Gehaltsabrechnung verstehen: Aufbau, Pflichtangaben und Arbeitgeberpflichten

Die Gehaltsabrechnung ist das Dokument, das Beschäftigten einen genauen Einblick darüber gibt, wie sich ihr Entgelt zusammensetzt. Die Abrechnung fasst zusammen, wie aus einem vereinbarten Bruttogehalt nach Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen das Nettogehalt wird – und welcher Betrag schließlich auf ihrem Konto landet.

Dieses Dokument kann aber auch Fragen aufwerfen und ist nicht immer für alle verständlich. Es ist ein auf den ersten Blick abstraktes Formular mit Begriffen aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, die zudem häufig in abgekürzter Form verwendet werden. Zwischen Brutto- und Nettogehalt stehen Positionen, die sich ohne Vorwissen nur schwer einordnen lassen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie die Gehaltsabrechnung aufgebaut ist, welche Angaben sie enthalten muss, warum brutto und netto voneinander abweichen und welche Rolle die Abrechnung für Arbeitgeber spielt: als Nachweis, als Mittel der Kommunikation und als konkretes Ergebnis der gesamten Entgeltabrechnung.

Die wichtigsten Fakten

• Die Gehaltsabrechnung ist Pflicht. Arbeitgeber müssen sie bei Zahlung des Entgelts in Textform zur Verfügung stellen; ihren Mindestinhalt regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung.
• Brutto, Netto und Auszahlung sind drei verschiedene Beträge. Vom Brutto gehen die gesetzlichen Abzüge ab – vor allem Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung. Weitere Abzüge wie Pfändungen oder Vorschüsse verringern erst danach den Auszahlungsbetrag.
• Der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozialversicherung mindert das Netto nicht. Er zählt nicht zu den Pflichtangaben der Abrechnung und wird deshalb nicht in jedem Fall ausgewiesen. Diesen Betrag müssen Arbeitgeber zusätzlich tragen, er wird nicht vom Gehalt der Arbeitnehmer abgezogen.
• Nicht jeder Monat erfordert eine neue Bescheinigung. Ändert sich gegenüber dem Vormonat nur der Zeitraum, entfällt die Pflicht zur Ausstellung einer neuen Gehaltsabrechnung.
• Die Gehaltsabrechnung ist ein Nachweis. Sie belegt Einkommen und Abzüge – auch gegenüber Dritten.
• Eine Abweichung ist nicht automatisch ein Fehler. Einmalzahlungen, ein Wechsel der Steuerklasse oder neue Beitragssätze verändern das Netto, ohne dass etwas falsch gelaufen ist.

Was ist die Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung weist für einen Abrechnungszeitraum aus, welches Entgelt einer beschäftigten Person zusteht und wie es sich zusammensetzt: aus welchen Bestandteilen das Bruttogehalt besteht, welche Steuern und Sozialversicherungsbeiträge davon abgehen und welcher Betrag am Ende ausgezahlt wird. Es ist ein Dokument, das die Abrechnung nachvollziehbar macht, zugleich ist es der Nachweis über Einkommen und Abzüge.

Für Arbeitgeber ist sie keine freiwillige Leistung – sie sind dazu verpflichtet, Abrechnungen zu erstellen. Nach § 108 der Gewerbeordnung erhalten Beschäftigte bei Zahlung des Entgelts eine Abrechnung in Textform, wobei es sich um ein Papierdokument oder eine elektronische Variante (PDF) per Self-Service handeln kann. Welche Angaben sie mindestens enthalten muss, legt die Entgeltbescheinigungsverordnung fest. Eine Ausnahme sieht die Verordnung selbst vor: Ändert sich gegenüber dem vorigen Abrechnungszeitraum nichts außer dem Zeitraum, entfällt die Pflicht, eine neue Bescheinigung auszustellen.

Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung oder Entgeltabrechnung?

Bisher haben wir nur von der Gehaltsabrechnung gesprochen und im Alltag werden die Begriffe Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung und Entgeltabrechnung weitgehend gleichbedeutend verwendet, gemeint ist dasselbe Dokument. Lohn und Gehalt stehen ursprünglich für zwei Vergütungsformen: Der Lohn richtet sich nach Arbeitszeit oder Leistung, das Gehalt ist ein fester Monatsbetrag, der zunächst einmal unabhängig von der geleisteten Arbeit gezahlt wird. Daher stammt auch die gebräuchliche Doppelformel Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die zugehörige Verordnung spricht von einer Entgeltbescheinigung, und „Entgelt“ ist der formale Oberbegriff für Lohn und Gehalt. In der Fachsprache und bei Abrechnungsdienstleistern ist deshalb auch von Entgeltabrechnung die Rede. „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ wiederum kann neben dem Dokument auch den gesamten Abrechnungsvorgang bezeichnen – man führt regelmäßig die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen.

Für die Kommunikation mit Beschäftigten kommt es weniger darauf an, welcher Begriff verwendet wird. Wichtiger ist, dass er bei der Kommunikation zum Thema einheitlich bleibt, damit keine Verwirrung entsteht.

Aufbau einer Gehaltsabrechnung

Die oben zitierte Entgeltbescheinigungsverordnung legt fest, welche Angaben eine Gehaltsabrechnung enthalten muss – nicht aber, wie sie im Layout angeordnet sind. Zur Orientierung lässt sich das Dokument in drei Teile gliedern: einen Kopfteil mit den Angaben zu Arbeitgeber und Beschäftigten sowie den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Merkmalen, einen Mittelteil, der vom Brutto über die gesetzlichen Abzüge führt, und einen Schlussteil, der das Nettoentgelt und weitere Posten aufführt, die vom Nettoentgelt abgezogen oder zu ihm addiert werden.

Warum eine Gehaltsabrechnung mehrere Bruttowerte ausweist

Die Verordnung verlangt nicht nur, dass jeder Bezug und Abzug einzeln aufgeführt wird, sondern auch die Angabe, auf welche der drei Bruttowerte er sich auswirkt. Ein steuerfreier Zuschlag etwa erhöht das Gesamtbrutto, nicht aber den steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dass eine Abrechnung mehrere Bruttobeträge ausweist und diese voneinander abweichen können, ist deshalb kein Fehler, sondern folgt aus diesen Vorgaben – eine Erklärung, die bei Rückfragen aus der Belegschaft hilft.

Was nicht auf die Gehaltsabrechnung muss

Zwei Angaben erscheinen auf manchen Abrechnungen, gehören aber nicht zum vorgeschriebenen Inhalt. Der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozialversicherung kann zur Information ausgewiesen werden, mindert das Nettoentgelt aber nicht – wie er sich zusammensetzt, erklärt der Artikel Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Und auch der Urlaubsanspruch muss gemäß der Verordnung nicht ausgewiesen werden.

Umgekehrt dürfen Beschäftigte eine Pflichtangabe unkenntlich machen: Das Kirchensteuermerkmal können sie schwärzen, etwa wenn sie die Abrechnung als Einkommensnachweis weitergeben.

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Brutto und Netto verstehen

Eine Gehaltsabrechnung umfasst drei Beträge, bei denen es auf eine genaue Unterscheidung ankommt:

• Bruttoentgelt: das für den Abrechnungszeitraum geschuldete Entgelt. Dabei handelt es sich um das vereinbarte Gehalt aus dem Arbeitsvertrag, auf das Zuschläge, Prämien oder Einmalzahlungen aufgeschlagen werden können. Auf der Abrechnung erscheint es als Gesamtbrutto und kann von dem Betrag abweichen, der im Arbeitsvertrag steht.
• Nettoentgelt: das Bruttoentgelt abzüglich der gesetzlichen Abzüge für Steuern und Sozialversicherung.
• Auszahlungsbetrag: der Betrag, der auf dem Konto eines Arbeitnehmers ankommt. Hierbei handelt es sich um das Nettoentgelt, das um weitere Posten erhöht oder vermindert sein kann – etwa steuerfreie Erstattungen, vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse oder Pfändungen. Erst dieser Betrag wird überwiesen.

Wie hoch die gesetzlichen Abzüge ausfallen, hängt nicht nur vom Gehalt ab, sondern auch von persönlichen Merkmalen: Steuerklasse und Freibeträge, Kirchenzugehörigkeit, Krankenkasse mit ihrem Zusatzbeitrag und – in der Pflegeversicherung – die Zahl der Kinder. Zwei Beschäftigte mit identischem Brutto können deshalb ein unterschiedliches Netto erhalten.

Wie die Abzüge im Einzelnen ermittelt werden, beschreibt der Artikel Lohnabrechnung in Deutschland: Der monatliche Abrechnungsprozess erklärt.

Warum Gehaltsabrechnungen für Arbeitgeber wichtig sind

Neben der Richtigkeit der Abrechnung zählt für viele Arbeitnehmer in erster Linie, dass sie jeden Monat pünktlich ihr Geld auf dem Konto erhalten. Datenerfassung, Berechnung, Meldungen und Freigaben bleiben für sie dabei weitgehend unsichtbar. Für Arbeitgeber ist das Dokument jedoch mehr als eine gesetzliche Pflicht, und es gibt verschiedene Gründe, aus denen beide Seiten auf korrekte Abrechnungen achten sollten:

• Nachweis: Beschäftigte belegen mit der Abrechnung ihr Einkommen gegenüber Dritten, etwa bei Kreditanträgen oder bei der Wohnungssuche. Ist sie unvollständig oder schwer lesbar, wird das zum Problem der Beschäftigten – und kommt als Frage an den Arbeitgeber zurück.
• Vertrauen: Auf der Abrechnung zeigt sich, ob die Entgeltabrechnung stimmt (vorausgesetzt, Mitarbeitende prüfen sie). Wenn Fehler auftreten, zumal wiederholt, kann dies das Vertrauen in den Arbeitgeber schädigen, unabhängig davon, an welcher Stelle im Prozess ein Fehler entstanden ist.
• Kommunikation: Änderungen wie eine neue Beitragsbemessungsgrenze zum Jahreswechsel oder ein geänderter Zusatzbeitrag der Krankenkasse werden für die Beschäftigten auf der Abrechnung sichtbar und eventuell beim Nettogehalt spürbar. Wer vorab auf solche Änderungen hinweist und sie erklärt, beugt Fragen vor und fördert eine bewusste Auseinandersetzung mit dem Thema.
• Compliance: Weite Teile des Inhalts der Entgeltabrechnung sind vorgeschrieben. Fehlt eine Pflichtangabe, entspricht die Abrechnung nicht den Vorgaben, selbst wenn alle Beträge stimmen.

Wie gut eine Gehaltsabrechnung diese Aufgaben erfüllt, hängt deshalb weniger am Dokument selbst als an den Daten und Abläufen dahinter – unabhängig davon, ob intern abgerechnet wird, mit einer Abrechnungssoftware oder über einen Dienstleister. Welche Anforderungen dabei an ein Payroll Management System gestellt werden, beschreibt unser Beitrag dazu.

Häufige Fragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnungen für internationale Beschäftigte

Sowohl für Beschäftigte als auch für Unternehmen, die erstmals in Deutschland mit dem Thema in Berührung kommen, enthält die Gehaltsabrechnung einige Positionen, die nicht unbedingt selbstverständlich sind, da sie sich nicht direkt aus der Abrechnung ableiten lassen:

• Steuerklasse: Sie ergibt sich vor allem aus dem Familienstand und bestimmt, wie viel Lohnsteuer im laufenden Jahr einbehalten wird. Die endgültige Steuer kann davon abweichen, etwa wenn eine Einkommensteuererklärung abgegeben wird.
• Sozialversicherung in vier Positionen: Die Arbeitnehmerbeiträge erscheinen nicht als eine einzige Position, sondern getrennt für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
• Kirchensteuer: Sie fällt nur für Mitglieder kirchensteuerberechtigter Religionsgemeinschaften an und wird ebenfalls über die Abrechnung einbehalten.

Für Unternehmen kann es daher sinnvoll sein, diese Positionen neuen Beschäftigten aus dem Ausland einmal zu erklären. Welche weiteren Anforderungen eine grenzüberschreitende Entgeltabrechnung stellt, beschreibt der Beitrag zu den Anforderungen international wachsender Unternehmen an die Entgeltabrechnung.

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RECHTLICHER HINWEIS

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung oder andere professionelle Services.