Das bringt 2027: Auf diese Änderungen sollte HR vorbereitet sein

Das Jahr 2027 bringt verschärfte gesetzliche Vorgaben, mehr Digitalisierung und neue arbeitsrechtliche Regelungen. Von der Umsetzung der Arbeitszeitreform bis zur Pflicht zur digitalen Personalakte steigen die Anforderungen an HR und Compliance. Gleichzeitig eröffnen sich durch digitale Lösungen und eine strategische Vorbereitung Möglichkeiten, die Personalverwaltung effizienter und rechtssicher zu gestalten. Hier die wichtigsten Änderungen:

EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Mehr Zeit, aber kein Aufschub

Die Entgelttransparenzrichtlinie^[1] bleibt ein Dauerbrenner. Eigentlich hätte Deutschland die EU-Norm bis Juni 2026 umsetzen müssen, doch nun verschiebt sich der Termin voraussichtlich auf Anfang 2027.^[2] Arbeitsgerichte können sich jedoch schon heute auf die Richtlinie berufen. Diese gewonnene Zeit sollten Unternehmen strategisch nutzen, um ihre Vergütungssysteme zu analysieren, eine saubere Dokumentation aufzubauen und HR-Teams für die neuen Berichtspflichten zu schulen. Wie das gelingt, zeigen wir in einem übersichtlichen Leitfaden, den Sie hier herunterladen können.

Digitale Personalakte wird Pflicht

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen alle Personalunterlagen digital speichern. Die elektronische Personalakte verspricht mehr Effizienz und geringere Kosten, besonders wenn sie nahtlos mit der Lohnabrechnung verknüpft ist. Sie enthält Stammdaten, Personalinformationen, Vertragsunterlagen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Nachweise für Sozialversicherungsbeiträge. Außerdem umfasst sie Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abwesenheiten, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und spezielle Absprachen. Entscheidend ist: Unternehmen müssen die elektronischen Dokumente revisionssicher speichern – vollständig, nachvollziehbar und manipulationssicher.

Digitale Zeiterfassung und Wochenarbeitszeit statt Höchstarbeitszeit

Die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit kommt. Auch wenn sich die Einigung noch hinzieht, weil die Bundesregierung es mit der Arbeitszeitreform verknüpft hat.^[3] Im Kern geht es um zwei Fragen: Soll eine Wochenarbeitszeit mehr Spielraum bei den täglichen Höchstarbeitszeiten schaffen? Und sollen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch erfasst werden? Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach § 16 ArbZG müssen die Einhaltung von Höchstarbeits- und Mindestruhezeiten lückenlos nachweisen. Personalabteilungen stehen vor der Aufgabe, bestehende Arbeitszeitmodelle so zu gestalten, dass sie auch unter künftigen Regelungen funktionieren.

Schon jetzt müssen alle Arbeitszeiten vollständig erfasst werden und kontrollierbar sein. Das gilt unabhängig davon, wo die Arbeit geleistet wird. Der Arbeitgeber erfasst die Arbeitszeit daher am besten elektronisch und verarbeitet sie DSGVO-konform. Für kleinere Unternehmen sind Übergangsfristen vorgesehen. Mit Payroll- und Zeiterfassungslösungen lassen sich Arbeitszeiten automatisiert erfassen, rechtssicher dokumentieren und in die Entgeltabrechnung integrieren. Das gilt auch für wöchentliche Arbeitszeitkontrollen einschließlich der Berechnung von Überstunden und Zuschlägen.

Mindestlohn steigt, Minijobs auf der Kippe

Ab 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto pro Stunde. 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Die Verdienstgrenze für Minijobs erhöht sich entsprechend von 603 Euro (2026) auf 633 Euro (2027). Ob Minijobs überhaupt bestehen bleiben, ist fraglich. Geplant ist, sie in die gesetzliche Rentenversicherung einzubinden und den steuer- sowie sozialversicherungsrechtlichen Sonderstatus nur noch Schülerinnen und Schülern zu gewähren. Hier erleichtern Payroll-Lösungen die Einhaltung des Mindestlohns, denn sie setzen Anpassungen automatisch um.

Krankschreibung ab dem ersten Tag, Teilkrankschreibung und Teilarbeitsunfähigkeit

Zwei Entwicklungen zeichnen sich ab: Noch immer nicht geklärt ist, ob die Krankschreibung künftig bereits ab dem ersten Krankheitstag zur Pflicht wird.^[4] Gleichzeitig wird mit der Teilkrankschreibung die Möglichkeit geschaffen, langzeiterkrankte Mitarbeitende schrittweise wieder in den Beruf zu integrieren.^[5] Eine Ärztin (od. ein Arzt) bescheinigt dabei eine Arbeitsfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent. Für HR entsteht die Aufgabe, diese neuen Modelle in den Prozessen abzubilden. Auch hier sind digitale Payroll-Lösungen hilfreich, die solche Ausnahmeregeln schnell und korrekt im System abbilden könne.

EU-KI-Verordnung beschäftigt HR

Obwohl die Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act (Anhang III) erst ab Dezember 2027 greifen, traten Teile der KI-Verordnung bereits am 2. August 2026 in Kraft.^[6] Unternehmen, die Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude nutzen, müssen transparent handeln und interne Regeln für Anwendung und Dokumentation aufstellen.^[7] HR muss in Zusammenarbeit mit Compliance prüfen, welche KI-Tools im Personalbereich (z. B. im Recruiting) eingesetzt werden und ob diese als Hochrisiko-Systeme einzustufen sind. Die Personalabteilung übernimmt damit eine Schlüsselrolle: Sie legt Einsatzregeln fest, schult Mitarbeitende und stellt sicher, dass die finale Entscheidung immer beim Menschen liegt.

Plattformarbeit und Scheinselbstständigkeit: Die Beweislast kehrt sich um

Bis zum 2. Dezember 2026 müssen die EU-Mitgliedstaaten die Bestimmungen der Plattformarbeitsrichtlinie (Directive (EU) 2024/2831) umsetzen.^[8] Ziel ist es, den Beschäftigungsstatus von Plattformtätigen klarer zu regeln und Scheinselbstständigkeit zu verhindern.^[9] Neu ist die gesetzliche Vermutung, dass ein Arbeitsverhältnis besteht. Das bedeutet, dass Unternehmen nachweisen müssen, dass keine Scheinselbstständigkeit vorliegt.

Um sicherzustellen, dass keine Scheinselbstständigkeit vorliegt, sollte HR die Zusammenarbeit anhand folgender Fragen prüfen:

• Vergütung: Bestimmt das Unternehmen die Bezahlung oder kann die Person frei verhandeln?
• Leistungsüberwachung: Überwacht das Unternehmen die Arbeit elektronisch (z. B. per App oder GPS-Tracking) und zieht daraus Konsequenzen?
• Flexibilität: Entscheidet die Person selbst über Arbeitszeit, Anwesenheit und die Annahme oder Ablehnung von Aufträgen?
• Auftreten und Durchführung: Gibt es Vorgaben zum Erscheinungsbild, zum Verhalten gegenüber Kunden oder zur genauen Ausführung der Arbeit?
• Exklusivität: Kann die Person eigene Kunden gewinnen oder für konkurrierende Plattformen und Dritte arbeiten?

Steuerbefreiung bei Überstunden (§ 3 Abs. 4 EStG)

Mehrarbeit soll sich auszahlen. Deshalb soll der Grundlohn für Überstunden weiter steuerpflichtig bleiben, Überstundenzuschläge bis zu 25 Prozent des Grundlohns aber steuerfrei sein. Voraussetzung: Die Mehrarbeit übersteigt die tariflich festgelegte Wochenarbeitszeit, die mindestens 34 Stunden betragen muss. Ohne Tarifvertrag gilt eine Wochenarbeitszeit von mindestens 40 Stunden. Die Steuerfreiheit entsteht durch eine Erweiterung der Steuerbefreiungsregelungen in § 3 Abs. 4 EStG. Ursprünglich sollte die Regelung schon 2026 greifen. Da sich Gesetze und Normen oft verschieben, empfiehlt es sich, Payroll-Lösungen zu nutzen, die Änderungen automatisch übernehmen.

10 statt 15 Kinderkrankentage für Arbeitnehmende?

Bundesgesundheitsminister Carsten Linnemann hat in einer Regierungsbefragung angekündigt, 2027 die Zahl der Kinderkrankentage von 15 auf zehn Tage kürzen zu wollen. Gesetzlich versicherte Eltern können für ihre mitversicherten Kinder unter zwölf Jahren Krankengeld beantragen, wenn das Kind krank ist und sie deshalb nicht zur Arbeit gehen können. Leidet das Kind an einer Behinderung, entfällt diese Altersgrenze. Mit der Covid-Pandemie wurde der Anspruch von ursprünglich zehn Kalendertagen (je Elternteil) bzw. 20 Tagen für Alleinerziehenden erhöht und wird jährlich weiter verlängert.^[10]

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Gesetzgebung und Rechtsprechung können sich ändern, eine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Der Beitrag ersetzt keine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung. Wenden Sie sich dazu bitte an eine qualifizierte Rechtsberatung.

^[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32023L0970

^[2] https://www.personalwirtschaft.de/news/verguetung/eu-entgelttransparenzrichtlinie-deutschland-verpasst-frist-das-sind-die-konsequenzen-203783/

^[3] https://www.politico.eu/wp-content/uploads/2026/06/19/b809ebcb-6a2a-4f0b-b3b3-018a656ab1e0-Referentenentwurf_Arbeitszeitgesetz_4009.pdf

^[4] https://www.uni-wh.de/krankschreibung-ab-dem-ersten-tag-hilft-das-wirklich

^[5] https://www.bundestag.de/dokumente/textarchiv/2026/kw28-de-gkv-1184352

^[6] https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/KI/1_Ziel/start_ziel.html

^[7] https://www.ihk.de/karlsruhe/fachthemen/recht/gesellschaftsrecht-handelsrecht/aktuelle-informationen/kennzeichnungspflichten-fuer-kuenstlich-erzeugte-inhalte-7083930

^[8] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202402831

^[9] https://www.iwd.de/artikel/politik-muss-plattformarbeit-mit-augenmass-regulieren-683024/

^[10] https://www.zeit.de/politik/deutschland/2026-09/kinderkrankentage-carsten-linnemann-gesetz-kuerzung-spd-gxe