Lohnsteuer in Deutschland: Arbeitgeberpflichten und Lohnabrechnung erklärt

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen ist die Lohnsteuer der größte gesetzliche Abzug auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie ist allerdings keine eigene Steuer, sondern die Form, in der die Einkommensteuer auf Arbeitslohn erhoben wird: Arbeitgeber ziehen die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung vom Bruttolohn ab und führen sie an das zuständige Finanzamt ab. Im Jahr 2025 kamen so nach Angaben des Statistischen Bundesamts 262,7 Milliarden Euro zusammen – rund ein Viertel aller Steuereinnahmen in Deutschland.

Obwohl Arbeitgeber die Lohnsteuer berechnen, einbehalten, anmelden und abführen müssen sowie für den korrekten Abzug haften, wird sie von den Beschäftigten geschuldet und von ihrem Bruttoentgelt einbehalten. Zudem sind alle Schritte rund um die Lohnsteuer Teil der laufenden Lohnabrechnung und eng mit Sozialversicherung, Meldewesen und Gehaltsabrechnung verbunden.

Dieser Leitfaden erklärt, welche Aufgaben Arbeitgeber bei der Lohnsteuer haben, welche Rolle Steuerklassen und ELStAM spielen, wie die Lohnsteuer in der Lohnabrechnung verarbeitet wird und worin sie sich von den Sozialversicherungsbeiträgen unterscheidet. Außerdem geht es um Meldungen und Fristen, um Fehlerquellen und ihre Folgen und darum, worauf es für internationale Arbeitgeber ankommt.

Die wichtigsten Fakten

• Der Arbeitgeber berechnet, behält ein, führt ab und haftet. Arbeitgeber schulden die Lohnsteuer nicht – sie haften allerdings dafür, dass sie korrekt einbehalten und abgeführt wird. Fehlerhafte Anmeldungen lassen sich berichtigen. Wurde zu wenig Lohnsteuer abgeführt, kann das Finanzamt die Differenz beim Arbeitgeber einfordern – zurückholen kann er sie von den Beschäftigten nur mit Einschränkungen.
• Einen Arbeitgeberanteil an der Lohnsteuer gibt es nicht. Eine Ausnahme sind Pauschalsteuern, die der Arbeitgeber selbst schuldet, etwa beim Minijob.
• Lohnsteuer und Sozialversicherung sind getrennte Verfahren. Die Steuer geht in der Regel an das Finanzamt, die Beiträge an die Krankenkassen – jeweils mit eigenen Regeln, Meldungen und Fristen.
• Die Steuerklasse bestimmt den laufenden Abzug. Sie gehört zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM), die der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung abruft, statt sie bei den Beschäftigten zu erfragen.
• Angemeldet wird grundsätzlich monatlich. Anmeldung und Zahlung sind bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig; bei geringer Lohnsteuer im Vorjahr gilt ein längerer Zeitraum.

Was ist die Lohnsteuer?

Rechtlich gesehen ist die Lohnsteuer eine Erhebungsform der Einkommensteuer. In § 38 EStG heißt es: „Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit wird die Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben.“ Der Staat erhält die Steuer auf diese Weise laufend und direkt an der Quelle, lange bevor das Steuerjahr abgeschlossen ist.

Der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer

Wichtig zu bedenken ist, dass es sich bei der Lohnsteuer um eine Vorauszahlung handelt. Wie hoch die Einkommensteuer eines Jahres tatsächlich ist, stellt das Finanzamt erst in der Veranlagung fest, also bei der Bearbeitung einer Einkommensteuererklärung. Die einbehaltene Lohnsteuer wird dort angerechnet (§ 36 EStG) und je nach Ergebnis folgt eine Erstattung oder eine Nachzahlung. Zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet sind Beschäftigte nur in gesetzlich bestimmten Fällen. Besteht keine Pflicht und wird keine Erklärung abgegeben, gilt die Einkommensteuer auf den Arbeitslohn mit dem Lohnsteuerabzug als abgegolten ([§ 46 EStG]) – vorausgesetzt, die Lohnsteuer wurde korrekt einbehalten. Aus der Vorauszahlung wird dann die endgültige Steuer.

Für Arbeitgeber ergibt sich daraus die Grenze ihrer Verantwortung: Sie müssen die Lohnsteuer nach den abgerufenen Merkmalen korrekt berechnen, einbehalten und abführen. Wie hoch die Steuer der Beschäftigten am Jahresende ausfällt, liegt aber außerhalb der Lohnabrechnung – mit einer Ausnahme: dem Lohnsteuerjahresausgleich, den bestimmte Arbeitgeber selbst durchführen (siehe weiter unten).

In der Lohnabrechnung ist die Lohnsteuer außerdem die Grundlage für zwei weitere Abzüge: gegebenenfalls den Solidaritätszuschlag und, bei Mitgliedern kirchensteuerberechtigter Religionsgemeinschaften, die Kirchensteuer. Beide bemessen sich nach der Lohnsteuer. Die Lohnsteuer selbst wird auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn berechnet, der vom Bruttolohn abweichen kann – etwa wenn steuerfreie Zuschläge gezahlt werden.

Welche Aufgaben haben Arbeitgeber bei der Lohnsteuer?

Die Aufgaben der Arbeitgeber sind vielfältig, da der Gesetzgeber das gesamte Abzugsverfahren an sie überträgt – vom Abruf der Steuermerkmale bei Beschäftigungsbeginn bis zur Bescheinigung am Jahresende. Hier sind die Pflichten im Überblick:

Aufgabe	Was die Aufgabe umfasst	Grundlage
Merkmale abrufen	Beschäftigte bei Beginn des Arbeitsverhältnisses im ELStAM-Verfahren anmelden, Änderungen monatlich abrufen, das Ende des Arbeitsverhältnisses unverzüglich melden.	§ 39e EStG
Berechnen und einbehalten	Die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung nach den abgerufenen Merkmalen berechnen und vom Arbeitslohn abziehen, zusammen mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, soweit sie anfallen.	§§ 38, 39b EStG
Anmelden und abführen	Die einbehaltene Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anmelden und zahlen, jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums.	§ 41a EStG
Lohnkonto führen	Für jede beschäftigte Person und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen und es bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung archivieren.	§ 41 EStG
Lohnsteuerbescheinigung übermitteln	Am Jahresende oder bei Ende des Arbeitsverhältnisses das Lohnkonto abschließen und die Bescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch übermitteln; die Beschäftigten erhalten einen Ausdruck oder eine elektronische Fassung.	§ 41b EStG
Bei Prüfungen mitwirken	In der Lohnsteuer-Außenprüfung kontrolliert das zuständige Finanzamt, ob die Lohnsteuer korrekt einbehalten und abgeführt wurde. Dann müssen Lohnkonten und Unterlagen vorgelegt werden.	§ 42f EStG

Zahlt der Arbeitgeber die Lohnsteuer?

Unternehmen müssen die Lohnsteuer berechnen, einbehalten und abführen, zahlen sie aber nicht aus eigener Tasche: Die Beträge werden, wie oben beschrieben, vom Arbeitslohn der Beschäftigten abgezogen. Anders ist es nur bei Pauschalsteuern, die der Arbeitgeber selbst schuldet. Rechtlich steht er dennoch in der Pflicht, denn für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat, haftet er (§ 42d EStG). Wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten, kann das Finanzamt die Differenz deshalb vom Arbeitgeber oder von den Beschäftigten verlangen Lässt sich der fehlende Betrag nicht mehr über die Abrechnung nachfordern – etwa weil die Person ausgeschieden ist –, muss der Arbeitgeber das dem Finanzamt unverzüglich anzeigen. Dann haftet er dafür nicht, und das Finanzamt fordert den Betrag von der betreffenden Person nach.

In Zweifelsfällen lässt sich vorab klären, wie die Lohnsteuer anzuwenden ist: Das zuständige Finanzamt muss auf Anfrage Auskunft geben, ob und inwieweit die Lohnsteuervorschriften im einzelnen Fall anzuwenden sind (§ 42e EStG).

Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber

Am Jahresende kann der Arbeitgeber zu viel einbehaltene Lohnsteuer selbst erstatten, etwa wenn der Arbeitslohn im Lauf des Jahres geschwankt hat. Dieser Lohnsteuerjahresausgleich ist ein Recht; zur Pflicht wird er, wenn am 31. Dezember mindestens zehn Beschäftigte im Unternehmen tätig sind (§ 42b EStG). Er gilt nur für Beschäftigte, die das ganze Jahr über beim selben Arbeitgeber angestellt waren, und ist in einer Reihe von Fällen ausgeschlossen, etwa bei den Steuerklassen V und VI, beim Faktorverfahren oder nach dem Bezug von Kurzarbeitergeld. Durchgeführt wird er frühestens mit der letzten Abrechnung des Jahres und spätestens mit der Abrechnung für Februar des Folgejahres.

Steuerklassen und ihre Bedeutung für die Lohnabrechnung

Die Steuerklasse legt fest, welche Freibeträge und Pauschalen beim laufenden Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Sie bestimmt damit, wie viel Lohnsteuer jeden Monat einbehalten wird. Die Einkommensteuer, die am Ende für das Jahr festgesetzt wird, kann sich aber von der Summe der monatlich einbehaltenen Beträge unterscheiden.

Das Gesetz unterscheidet sechs Steuerklassen (§ 38b EStG):

Steuerklasse	Für wen sie gilt
I	Ledige sowie Geschiedene und dauernd getrennt Lebende
II	Alleinerziehende, denen der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende zusteht
III	Verheiratete, deren Ehegatte keinen Arbeitslohn bezieht oder in Steuerklasse V eingereiht ist
IV	Verheiratete, die nicht die Kombination III/V gewählt haben – auf Antrag mit einem Faktor (Faktorverfahren)
V	Verheiratete, deren Ehegatte Steuerklasse III hat
VI	Das zweite und jedes weitere Arbeitsverhältnis neben einem Hauptarbeitsverhältnis

 

Für die Abrechnung zählt einzig die Steuerklasse, die über ELStAM abgerufen wird – nicht eine Angabe im Personalfragebogen und nicht die Auskunft der Beschäftigten. Heiraten Beschäftigte oder wechseln sie die Steuerklassenkombination, wird das bei der Finanzverwaltung erfasst und erreicht den Arbeitgeber mit den monatlichen Änderungen im ELStAM-Verfahren.

Eine besondere Rolle spielt Steuerklasse VI. Sie gilt für jede weitere Beschäftigung neben dem Hauptarbeitsverhältnis, weil etwa der Grundfreibetrag bereits im Hauptarbeitsverhältnis berücksichtigt wird. Ob es sich um das erste oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt, teilen die Beschäftigten dem Arbeitgeber mit. Steuerklasse VI gilt außerdem, wenn Beschäftigte ihre Steuer-Identifikationsnummer nicht mitteilen und deshalb keine Merkmale abgerufen werden können. Der Abzug fällt dann vergleichsweise hoch aus. Was gilt, wenn der Abruf aus anderen Gründen scheitert, beschreibt der folgende Abschnitt zu ELStAM.

Was ist ELStAM?

ELStAM steht für „elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale“. Gemeint sind die persönlichen Angaben, die Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug brauchen und bei der Finanzverwaltung abrufen: Steuerklasse und gegebenenfalls Faktor, die Zahl der Kinderfreibeträge, eingetragene Freibeträge und das Kirchensteuermerkmal. Gespeichert sind sie beim Bundeszentralamt für Steuern, der Arbeitgeber ruft sie dort elektronisch ab (§ 39e EStG).

Wie ELStAM in der Lohnabrechnung genutzt wird

• Bei Beschäftigungsbeginn teilen Beschäftigte ihre Steuer-Identifikationsnummer und ihr Geburtsdatum mit, außerdem, ob es sich um ihr erstes oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Damit meldet der Arbeitgeber sie an und ruft die Merkmale ab.
• Während der Beschäftigung muss der Arbeitgeber monatlich abfragen, ob sich Merkmale geändert haben, und die aktuellen Merkmale in der Abrechnung anwenden. Auf der Gehaltsabrechnung sind sie anzugeben.
• Bei Beschäftigungsende meldet der Arbeitgeber das Ende des Arbeitsverhältnisses unverzüglich.

Ohne Einwilligung der Beschäftigten darf der Arbeitgeber die Merkmale nur für die Einbehaltung von Lohn- und Kirchensteuer verwenden, soweit das Gesetz nichts anderes zulässt (§ 39 Abs. 8 EStG). Das betrifft etwa das Kirchensteuermerkmal, aus dem sich die Religionszugehörigkeit ablesen lässt.

Wenn keine Merkmale vorliegen

Für diesen Fall unterscheidet das Gesetz zwei Situationen (§ 39c EStG). Haben Beschäftigte ihre Steuer-Identifikationsnummer und ihr Geburtsdatum nicht mitgeteilt, gilt Steuerklasse VI. Scheitert der Abruf dagegen an technischen Störungen oder aus Gründen, die die Beschäftigten nicht zu verantworten haben, rechnet der Arbeitgeber für längstens drei Kalendermonate mit den voraussichtlichen Merkmalen. Sobald die tatsächlichen Merkmale vorliegen, werden die bisherigen Abrechnungen überprüft und Differenzen ausgeglichen. Liegen sie nach drei Monaten noch immer nicht vor, gilt rückwirkend Steuerklasse VI.

Fehler bei den zugrunde liegenden Beschäftigtendaten, den ELStAM-Merkmalen oder der Behandlung einzelner Lohnbestandteile wirken sich unmittelbar auf den Lohnsteuerabzug aus und können zu Korrekturen in der Abrechnung oder bei späteren Prüfungen führen.

Wie wird die Lohnsteuer im Rahmen der Lohnabrechnung verarbeitet?

Im monatlichen Abrechnungslauf ist die Lohnsteuer ein fester Rechenschritt zwischen Brutto und Netto. Wie der Lauf insgesamt abläuft, beschreibt der Artikel . Für die Lohnsteuer sind dabei drei Faktoren relevant: der steuerpflichtige Arbeitslohn des abzurechnenden Monats, die abgerufenen ELStAM-Daten und der Einkommensteuertarif.

So funktioniert das Lohnsteuerabzugsverfahren

Da die Einkommensteuer für ein ganzes Jahr berechnet, die Lohnsteuer aber bei jeder monatlichen Zahlung einbehalten wird, multipliziert man das Monatsgehalt mit zwölf und ermittelt für den resultierenden Jahresbetrag die Steuer. Dabei werden Freibeträge und Pauschalen berücksichtigt, die unter anderem von der Steuerklasse abhängen. Einbehalten wird dann jeden Monat ein Zwölftel dieser Jahressteuer (§ 39b EStG).

Für sonstige Bezüge wie Weihnachtsgeld oder Boni gilt ein eigenes Verfahren: Die Jahreslohnsteuer wird einmal mit und einmal ohne den sonstigen Bezug berechnet, die Differenz ist die Lohnsteuer auf die Einmalzahlung. Und da der Steuertarif progressiv ist, kann der Abzug dabei anteilig höher ausfallen als beim laufenden Gehalt.

Die einzelnen Rechenschritte legt das Bundesministerium der Finanzen in einem Programmablaufplan fest, nach dem Abrechnungsprogramme die Lohnsteuer maschinell berechnen. Ändern sich Tarif oder Pauschalen, veröffentlicht das Ministerium einen neuen Plan, nach dem ab dem jeweiligen Stichtag gerechnet wird.

Wo das Ergebnis erscheint

Das Ergebnis der Lohnsteuerabrechnung erscheint an vier Stellen: auf der Gehaltsabrechnung der Beschäftigten, im Lohnkonto, summiert über alle Beschäftigten in der Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt und am Jahresende oder bei Austritt in der Lohnsteuerbescheinigung.

Lohnsteuer und Sozialversicherung: Was ist der Unterschied?

Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden im selben Abrechnungslauf berechnet und vom selben Bruttolohn abgezogen. Rechtlich folgen sie aber unterschiedlichen Regeln:

	Lohnsteuer	Sozialversicherung
Wer trägt sie	Die Beschäftigten – außer bei Pauschalsteuern	Arbeitgeber und Beschäftigte anteilig; Unfallversicherung und Umlagen trägt der Arbeitgeber allein
Wer führt sie ab	Der Arbeitgeber, nachdem er sie vom Lohn einbehalten hat	Der Arbeitgeber – seinen eigenen Anteil und den vom Lohn einbehaltenen Anteil der Beschäftigten
Empfänger	Zuständiges Finanzamt	In der Regel die Krankenkasse der beschäftigten Person als Einzugsstelle
Persönliche Merkmale	Steuerklasse und weitere ELStAM	Krankenkasse, Beitragsgruppen, Zahl der Kinder in der Pflegeversicherung
Obergrenze	Keine – die Steuer steigt mit dem Einkommen	Beitragsbemessungsgrenzen
Fälligkeit	Bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums	Spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats

 

Für Arbeitgeber ergeben sich aus diesen Unterschieden drei Konsequenzen:

• Kosten: Einen Lohnsteuer-Arbeitgeberanteil gibt es nicht. Die Lohnsteuer behält der Arbeitgeber ein und führt sie ab, bei der Sozialversicherung kommt dagegen sein eigener Anteil hinzu. Wie sich dieser zusammensetzt, erklärt der Artikel Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
• Berechnung: Lohnsteuer und Beiträge werden nicht immer vom selben Betrag berechnet, weil Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht einen Lohnbestandteil unterschiedlich behandeln können. Beiträge zu einer Direktversicherung, einer Pensionskasse oder einem Pensionsfonds etwa sind im Jahr bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung steuerfrei, aber nur bis zu 4 % beitragsfrei. In der Abrechnung muss deshalb für jeden Lohnbestandteil beides hinterlegt sein.
• Anmeldung und Zahlung: Lohnsteuer und Beiträge werden getrennt angemeldet und gezahlt – an das Finanzamt und an die Krankenkassen, zu unterschiedlichen Terminen. Eine Ausnahme sind Minijobs mit einheitlicher Pauschsteuer: Hier gehen Steuer und Beiträge gemeinsam an die Minijob-Zentrale.

Meldungen und Fristen

Die einbehaltene Lohnsteuer meldet der Arbeitgeber an das Finanzamt: mit der Lohnsteuer-Anmeldung, die elektronisch über ELSTER übermittelt wird und auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer umfasst. Anmeldung und Zahlung sind jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig (§ 41a EStG).

Wie oft angemeldet wird, hängt von der Lohnsteuer des Vorjahres ab. Das sind die Grenzen für die Lohnsteuer-Anmeldung:

Lohnsteuer im Vorjahr	Anmeldungszeitraum
mehr als 5.000 Euro	Monat
mehr als 1.080 Euro bis 5.000 Euro	Kalendervierteljahr
bis 1.080 Euro	Kalenderjahr

 

Bestand die Betriebsstätte im Vorjahr noch nicht, zählt die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats, umgerechnet auf ein ganzes Jahr.

Wann ist die Lohnsteuer fällig – und was bei Verspätung gilt

Bei monatlicher Anmeldung ist die Lohnsteuer eines Monats spätestens am 10. des Folgemonats anzumelden und zu zahlen. Wird zu spät gezahlt, fällt für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen Betrags an; bis zu drei Tage Verspätung bleiben ohne Zuschlag. Für eine verspätete Anmeldung kann das Finanzamt zusätzlich einen Verspätungszuschlag festsetzen. Eine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuer gibt es für die Lohnsteuer nicht.

Wie Lohnsteuer-Anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung in das übrige Meldewesen eingebunden sind und wie Korrekturen übermittelt werden, beschreibt der Artikel Meldepflichten bei der Lohnabrechnung.

Fehler bei der Lohnsteuer und ihre Folgen

Die Rechenschritte der Lohnsteuer sind durch den Programmablaufplan vorgegeben. Was in die Berechnung eingeht und wie das Ergebnis weiterverarbeitet wird, liegt dagegen in der Verantwortung des Arbeitgebers. Hier lassen sich drei Fehlerquellen unterscheiden:

• Falsche oder veraltete Merkmale: Die Steuerklasse wird aus dem Personalfragebogen übernommen statt über ELStAM abgerufen, oder monatliche Änderungen werden nicht abgefragt.
• Lohnbestandteile: Ein Teil des Lohns ist steuerlich falsch hinterlegt, etwa als steuerfrei, obwohl die Voraussetzungen dafür fehlen. Ein anderes Beispiel ist eine Einmalzahlung, die wie laufender Lohn behandelt wird.
• Anmeldung und Zahlung: Die angemeldeten Beträge weichen von der Abrechnung ab, oder Anmeldung und Zahlung erfolgen zu spät.

Wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer falsch berechnet hat

Solange die Person noch beschäftigt ist und der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt hat, kann er einen Fehler mit der nächsten Abrechnung korrigieren (§ 41c EStG). Hat er zu wenig Lohnsteuer einbehalten, behält er die Differenz zusätzlich vom Lohn der Person ein und führt sie an das Finanzamt ab. Hat er zu viel einbehalten, zahlt er ihr die Differenz aus und führt entsprechend weniger Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Dieser Weg steht nicht mehr offen, wenn die Person das Unternehmen verlassen hat oder die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt ist. Dann muss der Arbeitgeber, die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer dem Finanzamt anzeigen. Das Finanzamt fordert den Betrag anschließend direkt von der Person nach, und der Arbeitgeber haftet dafür nicht mehr. Zu viel einbehaltene Lohnsteuer erhält die Person über ihre Einkommensteuererklärung zurück.

Unterbleibt die Anzeige, kann das Finanzamt den Arbeitgeber in Haftung nehmen, etwa nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Den Betrag kann er von den Beschäftigten zurückfordern, die die Steuer schulden, dafür gelten allerdings Einschränkungen. Dieser Anspruch unterliegt nämlich arbeitsvertraglichen oder tariflichen Ausschlussfristen, die mit der Zahlung an das Finanzamt zu laufen beginnen.

Wie sich Fehler in der Lohnabrechnung insgesamt vermeiden und korrigieren lassen, beschreibt der Artikel Fehler in der Lohnabrechnung.

Payroll-Steuerpflichten für internationale Arbeitgeber

Ob ein ausländisches Unternehmen in Deutschland Lohnsteuer einbehalten muss, hängt davon ab, ob es als inländischer Arbeitgeber gilt. Das ist unter anderem der Fall, wenn es hier seinen Sitz, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter hat (§ 38 EStG). Fehlt eine solche Verbindung, entfällt der Lohnsteuerabzug. Die Beschäftigten versteuern ihren Arbeitslohn dann selbst über die Einkommensteuererklärung, soweit er in Deutschland steuerpflichtig ist. Die Pflichten in der Sozialversicherung bestehen davon unabhängig.

Besteht die Pflicht zum Lohnsteuerabzug, sind vor der ersten Abrechnung drei Schritte nötig: die Anmeldung als Arbeitgeber beim zuständigen Finanzamt, ein Zugang zu ELSTER für die elektronische Übermittlung und die Registrierung für das ELStAM-Verfahren.

Hinzu kommen die Besonderheiten des deutschen Verfahrens: Steuerklassen, der elektronische Abruf der Merkmale, die Kirchensteuer als Teil des Lohnsteuerabzugs und getrennte Wege für Steuer und Sozialversicherung. Tarif, Pauschalen und Programmablaufplan werden zudem regelmäßig angepasst. Wer die Abrechnung aus dem Ausland steuert, braucht deshalb Kenntnis dieser Regeln – im eigenen Team oder über einen Dienstleister vor Ort.

Fazit

Die Lohnsteuer schulden die Beschäftigten, doch das gesamte Abzugsverfahren liegt beim Arbeitgeber: Er ruft die Merkmale ab, berechnet und behält die Steuer ein, meldet sie an und führt sie ab – und er haftet dafür, dass dies korrekt geschieht.

Die Berechnung selbst ist amtlich vorgegeben. Ob das Ergebnis stimmt, hängt deshalb von den Daten und Abläufen ab, die in die Abrechnung eingehen: aktuelle ELStAM, richtig hinterlegte Lohnbestandteile und fristgerechte Anmeldungen. Sind sie robust organisiert, lässt sich die Lohnsteuer als fester Teil der Lohnabrechnung abwickeln.

RECHTLICHER HINWEIS

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung oder andere professionelle Services.