Einblick
Die beste HR-Software für Deutschland 2025:
Top HR-Systeme für KMU im Vergleich
Veröffentlicht am 23. Dezember 2025 – Lesezeit: 8–10 Minuten
INHALTSÜBERSICHT
Einleitung: Warum es auf die richtige HR-Software ankommt
Die Verwaltung von Mitarbeitenden in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird immer komplexer. Hybride Arbeitsmodelle, strenge Datenschutzanforderungen im Rahmen der DSGVO sowie ein kontinuierliches Unternehmenswachstum stellen Personalverantwortliche vor Herausforderungen. Denn sie müssen Personal-Stammdaten führen, Arbeitszeiten erfassen, Abwesenheiten verwalten und gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben einhalten. Manuelle Prozesse mit Excel-Tabellen sind sehr fehleranfällig und lassen sich kaum skalieren. Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel: Laut Statistischem Bundesamt können viele Stellen nicht zeitnah besetzt werden – effizientes Personalmanagement wird damit zum Wettbewerbsvorteil. Und hier kommen Personalinformationssysteme (Human Resource Information System, kurz HRIS) ins Spiel: Die beste HR-Software für KMU in Deutschland automatisiert repetitive Aufgaben, zentralisiert Mitarbeiterdaten und unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
So wählen Sie das beste HRIS-System für Ihr Unternehmen
Die Auswahl der besten HR-Software in Deutschland hängt von mehreren Faktoren ab:
- Passt die Lösung zu Ihrer aktuellen Unternehmensgröße und Ihren Wachstumszielen?
- Ist das System DSGVO-konform und kompatibel mit dem deutschen Arbeitsrecht?
- Ermöglicht es die Integration Ihrer Entgeltabrechnung?
- Bietet es mobilen Zugang und Self-Service-Funktionen?
- Kann die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?
Auf diese HRIS-Funktionen sollten KMU besonders achten
Cloudbasiertes HR-Management
Eine cloudbasierte HR-Software ermöglicht einfachen Zugriff von überall, ist immer auf dem neuesten Stand und erfordert keine Investitionen in die Anschaffung und Wartung eigener Server. Die HR-Software von ADP ist zum Beispiel vollständig cloudbasiert.
Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Mit modernen HRIS-Lösungen können Mitarbeitende Arbeitszeiten und Abwesenheiten selbstständig erfassen, was der Personalabteilung Arbeit abnimmt. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende volle Transparenz in die Vorgänge und können etwa ihr Stundenkonto einsehen, wann immer sie möchten.
Self-Service-Portal
Über ein Self-Service-Portal können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen oder Urlaubsanträge stellen. Auch das entlastet Personalabteilungen und Mitarbeitende können diese Aufgaben durchführen, wann und wo es ihnen passt, ohne auf eine Antwort von HR warten zu müssen.
Integrierte Lohnabrechnung
Die beste HR-Software mit Lohnabrechnung schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Personalverwaltung und Entgeltabrechnung, wie die Lösungen für Entgeltabrechnung von ADP. Eine solche Integration ist äußerst sinnvoll, da im Personalwesen beinahe alles mit allem zusammenhängt und sich Doppelstrukturen auf diese Art vermeiden lassen (etwa wenn aus einer separaten Lösung für die Arbeitszeiterfassung Daten manuell übertragen werden müssen).
DSGVO-Compliance und Datensicherheit
Bei der Auswahl einer HR-Software sind DSGVO-Konformität und hohe Sicherheitsstandards entscheidend. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) weist darauf hin, dass die Verarbeitung von Beschäftigtendaten besonderen Anforderungen unterliegt – die maßgebliche Norm ist §26 BDSG. Wichtige Kriterien sind Serverstandorte in der EU, verschlüsselte Datenübertragung und idealerweise Zertifizierungen wie ISO 27001 oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules/BCRs). Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bestätigt, dass Organisationen mit einem ISO 27001-Zertifikat belegen, dass sie höchste Sicherheitsstandards erfüllen.
Reporting und HR-Analytics
Datenbasierte Einblicke unterstützen fundierte Personalentscheidungen. Die besten HR-Softwares für Deutschland bieten umfassende Reporting-Funktionen, mit denen sich Kennzahlen wie Fluktuation, Krankenstand, Überstunden und Personalkosten auf einen Blick analysieren lassen. So erfahren Unternehmen in Echtzeit alle Einzelheiten über ihre Belegschaft und frühzeitig auf Entwicklungen reagieren.
Wo ist der Unterschied und von welchem HR-System profitieren Sie am meisten?
Entdecken Sie die HRIS-Lösungen von ADPHRIS-Software-Vergleich Deutschland 2025: Top HR-Systeme für KMU in Deutschland
Die folgende Übersicht zeigt eine Auswahl der wichtigsten Anbieter von HRIS-Lösungen auf dem deutschen Markt:
| Anbieter | Entgelt-abrechnung | Self-Service | Skalierbarkeit | Support | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|---|
| ADP | Integriert | Ja | Hoch | Global | KMU-Enterprise |
| Personio | DATEV | Ja | Mittel | EU-Fokus | 10-2.000 MA |
| HRworks | DATEV-Export | Ja | Mittel | DACH | 20-2.000 MA |
| Sage HR | Separat | Ja | Modular | Global | Kleine KMU |
| HiBob | Hub/Integration (externe Anbieter) | Ja | Hoch | Global | Wachsende KMU |
| Factorial | Vorbereitend | Ja | Mittel | EU-Fokus | KMU |
Quellen: Capterra, G2, Trustpilot, Herstellerangaben
HR-Software im Überblick: Vor- und Nachteile
ADP - Ideal für wachsende Unternehmen
Vorteile:
- Über 75 Jahre Erfahrung mit HR und globaler Entgeltabrechnung, Skalierbarkeit auch für Großunternehmen
- Nahtlose Integration von HR und Entgeltabrechnung
- Globale Präsenz mit lokaler Expertise von weltweit über 1.000 Experten
- DSGVO-konform mit BCR-Zertifizierung
Nachteile:
- Fokus auf mittelständische bis große Unternehmen, auch für sehr kleine Unternehmen geeignet
Häufig gestellte Fragen zur besten HR-Software für KMU in Deutschland
Was ist ein HRIS-System?
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine softwarebasierte Plattform, die alle HR-Prozesse in einer zentralen Plattform bündelt. Dazu gehören Personalverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, digitale Personalakten, häufig eine Lösung für das Recruiting sowie eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung bzw. eine direkt in das System integrierte Lohnabrechnung wie bei ADP. Durch die Automatisierung zeitaufwendiger Verwaltungsaufgaben gewinnen HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung oder die Gewinnung dringend benötigter Fachkräfte.
Kann HR-Software die Entgeltabrechnung übernehmen?
Ja, manche moderne HRIS-Lösungen bieten eine integrierte Entgeltabrechnung (darunter ADP) oder zumindest eine Schnittstelle zu einem entsprechenden System. Das hat viele Vorteile: Daten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge (etwa für Überstunden oder Wochenendarbeit) fließen automatisch in die Lohnabrechnung ein, was Doppelstrukturen vermeidet, Fehler reduziert und Zeit spart.
Ist Cloud-HR-Software sicher?
Professionelle Cloud-Anbieter investieren erheblich in Datensicherheit – in der Regel mehr als einzelne Unternehmen für ihre eigenen Server aufwenden könnten. Achten Sie auf Zertifizierungen wie ISO 27001, Serverstandorte in der EU und DSGVO-Konformität. ADP gehörte 2018 zu den ersten Unternehmen, die eine Genehmigung aller 28 EU-Datenschutzbehörden für Binding Corporate Rules erhalten haben – sowohl als Datenverarbeiter als auch als Datenverantwortlicher.
Für welche Unternehmensgröße eignet sich eine HR-Software?
HR-Software lohnt sich bereits ab etwa 20 Mitarbeitenden, da manuelle Prozesse ab dieser Größenordnung immer zeitaufwändiger werden. Für kleinere Teams gibt es einfache Einstiegslösungen, während Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden von umfassenderen Systemen mit Funktionen wie Recruiting, Performance Management und HR-Analytics profitieren können.
Fazit: Die richtige HR-Software für Ihr Unternehmen
Die Suche nach der besten HR-Software für Deutschland erfordert eine sorgfältige Abwägung Ihrer individuellen Anforderungen. Faktoren wie Unternehmensgröße, Wachstumspläne, vorhandene Systeme und Budget spielen bei der Entscheidung eine zentrale Rolle.
Alle in diesem Vergleich vorgestellten Anbieter haben ihre Stärken: Personio überzeugt etwa mit seinem Fokus auf den deutschen Markt, HRworks punktet mit der integrierten Reisekostenabrechnung, und Factorial bietet ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Teams.
ADP hebt sich durch die Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung, globaler Reichweite und lokaler Expertise ab. Mit über 75 Jahren Erfahrung in der Entgeltabrechnung, Präsenz in mehr als 140 Ländern und Tausenden HR-Experten weltweit bietet ADP eine Lösung, die sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für wachsende Organisationen mit internationalen Ambitionen ideal geeignet ist. Die nahtlose Integration von HR-Verwaltung und Entgeltabrechnung aus einer Hand sowie die hohen Datenschutzstandards mit EU-weiter BCR-Zertifizierung machen ADP zu einem verlässlichen Partner für Unternehmen, die langfristig planen.
Lassen Sie sich am besten individuell beraten und fordern Sie eine Demo an, um die verschiedenen Systeme in der Praxis kennenzulernen, bevor Sie sich entscheiden.
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