 2027 umzusetzen.^[3]

Gender Pay Gap schließen reicht nicht: Beschäftigte fordern Nachvollziehbarkeit

Lohntransparenz soll die Gehaltslücke in Unternehmen weiter schließen.^[4] Laut den neuesten Eurostat-Zahlen von 2024 verdienen Frauen in Deutschland pro Stunde brutto 15,6 Prozent weniger als Männer. EU-weit beträgt der Unterschied 11,1 Prozent.^[5]

Um das zu ändern, können Beschäftigte künftig erfragen, wie hoch das durchschnittliche Gehalt für vergleichbare Tätigkeiten ist – getrennt nach Geschlecht. Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden müssen regelmäßig über die Lohnunterschiede zwischen Frauen und Männern berichten. Zudem sollen sie Bewerberinnen und Bewerber frühzeitig über Einstiegsgehälter informieren und dürfen nicht nach dem bisherigen Einkommen fragen.

„Wie setzt sich mein Gehalt zusammen?” Diese Faktoren machen den Unterschied

Es geht nicht nur darum, wie die eigene Bezahlung im Vergleich zu der von Kolleginnen und Kollegen ausfällt. Arbeitnehmende wollen auch wissen, wie das Gehalt zustande kommt und HR muss es erklären können.

Entscheidend ist die Vergleichbarkeit. Dafür muss HR eine klare, dokumentierte und nachvollziehbare Logik entwickeln. In diese Logik fließen neben den festgelegten Gehaltsbändern und Rollenprofilen auch variable Bestandteile ein, etwa leistungsbezogene Boni, Prämien oder ein Zuschuss für den Betriebskindergarten.

Eine Datenanalyse des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) der Hans-Böckler-Stiftung nennt fünf wesentliche Faktoren, die innerhalb derselben Berufsgruppe die Gehaltshöhe bestimmen. Sie wirken zusätzlich zu Branche, Berufserfahrung und Rolle im Job: Anforderungsniveau, Geschlecht, Bundesland, Betriebsgröße und eine mögliche Tarifbindung.^[6]

Warum es sich auch für kleine Betriebe lohnt, Gehälter zu erklären

Das Gesamtpaket muss stets nachvollziehbar bleiben. Dafür braucht es klar aufbereitete Daten. HR schult Führungskräfte, die Regeln zur Leistungsbeurteilung einheitlich anzuwenden und transparent im Team zu kommunizieren.

Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden sollten jetzt handeln, um die Grundlage für Lohntransparenz zu schaffen. Doch auch kleinere Betriebe profitieren: Mitarbeitende und Bewerbende fragen immer häufiger danach. Selbst ohne gesetzliche Pflicht gelten sie als modern, wenn sie mitziehen. Zudem hilft es auch ihnen, ihre Daten sauber und strukturiert zu erfassen.

Wie Payroll-Software Gehälter automatisch aufschlüsselt und besser erklärbar macht

Hohe Datenqualität ist die Grundlage für aussagekräftige Berichte. Eine Payroll-Software kann dabei entscheidend helfen. Sie erfasst alle Entgeltbestandteile wie Abzüge und Zulagen zentral. So wird die Zusammensetzung der Vergütung nachvollziehbar.

Solche Systeme strukturieren Gehaltsdaten für Equal-Pay-Analysen und bereiten Berichte vor. Besonders nützlich sind Funktionen, die gesetzliche Änderungen automatisch übernehmen. Die Verknüpfung von HR-, Payroll- und Zeiterfassungsdaten senkt manuelle Fehler. Zugleich lassen sich Pay-Gap-Berichte automatisiert erstellen.

Mitarbeitende können in Self-Service-Portalen ihre persönlichen Gehaltsdaten einsehen. Zertifizierte Anbieter gewährleisten dabei Datensicherheit und DSGVO-Konformität. Für HR ist entscheidend, dass das Payroll-System reibungslos mit den bestehenden Systemen kommuniziert.

4 Schritte, die jetzt anstehen

Gehaltsstrukturen festlegen: Zuerst analysiert das Unternehmen die bestehenden Gehälter. Dann ordnet es die Stellen nach gleicher oder gleichwertiger Arbeit, um den Gender Pay Gap sichtbar zu machen. Die EU-Richtlinie nennt für die Bewertung „gleichwertiger Arbeit“ vier Kriterien: Qualifikation, Anforderungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Weitere relevante Faktoren können hinzukommen. Diese Dokumentation zeigt transparent, warum das Unternehmen bestimmte Stellen als gleichwertig einstuft.

Beförderungskriterien und Karrierewege darstellen: Für transparente Beförderungen müssen Unternehmen objektive Kriterien wie Qualifikation und Verantwortung dokumentieren. Damit Entscheidungen nachvollziehbar sind, sind Bewertungen durch mehrere Personen und Bias-Checks entscheidend. Ein Karrierepfad sollte die Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen zeigen und die Voraussetzungen für den Aufstieg klar benennen.

Berichtssysteme etablieren: Unternehmen sind verpflichtet neue Berichtspflichten erfüllen. Dazu gehört, dass sie 250 Mitarbeitenden jährlich über das Lohngefälle zwischen den Geschlechtern berichten. Dabei fließen verschiedene Faktoren wie Tarifbindungen, individuelle Vereinbarungen, Boni und Sozialleistungen mit ein.

Pflichten zur Auskunft: HR muss einen klaren Prozess festlegen, der regelt, wie Anfragen beantwortet werden und wer dazu berechtigt ist. Dafür braucht es die Vergleichsgruppen und deren Kriterien, die wie oben beschrieben definiert und dokumentiert werden. HR kommuniziert so, dass Mitarbeitende verstehen können, warum ihre Bezahlung und Einstufung so ausfallen – auch wenn dies ihrer Selbsteinschätzung widerspricht. Macht HR die zugrunde liegenden Prozesse im Unternehmen transparent, lassen sich viele Unklarheiten schon vor individuellen Gesprächen klären.

Fazit: Warum es nicht reicht, Gehälter nur offenzulegen

Transparenz beantwortet eine einfache Frage: Woraus setzt sich mein Gehalt zusammen – und warum genau so? Dafür definieren Unternehmen Fixgehalt, variable Bestandteile und Benefits. Sie dokumentieren die Kriterien und schulen Führungskräfte so, dass sie sie einheitlich anwenden. Das verringert den Interpretationsspielraum in Gehaltsgesprächen, vor allem wenn Mitarbeitende sich selbst anders einschätzen.

Allerdings führen diese Maßnahmen anfangs teils zu höheren Lohnkosten. Das National Bureau of Economic Research (NBER) hat Stellenanzeigen in den USA analysiert. Das Ergebnis: Seit der Einführung der Pflichtangaben zur Bezahlung stiegen die Löhne dort um 1,3 bis 3,6 Prozent.^[7]

Umso wichtiger ist es, frühzeitig die Datenbasis zu stärken. Ein Payroll-System, das Entgeltbestandteile strukturiert abbildet und Reports unterstützt, macht Vergütung nicht nur sichtbar, sondern auch erklärbar.

^[1] https://www.michaelpage.de/neuigkeiten-studien/gehaltsreport#sg26

^[2] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32023L0970

^[3] https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/eu-richtlinie-fuer-mehr-lohngleichheit_76_538404.html

^[4] https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/arbeitsrecht/rund-um-den-arbeitsvertrag/entgelttransparenzrichtlinie-6928626

^[5] https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Gender_pay_gap_statistics

^[6] https://www.lohnspiegel.de/thematische-analysen-20014-diese-fuenf-faktoren-bestimmen-ihr-gehalt-31753.htm

^[7] https://www.nber.org/papers/w34480