Meldepflichten bei der Lohnabrechnung: Welche Meldungen Arbeitgeber in Deutschland abgeben müssen

Die Auszahlung von Lohn und Gehalt ist nur einer von vielen Schritten der Entgeltabrechnung. Aus dem Abrechnungslauf gehen Meldungen an Stellen, die die Daten für ihre eigenen Verfahren benötigen. Dies geschieht im Wesentlichen auf zwei Wegen: Die Meldungen zur Sozialversicherung, etwa An- und Abmeldungen bei den Krankenkassen der Beschäftigten, unterliegen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Man spricht deshalb von DEÜV-Meldungen. An dieser Stelle ist schon eine Unterscheidung wichtig, denn DEÜV-Meldungen decken nur einen Teil der Meldepflichten ab – der zweite Weg sind steuerliche Meldungen an das Finanzamt, etwa die Lohnsteuer-Anmeldung. Sie werden über ELSTER übermittelt, das elektronische Verfahren der Finanzverwaltung. Auf die unterschiedlichen Meldungen gehen wir genauer ein.

Da diese Meldungen gesetzlich genau geregelt sind, sollten Arbeitgeber Meldepflichten nicht als lästiges Anhängsel der Lohnabrechnung betrachten, denn sie sind ein zentraler Teil des Prozesses. Nicht zuletzt stehen Unternehmen (und nicht Arbeitnehmer) gegenüber den Empfängerinstitutionen rechtlich in der Pflicht, und zwar für jedes Beschäftigungsverhältnis vom Eintritt bis zur Abmeldung.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Institutionen payrollrelevante Meldungen erhalten, welche Meldungen zur Sozialversicherung im Verlauf eines Beschäftigungsverhältnisses anfallen, wo Fehler entstehen können und wie Meldungen nachvollziehbar bleiben und sich korrigieren lassen.

Dieser Leitfaden beschreibt die Lohnabrechnung für Arbeitgeber Schritt für Schritt: welche Daten zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen, wie Berechnung, Prüfung und Freigabe ineinandergreifen, welche Meldungen an welche Stelle gehen und wie Sie den Zyklus so gestalten, dass er auch Personalwechsel und Gesetzesänderungen problemlos und zuverlässig bewältigt.

Die wichtigsten Fakten

• Meldungen sind Teil der Abrechnung und gesetzlich geregelt. Sie entstehen aus denselben Daten wie die Abrechnung selbst und müssen Vorgaben folgen.
• Mehrere Empfänger, getrennte Verfahren. Lohnsteuerliche Meldungen gehen an das Finanzamt, Sozialversicherungsmeldungen in der Regel an die Krankenkasse der jeweiligen beschäftigten Person, weitere Meldungen je nach Anlass an andere Stellen.
• Meldungen folgen dem Beschäftigungsverhältnis. Eintritt, Austritt, Unterbrechungen und bestimmte Änderungen lösen jeweils eigene Meldungen aus.
• Manche Meldungen folgen dem Kalender, andere dem Anlass. Der Beitragsnachweis ist monatlich abzugeben, die Anmeldung eines neuen Beschäftigten (als Beispiel) ergibt sich aus dem Einstellungsdatum.
• Die Qualität der Meldung hängt an den Daten. Eine Meldung kann formal korrekt und inhaltlich falsch sein – das Meldeverfahren prüft nicht jeden Inhalt.
• Fehler werden berichtigt, nicht überschrieben. Eine fehlerhafte Meldung wird storniert und durch eine neue ersetzt.

Was sind Meldepflichten bei der Lohnabrechnung?

Unter Meldepflichten versteht man die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, Angaben aus Beschäftigung und Abrechnung an Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Sie gilt unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst abrechnet oder einen Dienstleister beauftragt.

Inhaltlich lassen sich zwei Arten von Meldungen unterscheiden:

• Meldungen zu Beträgen fassen zusammen, was für einen Zeitraum insgesamt abzuführen ist – etwa der Beitragsnachweis an die jeweilige Krankenkasse oder die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt. Sie gehen mit der Zahlung einher.
• Meldungen zu Personen betreffen einzelne Beschäftigte – etwa die Meldung zur Sozialversicherung bei Beginn oder Ende einer Beschäftigung. Mit ihnen wird festgehalten, wer wann und mit welchem Entgelt versichert war.

Die zweite Art reicht weiter, als es zunächst scheint. Aus den gemeldeten Entgelten ergeben sich später Ansprüche der Beschäftigten, etwa in der Rentenversicherung, wo sie in den Versicherungsverlauf eingehen. Eine fehlende oder falsche Meldung wirkt deshalb über den Abrechnungsmonat hinaus.

Welche Stellen erhalten payrollrelevante Meldungen?

Aus der Lohnabrechnung gehen Meldungen an mehrere Stellen, und nicht jede dieser Stellen erhält ihre Daten direkt vom Arbeitgeber. Die folgende Übersicht zeigt, wer welche Sozialversicherungsmeldung oder steuerliche Meldung erhält und in welchem Rhythmus dies geschieht:

Zwei dieser Meldungen fallen regelmäßig an und gehen mit der Zahlung einher: der Beitragsnachweis an die Krankenkassen und die Lohnsteuer-Anmeldung.

Beitragsnachweis: die monatliche Meldung an die Krankenkassen

Mit dem Beitragsnachweis teilt der Arbeitgeber jeder Einzugsstelle mit, welche Beiträge für den Monat fällig werden – aufgeschlüsselt nach Versicherungszweigen und einschließlich der Umlagen für Entgeltfortzahlung, Mutterschaft und Insolvenzgeld (mehr dazu im Artikel Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung), die zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag eingezogen werden. Der Beitragsnachweis muss vor der Zahlung vorliegen. Wenn er ausbleibt, kann die Einzugsstelle die Beiträge schätzen (§ 28f SGB IV). Der Beitragsnachweis wird elektronisch übermittelt, aus einem systemgeprüften Abrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal, die Ausfüllhilfe der Sozialversicherungsträger.

Steuerliche Meldungen an das Finanzamt

Die Lohnsteuer meldet und zahlt der Arbeitgeber an das sogenannte Betriebsstättenfinanzamt (§ 41a EStG), dabei handelt es sich um das für ein Unternehmen zuständige Finanzamt. Die Lohnsteuer-Anmeldung muss grundsätzlich monatlich abgegeben werden. Nur wenn die Lohnsteuer im Vorjahr unter bestimmten Schwellenwerten lag, genügt eine vierteljährliche oder jährliche Anmeldung.

Nach Ablauf des Kalenderjahres folgt für jede beschäftigte Person die Lohnsteuerbescheinigung. Dabei handelt es sich um eine Übersicht über den gezahlten Arbeitslohn und die einbehaltenen Steuern des gesamten Jahres. Sie wird elektronisch übermittelt, und ihre Daten stehen den Beschäftigten später für die eigene Einkommensteuererklärung zur Verfügung.

Wie die Lohnsteuer berechnet wird und welche Pflichten Arbeitgeber dabei im Einzelnen haben, beschreibt der Artikel Lohnsteuer in Deutschland.

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DEÜV-Meldungen im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses

Für die personenbezogenen Meldungen zur Sozialversicherung gilt ein einheitliches Verfahren, das die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung regelt (Meldeverfahren nach der DEÜV; Grundlage ist § 28a SGB IV). Jede Meldung enthält einen DEÜV-Meldegrund – einen zweistelligen Code, der angibt, warum sie abgegeben wird, etwa „10” für den Beginn und „30“ für das Ende einer Beschäftigung. Anlass ist damit in der Regel nicht der Abrechnungsmonat, sondern ein Ereignis im Beschäftigungsverhältnis. Die Jahresmeldung ist dagegen an den Jahreswechsel gebunden.

Die Meldung ist ein Abbild der Daten, auf denen sie basiert

Welche Angaben eine DEÜV-Meldung enthält, ergibt sich aus den Stammdaten der Beschäftigten und aus der Abrechnung selbst. Kommt es hier zu Ungenauigkeiten, werden sie unkorrigiert übermittelt, sofern sie formal plausibel sind: Eine veraltete Beitragsgruppe oder ein falsch erfasstes Eintrittsdatum erscheint in der Meldung, auch wenn sich ein Fehler eingeschlichen hat.

Besonderes Gewicht hat der Meldegrund. Nach ihm richtet sich, wie die Meldung verarbeitet und im Versicherungskonto zugeordnet wird. Ein falscher Schlüssel bei formal vollständigen Angaben führt deshalb nicht zwingend zu einer Fehlermeldung, sondern unter Umständen zu einem falschen Eintrag.

Wo Fehler bei Meldungen entstehen können

Fehler in Meldungen entstehen nicht nur durch falsche Beträge, sondern auch, wenn eine Meldung an die falsche Stelle geht, nicht zu den übrigen Meldungen passt oder zu spät eingereicht wird:

• Falscher Empfänger: Kommt ein Wechsel der Krankenkasse nicht rechtzeitig in der Abrechnung an, gehen Meldungen und Beitragsnachweis weiter an die bisherige Kasse. Die Korrektur betrifft dann beide Kassen.
• Unstimmige Meldungen: Meldungen zu Beträgen und Meldungen zu Personen beruhen auf denselben Daten. Werden sie aus unterschiedlichen Datenständen erstellt – etwa weil eine Korrektur nur an einer Stelle nachgezogen wurde –, passen die Summen im Beitragsnachweis nicht zu den gemeldeten Entgelten. Spätestens bei einer Betriebsprüfung kann das sichtbar werden.
• Verspätete Meldungen: Die Ursache muss nicht in der Abrechnung selbst liegen. Auch Informationen, die zu spät in den Abrechnungslauf eingehen, führen zu verspäteten Meldungen.

Warum Fristen an den Abrechnungslauf gekoppelt sind

Die Meldefristen für An- und Abmeldungen hängen am Abrechnungslauf: Gemeldet wird mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens nach sechs Wochen. Kommt eine personelle Veränderung erst nach dem Stichtag in der Payroll an, verschiebt sich die Meldung deshalb um einen ganzen Lauf. Das kann je nach Zeitpunkt die Sechswochenfrist bereits überschreiten. Bis die Meldung eingeht, arbeiten die Empfänger mit einem fehlerhaften Datenbestand.

Verlässliche Abläufe bedeuten deshalb vor allem feste Übergaben. Eintritte, Austritte und Änderungen sollten in die Entgeltabrechnung einfließen, bevor der nächste Lauf beginnt. Wie Fehler in der Abrechnung selbst entstehen, beschreibt der Artikel Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden.

Meldungen nachvollziehbar halten und korrigieren

Für die Compliance bei Meldungen reicht es nicht, dass sie fristgerecht abgegeben werden. Es muss sich auch später noch feststellen lassen, was wann auf welcher Grundlage und mit welchem Ergebnis gemeldet wurde.

Was nachvollziehbar bleiben sollte

• Rückmeldungen: ob eine Meldung abgewiesen wurde und wie mit der Rückmeldung der annehmenden Stelle verfahren wurde.
• Datenstand: aus welchen Stamm- und Abrechnungsdaten eine Meldung erstellt wurde.
• Zuständigkeit: wer Meldungen freigibt und wer Korrekturen veranlasst.
• Abgleich: ob die gemeldeten Entgelte mit dem Lohnkonto und die Beitragsnachweise mit den gezahlten Beiträgen übereinstimmen.

Wie eine Korrekturmeldung aufgebaut ist

Eine fehlerhafte DEÜV-Meldung wird nicht überschrieben. Die Korrektur besteht vielmehr aus zwei Schritten: Zuerst wird die ursprüngliche Meldung mit genau den Angaben storniert, die sie ursprünglich enthielt. Danach wird eine neue Meldung mit den korrekten Angaben abgegeben. So bleibt im Versicherungskonto nachvollziehbar, was zunächst gemeldet und was später berichtigt wurde. Diese Korrektur ist auch für länger zurückliegende Zeiträume möglich.

Bei den übrigen Meldungen wird für den betroffenen Monat ein berichtigter Beitragsnachweis beziehungsweise eine berichtigte Lohnsteuer-Anmeldung übermittelt.

Meldepflichten für internationale Arbeitgeber

Für Unternehmen, die erstmals in Deutschland Personal beschäftigen, lohnt bei den Meldepflichten der Blick auf drei Punkte:

• Es gibt keine zentrale Stelle: Meldungen gehen an die Krankenkassen der Beschäftigten, an das Finanzamt und an den Unfallversicherungsträger. Wie viele Empfänger es sind, ergibt sich also aus der Belegschaft.
• Zugang zu den Meldewegen: Jede Meldung zur Sozialversicherung setzt eine Betriebsnummer voraus. Wer selbst über ELSTER oder das SV-Meldeportal meldet, benötigt zudem ein ELSTER-Organisationszertifikat.
• Nationale Verfahren: Meldegründe, Fristen und das Korrekturverfahren sind national geregelt. Wer die Abrechnung aus dem Ausland steuert, ist deshalb vor allem im Meldewesen auf lokale Kenntnis angewiesen.

Weitere Anforderungen an eine grenzüberschreitende Entgeltabrechnung beschreibt der Beitrag zu den Anforderungen international wachsender Unternehmen an die Entgeltabrechnung.

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RECHTLICHER HINWEIS

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung oder andere professionelle Services.